قد تكون هذه المشكلة محبطة وتؤدي إلى تفويت رسائل البريد الإلكتروني المهمة, اجتماعات, والمواعيد النهائية. لحسن الحظ, هناك حلول لهذه المشكلة, وفي هذا الدليل, سنرشدك خلال الخطوات التي يمكنك اتخاذها لحل هذا الخطأ والحفاظ على Outlook يعمل بسلاسة.
سواء كنت محترف مشغول, طالب, أو مجرد مستخدم عادي, سيساعدك دليلنا الشامل في التغلب على هذه المشكلة والعودة بثقة إلى استخدام Outlook.
ما هو الحد الأقصى لحجم الملف الذي تم الوصول إليه في Outlook?
لبرنامج Outlook 2010 و لاحقا, الحد هو 50 غيغا بايت. إذا كنت قد وصلت إلى ذلك حد حجم ملف PST, ستصلك رسائل خطأ, وسيبدأ برنامج Outlook في العمل.
الأسباب الرئيسية لخطأ الحد الأقصى للحجم في MS Outlook هي:
-
- حجم صندوق البريد الكبير: عندما يتجاوز حجم صندوق البريد الحد الأقصى المسموح به, يمكن أن يسبب هذا الخطأ.
- تراكم عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات: عندما يتم تخزين عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات في صندوق البريد, يمكن أن يتسبب في وصول صندوق البريد إلى الحد الأقصى لحجمه.
- يفيض المجلد بالرسائل المحذوفة. Deleted messages are moved to the “Deleted Items” folder that needs to be emptied periodically.
- نسخة قديمة من Outlook: إذا كان المستخدم يستخدم إصدارًا قديمًا من Outlook, قد لا يكون قادرًا على التعامل مع أحجام علب البريد الكبيرة, مما أدى إلى هذا الخطأ.
- ملف PST تالف: إذا كان ملف PST (جدول التخزين الشخصية) الذي يحتوي على بيانات صندوق البريد تالف, يمكن أن يسبب هذا الخطأ.
حلول لإصلاح "وصل ملف بيانات Outlook إلى الحد الأقصى للحجم"
الآن بعد أن عرفت حدود حجم الملف, حان الوقت للدخول في الحلول التي تهدف إلى مساعدتك في التعامل مع المشكلات التي تحدث إذا وصلت ost إلى الحجم الأقصى. تستند هذه الحلول إلى ما نعرفه عن البرنامج وما تنص عليه إرشادات Microsoft.
1. أرشفة بياناتك
إذا وصل Outlook PST إلى الحد الأقصى لحجمه, ربما يرجع السبب في ذلك إلى أن لديك الكثير من الرسائل الإلكترونية والمرفقات القديمة التي لم تعد بحاجة إليها. إذا كان المستخدم لا يقوم بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات بشكل صحيح, يمكن أن يؤدي إلى حجم صندوق بريد كبير ويسبب هذا الخطأ. وبالتالي, الحل الأول هو أرشفة تلك الأشياء. إليك كيف يمكنك القيام بذلك.
كيفية أرشفة ملفات البيانات في Outlook 2013 / 2016 / 2019
نظرًا لوجود اختلافات في إجراء الأرشفة لإصدارات أحدث من Outlook, فيما يلي العملية خطوة بخطوة لأرشفة البيانات في Outlook 2013/2016/2019. أولا, إنشاء ملف بيانات Outlook جديد لمزيد من الأرشفة:
-
- اختر قائمة الملف و اختار معلومات.
- اختر إعدادت الحساب وحدد إعدادت الحساب من القائمة. سيتم فتح نافذة إعدادات الحساب.
- انقر على ملف البيانات التبويب.
- انقر فوق إضافة.
- تحديد ملف بيانات Outlook و اختار حسنا.
- أدخل اسم الأرشيف أسفل اسم الملف وحدد الموقع الذي تريد حفظ الملف فيه.
- اختر حسنا وأغلق النافذة.
قم بتمكين الأرشفة التلقائية
استخدم ميزة الأرشفة التلقائية في Outlook لنقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة والمرفقات تلقائيًا إلى مجلدات الأرشيف. لتمكين الأرشفة التلقائية لرسائل البريد الإلكتروني في Outlook:
-
- اذهب إلى الملف التبويب
- تحديد خيارات, ثم المتقدم
- انقر على إعدادات الأرشفة التلقائية.
- استخدم ملف بيانات الأرشيف الذي تم إنشاؤه مسبقًا لتخزين رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات القديمة, تقليل حجم صندوق البريد الرئيسي.
أرشفة ملفات البيانات في Outlook 2010
فيما يلي دليل بالخطوات التي أوصت Microsoft باتباعها عندما وصل Outlook إلى الحجم الأقصى:
-
- اضغط على الملف القائمة في Outlook 2010 وحدد الخيار أدوات تنظيف.
- في المربع أدوات تنظيف, سترى خيارًا يسمى أرشيف.
- انقر على أرشيف وحدد المجلد الذي تريد أرشفته.
- أدخل تاريخًا أسفل أرشفة العناصر الأقدم من.
- يمكنك إنشاء ملفات .pst متعددة لأرشفة بعض المجلدات باستخدام إعدادات مختلفة.
2. ضغط ملف بيانات Outlook لإصلاح مشكلة "وصل ملف بيانات Outlook إلى الحد الأقصى للحجم"
يعني ضغط ملف بيانات Outlook ضغط الملف عن طريق إزالة أي مساحة فارغة أو غير مستخدمة, تقليل الحجم الكلي للملف. ال ملف بيانات Outlook المضغوط يحرر مساحة ويمكن أن يحل المشكلات عندما يصل ملف بيانات Outlook إلى الحد الأقصى للحجم.
قبل تشغيل الضغط حذف رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد هناك حاجة إليها أو انقلها إلى مجلدات الأرشيف لتقليل حجم صندوق البريد. قم بضغط صندوق البريد بانتظام لإزالة أي مساحة غير مستخدمة وتقليل حجم صندوق البريد. This can be done by right-clicking on the mailbox folder and selecting the “Properties” option, then selecting “Advanced” and clicking on “Compact Now”.
إليك كيفية الشروع في ضغط ملف البيانات:
- في Outlook, انقر فوق ملف > إعدادت الحساب > إعدادت الحساب;
- انتقل إلى علامة التبويب ملفات البيانات وحدد ملف PST الذي تريد ضغطه;
- انقر فوق الإعدادات > ضغط الآن;
- انتظر حتى يقوم Outlook بعمله.
3. تقسيم ملفات Outlook PST إلى عدة ملفات أصغر
إذا كان ملف بيانات Outlook المضغوط لا يخفف الأمور عندما يصل Outlook ost إلى الحجم الأقصى, حاول تقسيم ملف PST إلى ملفات أصغر. كيف تفعل ذلك? فيما يلي الخطوات:
- قم بتنزيل وتثبيت أداة خارجية مثل PST الفاصل;
- قم بتشغيل الأداة وحدد ملف PST الذي تريد تقسيمه;
- اختر حجم ملفات PST الجديدة;
- انقر على ينقسم وانتظر حتى تقوم الأداة بعملها.
4. إصلاح المشكلة عن طريق معالج الاستيراد / التصدير
يمكن لمعالج الاستيراد / التصدير المساعدة في "وصول ملف بيانات Outlook إلى الحد الأقصى للحجم" من خلال السماح لك بتصدير بعض بياناتك إلى ملف بيانات Outlook جديد. مع متطلبات مساحة أصغر, يمكنك إنشاء ملف ملف بيانات Outlook المضغوط المخزنة على قرص صلب خارجي.
يمكنك دائمًا استيراد ملف البيانات التي تم تصديرها مرة أخرى إلى Outlook متى احتجت إلى الوصول إلى تلك البيانات.
إليك كيفية الوصول إلى المعالج واستخدامه:
- في Outlook, انقر فوق ملف > فتح & تصدير > الاستيراد والتصدير
- اختر تصدير إلى ملف وانقر فوق التالي
- حدد ملف بيانات Outlook (.PST) وانقر فوق التالي
- اختر المجلد الذي تريد تصديره وانقر فوق التالي
- اختر المكان الذي تريد حفظ ملف PST الجديد فيه وانقر فوق "إنهاء"
لاستيراد ملف, you can always go to the same setting and click ‘Import’ instead of ‘Export.’
5. التصدير عبر مجموعة أدوات استخراج البيانات لبرنامج Outlook
ال استخراج البيانات أدوات لبرنامج Outlook هي أداة قيّمة لإدارة كميات كبيرة من البيانات في Outlook والتأكد من أن ملف البيانات الخاص بك يظل مستقرًا وعمليًا. عندما وصل ملف بيانات Outlook إلى الحجم الأقصى, يمكنك نقل مجلدات بريد إلكتروني كبيرة, مرفقات, وغيرها من البيانات إلى جهاز تخزين خارجي أو سحابي, تحرير مساحة في ملف بيانات Outlook الخاص بك.
يمكن أن يساعدك ذلك في الحفاظ على الأداء الأمثل ومنع تلف البيانات أو ضياعها عندما يتجاوز ملف البيانات حد الحجم المسموح به. بمجرد استخراج البيانات الخاصة بك, يمكنك إما حذف ملف البيانات الأصلي أو ضغطه لتقليل حجمه بشكل أكبر.
إليك كيفية استخدام الأداة:
- قم بتنزيل Data Extraction Kit لبرنامج Outlook وقم بتثبيت الأداة
- قم بتشغيل الأداة وحدد ملف PST الذي تريد تصديره
- اختر البيانات وتنسيق الملف الذي تريد تصديره وانقر فوق التالي
- اختر المكان الذي تريد حفظ الملف الجديد فيه وانقر فوق تصدير.
يمكن أن يؤدي الخطأ "وصل ملف بيانات Outlook إلى الحد الأقصى للحجم":
عندما يصل ملف بيانات Outlook إلى الحجم الأقصى, يمكن تنفيذ عدة سيناريوهات. يشمل بعضها ما يلي:
1. تلف ملف PST
عندما يكون ملف بيانات Outlook, يُعرف أيضًا باسم ملف PST, يصل إلى الحجم الأقصى, يصبح عرضة للفساد. ملفات PST لها حد حجم محدد مسبقًا, والذي يتم تحديده بواسطة إصدار Outlook الذي تستخدمه. على سبيل المثال, الإصدارات الأقدم من Outlook لها حد لحجم ملف PST يبلغ 2 غيغا بايت, بينما تسمح الإصدارات الأحدث بملفات PST أكبر.
يمكن أن يحدث الفساد لأسباب مختلفة, مثل انقطاع التيار الكهربائي المفاجئ أو الإغلاق غير السليم أثناء تشغيل Outlook, مما قد يؤدي إلى قفل الملف وعدم إمكانية الوصول إليه.
بالإضافة إلى, كلما زادت البيانات المخزنة في ملف PST, كلما أصبحت مجزأة أكثر. هذا يعني أنه عند إضافة البيانات أو إزالتها, لا يتم حفظه بالضرورة في كتل ذاكرة متجاورة, مما يؤدي إلى مشاكل في الأداء ويزيد من احتمالات الفساد.
استخدم المدمج في أداة إصلاح علبة الوارد أو Scanpst.exe لإصلاح ملف PST. يمكن العثور على هذه الأداة في دليل التثبيت الخاص بـ Microsoft Office. إذا كانت الأداة المدمجة غير قادرة على إصلاح ملف PST, إستخدم أداة إصلاح PST من جهة خارجية لإصلاح المشكلة. من الممكن لك ايضا الترقية إلى أحدث إصدار من Outlook لزيادة حد صندوق البريد. This can be done by going to the “File” tab and selecting “Office Account” or “Help” option.
2. رسائل البريد الإلكتروني أو مجلد علبة البريد التي يتعذر الوصول إليها في Outlook
عندما يصل ملف بيانات Outlook إلى الحجم الأقصى, يصبح غير قابل للوصول, مما يعني أن المستخدم لا يمكنه الوصول إلى مجلدات صندوق البريد, أو رسائل البريد الإلكتروني المخزنة فيها.
يحدث هذا لأن Outlook يستخدم ملف PST (طاولة التخزين الشخصية) ملف لتخزين جميع بياناته, بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني, الاتصالات, وعناصر أخرى. يبلغ الحد الأقصى الافتراضي لحجم ملف PST 20 غيغابايت لبرنامج Outlook 2007 والإصدارات السابقة و 50 GB للإصدارات الأحدث.
عندما يتجاوز ملف PST هذا الحد, يبدأ Outlook في التصرف بشكل متقطع, ويصبح الوصول إلى بعض مجلدات صندوق البريد غير ممكن.
يمكن للمستخدمين المتقدمين حل المشكلة عن طريق زيادة الحد الافتراضي لحجم PST.
3. انخفاض كفاءة التوقعات وحتى الانهيار
عندما يصل ملف بيانات Outlook إلى الحد الأقصى للحجم, قد يعمل برنامج Outlook ببطء أو يتجمد, مما يجعل من الصعب الوصول إلى البريد الإلكتروني أو إدارته, الاتصالات, ومعلومات التقويم. وذلك لأن Outlook يحتاج إلى تنفيذ المزيد من الإجراءات لقراءة البيانات وكتابتها من الملف وإليه, والتي يمكن أن تستغرق وقتًا أطول وتستهلك المزيد من موارد النظام.
مع نمو حجم ملف البيانات, الوقت اللازم لأداء مهام بسيطة مثل البحث عن بريد إلكتروني معين, فتح مرفق, أو قد يصبح نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلد آخر طويلاً بشكل لا يطاق.
أسئلة وأجوبة
كيف يمكنني إصلاح Outlook OST وصلت إلى الحد الأقصى للحجم?
يتمثل أحد الحلول في أرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة أو نقلها إلى موقع آخر وحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة غير الضرورية. خيار آخر هو ضغط ملف OST أو تقسيم ملف PST إلى ملفات أصغر. يمكن للمستخدمين المتمرسين زيادة الحد الأقصى لقيمة الحد في سجل النظام للسماح بملفات بيانات Outlook الأكبر حجمًا.
كيف يمكنني الحصول على حجم ملف يزيد عن 50 غيغابايت في Outlook?
الحد الأقصى لحجم ملف PST في Outlook هو 50 غيغا بايت, التي لا يمكن زيادتها. ومع ذلك, أحد الحلول هو إنشاء ملفات PST متعددة وتقسيم رسائل البريد الإلكتروني وفقًا لذلك. بدلاً من ذلك ، يمكن للمستخدم أن يطلب زيادة حد حجم صندوق البريد من قبل مسؤول البريد الإلكتروني.
كيف يمكنني زيادة الحد الأقصى لحجم ملف Outlook PST?
تم إصلاح الحد الأقصى لحجم ملف PST في Outlook ولا يمكن زيادته. ومع ذلك, يمكنك إنشاء ملفات PST متعددة وتقسيم رسائل البريد الإلكتروني وفقًا لذلك لتجنب الوصول إلى الحد الأقصى لحجم الملف أو زيادة قيم حدود حجم PST عبر إعدادات التسجيل.