توقعات, أحد عملاء البريد الإلكتروني الأكثر شعبية, يستخدم على نطاق واسع من قبل الأفراد والشركات على حد سواء لإدارة اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بهم. متأخر , بعد فوات الوقت, يمكن أن يصبح الحجم الهائل لرسائل البريد الإلكتروني المستلمة والمرسلة أمرًا هائلاً, مما يجعل من الصعب تحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني القديمة.
إذا كنت تستخدم Microsoft Outlook لإدارة بريدك الإلكتروني, قد تحتاج إلى العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة. قد يكون هذا صعبًا إذا كنت لا تعرف أين تبحث أو ما هي معايير البحث التي يجب استخدامها. يمكن أن يكون ذلك أيضًا تحديًا إذا قمت بحذف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بانتظام. لحسن الحظ, يوفر Outlook العديد من الميزات والتقنيات التي يمكن أن تساعد المستخدمين في العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة بسرعة وكفاءة. في هذه المقالة, سنستكشف طرقًا مختلفة لمساعدتك في تحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني القديمة وكيفية العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook وOffice 365 باستخدام أساليب مختلفة.
لماذا لا يمكنني العثور على رسائلي الإلكترونية القديمة في Outlook?
إذا كنت أحد المكاتب 365 المستخدم, هناك فرصة جيدة لاستخدام تطبيق Outlook لسطح المكتب. وإذا كنت تستخدم Outlook, من المحتمل أنك لا ترى جميع رسائلك الإلكترونية.
هذا لأن طريقة العرض الافتراضية لبرنامج Outlook لا تعرض سوى رسائل البريد الإلكتروني من الأسبوعين الماضيين. لرؤية البريد القديم, ستحتاج إلى تغيير إعدادات العرض الخاصة بك.
هناك عدة أسباب أخرى لعدم تمكنك من العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook. أحد الاحتمالات هو أنك حذفتها عن طريق الخطأ. للتحقق مما إذا كان هذا هو الحال, انتقل إلى مجلد العناصر المحذوفة ومعرفة ما إذا كانت هناك. إذا كانت, يمكنك نقلها مرة أخرى إلى علبة الوارد الخاصة بك.
الاحتمال الآخر هو أنك قمت بذلك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بك. يقوم Outlook تلقائيًا بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني فوق عمر معين, ويمكنك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا بنفسك.
للتحقق مما إذا تم أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك, انتقل إلى مجلد الأرشيف ومعرفة ما إذا كانوا هناك. إذا كانت, يمكنك نقلها مرة أخرى إلى علبة الوارد الخاصة بك.
كيفية البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook Email Client
طرق العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook
-
- استخدام وظيفة البحث: الطريقة الأسرع والأكثر ملاءمة للعثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook هي استخدام وظيفة البحث المضمنة. للوصول إلى هذه الميزة, انقر فوق مربع البحث الموجود أعلى نافذة Outlook. يمكنك إدخال الكلمات الرئيسية المتعلقة بالبريد الإلكتروني الذي تبحث عنه, مثل اسم المرسل, موضوع, أو محتوى محدد. سيعرض Outlook قائمة برسائل البريد الإلكتروني المطابقة بناءً على معايير البحث الخاصة بك, مما يتيح لك تحديد موقع الرسالة المطلوبة بسهولة.
- استخدام المرشحات: يتضمن Outlook خيارات تصفية متقدمة تسمح للمستخدمين بتضييق نتائج البحث الخاصة بهم بناءً على معلمات محددة. للوصول إلى هذه المرشحات, اضغط على مربع البحث كما ذكرنا سابقاً, and then click on the “Search” tab that appears in the ribbon. هنا, يمكنك تصفية رسائل البريد الإلكتروني بناءً على معايير مثل التاريخ, مرسل, موضوع, أو المرفقات. عن طريق تحديد المعلمات المعنية, يمكنك تحسين بحثك والعثور بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني القديمة المطلوبة.
- فرز رسائل البريد الإلكتروني حسب التاريخ: يمكن أن يكون فرز رسائل البريد الإلكتروني حسب التاريخ طريقة فعالة لتحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook. بشكل افتراضي, يعرض Outlook رسائل البريد الإلكتروني بالترتيب الذي تم استلامها أو إرسالها بها, مع أحدث رسائل البريد الإلكتروني في الأعلى. لعكس الترتيب وعرض أقدم رسائل البريد الإلكتروني أولاً, click on the “Received” or “Sent” column header. تعمل عملية إعادة الترتيب هذه على تسهيل تحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني من إطار زمني أو نطاق زمني معين.
- استخدام المجلدات والمجلدات الفرعية: يعد تنظيم رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات ومجلدات فرعية طريقة مفيدة أخرى للعثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة. عن طريق إنشاء مجلدات بناءً على فئات أو مشاريع محددة, يمكنك فرز وتخزين رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة وفقًا لذلك. لإنشاء مجلد جديد, انقر بزر الماوس الأيمن على صندوق البريد الخاص بك أو مجلد موجود, select “New Folder,” and provide a name for it. بمجرد إنشاء المجلدات, يمكنك نقل رسائل البريد الإلكتروني يدويًا إلى المجلدات المعنية. من هنا, يمكنك الانتقال بسرعة إلى الموقع المطلوب واسترداد رسائل البريد الإلكتروني القديمة عند الضرورة.
- أرشفة رسائل البريد الإلكتروني: تعد أرشفة رسائل البريد الإلكتروني طريقة فعالة لتنظيم البريد الوارد الخاص بك مع الاحتفاظ بإمكانية الوصول إلى الرسائل القديمة. يوفر Outlook ميزة الأرشفة التلقائية التي تنقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة تلقائيًا إلى مجلد أرشيف بناءً على معايير محددة تحددها. لتمكين الأرشفة التلقائية, go to “File,” then “Options,” followed by “Advanced.” Here, يمكنك ضبط تفضيلات الأرشفة, بما في ذلك الإطار الزمني للأرشفة. بمجرد تكوينها, سيقوم Outlook بنقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة من صندوق الوارد الخاص بك إلى مجلد الأرشيف.
استخدام مجلدات البحث
إذا كنت تستخدم Outlook على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows, يمكنك البحث عن رسائل البريد الإلكتروني السابقة في الإصدار المثبت من Microsoft Outlook والذي تم إعداده لإرسال Office واستلامه 365 رسائل البريد الإلكتروني. تعمل هذه الطريقة إذا لم تكن قد حذفت بالفعل البريد القديم والبيانات التي تحتاج إلى تحديد موقعها.
لتحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاجها, أولا, navigate to the “Folder” menu tab and click “New Search Folder”. In modern Outlook versions it is enough to click “Search Folders” and then “New Search Folder…” item.
In the “New Search Folder” window, scroll down to the “Organizing Mail” section and click “Old mail”.
بمجرد القيام بذلك, ستتمكن من اختيار المدى الذي تريده لتحديد موقع البيانات (مثلا, إسبوعين, شهر واحد, ثلاثة أشهر, ستة أشهر, أو سنة).
بعد أن تحدد اختيارك, click “OK”, وسيبدأ البحث.
ثم, ارجع إلى النافذة الرئيسية (that you were on before opening the “New Search Folder” option) لعرض النتائج الخاصة بك, والتي سيتم عرضها في مجلد منفصل.
من هناك, يمكنك سحب رسائل البريد الإلكتروني وإفلاتها في صندوق الوارد الخاص بك (أو في أي مكان آخر تريد تخزينها فيه).
You can also save this search as a custom view that you can use again in the future by clicking the “Save as” button.
كما ذكرنا, هذه ليست طريقة للعثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تم حذفها نهائيًا. إذا كنت ترغب في استعادة العناصر المحذوفة, سوف تحتاج إلى التعلم كيفية البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة المحذوفة في Outlook.
استخدام خيار البحث المتقدم في أدوات البحث
Outlook مزود بميزة البحث المتقدم متعددة المعايير. كانت هذه الميزة في الوصول السريع في الإصدارات السابقة من Outlook, ومع ذلك, قد تحتاج إلى تمكينه عن قصد إذا لم تكن هناك علامة تبويب بحث في شريط Outlook الخاص بك. هنا كيفية القيام بذلك:
-
- Right click to Outlook Ribbon and choose “تخصيص الشريط” in the list of Options.
* – alternatively you may use menu File > خيارات - في ال "اختر الأمر من:” list choose the “علامات تبويب الأدوات" غرض.
- حدد موقع "ادوات البحث” header below and click “بحث" غرض.
- انقر على زر "إضافة"الزر.
- Finally click “حسنا” button to save changes.
- Right click to Outlook Ribbon and choose “تخصيص الشريط” in the list of Options.
Now you could see the “Search” tab in the Outlook ribbon. انقر عليه لرؤية خيارات البحث المتاحة.
You may use the Search Tools option to launch the “Advanced Find” engine where you may search Outlook emails by multiple criteria.
وبدلاً من ذلك يمكنك استخدام مساعد Outlook (the search field “Tell me what you want to do”) للوصول السريع إلى ادوات البحث أو لإطلاق بحث متقدم.
انقر فوق الحقل المساعد أو اضغط البديل + س الاختصار واكتب اسم الخيار المطلوب, ثم انقر فوقه لبدء التشغيل.
كيفية استرداد رسائل البريد الإلكتروني القديمة من Microsoft Exchange Server
خدمات البريد الإلكتروني لـ Microsoft Exchange هي خادم بريد شائع تستخدمه الشركات. إذا كنت من مستخدمي Exchange Server, قد تتمكن من استرداد رسائل البريد الإلكتروني القديمة من الخادم نفسه.
للعثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook بهذه الطريقة, والخطوات هي كما يلي:
- Open Microsoft Outlook and click on the “File” tab.
- ثم, select “Account Settings”.
- القادم, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window.
- In the “Change Account” window, go to the “More Settings” tab and click on the “Advanced” button. This will open the “Advanced Find” window.
- يمكنك البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة حسب التاريخ, مرسل, متلقي, موضوع, أو معايير أخرى.
- بمجرد العثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تبحث عنها, يمكنك نقلها إلى علبة الوارد الخاصة بك (أو في أي مكان آخر تريد تخزينها فيه).
من الممكن لك ايضا تصدير صندوق بريد Exchange إلى ملف PST.
تحقق من وضع تبادل ذاكرة التخزين المؤقت
وضع Cache Exchange عبارة عن ميزة في Outlook تخزن نسخة من صندوق بريد Exchange الخاص بك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كنت ترغب في الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في وضع عدم الاتصال أو إذا كنت ترغب في تحسين الأداء.
ومع ذلك, يمكن أن يمنعك وضع Cache Exchange أيضًا من رؤية أحدث رسائل البريد الإلكتروني. للتحقق مما إذا كان هذا هو الحال, go to the “File” tab and click on “Account Settings.”
ثم, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window or select your account name and click “Change…”
In the “Change Account” window, go to the “Advanced” tab and look for the “Offline Folder File Settings” section.
لحسابات الصرف, يمكنك تعديل معلمات "وضع Exchange المخزن مؤقتًا", التي لا تتوفر إلا في هذه الحالة. عملاء Outlook على Windows الافتراضي يحتفظون برسائل البريد الإلكتروني على جهاز الكمبيوتر لمدة عام واحد باستخدام التخزين المحلي.
بعد ذلك, تم مسح تخزين عميل Outlook المحلي من الرسائل السابقة. حرك القرص إلى اليمين من 1 عام للجميع. ثم اتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة لإنهاء تكوين Outlook وإعادة تشغيله, وبعد ذلك يجب أن تصبح التغييرات سارية المفعول.
بعد ذلك, لا ينبغي حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بك من جهاز الكمبيوتر الخاص بك لمدة ثلاثة أو اثني عشر شهرًا.
كيفية استرداد رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook Web Client
إذا كنت تستخدم تطبيق Outlook على الويب مع Office 365, يمكنك العثور على رسائل بريدك الإلكتروني القديمة بعدة طرق.
نظرًا لأنه سيتم أرشفة بعض بريدك القديم تلقائيًا, it is best to start by checking the “Archive” folder. لفعل هذا, click on the gear icon in the upper-right corner and select “Mail.”
ثم, click on “Options” and select “See All Options.” Next, go to the “Mail” section and click on “Auto Archive Settings.”
من هناك, يمكنك تغيير عدد المرات التي تريد أن يقوم فيها Outlook تلقائيًا بأرشفة رسائلك الإلكترونية.
You can also manually archive your emails by selecting the emails you want to archive and clicking on the “Archive” button.
If they aren’t in the “Archive” folder, هناك احتمال أن تكون قد حذفتها. It is best to check the “Deleted Items” folder next.
إذا قمت بحذفهم وهم في هذا المجلد, you can select the emails and click on the “Recover Selected Items” button.
يمكنك أيضًا العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة من خلال البحث عنها. لفعل هذا, انقر فوق شريط البحث وأدخل ما تبحث عنه.
تغيير نُهج الاستبقاء
تُستخدم سياسات الاحتفاظ لتحديد المدة التي يجب الاحتفاظ بها برسائل البريد الإلكتروني قبل حذفها.
يمكنك تغيير سياسة الاحتفاظ إذا كنت تريد الاحتفاظ ببريدك القديم لفترة أطول.
أولا, open the Exchange Control Panel by going to “Compliance management.”
ثم, click on “Retention Policies.” From there, يمكنك إنشاء سياسة استبقاء جديدة أو تحرير سياسة موجودة.
لتكوين السياسة الجديدة, select the “Do not delete items until they are older than” option and enter the number of days you want to keep emails.
يمكنك أيضًا اختيار حذف رسائل البريد الإلكتروني بعد عدد معين من الأيام أو الأسابيع. أو تعلم كيفية منع Outlook من حذف رسائل البريد الإلكتروني في منشور المدونة السابق.
بمجرد إجراء التغييرات الخاصة بك, click on the “Save” button.
استعادة رسائل البريد الإلكتروني القديمة من نسخة احتياطية
إذا قمت بعمل نسخة احتياطية من Office الخاص بك 365 البيانات قبل حذف رسائل البريد الإلكتروني, يمكنك استخدام تلك النسخة الاحتياطية لاستعادة رسائلك الإلكترونية القديمة.
لفعل هذا, open the “File” tab and click on “Open & Export.”
ثم, click on “Import/Export.”
في النافذة التالية, select the “Import from another program or file” option and click on the “Next” button.
ثم, select the “Outlook Data File (.PST)” option and click on the “Next” button.
في النافذة التالية, select the backup file you want to use and click on the “Open” button.
ثم, select the mailbox you want to import from the backup file and click on the “Finish” button.
يمكنك أيضًا أداء مكتب Kernel 365 دعم. لفعل هذا, قم بتنزيل وتثبيت Kernel Office 365 دعم & أداة الاستعادة.
وبمجرد تركيب, open the tool and select the “Backup” option.
في النافذة التالية, select the mailbox you want to backup and click on the “Add” button.
ثم, select the location you want to save the backup file to and click on the “OK” button.
Choose “List all mailboxes” to back up all the mailboxes in your Office 365 حساب.
استخدم عوامل التصفية المرغوبة لتصفية عناصر صندوق البريد وفقًا لاحتياجاتك وانقر فوق العملية الإرشادية
ستبدأ الآن عملية النسخ الاحتياطي. بمجرد الانتهاء, سيكون لديك ملف PST يمكنك استخدامه لاستعادة رسائل البريد الإلكتروني القديمة.
مثال, كيفية العثور على البريد من العام الحالي
سيعرض Outlook الآن جميع رسائل البريد الإلكتروني المستلمة في العام الحالي.
استنتاج
توجد عدة طرق مختلفة يمكنك من خلالها العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Office 365. الفرص هي أو الاختيارات هي, تم وضع بريدك القديم في الأرشيف أو حذفه مؤخرًا.
ومع ذلك, إذا لم تتمكن من العثور على رسائلك الإلكترونية القديمة, يمكنك محاولة تغيير سياسة الاحتفاظ أو إصلاح الرسائل المحذوفة باستخدام برامج الاسترداد أو استعادتها من نسخة احتياطية.
أسئلة مكررة
هل يقوم Outlook بحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة?
سواء مكتب 365 يحذف البريد القديم أم لا يعتمد على كيفية تكوين Outlook. بشكل افتراضي, لا يحذف Outlook رسائل البريد الإلكتروني القديمة, لكن لديه خيار أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا بعد فترة معينة. إذا كان لديك هذا الخيار ممكّنًا, سيتم نقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة إلى مجلد أرشيف ولن تظهر بعد ذلك في صندوق الوارد الخاص بك. لا يزال بإمكانك الوصول إليهم إذا كنت بحاجة إلى ذلك, لكنها لن تفسد بريدك الوارد بعد الآن. في النهاية, ما إذا كان Outlook يحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة أم لا يعود إليك.
كم من الوقت يحتفظ Outlook برسائل البريد الإلكتروني?
هذا يعتمد على كيفية تكوين Outlook. بشكل افتراضي, لا يحذف Outlook رسائل البريد الإلكتروني القديمة, لكن لديه خيار أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا بعد فترة معينة. إذا تم تمكين هذا الخيار, سيتم نقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة إلى مجلد أرشيف ولن تظهر بعد ذلك في صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك تحديد أي إطار زمني لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني.
كيف يمكنني العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook حسب التاريخ?
للعثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook حسب التاريخ, open the “Search” tab and click on the “بحث متقدم"الخيار. ثم, حدد صندوق البريد الذي تريد البحث فيه وأدخل النطاق الزمني الذي تريد البحث عنه. Click on the “Search” button, وستظهر جميع رسائل البريد الإلكتروني من هذا النطاق الزمني. يمكنك بعد ذلك تصفح النتائج والعثور على البريد الإلكتروني الذي تبحث عنه.
كيف أجعل Outlook يعرض جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي?
إذا كنت لا ترى جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في Outlook, من المحتمل أنه يتم تصفيتهم بطريقة ما. لإصلاح هذا, open the “View” tab and click on the “Show as Conversations” option. سيُظهر هذا جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في القائمة, بغض النظر عما إذا كانوا جزءًا من المحادثة أم لا. إذا كنت لا تزال لا ترى جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك, قد يكون هناك مرشح يخفيهم. لإصلاح هذا, open the “View” tab and click on the “Change View” option. ثم, select the “All Messages” option from the list of available views. سيظهر هذا جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك, حتى تلك المخفية بواسطة مرشح.