كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel

عندما يتعلق الأمر بعملاء البريد, تفضل العديد من الشركات والمستخدمين Outlook نظرًا لأمانه, براعة والقوة. فهو يسمح للمستخدمين بتخزين وإدارة كميات كبيرة من المراسلات والوصول إلى حسابات متعددة على خادم واحد. ومع ذلك, هناك أيضًا بعض العيوب, بما في ذلك حقيقة أن بعض المستخدمين يجدون أنه من المحبط تصدير رسائل البريد الإلكتروني من MS Outlook.

في حين أن هناك طرق يدوية مختلفة متاحة, لا أحد منهم مثالي. أحد الحلول المحتملة هو نسخ ولصق رسائل البريد الإلكتروني الفردية في برنامج معالجة النصوص, على الرغم من أن هذا قد لا يحافظ دائمًا على التنسيق الأصلي.

في هذه المقالة, سنقدم عددًا من الطرق الموثوقة لتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى جداول بيانات Microsoft Excel. لسوء الحظ, لا توجد طريقة تلقائية لتصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel. يمكن أن تكون العملية معقدة إلا إذا كنت على دراية ببعض الحيل, والتي سنشرحها أدناه.

فوائد تصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

هناك عدد من الأسباب التي قد تجعل المستخدمين يرغبون في تصدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم في Outlook إلى Microsoft Excel. الدوافع الأكثر شيوعا للقيام بذلك هي:

• الحاجة إلى الانتقال إلى خادم جديد
• الحاجة إلى إنشاء قائمة توزيع للتطبيقات الأخرى
• الحاجة إلى التبديل بين المنصات
• الحاجة إلى مشاركة المعلومات مع مستخدم آخر
• الحاجة إلى نسخة احتياطية.

عند الانتقال من نظام إلى نظام, غالبًا ما تتعرض البيانات للتلف أو الضياع. قد تكون عملية نقل البيانات إلى Excel صعبة, وهناك خطر فقدان المعلومات إذا كانت الطريقة غير صحيحة. بدلا من المخاطرة, نوصي باستخدام الطرق الموضحة أدناه, والتي تتضمن نسخ البيانات ولصقها أو تصديرها إلى ملف CSV.

مزايا الاستيراد إلى جداول البيانات عديدة

يعد التصدير إلى Microsoft Excel أحد أكثر أوضاع النقل موثوقية. يتيح لك تنسيق جدول البيانات ترتيب المحادثات في قاعدة بيانات, مما يتيح لك العثور على جهات الاتصال والتبادلات القديمة من خلال معلمات مختلفة مثل تاريخ السياق.

يعد جدول البيانات كخيار نسخ احتياطي أمرًا يستحق النظر أيضًا. يجب نسخ أي معلومات قيمة من Outlook للاستدعاء, حيث قد تحتاج إلى العثور على محادثات معينة لأغراض شخصية أو قانونية في مرحلة ما. في حالة فشل الخادم, يوفر ملف XLS حلاً للنسخ الاحتياطي, التخفيف من مخاطر فقدان البيانات.

كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook إلى Excel

دعونا نراجع عملية تصدير رسائل Outlook إلى ورقة عمل Excel, بالإضافة إلى كيفية إنشاء قائمة توزيع من عناوين البريد الإلكتروني أو جهات الاتصال في Outlook. قد تجد أيضًا الخطوات التالية مفيدة عند إنشاء تقارير الطب الشرعي عبر البريد الإلكتروني. الرجاء النقر فوق الزر أدناه لتنزيل برنامج Outlook Data Export Kit, ومن ثم تثبيته وتشغيله.

تنزيل مجانيلنظام التشغيل Windows 32/64 بتيشتري من $24.95افتح جميع الميزات

لتصدير رسائل Outlook إلى Excel:

1. انقر فوق "التقارير".’ زر, والتي يمكنك العثور عليها في القائمة العلوية.
2. حدد "خصائص البريد الإلكتروني".…’ خيار.
3. اختر خيارات التقرير الخاص بك وقم بتشغيل التقرير.

لإنشاء قائمة التوزيع:

1. انقر “تقارير” زر واختيار “قائمة جهات الاتصال” أو “قائمة عناوين البريد الإلكتروني المستلم” إذا كنت ترغب في إنشاء قائمة توزيع,
2. اختر خيارات التقرير وقم بتنفيذ التقرير.
3. افتح ملف النتائج في Microsoft Excel أو محرر جداول بيانات آخر.

بالإضافة, تتيح مجموعة Data Extraction Kit for Outlook إنشاء قائمة بحسابات Outlook وكلمات المرور. نحن ندعوك لاستكشاف هذه الميزة.
بالإضافة إلى ذلك ، قد ترغب في معرفة كيفية القيام بذلك استيراد عناوين البريد الإلكتروني من Excel إلى Microsoft Outlook.

قم بتصدير كل بريد إلكتروني من مجلد بريد Outlook إلى ملف Excel / CSV مستقل

إذا كنت بحاجة إلى تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel, يمكنك القيام بذلك يدويًا عن طريق فتح كل بريد إلكتروني وإنشاء ملف Excel مطابق. هذه الطريقة لا تتطلب أي برامج خاصة. ومع ذلك, تجدر الإشارة إلى أن ميزة الاستيراد/التصدير في Outlook لا تسمح بإنشاء ملفات Excel فردية. عند التصدير, يقوم بإنشاء ملف Excel واحد يحتوي على جميع رسائل البريد الإلكتروني.

إذا كنت بحاجة إلى تصدير رسائل البريد الإلكتروني بطريقة أكثر تنظيمًا, قد تجد أداة تابعة لجهة خارجية يمكنها تصدير كل بريد إلكتروني إلى مصنف منفصل مفيدة. تتضمن هذه الأدوات بشكل عام أ “حفظ بالجملة” خاصية. لا تحتوي مجموعة استخراج البيانات الخاصة بنا لبرنامج Outlook على هذه الميزة, ولكن يمكنك إعداد عوامل تصفية مخصصة تسمح لك بإنشاء فئات ملفات محددة, مثل “رسائل البريد الإلكتروني مع المرفقات” أو “رسائل البريد الإلكتروني بدون مرفقات”. يمكنك أيضًا استخدام ميزة النطاق الزمني للحصول على ملفات فردية لكل يوم, أسبوع, شهر, الخ. يمكن أيضًا إنشاء تقارير الطب الشرعي باستخدام ميزات مثل “عد العناصر في مجلد Outlook”.

كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel

1. تحميل, تثبيت وتشغيل برنامج DEKit.
2. انقر على “تقارير” الزر الموجود في اللوحة العلوية.
3. تحديد “خصائص البريد الإلكتروني من ملف تعريف Outlook” التقرير.
   (بدلا من ذلك, يمكنك استخدام تقرير ثانٍ يستخدم ملف Outlook PST بدلاً من ذلك).
4. حدد موقع واسم ملف Excel الذي تريد تصدير خصائص البريد الإلكتروني في Outlook إليه.
5. انقر على “حفظ” زر.
6. حدد ملف تعريف Outlook الذي تريد استخدامه إذا طلب منك البرنامج القيام بذلك.
7. في مربع الحوار التالي، حدد مجلد Outlook الذي تريد العمل معه.
   لاحظ أن البرنامج سيقوم أيضًا بمعالجة جميع المجلدات اللاحقة إذا تم تمكين الخيار المقابل.
8. انقر على “فعله” زر. سيقوم البرنامج بإنشاء تقرير.
9. افتح ملف التقرير الذي تم إنشاؤه في Excel لعرض محتوياته.

كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني إلى Microsoft Excel باستخدام Outlook

يرجى ملاحظة أنه على الرغم من أن هذه العملية واضحة نسبيًا, هناك بعض الاعتبارات المهمة التي يجب وضعها في الاعتبار. أولا, من الضروري أن نفهم أنه سيتم نقل البيانات كنص عادي, بما في ذلك جهات الاتصال والروابط الأساسية. لا توجد استثناءات لهذه القاعدة, بغض النظر عما إذا كنت تستخدم جهاز يعمل بنظام Windows أو Mac. إذا كان الحفاظ على مظهر البريد الإلكتروني الأصلي أولوية, نوصي بحفظه بتنسيق HTML. بطريقة أخرى, يرجى اتباع الإجراء المبين:

1. افتح تطبيق Microsoft Outlook.
2. توجه إلى قائمة ملف.
3. اختر ميزة الفتح والتصدير.
4. حدد "استيراد / تصدير" للعثور على "تصدير إلى ملف".
   
5. حدد أنك بحاجة إلى إنشاء ملف لبرنامج Excel (CSV), ليس ملف PST.
6. اختر من المجلدات المتاحة حيث يمكن حفظ الملف.
7. ضع علامة بجوار خيار تصدير "رسائل البريد الإلكتروني".
8. قم بتغيير حقول الخريطة المخصصة إذا لزم الأمر.
9. أكمل بالنقر فوق "إنهاء".
10. أغلق عميل Outlook.

بعد النقر فوق "إنهاء", ستصل جميع رسائلك إلى الملف الذي تم إنشاؤه حديثًا - تحقق من المجلد للتأكد. لاحظ أن كلا تنسيقي Microsoft Excel مناسبان.

كيفية فتح ملف CSV

في حالة ملف CSV (قيم مفصولة بفواصل) شكل, يمكنك الترحيل بسهولة إلى جدول بيانات. لنفعل ذلك, انقر بزر الماوس الأيمن على ملف CSV الذي تم تصديره وحدد "فتح باستخدام..."’ من قائمة السياق. سيتم بعد ذلك فتح الملف في Excel, حيث يمكنك حفظه بتنسيق ملف XLS.

الطريقة المباشرة لاستخراج البيانات من رسائل البريد الإلكتروني لبرنامج Microsoft Outlook

من الممكن نقل جميع رسائل البريد الإلكتروني من Outlook 2016 أو أي إصدار آخر على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows أو Mac بشكل مجمّع. ليس من الضروري تصدير البيانات إلى ملف مستقل أولاً. ستسمح لك الإرشادات التالية بإكمال المهمة بسرعة عبر النسخ واللصق:

1. افتح Outlook وادخل إلى عرض البريد.
2. افتح المجلد الذي يجب نقل محتوياته.
3. انسخ جميع رسائل البريد الإلكتروني بنص أو بدونها (انظر التلميح أدناه).
4. افتح MS Excel.
5. قم بإنشاء ملف جدول بيانات جديد.
6. أدخل رسائل البريد الإلكتروني المنسوخة - حدد الخلية A1 والصقها باستخدام "Ctrl + أمر V '/' + V 'لتصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook.
7. حفظ الملف. على جهاز Windows أو Mac الخاص بك.

كيفية نسخ رسائل البريد الإلكتروني لبرنامج Microsoft Excel (خطوة 3)

هناك طريقتان لاستيراد رسائل البريد الإلكتروني في أي إصدار, بما في ذلك Outlook 2013, مع أو بدون النص. للحفاظ على المحتويات, يرجى اتباع جميع الخطوات أدناه. للتصدير بدون النص, يرجى البدء من الخطوة 6.

قم بما يلي:

1. قم بإلغاء تنشيط وضع جزء القراءة في Outlook عبر قائمة "عرض".
   
2. بينما لا يزال في العرض, انقر فوق خيار إضافة أعمدة.
3. يسمح لك المربع الجديد المسمى إظهار الأعمدة بتحديد الأعمدة من "كافة حقول البريد". اختر هذا الخيار.
4. في قائمة "الأعمدة المتاحة", حدد "رسالة".
5. أكمل بالنقر فوق "إضافة" و "موافق".
6. قم بتمييز محتويات صندوق البريد بالكامل في المجلد المفتوح الخاص بك.
7. انسخ بيانات Outlook باستخدام الزر "Ctrl + أمر C '.

تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel مع التاريخ والوقت

إذا كنت بحاجة إلى الحفاظ على تفاصيل التاريخ والوقت, استخدم النسخة & طريقة اللصق. سيسمح لك نظام Outlook بعرض رسائل البريد الإلكتروني من نطاق بيانات محدد. الطريقة مشابهة للنسخ المباشر العادي. هنا هو ما يجب القيام به:

1. اذهب ل شريط البحث من Outlook 2010 أو أي إصدار آخر.
2. أدخل التاريخين تحديد النطاق.
3. انقر 'يدخل'.
4. قم بتمييز رسائل البريد الإلكتروني مع النطاق الزمني (استخدم التلميح للخطوة 3 فوق).
5. انسخ التحديد (السيطرة + سي).
6. فتح مايكروسوفت اكسل.
7. أدخل البيانات المنسوخة في جدول بيانات فارغ (السيطرة + في).

تهاني! تمت الآن إضافة الرسائل ذات المعلمات الزمنية المحددة إلى جدول البيانات الخاص بك. ليست هناك حاجة للبحث عن أي مجلدات على أجهزتنا - ما عليك سوى النسخ واللصق مباشرة. تستخدم هذه الطريقة الأساسية لأنواع محددة من العمل التحليلي. يرجى ملاحظة أنه لا يقوم بإنشاء ملف CSV مُصدَّر — بدلاً من ذلك, تقوم بحفظ جداول البيانات بعد لصق البيانات. أنت تعرف الآن كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel مع التاريخ والوقت.

الكلمات الأخيرة

الطرق الأكثر شيوعًا لنقل بيانات البريد من Outlook 2019 والإصدارات السابقة لبرنامج Excel موضحة أدناه. إذا كان أحد النظامين لديك أو كليهما يعمل بنظام Macintosh, التسلسل مشابه. إذا كنت بحاجة إلى نقل ملف CSV إلى كمبيوتر آخر فعليًا, يمكنك استخدام أي وحدة تخزين ذاكرة خارجية أو حفظها على السحابة. يمكنك أيضًا إرساله بالبريد الإلكتروني إلى عنوانك الخاص بنظام التشغيل Mac.

إذا كنت بحاجة إلى نسخة احتياطية, يمكنك أيضًا تصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook إلى ملف PST مستقل وحفظه في مكان آمن. سوف يحتوي البرنامج ليس فقط على الرسائل, ولكن أيضًا جهات الاتصال الخاصة بك, المهام والواجبات. يمكنك أيضًا نقل رسائل البريد الإلكتروني من عملاء البريد الآخرين مباشرة إلى Outlook باستخدام محول خاص يقوم بإنشاء ملفات PST. يمكن تنزيل البيانات في ملف منفصل أو إدخالها مباشرة في ملف التعريف النشط الخاص بك في Outlook.

أسئلة مكررة

كيف يمكنني تصدير رسائل بريد إلكتروني متعددة من Outlook إلى Excel?

هناك طريقتان شائعتان لتصدير رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالتوقعات. الطريقة الأولى هي استخدام وظيفة الاستيراد / التصدير المتوفرة في تطبيق Outlook لسطح المكتب, نظرًا لأن الوظيفة غير متوفرة في إصدار الويب لبرنامج Outlook. يقدم معالج التصدير تلميحات أثناء تصدير ملف. لكن لاحظ إعدادين رئيسيين. تأكد من تحديد “تصدير إلى ملف” واختر تنسيق الملف كملف “CSV” بدلاً من .pst. يستخدم التنسيق الأخير بشكل أساسي كملف نسخ احتياطي أو لتحميل رسائل البريد الإلكتروني إلى حساب Outlook آخر. بدلاً من استخدام الوظيفة المضمنة, الطريقة الثانية هي استخدام حل جهة خارجية يمكنه ذلك استخراج رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى تنسيق يدعم Excel, مثل .xlsx. يمكنك الاستفادة من ملفات برنامج مجموعة تصدير البيانات لأنه يوفر معالج تصدير بديهيًا ويدعم تنسيقات متعددة.

كيف يمكنني نسخ ولصق عناوين بريد إلكتروني متعددة من Outlook إلى Excel?

هناك عدة طرق للقيام بذلك. لعناوين البريد الإلكتروني المخزنة في التوزيع أو المجموعات, قم بتشغيل Outlook وحدد جهات الاتصال. قم بتمكين خيار القائمة لرؤية جهات الاتصال المتاحة واضغط باستمرار على زر CTRL وانقر على رسائل البريد الإلكتروني الفردية لنسخها. انسخ ثم الصق جهات الاتصال في مصنف Excel. ثانيا, يمكنك تصدير عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بـ Outlook يدويًا باستخدام وظيفة الاستيراد / التصدير. عند التصدير كملف, اختر قيم مفصولة بفواصل واختر جهات الاتصال. ثالثا, من الممكن استخدام مجموعة استخراج البيانات برنامج يمكنه استخراج جهات الاتصال من ملفات PST تلقائيًا.

هل يمكنني تصدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي بالكامل في Outlook?

نعم, إذا كنت تخطط لاستيراد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بـ Outlook إلى حساب آخر بواسطة مزود خدمة البريد الإلكتروني نفسه, يمكنك استخدام وظيفة الاستيراد / التصدير. في معالج التصدير, أختر “ملف بيانات Outlook .pst) كتنسيق. الخطوة التالية سهلة للغاية. حدد المجلد الذي تريد التصدير منه, على سبيل المثال, البريد الوارد أو العناصر المرسلة. العيب الوحيد لهذه الطريقة أنها لا تقدم تنسيقات مرنة. ال أفضل طريقة لحفظ رسائل البريد الإلكتروني من Outlook وهو أكثر قوة ومرونة باستخدام أداة استخراج البيانات.

هل يمكنني استخراج البيانات من مرفق Excel?

نعم, من الممكن تحليل البيانات من ملفات Excel المرفقة. لكنك ستحتاج إلى استخدام تكامل مع جهة خارجية مع وظيفة التحليل. يستخدم العديد من المستخدمين Power Automate (Microsoft Flow سابقًا). يمكنهم تحليل البيانات وأداء وظائف آلية إضافية مثل إضافة البيانات إلى قاعدة بيانات مركزية. إن Power Automate ليس الأداة الوحيدة التي توفر هذه الوظيفة. هناك العديد من عمليات تكامل الجهات الخارجية الأخرى.

هل يمكنني توصيل Outlook بـ Excel?

نعم, يمكن للمستخدمين إنشاء جسر يسمح لهم بإرسال رسائل بريد إلكتروني تلقائية من Outlook إلى Excel تلقائيًا. ومع ذلك, لا توجد وظيفة أصلية للقيام بذلك. يتعين على المستخدمين العثور على حلول خارجية مقدمة من Microsoft مثل Power Automate أو تكامل جهات خارجية أخرى بواسطة مزودي خدمات مثل Zaiper, Automate.io, الخ.

هل يمكنني تحويل ملف PST إلى Excel?

نعم, من الممكن تحويل PST, تنسيق يستخدمه Microsoft Outlook لتخزين المعلومات الخاصة به, إلى ملف Excel يدعم الصفوف والأعمدة. لهذه العملية, من الضروري العثور على أداة تحويل. هناك العديد من الأدوات في السوق من مزودين مثل Cooltutilis, FileProInfo, امتياز, و اكثر. العديد من الأدوات مجانية أو قد يكون لها فترة تجريبية مجانية. نوصيك بتجربة الإصدار المجاني من Data Extraction Kit لتصدير عناصر PST تلقائيًا إلى ملف Microsoft Excel.

كيفية تصدير بريد Outlook الإلكتروني إلى Excel يدويًا?

1. 1. في Outlook انقر الملف ثم حدد فتح & تصدير.
   2. انقر الاستيراد والتصدير, أختر تصدير إلى ملف وانقر على القادم زر.
   3. اختر قيم مفصولة بفواصل وانقر القادم.
   4. اختر مجلدًا يحتوي على رسائل البريد الإلكتروني لتصديرها, اكتب اسم الملف, وانقر حسنا.
   5. حدد موقعًا لحفظ ملف CSV وانقر فوقه القادم, انقر فوق إنهاء.