كيفية البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook: الدليل الكامل

توقعات, أحد عملاء البريد الإلكتروني الأكثر شعبية, يستخدم على نطاق واسع من قبل الأفراد والشركات على حد سواء لإدارة اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بهم. متأخر , بعد فوات الوقت, يمكن أن يصبح الحجم الهائل لرسائل البريد الإلكتروني المستلمة والمرسلة أمرًا هائلاً, مما يجعل من الصعب تحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني القديمة.

إذا كنت تستخدم Microsoft Outlook لإدارة بريدك الإلكتروني, قد تحتاج إلى العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة. قد يكون هذا صعبًا إذا كنت لا تعرف أين تبحث أو ما هي معايير البحث التي يجب استخدامها. يمكن أن يكون ذلك أيضًا تحديًا إذا قمت بحذف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بانتظام. لحسن الحظ, يوفر Outlook العديد من الميزات والتقنيات التي يمكن أن تساعد المستخدمين في العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة بسرعة وكفاءة. في هذه المقالة, سنستكشف طرقًا مختلفة لمساعدتك في تحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني القديمة وكيفية العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook وOffice 365 باستخدام أساليب مختلفة.

لماذا لا يمكنني العثور على رسائلي الإلكترونية القديمة في Outlook?

إذا كنت أحد المكاتب 365 المستخدم, هناك فرصة جيدة لاستخدام تطبيق Outlook لسطح المكتب. وإذا كنت تستخدم Outlook, من المحتمل أنك لا ترى جميع رسائلك الإلكترونية.

هذا لأن طريقة العرض الافتراضية لبرنامج Outlook لا تعرض سوى رسائل البريد الإلكتروني من الأسبوعين الماضيين. لرؤية البريد القديم, ستحتاج إلى تغيير إعدادات العرض الخاصة بك.

هناك عدة أسباب أخرى لعدم تمكنك من العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook. أحد الاحتمالات هو أنك حذفتها عن طريق الخطأ. للتحقق مما إذا كان هذا هو الحال, انتقل إلى مجلد العناصر المحذوفة ومعرفة ما إذا كانت هناك. إذا كانت, يمكنك نقلها مرة أخرى إلى علبة الوارد الخاصة بك.

الاحتمال الآخر هو أنك قمت بذلك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بك. يقوم Outlook تلقائيًا بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني فوق عمر معين, ويمكنك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا بنفسك.

للتحقق مما إذا تم أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك, انتقل إلى مجلد الأرشيف ومعرفة ما إذا كانوا هناك. إذا كانت, يمكنك نقلها مرة أخرى إلى علبة الوارد الخاصة بك.

كيفية البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook Email Client

طرق العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook

1. • استخدام وظيفة البحث: الطريقة الأسرع والأكثر ملاءمة للعثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook هي استخدام وظيفة البحث المضمنة. للوصول إلى هذه الميزة, انقر فوق مربع البحث الموجود أعلى نافذة Outlook. يمكنك إدخال الكلمات الرئيسية المتعلقة بالبريد الإلكتروني الذي تبحث عنه, مثل اسم المرسل, موضوع, أو محتوى محدد. سيعرض Outlook قائمة برسائل البريد الإلكتروني المطابقة بناءً على معايير البحث الخاصة بك, مما يتيح لك تحديد موقع الرسالة المطلوبة بسهولة.
   • استخدام المرشحات: يتضمن Outlook خيارات تصفية متقدمة تسمح للمستخدمين بتضييق نتائج البحث الخاصة بهم بناءً على معلمات محددة. للوصول إلى هذه المرشحات, اضغط على مربع البحث كما ذكرنا سابقاً, ومن ثم انقر على “بحث” علامة التبويب التي تظهر في الشريط. هنا, يمكنك تصفية رسائل البريد الإلكتروني بناءً على معايير مثل التاريخ, مرسل, موضوع, أو المرفقات. عن طريق تحديد المعلمات المعنية, يمكنك تحسين بحثك والعثور بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني القديمة المطلوبة.
   • فرز رسائل البريد الإلكتروني حسب التاريخ: يمكن أن يكون فرز رسائل البريد الإلكتروني حسب التاريخ طريقة فعالة لتحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook. بشكل افتراضي, يعرض Outlook رسائل البريد الإلكتروني بالترتيب الذي تم استلامها أو إرسالها بها, مع أحدث رسائل البريد الإلكتروني في الأعلى. لعكس الترتيب وعرض أقدم رسائل البريد الإلكتروني أولاً, اضغط على “تلقى” أو “أرسلت” رأس العمود. تعمل عملية إعادة الترتيب هذه على تسهيل تحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني من إطار زمني أو نطاق زمني معين.
   • استخدام المجلدات والمجلدات الفرعية: يعد تنظيم رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات ومجلدات فرعية طريقة مفيدة أخرى للعثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة. عن طريق إنشاء مجلدات بناءً على فئات أو مشاريع محددة, يمكنك فرز وتخزين رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة وفقًا لذلك. لإنشاء مجلد جديد, انقر بزر الماوس الأيمن على صندوق البريد الخاص بك أو مجلد موجود, تحديد “ملف جديد,” وتقديم اسم لذلك. بمجرد إنشاء المجلدات, يمكنك نقل رسائل البريد الإلكتروني يدويًا إلى المجلدات المعنية. من هنا, يمكنك الانتقال بسرعة إلى الموقع المطلوب واسترداد رسائل البريد الإلكتروني القديمة عند الضرورة.
   • أرشفة رسائل البريد الإلكتروني: تعد أرشفة رسائل البريد الإلكتروني طريقة فعالة لتنظيم البريد الوارد الخاص بك مع الاحتفاظ بإمكانية الوصول إلى الرسائل القديمة. يوفر Outlook ميزة الأرشفة التلقائية التي تنقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة تلقائيًا إلى مجلد أرشيف بناءً على معايير محددة تحددها. لتمكين الأرشفة التلقائية, توجه إلى “الملف,” ثم “خيارات,” تليها “متقدم.” هنا, يمكنك ضبط تفضيلات الأرشفة, بما في ذلك الإطار الزمني للأرشفة. بمجرد تكوينها, سيقوم Outlook بنقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة من صندوق الوارد الخاص بك إلى مجلد الأرشيف.

استخدام مجلدات البحث

إذا كنت تستخدم Outlook على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows, يمكنك البحث عن رسائل البريد الإلكتروني السابقة في الإصدار المثبت من Microsoft Outlook والذي تم إعداده لإرسال Office واستلامه 365 رسائل البريد الإلكتروني. تعمل هذه الطريقة إذا لم تكن قد حذفت بالفعل البريد القديم والبيانات التي تحتاج إلى تحديد موقعها.

لتحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاجها, أولا, انتقل إلى “مجلد” علامة تبويب القائمة وانقر “جديد مجلد بحث”. في إصدارات Outlook الحديثة ، يكفي النقر فوق “مجلدات البحث” وثم “جديد مجلد بحث…” بند.

في المربع “جديد مجلد بحث” نافذة او شباك, قم بالتمرير لأسفل إلى ملف “تنظيم البريد” قسم وانقر “البريد القديم”.

بمجرد القيام بذلك, ستتمكن من اختيار المدى الذي تريده لتحديد موقع البيانات (مثلا, إسبوعين, شهر واحد, ثلاثة أشهر, ستة أشهر, أو سنة).

بعد أن تحدد اختيارك, انقر “حسنا”, وسيبدأ البحث.

ثم, ارجع إلى النافذة الرئيسية (الذي كنت عليه قبل فتح “جديد مجلد بحث” خيار) لعرض النتائج الخاصة بك, والتي سيتم عرضها في مجلد منفصل.

من هناك, يمكنك سحب رسائل البريد الإلكتروني وإفلاتها في صندوق الوارد الخاص بك (أو في أي مكان آخر تريد تخزينها فيه).

يمكنك أيضًا حفظ هذا البحث كعرض مخصص يمكنك استخدامه مرة أخرى في المستقبل بالنقر فوق “حفظ ك” زر.

كما ذكرنا, هذه ليست طريقة للعثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تم حذفها نهائيًا. إذا كنت ترغب في استعادة العناصر المحذوفة, سوف تحتاج إلى التعلم كيفية البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة المحذوفة في Outlook.

استخدام خيار البحث المتقدم في أدوات البحث

Outlook مزود بميزة البحث المتقدم متعددة المعايير. كانت هذه الميزة في الوصول السريع في الإصدارات السابقة من Outlook, ومع ذلك, قد تحتاج إلى تمكينه عن قصد إذا لم تكن هناك علامة تبويب بحث في شريط Outlook الخاص بك. هنا كيفية القيام بذلك:

1. 1. انقر بزر الماوس الأيمن على شريط Outlook واختر “تخصيص الشريط” في قائمة الخيارات.
      * – وبدلاً من ذلك يمكنك استخدام ملف القائمة > خيارات
   2. في المربع “اختر الأمر من:” القائمة اختر “علامات تبويب الأدوات” بند.
   3. موقع “ادوات البحث” رأس أدناه وانقر “بحث” بند.
   4. انقر “إضافة” زر.
   5. وأخيرا انقر “حسنا” زر لحفظ التغييرات.

الآن يمكنك رؤية “بحث” علامة التبويب في شريط Outlook. انقر عليه لرؤية خيارات البحث المتاحة.

يمكنك استخدام خيار أدوات البحث لبدء تشغيل “بحث متقدم” محرك يمكنك من خلاله البحث في رسائل البريد الإلكتروني في Outlook وفقًا لمعايير متعددة.

وبدلاً من ذلك يمكنك استخدام مساعد Outlook (مجال البحث “اخبرني ماذا تريد ان تفعل”) للوصول السريع إلى ادوات البحث أو لإطلاق بحث متقدم.
انقر فوق الحقل المساعد أو اضغط البديل + س الاختصار واكتب اسم الخيار المطلوب, ثم انقر فوقه لبدء التشغيل.

كيفية استرداد رسائل البريد الإلكتروني القديمة من Microsoft Exchange Server

خدمات البريد الإلكتروني لـ Microsoft Exchange هي خادم بريد شائع تستخدمه الشركات. إذا كنت من مستخدمي Exchange Server, قد تتمكن من استرداد رسائل البريد الإلكتروني القديمة من الخادم نفسه.

للعثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook بهذه الطريقة, والخطوات هي كما يلي:

1. افتح Microsoft Outlook وانقر فوق “الملف” التبويب.
2. ثم, تحديد “إعدادت الحساب”.
3. القادم, انقر نقرًا مزدوجًا فوق حساب Exchange الخاص بك لفتح ملف “تغير الحساب” نافذة او شباك.
4. في المربع “تغير الحساب” نافذة او شباك, اذهب إلى “مزيد من الإعدادات” علامة التبويب وانقر فوق “المتقدم” زر. سيؤدي هذا إلى فتح ملف “بحث متقدم” نافذة او شباك.
5. يمكنك البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة حسب التاريخ, مرسل, متلقي, موضوع, أو معايير أخرى.
6. بمجرد العثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تبحث عنها, يمكنك نقلها إلى علبة الوارد الخاصة بك (أو في أي مكان آخر تريد تخزينها فيه).

من الممكن لك ايضا تصدير صندوق بريد Exchange إلى ملف PST.

تحقق من وضع تبادل ذاكرة التخزين المؤقت

وضع Cache Exchange عبارة عن ميزة في Outlook تخزن نسخة من صندوق بريد Exchange الخاص بك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كنت ترغب في الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في وضع عدم الاتصال أو إذا كنت ترغب في تحسين الأداء.

ومع ذلك, يمكن أن يمنعك وضع Cache Exchange أيضًا من رؤية أحدث رسائل البريد الإلكتروني. للتحقق مما إذا كان هذا هو الحال, اذهب إلى “الملف” علامة التبويب وانقر فوق “إعدادت الحساب.”

ثم, انقر نقرًا مزدوجًا فوق حساب Exchange الخاص بك لفتح ملف “تغير الحساب” نافذة أو حدد اسم حسابك وانقر فوق “يتغيرون…”

في المربع “تغير الحساب” نافذة او شباك, اذهب إلى “المتقدم” علامة التبويب وابحث عن ملف “إعدادات ملف المجلد غير المتصل” الجزء.

لحسابات الصرف, يمكنك تعديل معلمات "وضع Exchange المخزن مؤقتًا", التي لا تتوفر إلا في هذه الحالة. عملاء Outlook على Windows الافتراضي يحتفظون برسائل البريد الإلكتروني على جهاز الكمبيوتر لمدة عام واحد باستخدام التخزين المحلي.

بعد ذلك, تم مسح تخزين عميل Outlook المحلي من الرسائل السابقة. حرك القرص إلى اليمين من 1 عام للجميع. ثم اتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة لإنهاء تكوين Outlook وإعادة تشغيله, وبعد ذلك يجب أن تصبح التغييرات سارية المفعول.

بعد ذلك, لا ينبغي حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بك من جهاز الكمبيوتر الخاص بك لمدة ثلاثة أو اثني عشر شهرًا.

كيفية استرداد رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook Web Client

إذا كنت تستخدم تطبيق Outlook على الويب مع Office 365, يمكنك العثور على رسائل بريدك الإلكتروني القديمة بعدة طرق.

نظرًا لأنه سيتم أرشفة بعض بريدك القديم تلقائيًا, من الأفضل أن تبدأ بالتحقق من “أرشيف” مجلد. لفعل هذا, انقر فوق رمز الترس في الزاوية العلوية اليمنى وحدد “بريد.”

ثم, انقر على “خيارات” وحدد “انظر جميع الخيارات.” القادم, اذهب إلى “بريد” قسم وانقر على “إعدادات الأرشفة التلقائية.”

من هناك, يمكنك تغيير عدد المرات التي تريد أن يقوم فيها Outlook تلقائيًا بأرشفة رسائلك الإلكترونية.

يمكنك أيضًا أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا عن طريق تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تريد أرشفتها والنقر فوق “أرشيف” زر.

إذا لم يكونوا في “أرشيف” مجلد, هناك احتمال أن تكون قد حذفتها. من الأفضل التحقق من “عناصر محذوفة” المجلد التالي.

إذا قمت بحذفهم وهم في هذا المجلد, يمكنك تحديد رسائل البريد الإلكتروني والنقر فوق “استرداد العناصر المحددة” زر.

يمكنك أيضًا العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة من خلال البحث عنها. لفعل هذا, انقر فوق شريط البحث وأدخل ما تبحث عنه.

تغيير نُهج الاستبقاء

تُستخدم سياسات الاحتفاظ لتحديد المدة التي يجب الاحتفاظ بها برسائل البريد الإلكتروني قبل حذفها.

يمكنك تغيير سياسة الاحتفاظ إذا كنت تريد الاحتفاظ ببريدك القديم لفترة أطول.

أولا, افتح لوحة تحكم Exchange بالانتقال إلى “إدارة الامتثال.”

ثم, انقر على “نُهج الاستبقاء.” من هناك, يمكنك إنشاء سياسة استبقاء جديدة أو تحرير سياسة موجودة.

لتكوين السياسة الجديدة, حدد “لا تحذف العناصر حتى تصبح أكبر من” الخيار وإدخال عدد الأيام التي تريد الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني.

يمكنك أيضًا اختيار حذف رسائل البريد الإلكتروني بعد عدد معين من الأيام أو الأسابيع. أو تعلم كيفية منع Outlook من حذف رسائل البريد الإلكتروني في منشور المدونة السابق.

بمجرد إجراء التغييرات الخاصة بك, اضغط على “حفظ” زر.

استعادة رسائل البريد الإلكتروني القديمة من نسخة احتياطية

إذا قمت بعمل نسخة احتياطية من Office الخاص بك 365 البيانات قبل حذف رسائل البريد الإلكتروني, يمكنك استخدام تلك النسخة الاحتياطية لاستعادة رسائلك الإلكترونية القديمة.

لفعل هذا, افتح ال “الملف” علامة التبويب وانقر فوق “فتح & يصدّر.”

ثم, انقر على “استيراد و تصدير.”

في النافذة التالية, حدد “استيراد من برنامج أو ملف آخر” الخيار وانقر على “القادم” زر.

ثم, حدد “ملف بيانات Outlook (.PST)” الخيار وانقر على “القادم” زر.

في النافذة التالية, حدد ملف النسخ الاحتياطي الذي تريد استخدامه وانقر فوق “فتح” زر.

ثم, حدد صندوق البريد الذي تريد استيراده من ملف النسخ الاحتياطي وانقر فوق “إنهاء” زر.

يمكنك أيضًا أداء مكتب Kernel 365 دعم. لفعل هذا, قم بتنزيل وتثبيت Kernel Office 365 دعم & أداة الاستعادة.

وبمجرد تركيب, افتح الأداة وحدد ملف “دعم” خيار.

في النافذة التالية, حدد صندوق البريد الذي تريد نسخه احتياطيًا وانقر فوق “إضافة” زر.

ثم, حدد الموقع الذي تريد حفظ ملف النسخ الاحتياطي فيه وانقر فوق “حسنا” زر.

اختر “قائمة بجميع علب البريد” لعمل نسخة احتياطية من جميع علب البريد في مكتبك 365 حساب.

استخدم عوامل التصفية المرغوبة لتصفية عناصر صندوق البريد وفقًا لاحتياجاتك وانقر فوق العملية الإرشادية

ستبدأ الآن عملية النسخ الاحتياطي. بمجرد الانتهاء, سيكون لديك ملف PST يمكنك استخدامه لاستعادة رسائل البريد الإلكتروني القديمة.

مثال, كيفية العثور على البريد من العام الحالي

سيعرض Outlook الآن جميع رسائل البريد الإلكتروني المستلمة في العام الحالي.

استنتاج

توجد عدة طرق مختلفة يمكنك من خلالها العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Office 365. الفرص هي أو الاختيارات هي, تم وضع بريدك القديم في الأرشيف أو حذفه مؤخرًا.

ومع ذلك, إذا لم تتمكن من العثور على رسائلك الإلكترونية القديمة, يمكنك محاولة تغيير سياسة الاحتفاظ أو إصلاح الرسائل المحذوفة باستخدام برامج الاسترداد أو استعادتها من نسخة احتياطية.

أسئلة مكررة

هل يقوم Outlook بحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة?

سواء مكتب 365 يحذف البريد القديم أم لا يعتمد على كيفية تكوين Outlook. بشكل افتراضي, لا يحذف Outlook رسائل البريد الإلكتروني القديمة, لكن لديه خيار أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا بعد فترة معينة. إذا كان لديك هذا الخيار ممكّنًا, سيتم نقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة إلى مجلد أرشيف ولن تظهر بعد ذلك في صندوق الوارد الخاص بك. لا يزال بإمكانك الوصول إليهم إذا كنت بحاجة إلى ذلك, لكنها لن تفسد بريدك الوارد بعد الآن. في النهاية, ما إذا كان Outlook يحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة أم لا يعود إليك.

كم من الوقت يحتفظ Outlook برسائل البريد الإلكتروني?

هذا يعتمد على كيفية تكوين Outlook. بشكل افتراضي, لا يحذف Outlook رسائل البريد الإلكتروني القديمة, لكن لديه خيار أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا بعد فترة معينة. إذا تم تمكين هذا الخيار, سيتم نقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة إلى مجلد أرشيف ولن تظهر بعد ذلك في صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك تحديد أي إطار زمني لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني.

كيف يمكنني العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook حسب التاريخ?

للعثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook حسب التاريخ, افتح ال “بحث” علامة التبويب وانقر فوق “بحث متقدم” خيار. ثم, حدد صندوق البريد الذي تريد البحث فيه وأدخل النطاق الزمني الذي تريد البحث عنه. اضغط على “بحث” زر, وستظهر جميع رسائل البريد الإلكتروني من هذا النطاق الزمني. يمكنك بعد ذلك تصفح النتائج والعثور على البريد الإلكتروني الذي تبحث عنه.

كيف أجعل Outlook يعرض جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي?

إذا كنت لا ترى جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في Outlook, من المحتمل أنه يتم تصفيتهم بطريقة ما. لإصلاح هذا, افتح ال “رأي” علامة التبويب وانقر فوق “إظهار كمحادثات” خيار. سيُظهر هذا جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في القائمة, بغض النظر عما إذا كانوا جزءًا من المحادثة أم لا. إذا كنت لا تزال لا ترى جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك, قد يكون هناك مرشح يخفيهم. لإصلاح هذا, افتح ال “رأي” علامة التبويب وانقر فوق “تغيير العرض” خيار. ثم, حدد “جميع الرسائل” خيار من قائمة وجهات النظر المتاحة. سيظهر هذا جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك, حتى تلك المخفية بواسطة مرشح.