قد يبدو التبديل إلى Outlook من عميل البريد الإلكتروني الحالي فكرة سخيفة, خاصة إذا كنت تشعر براحة أكبر أو أقل مع طلبك الحالي. في الواقع, لماذا تبدأ الترحيل إذا كنت ستحتاج إلى قضاء الكثير من الوقت في نقل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى Outlook بأمان, ثم تعتاد على عميل البريد الإلكتروني هذا. ومع ذلك, في هذه المقالة سوف نقدم لك عشرة أسباب مقنعة للتبديل إلى Outlook. اقرأ لمعرفة السبب.
يتم الترحيل إلى Outlook حقًا بهذه التعقيد?
هناك مدرسة فكرية مشتركة مفادها أن الترحيل من عميل بريد إلكتروني إلى آخر مهمة معقدة وعرضة للخطأ. حسنا, هذه خرافة. حقيقة, هناك طريقة تلقائية سريعة لنقل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من العملاء الأكثر شهرة بما في ذلك Gmail, ثندربيرد أو عميل بريد آخر. سنتحدث عن هذا لاحقًا, ولكن الآن دعنا نقدم لك بعض الحجج لصالح التبديل إلى Outlook.
أسباب الترحيل إلى Outlook
1. تنظيم أفضل للبريد الإلكتروني
بينما يبدو أن أي عميل بريد إلكتروني يدير رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح حرفيًا, يقدم Outlook عددًا من الوظائف المريحة للغاية مما يجعل من الأسهل التعامل مع كميات كبيرة من المراسلات في صندوق الوارد الخاص بك. لواحد, هناك مجلدات. نعم, نعلم, العديد من البرامج وعملاء البريد الإلكتروني عبر الإنترنت لديهم مجلدات أيضًا. لكن في رأينا يقدم Outlook الطريقة الأكثر طبيعية للعمل معهم.
يمكنك فرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بين عدة مجلدات ومجلدات فرعية, تعيين ألوان وأيقونات مميزة للمجلدات, وحتى فلاتر الإعداد لمساعدتك في ترتيب بريدك الوارد تلقائيًا. اقرأ المزيد عن المرشحات أدناه.
هناك خيار آخر لتوفير الوقت في Outlook يسمى علبة الوارد المركزة. ما هو التركيز? يكتشف Outlook تلقائيًا الرسائل التي تبدو مهمة, وفرزها في علامة التبويب المركزة. جميع رسائل البريد الإلكتروني الأخرى الخاصة بـ "أخرى". بهذه الطريقة يمكنك أن تبدأ يومك من علامة التبويب المركزة, عرض والإجابة على رسائل البريد الإلكتروني الهامة, ثم انتقل إلى علامة التبويب "أخرى" للتعامل مع كل شيء آخر. أو لا تقم بالتبديل, الأمر يعود إليك.
بعض عملاء البريد الإلكتروني لديهم وظائف مماثلة, لكن Outlook يتفوق عليهم بفضل الراحة والبساطة لخيار البريد الوارد المركّز.
2. جميع أدوات سير العمل الحاسمة في مكان واحد
Outlook هو أكثر من مجرد تطبيق, إنه النظام البيئي بأكمله, أين لديك بريدك الإلكتروني, التقويم, جدولة وجهات الاتصال كلها في مكان واحد. قد تبدو ميزة ثانوية, ولكن في الواقع ، فإن التبديل بين العديد من التطبيقات أو الخدمات يلتهم بشكل غير مرئي دقيقة بدقيقة مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية طوال اليوم.
باستخدام Outlook ، يمكنك ترتيب كل شيء في مكان واحد. تخيل الموقف: تبدأ Outlook وترى في التقويم الخاص بك أنه يجب عليك إرسال فاتورة إلى المقاول الخاص بك اليوم. يمكنك النقر مباشرة على حدث التقويم لفتح جهات الاتصال الخاصة بهذا المقاول, ثم نقرة أخرى - وتبدأ في كتابة رسالة إلى الشخص المسؤول. مرتب. ويمكنك أيضًا توصيل محادثة Facebook الخاصة بك بـ Outlook!
أيضا, لا تنس أن Outlook يعمل على العديد من الأنظمة الأساسية, من كمبيوتر سطح المكتب إلى الأجهزة المحمولة والهواتف الذكية, لذلك تكون جميع الأدوات تحت تصرفك في أي وقت وتتم مزامنتها تمامًا عبر أجهزة متعددة.
3. التكامل مع أنظمة جدول القاعات
يوفر Outlook إمكانات تكامل استثنائية تتجاوز سطح المكتب أيضًا. واحدة من أكثر الميزات التي تحظى بتقدير كبير في بيئة الشركة هي قدرة Outlook على الاندماج بسلاسة مع أنظمة جدول القاعات.
يسمح جدولة الغرفة لموظفي الشركة بحجز غرفة اجتماعات أو قاعة مؤتمرات عبر واجهة برنامج أو جهاز. عادة ما تكون واجهة الأجهزة عبارة عن لوحة استشعار بالقرب من تلك الغرفة. ومن أمثلة هذه الواجهات حلول AMX Book أو Crestron Room Scheduling.
مع Outlook, يمكنك التخطيط لاجتماعاتك في التقويم, وحجز غرفة على الفور عندما تحتاج إليها بفضل الدعم المدمج لأنظمة جدولة الغرف.
4. معلومات الاتصال التفصيلية
تعد جهة الاتصال في Outlook أكثر من مجرد اسم, البريد الإلكتروني, والعنوان البريدي. تحتوي بطاقة جهة الاتصال على قدر كبير من المعلومات الأخرى. على سبيل المثال, يمكنك رؤية صورة جهة الاتصال, بحيث يمكنك بسهولة ربط الصورة بالشخص. يعرض Outlook أيضًا حالة الاتصال بالإنترنت لجهة اتصال مما يتيح لك الاتصال بزميل دون تشتيت انتباهه عن العمل الحالي.
للشركات, مثل هذه المجالات مثل قسم الشركة والموقع, وامتداد رقم الهاتف يساعدان في التعرف بسرعة على جهة اتصال وترتيب مكالمة أو اجتماع, سواء عبر الإنترنت أو غير متصل.
5. دعم أصلي لـ Microsoft Exchange
Microsoft Exchange Server هو معيار لأنظمة بريد الشركات. صحيح أنه يمكنك جعل عملاء رسائل البريد الإلكتروني الآخرين يعملون مع MS Exchange أيضًا, لكن Outlook إلى Microsoft Exchange يشبه إصبعًا إلى إبهام - فقد كان من المفترض أن يكون لبعضهما البعض ولا يمكن فصلهما.
ماذا يعني هذا التقارب الطبيعي من حيث كفاءة الشركات? كثير, فعلا. يمكن للمستخدمين الاتصال بسهولة بـ Exchange بأقل قدر من المتاعب. الخطوةالاولى: قم بتشغيل Outlook. الخطوة الثانية:… وجه الفتاة, ليس هناك خطوة ثانية. أيضا, هذا التكامل السلس يقلل العبء الواقع على حشد تكنولوجيا المعلومات للشركات ويبسط الترقيات, التحديثات, والصيانة وبالتالي تقليل التكاليف المرتبطة بإدارة البريد الإلكتروني للشركة.
6. يتعاون Outlook و Active Directory بشكل جيد
Microsoft Active Directory هي خدمة دليل لشبكات مجال Windows. جنبًا إلى جنب مع Outlook و Exchange ، فإنهم يشكلون نظامًا بيئيًا متوازنًا مصممًا للعمل السلس والجهد إذا كان مئات وآلاف المستخدمين في شبكة شركة.
كأنك لا تستطيع إزالة عجلة من السيارة وتتوقع أن تستمر في الركض كما كان من قبل, لا يمكنك إزالة Outlook من هذا الثلاثي أيضًا. إذا كنت ترغب في بناء شبكة Windows فعالة حقًا للشركة, Outlook عمليا هو خيارك الوحيد.
7. تعاون أبسط
بفضل التكامل مع Microsoft SharePoint يحق لك التعاون الفعال من البداية. ابحث عن جهات الاتصال التي تريد دعوتها إلى اجتماعك عبر الإنترنت, إرسال الدعوات وبدء المؤتمر على الفور تقريبًا. بينما تقدم حلول البريد الإلكتروني الأخرى أيضًا بعض إمكانيات التعاون, إنها مجموعة Outlook + SharePoint التي لديها أكثر من ذلك 190 مليون مستخدم حول العالم.
إذا كانت شركتك تستخدم التعاون بشكل مكثف في عملها, يجب أن تفكر حقًا في التبديل إلى Outlook باعتباره عميل البريد الأساسي.
8. أدوات التصنيف لتحسين ترتيب رسائل البريد الإلكتروني
بينما يعتمد Gmail في الغالب على محرك البحث الخاص به, يقوم Outlook بتنفيذ أكثر تقليدية, نهج الطوب والملاط مع المجلدات, ملفات, والعلامات تمامًا. هذا مشابه جدًا لمكتبك الورقي الحقيقي, حتى لو لم تكن في مثل هذا المكتب طوال حياتك. ومع ذلك, هذه المنظمة مريحة حقًا (مدعومة بعشرات السنين من المحاسبة الورقية), لذلك من السهل التعود على Outlook. وبمجرد أن تفعل, تصبح الأشياء فجأة أسهل في الإنجاز بشكل جذري. زيادة الإنتاجية, ترتيب أفضل لرسائل البريد الإلكتروني, عمل أبسط مع عدم وجود نشاط روتيني تقريبًا - ولهذا السبب يحب ملايين المستخدمين Outlook.
9. الشكل والمظهر مألوفان
مايكروسوفت هي شركة رائدة بحكم الواقع في مجال البرمجيات المكتبية. يستخدم ملايين الأشخاص حول العالم Microsoft Office أو Office 365 المنتجات على طول الطريق. و Outlook كجزء من عائلة Office يبدو مألوفًا للغاية. وهذا بدوره يعني أنه يمكن للمستخدم بدء العمل مع Outlook على الفور تقريبًا, حتى لو استخدمت عميل بريد آخر من قبل. ومن المؤكد, قد تبدو بعض الفروق الدقيقة والإعدادات غريبة بعض الشيء في البداية, لكن تجربة المستخدم الإجمالية ستكون بالتأكيد سلسة وبدون عوائق.
10. المرشحات والقواعد
كسبب أخير لإقناعك بالتبديل إلى Outlook اليوم, نريد تسمية عوامل التصفية والقواعد. يقدم Outlook طريقة قوية بشكل مدهش لفرز البريد الإلكتروني الوارد في مجلدات. يمكنك تكوين قواعد متقدمة جدًا لإعادة توجيه الرسائل إلى صناديق البريد الأخرى, اسماء مستعارة, والمجلدات بناءً على معايير متعددة مثل الحقل من أو إلى; إذا كانت هناك كلمات محددة في الموضوع; بالإضافة إلى قواعد أكثر تعقيدًا مع عمليات AND و OR المنطقية.
لا داعي لقوله, تتيح لك هذه المرونة التحكم في إنتاجيتك. لن يغرقك تدفق الرسائل الإلكترونية, ويمكن أن تؤدي وظيفتك بشكل أفضل وتشعر بالرضا حيال ذلك.
وبالتالي, كيفية التبديل إلى Outlook بسهولة?
لقد وعدنا أن نظهر لك طريقة سهلة للترحيل إلى Outlook. حسنا, ها هو: برنامج Outlook Transfer الخاص بنا يمكن أن يساعدك في الترحيل إلى Outlook من عدد من العملاء المشهورين في وضع عدم الاتصال وعبر الإنترنت. يمكنك التحقق من الأداة هنا.
قد ترغب أيضا في معرفة:
- كيفية تأجيل إرسال البريد الإلكتروني في Outlook
- ميزات Outlook 2019 ويندوز
- كيفية Outlook إعداد عنوان بريد إلكتروني مخصص
- لصناعة السيارات في الكشف عن شكل مصدر وإدخال تحسينات أخرى
- كيفية استيراد جهات الاتصال من iPhone إلى Outlook?
المزيد من مقالات قاعدة المعارف
