عندما يتعلق الأمر بعملاء البريد, Outlook هو البيئة المفضلة للعديد من الشركات والمستخدمين. إنه آمن, متعدد الجوانب والاستعمالات, وقوي. يمكن للمرء تخزين وإدارة كمية كبيرة من المراسلات الإلكترونية والوصول إلى حسابات متعددة على خادم واحد. ومع ذلك, هناك أيضًا بعض الجوانب السلبية - على سبيل المثال, يشعر بعض المستخدمين بالإحباط عندما يحاولون تصدير رسائل البريد الإلكتروني من MS Outlook.
بينما توجد طرق يدوية مختلفة, لا أحد منهم مثالي. عندما يكون هناك القليل من المعلومات, يمكنك نسخ ولصق رسائل بريد إلكتروني منفصلة في Word أو معالج نصوص آخر. قد لا يتم الاحتفاظ بالتنسيق الأصلي.
في هذه المقالة, سنغطي بعض الطرق الموثوقة لتحويل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى جداول بيانات لبرنامج Microsoft Excel. لسوء الحظ, لا يوجد زر سحري يتيح لك تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel تلقائيًا. قد يكون الأمر معقدًا ما لم تكن تعرف بعض الحيل - اكتشفها أدناه.
أسباب تصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook
قد يرغب المستخدمون في نقل بريدهم الإلكتروني لأسباب مختلفة. فيما يلي الدوافع الأكثر شيوعًا لتصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Microsoft Excel:
- الحاجة إلى الانتقال إلى خادم جديد
- الحاجة إلى إنشاء قائمة توزيع للتطبيقات الأخرى
- الحاجة إلى التبديل بين المنصات
- الحاجة إلى مشاركة المعلومات مع مستخدم آخر
- الحاجة إلى نسخة احتياطية.
عندما تنتقل من نظام إلى آخر, غالبًا ما تتعرض البيانات للتلف أو الضياع. مهمة التحويل إلى Excel ليست قطعة من الكعكة - إذا جربت طريقة مشكوك فيها, أنت تخاطر بفقدان المعلومات للأبد. بدلاً من المخاطرة غير الضرورية, استفد من الأسرار التي نشاركها أدناه. سنوضح لك كيفية نسخ البيانات ولصقها أو تصديرها إلى ملف CSV بدلاً من ذلك.
مزايا الاستيراد إلى جداول البيانات
يعد التصدير إلى Microsoft Excel أحد أكثر أوضاع النقل موثوقية. يسمح لك تنسيق جدول البيانات بترتيب المحادثات في قاعدة بيانات. سيسمح لك بالعثور على جهات الاتصال والتبادلات القديمة بمعلمات مختلفة مثل تاريخ السياق.
يعد جدول البيانات كخيار نسخ احتياطي أمرًا يستحق النظر أيضًا. يجب نسخ أي معلومات قيمة من Outlook للاستدعاء. عاجلا أم آجلا, قد تحتاج إلى البحث عن محادثات معينة لأغراض شخصية أو قانونية. في حالة فشل الخادم, إذا اختفت البيانات (وهو سيناريو كابوس!) سيكون لديك ملف XLS للرجوع إليه.
كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook إلى Excel
هل ترغب في إنشاء قائمة التوزيع أو تقرير الطب الشرعي? إليك أفضل طريقة للقيام بذلك:
* - يحول الإصدار غير المسجل عددًا محدودًا من الرسائل- انقر فوق الزر أعلاه لتنزيل برنامج Outlook Data Export Kit.
- قم بتثبيته وتشغيله.
- Click “Reports” and choose “Contacts listing” or “List of recipient email addresses” if you want to generate a distribution list,
أو
choose “Email properties…” if you want to create a list of Outlook emails within their properties. - اختر خيارات التقرير وقم بتنفيذ التقرير.
- افتح ملف النتائج في Microsoft Excel أو محرر جداول بيانات آخر.
كما تسمح مجموعة أدوات استخراج البيانات لبرنامج Outlook بإنشاء قائمة بحسابات وكلمات المرور في Outlook. تحقق من هذا. بالإضافة إلى ذلك ، قد ترغب في معرفة كيفية القيام بذلك استيراد عناوين البريد الإلكتروني من Excel إلى Microsoft Outlook.
قم بتصدير كل بريد إلكتروني من مجلد بريد Outlook إلى ملف Excel / CSV مستقل
هل تريد تصدير كل بريد إلكتروني من Outlook إلى ملف Excel منفصل? حسنا, الطريقة الأولى هي فتح كل بريد إلكتروني يدويًا وإنشاء ملف Excel مطابق. ثم تقوم بنسخ كل بريد إلكتروني. هذه الطريقة لا تتطلب أي برامج خاصة.
حسنا, لا تتمتع ميزة الاستيراد/التصدير في Outlook بالقدرة على إنشاء ملفات Excel فردية. عند التصدير, يقوم بإنشاء ملف Excel واحد مع جميع رسائل البريد الإلكتروني في مكان واحد. قد تحتاج إلى أداة خارجية يمكنها تصدير كل بريد إلكتروني إلى مصنف منفصل. It would include a “bulk save” feature.
هذه الميزة غير متوفرة بشكل صريح في Data Extraction Kit for Outlook. ومع ذلك, يمكنك إعداد عوامل تصفية مخصصة تسمح لك بإنشاء فئات ملفات محددة, such as “Emails with attachments” or “Emails without attachments”. يمكنك استخدام ميزة النطاق الزمني للحصول على ملفات فردية لكل يوم, أسبوع, شهر, الخ. It’s also possible to generate forensic reports using features such as “Items count per Outlook folder”.
كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel
- تحميل, تثبيت وتشغيل برنامج DEKit.
- Click the “Reports” button in the top panel.
- حدد "خصائص البريد الإلكتروني من ملف تعريف Outlook” report.
(بدلا من ذلك, يمكنك استخدام تقرير ثانٍ يستخدم ملف Outlook PST بدلاً من ذلك). - حدد موقع واسم ملف Excel الذي تريد تصدير خصائص البريد الإلكتروني في Outlook إليه.
- انقر فوق الزر "حفظ".
- حدد ملف تعريف Outlook الذي تريد استخدامه إذا طلب منك البرنامج القيام بذلك.
- في مربع الحوار التالي، حدد مجلد Outlook الذي تريد العمل معه.
لاحظ أن البرنامج سيقوم أيضًا بمعالجة جميع المجلدات اللاحقة إذا تم تمكين الخيار المقابل. - Click the “Done” button. سيقوم البرنامج بإنشاء تقرير.
- افتح ملف التقرير الذي تم إنشاؤه في Excel لعرض محتوياته.
كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني إلى Microsoft Excel باستخدام Outlook
هذا ليس علم الصواريخ, ولكن هنا تحذير: لا تتوقع الاحتفاظ بأي تصميم. سيتم نقل البيانات كنص عادي مع جهات الاتصال, وستكون أي روابط أساسية. لا توجد استثناءات أو حلول هنا, لا على Windows ولا على Mac. إذا كنت حقًا بحاجة إلى الحفاظ على مظهر رسائل البريد الإلكتروني الأصلية, بدلاً من ذلك ، احفظها بتنسيق HTML. بطريقة أخرى, اتبع هذا الإجراء:
- افتح تطبيق Microsoft Outlook.
- توجه إلى قائمة ملف.
- اختر ميزة الفتح والتصدير.
- حدد "استيراد / تصدير" للعثور على "تصدير إلى ملف".
- حدد أنك بحاجة إلى إنشاء ملف لبرنامج Excel (CSV), ليس ملف PST.
- اختر من المجلدات المتاحة حيث يمكن حفظ الملف.
- ضع علامة بجوار خيار تصدير "رسائل البريد الإلكتروني".
- قم بتغيير حقول الخريطة المخصصة إذا لزم الأمر.
- أكمل بالنقر فوق "إنهاء".
- أغلق عميل Outlook.
بعد النقر فوق "إنهاء", ستصل جميع رسائلك إلى الملف الذي تم إنشاؤه حديثًا - تحقق من المجلد للتأكد. لاحظ أن كلا تنسيقي Microsoft Excel مناسبان.
كيفية فتح ملف CSV
في حالة ملف CSV (قيم مفصولة بفواصل) شكل, يمكنك الترحيل إلى جدول بيانات بعد ذلك بنفس السهولة. فقط انقر بزر الماوس الأيمن على ملف CSV الذي تم تصديره, واختر "فتح باستخدام ..." - Excel في قائمة السياق. سيفتح الملف في البرنامج, حتى تتمكن من حفظه بتنسيق ملف XLS.
الطريقة المباشرة لاستخراج البيانات من رسائل البريد الإلكتروني لبرنامج Microsoft Outlook
يمكنك نقل جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من Outlook 2016 أو إصدار آخر على نظام التشغيل Windows أو Mac بشكل مجمّع. ليس من الضروري تصدير البيانات إلى ملف مستقل أولاً. إليك كيفية إنجاز المهمة بسرعة عبر النسخ واللصق:
- افتح Outlook وادخل إلى عرض البريد.
- افتح المجلد الذي يجب نقل محتوياته.
- انسخ جميع رسائل البريد الإلكتروني بنص أو بدونها (انظر التلميح أدناه).
- افتح MS Excel.
- قم بإنشاء ملف جدول بيانات جديد.
- أدخل رسائل البريد الإلكتروني المنسوخة - حدد الخلية A1 والصقها باستخدام "Ctrl + أمر V '/' + V 'لتصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook.
- حفظ الملف. على جهاز Windows أو Mac الخاص بك.
كيفية نسخ رسائل البريد الإلكتروني لبرنامج Microsoft Excel (خطوة 3)
هناك طريقتان لاستيراد رسائل البريد الإلكتروني في أي إصدار بما في ذلك Outlook 2013 - مع النص أو بدونه. للحفاظ على المحتويات, اتبع جميع الخطوات أدناه. للتصدير بدونها, تبدأ من الخطوة 6.
قم بما يلي:
- قم بإلغاء تنشيط وضع جزء القراءة في Outlook عبر قائمة "عرض".
- بينما لا يزال في العرض, انقر فوق خيار إضافة أعمدة.
- يسمح لك المربع الجديد المسمى إظهار الأعمدة بتحديد الأعمدة من "كافة حقول البريد". اختر هذا الخيار.
- في قائمة "الأعمدة المتاحة", حدد "رسالة".
- أكمل بالنقر فوق "إضافة" و "موافق".
- قم بتمييز محتويات صندوق البريد بالكامل في المجلد المفتوح الخاص بك.
- انسخ بيانات Outlook باستخدام الزر "Ctrl + أمر C '.
تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى Excel مع التاريخ والوقت
إذا كنت بحاجة إلى الحفاظ على تفاصيل التاريخ والوقت, استخدم النسخة & طريقة اللصق. سيسمح لك نظام Outlook بعرض رسائل البريد الإلكتروني من نطاق بيانات محدد. الطريقة مشابهة للنسخ المباشر العادي. هنا هو ما يجب القيام به:
- اذهب ل شريط البحث من Outlook 2010 أو أي إصدار آخر.
- أدخل التاريخين تحديد النطاق.
- انقر 'يدخل'.
- قم بتمييز رسائل البريد الإلكتروني مع النطاق الزمني (استخدم التلميح للخطوة 3 فوق).
- انسخ التحديد (السيطرة + سي).
- فتح مايكروسوفت اكسل.
- أدخل البيانات المنسوخة في جدول بيانات فارغ (السيطرة + في).
تهاني! الآن وصلت الرسائل ذات المعلمات الزمنية المحددة إلى جدول البيانات الخاص بك. لا تحتاج إلى البحث عن أي مجلدات على أجهزتنا - فقط انسخ والصق مباشرة! تستخدم هذه الطريقة الأساسية لأنواع محددة من العمل التحليلي. لاحظ أنه لا ينشئ ملف CSV مُصدَّر - بدلاً من ذلك, تقوم بحفظ جداول البيانات بعد لصق البيانات. أنت الآن تعرف كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook إلى Excel مع التاريخ والوقت.
الكلمات الأخيرة
هذه هي أكثر الطرق شيوعًا لنقل بيانات البريد من Outlook 2019 والإصدارات السابقة لبرنامج Excel. إذا كان أحد النظامين أو كلاهما يعمل بنظام التشغيل Macintosh, التسلسل مشابه. إذا كنت بحاجة إلى نقل ملف CSV فعليًا إلى جهاز كمبيوتر آخر, استخدم أي ذاكرة تخزين خارجية أو احفظها على السحابة. يمكنك أيضًا إرساله بالبريد الإلكتروني إلى عنوانك الخاص بنظام التشغيل Mac.
إذا كنت بحاجة إلى نسخة احتياطية, يمكنك أيضًا تصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook إلى ملف PST مستقل. احفظه في أي مكان آمن. لن تحتوي فقط على الرسائل, ولكن أيضًا جهات الاتصال الخاصة بك, المهام, والتكليفات. يمكنك أيضًا نقل رسائل البريد الإلكتروني من عملاء البريد الآخرين مباشرةً إلى Outlook باستخدام محول خاص يقوم بإنشاء PST. يمكن تنزيل البيانات في ملف منفصل أو إدخالها مباشرة في ملف التعريف النشط في Outlook.
أسئلة مكررة
كيف يمكنني تصدير رسائل بريد إلكتروني متعددة من Outlook إلى Excel?
هناك طريقتان شائعتان لتصدير رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالتوقعات. الطريقة الأولى هي استخدام وظيفة الاستيراد / التصدير المتوفرة في تطبيق Outlook لسطح المكتب, نظرًا لأن الوظيفة غير متوفرة في إصدار الويب لبرنامج Outlook. يقدم معالج التصدير تلميحات أثناء تصدير ملف. لكن لاحظ إعدادين رئيسيين. Make sure to select “Export to a file” and choose the file format as “CSV” instead of .pst. يستخدم التنسيق الأخير بشكل أساسي كملف نسخ احتياطي أو لتحميل رسائل البريد الإلكتروني إلى حساب Outlook آخر. بدلاً من استخدام الوظيفة المضمنة, الطريقة الثانية هي استخدام حل جهة خارجية يمكنه ذلك استخراج رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى تنسيق يدعم Excel, مثل .xlsx. يمكنك الاستفادة من ملفات برنامج مجموعة تصدير البيانات لأنه يوفر معالج تصدير بديهيًا ويدعم تنسيقات متعددة.
كيف يمكنني نسخ ولصق عناوين بريد إلكتروني متعددة من Outlook إلى Excel?
هناك عدة طرق للقيام بذلك. لعناوين البريد الإلكتروني المخزنة في التوزيع أو المجموعات, قم بتشغيل Outlook وحدد جهات الاتصال. قم بتمكين خيار القائمة لرؤية جهات الاتصال المتاحة واضغط باستمرار على زر CTRL وانقر على رسائل البريد الإلكتروني الفردية لنسخها. انسخ ثم الصق جهات الاتصال في مصنف Excel. ثانيا, يمكنك تصدير عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بـ Outlook يدويًا باستخدام وظيفة الاستيراد / التصدير. عند التصدير كملف, اختر قيم مفصولة بفواصل واختر جهات الاتصال. ثالثا, من الممكن استخدام مجموعة استخراج البيانات برنامج يمكنه استخراج جهات الاتصال من ملفات PST تلقائيًا.
هل يمكنني تصدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي بالكامل في Outlook?
نعم, إذا كنت تخطط لاستيراد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بـ Outlook إلى حساب آخر بواسطة مزود خدمة البريد الإلكتروني نفسه, يمكنك استخدام وظيفة الاستيراد / التصدير. في معالج التصدير, choose “Outlook Data File .pst) كتنسيق. الخطوة التالية سهلة للغاية. حدد المجلد الذي تريد التصدير منه, على سبيل المثال, البريد الوارد أو العناصر المرسلة. العيب الوحيد لهذه الطريقة أنها لا تقدم تنسيقات مرنة. ال أفضل طريقة لحفظ رسائل البريد الإلكتروني من Outlook وهو أكثر قوة ومرونة باستخدام أداة استخراج البيانات.
هل يمكنني استخراج البيانات من مرفق Excel?
نعم, من الممكن تحليل البيانات من ملفات Excel المرفقة. لكنك ستحتاج إلى استخدام تكامل مع جهة خارجية مع وظيفة التحليل. يستخدم العديد من المستخدمين Power Automate (Microsoft Flow سابقًا). يمكنهم تحليل البيانات وأداء وظائف آلية إضافية مثل إضافة البيانات إلى قاعدة بيانات مركزية. إن Power Automate ليس الأداة الوحيدة التي توفر هذه الوظيفة. هناك العديد من عمليات تكامل الجهات الخارجية الأخرى.
هل يمكنني توصيل Outlook بـ Excel?
نعم, يمكن للمستخدمين إنشاء جسر يسمح لهم بإرسال رسائل بريد إلكتروني تلقائية من Outlook إلى Excel تلقائيًا. ومع ذلك, لا توجد وظيفة أصلية للقيام بذلك. يتعين على المستخدمين العثور على حلول خارجية مقدمة من Microsoft مثل Power Automate أو تكامل جهات خارجية أخرى بواسطة مزودي خدمات مثل Zaiper, Automate.io, الخ.
هل يمكنني تحويل ملف PST إلى Excel?
نعم, من الممكن تحويل PST, تنسيق يستخدمه Microsoft Outlook لتخزين المعلومات الخاصة به, إلى ملف Excel يدعم الصفوف والأعمدة. لهذه العملية, من الضروري العثور على أداة تحويل. هناك العديد من الأدوات في السوق من مزودين مثل Cooltutilis, FileProInfo, امتياز, و اكثر. العديد من الأدوات مجانية أو قد يكون لها فترة تجريبية مجانية. نوصيك بتجربة الإصدار المجاني من Data Extraction Kit لتصدير عناصر PST تلقائيًا إلى ملف Microsoft Excel.
كيفية تصدير بريد Outlook الإلكتروني إلى Excel يدويًا?
-
- في Outlook انقر الملف ثم حدد فتح & تصدير.
- انقر الاستيراد والتصدير, أختر تصدير إلى ملف وانقر على القادم زر.
- اختر قيم مفصولة بفواصل وانقر القادم.
- اختر مجلدًا يحتوي على رسائل البريد الإلكتروني لتصديرها, اكتب اسم الملف, وانقر حسنا.
- حدد موقعًا لحفظ ملف CSV وانقر فوقه القادم, انقر فوق إنهاء.