Чудите ли се как да създадете задача от имейл в Outlook? за щастие, прост и ефективен начин не включва повторно въвеждане на цялата информация. Всичко, което трябва да направите, за да превърнете имейл в задача в Outlook, е да изберете съобщението и да щракнете върху него, след това го плъзнете върху лентата за навигация в Задачи. Ще разберете, че съдържанието на вашето съобщение се копира в тялото на новата задача, оставяйки всякакви прикачени файлове.
Спестете време Създаване на задача
Създаването на задача по този начин е подобно на създаването на задача от нулата, само че сте спестили значително време. Съдържанието на вашето съобщение автоматично се появява в новата задача, което ви позволява да правите корекции като задаване на краен срок, възлагане на задачата, или добавяне на напомняне. Това улеснява целия процес на създаване на напомняне за задача, осигуряване на по-лесно решение от самия имейл. Можете да постигнете това по три начина:
метод 1: Създайте задача от имейл в Outlook с помощта на плъзгане и пускане
Microsoft Outlook е многофункционален инструмент, който позволява на потребителите да конвертират имейли в задачи чрез бързо плъзгане и пускане. Повечето хора допускат грешка при изтриване на съобщение, преди да изпълнят задачата и не успяват да изпълнят това, което е в списъка им със задачи. С Microsoft Outlook, не е нужно да се тревожите за подобни проблеми дори след като изтриете съобщението. Тази операция се постига по два начина:
Create a Task from a Message with Left-Click and Drag
Започнете с просто щракване с левия бутон върху имейла, който искате да конвертирате, and hold the mouse button as you drag the email to the Tasks in the bottom-left corner of the navigation bar and release. Това автоматично създава задача, съдържаща цялата информация в имейл съобщението без ненужните прикачени файлове.
Този прост процес е същият като създаването на задача от нулата, само че не е необходимо да въвеждате отново цялата информация. След като процесът приключи, добавете начална и крайна дата, задайте напомняне, или възложете задачата на някой друг.
Щракнете с десния бутон и плъзнете
Точният процес може да бъде завършен, като щракнете с десния бутон върху имейла и повторите същия процес. Въпреки това, единствената разлика е, че когато пуснете съобщението за операцията Задачи в лентата за навигация, Outlook ви дава три опции:
- Копирайте тук като задача с текст
- Копирайте тук като задача с прикачен файл
- Премести тук като задача с прикачен файл
Ако имате работа с имейл с много подробности, препоръчително е да изберете вариант две и три, тъй като ви позволяват да добавите целия имейл с прикачени файлове като задача. Когато настъпи терминът, потребителите могат да отворят прикачения файл, за да видят важни подробности за задачата.
Когато превърнете имейл в задача в Outlook с помощта на тази техника, новата задача е независима от оригиналния имейл. Това защитава вашия списък със задачи, дори ако случайно изтриете съобщението. Това е най-добрият начин да създадете задача на Outlook от имейл и да запазите оригиналното съобщение във входящата си кутия.
Когато направите имейл задача в Outlook, препоръчваме да преместите съобщението от входящата кутия в друга папка. Това помага да поддържате входящата си кутия организирана, увеличаване на производителността ви.
метод 2: Маркирайте за последващи имейли, за да ги превърнете в задача
Друг начин за създаване на задача от имейл на Outlook е да маркирате за проследяване от раздела за съобщения. Това също е проста техника, която изисква потребителят да избере съобщението, което иска да конвертира, и да щракне върху него.
След отваряне и прочитане на имейл съобщението в неговия прозорец, щракнете върху раздела „Начало“ на лентата, и след това щракнете върху панела „Етикети“, за да изберете „Последващи действия“. Изберете конкретен флаг от падащото меню и го приложете към имейла със задачата.
Въпреки това, техниката на флаг за последващи имейли има един недостатък: ако съобщението бъде изтрито, задачата автоматично изчезва от списъка със задачи в прозореца Tasks. Това е така, защото маркирането не създава изцяло нова задача от оригинала.
Флаг за последващи действия от папката "Входящи".
Ако все още се чудите как да направите имейл задача в Outlook, най-лесният начин е чрез маркиране за проследяване от папката с входящи. Потребителите могат да маркират съобщението, за да се появи в списъка със задачи като задача. Не е нужно да отваряте имейла, за да го маркирате; можете да направите всичко това в папката "Входящи"..
Задръжте курсора на мишката над съобщението, което искате да конвертирате в имейл със задача, и използвайте бързи кликвания във входящата кутия, за да маркирате съобщението. Икона на флаг се появява в горния десен ъгъл, когато задържите показалеца върху съобщение, което ви позволява да щракнете върху него и да го маркирате.
За по-напреднали, Има разширени опции
Предлагат се по-разширени опции, когато щракнете с десния бутон върху иконата на флаг. Можете да зададете напомняне или да изберете кога искате да ви бъде напомнено за задачата в опциите, предоставени в падащото меню. Той също така позволява на потребителите да персонализират имейла със задачата, като добавят конкретни начални и крайни дати, които липсват в диалоговия прозорец.
Този метод за преобразуване на имейл в Outlook в задача включва създаване на списък със задачи, който ви напомня да продължите, без често да отваряте имейл съобщението. Ако се чудите как да направите имейл задача в Outlook, тези три техники могат да ви помогнат да започнете. Ето го.
Ето как можете да превърнете имейл в задача в Outlook, и можем да ви помогнем да разберете как работят облачните технологии на Microsoft и как да станете по-организирани в работата си.
Създайте задача от всякакви други елементи на Outlook
Outlook предлага повече от просто основни имейл операции и конвертиране на имейли в срещи. Помага ви да организирате работата си по-ефективно чрез много други допълнителни елементи, които ви позволяват да създадете нова задача и да зададете напомняне, за да гарантирате завършването й преди крайния срок.
Има случаи, когато потребителите искат да експортират елементи на Outlook другаде или да ги архивират. Ако възнамерявате да експортирате задачи при преместване на друга машина или надграждане на системата, Outlook може да гарантира, че няма да загубите задания или да ги доставите след крайния срок.
Този популярен инструмент ви позволява да оценявате задачите в списъка си със задачи заедно с иконите за вашите телефонни номера и календар. Ето жизненоважни стъпки за създаване на задача от всякакви други елементи на Outlook и постигане на безупречни резултати.
Как да създадете задача
Най-честият сценарий е експортиране на задачи на Outlook в excel. Ако предпочитате да го правите ръчно, има вградена функционалност за преместване на вашите задачи в електронна таблица. Съветникът се извиква по различен начин в зависимост от вашата версия на Outlook, така че трябва да използвате метод, който отговаря на вашата версия, за да направите процеса ефективен и бърз.
сцена 1. Експортиране на задачи на Outlook в CSV
След като съветникът се отвори, щракнете върху екраните и оставете системите да ви насочат през различните необходими настройки. Прозорецът ще ви подкани да посочите периода от време, като натиснете OK, и задачите на Outlook ще бъдат експортирани с CSV разширение. Не е нужно да сте експерт, за да използвате този инструмент, и след процеса, ще получите предупредително съобщение, че целевият формат не поддържа повтарящи се задачи или срещи.
Когато това приключи, можете да отворите файла в Excel, което ви позволява да го запишете във външно хранилище или физически да го преместите на друг компютър. Последната стъпка от конвертирането като CSV е проста – експортираният файл съхранява само един лист без формули и форматиране, докато Excel файл предлага подобрена гъвкавост.
сцена 2. Преобразуване на формата
Вече можете да намерите новата задача или файл, след като експортирате имейл от Outlook към задачи в Excel. Това ви позволява да създадете CSV файл и да го отворите в Excel, за да промените формата на работната книга на Excel и да приложите всяко форматиране, от което се нуждаете. Тези стъпки могат да ви помогнат да постигнете това:
- Намерете експортирания файл (*.CSV) и го отворете в Excel, като щракнете двукратно върху него.
- Оценете съдържанието и отворете менюто Файл.
- Запазете го като електронна таблица в Excel.
Ако намерите напълно съвместим файл с Excel, можете да го разделите на няколко листа и да приложите шрифтове, цветове, и много други опции за форматиране. Това не е възможно с обикновен CSV текст. Потребителите могат също така да използват конвертори на трети страни, за да прехвърлят задания на Outlook.
Прочетете също
