Радвам се да споделя опита си с вас. Да се науча на BCC в Outlook направи моята електронна комуникация по -гладка и по -професионална. Така, Нека се потопим в!
Съдържание:
- Какво е Email BCC?
- Защо да използвате поле BCC?
- Когато не се използва BCC?
- Как да добавите BCC на вашия имейл?
Всеки даден втори, милиони имейли са изпратени и доставени в целия свят. В електронната кореспонденция, че понякога е необходимо да се запази определени адресати скрити от обикновен поглед. Мотивите за това са различни от личния живот на сенчести намерения, но всички версии на Outlook включва ск имейл, и възможността лесно да се прилага. Тук е ръководство стъпка по стъпка за по как да заслепи копие в Outlook. Но най-напред, какви обстоятелства биха могли да ви подкани да скрие хората, които са в контакт?
Какво е BCC в имейл?
Нека ви разкажа за BCC, или копие на сляпо въглерод. Тази изящна функция ви позволява да изпращате имейл до множество получатели, без те да знаят кой друг е в списъка с пощенски пощенски. Мислете за това като начин да поддържате нещата лични и организирани. Всеки получател в полето BCC няма да види другите адреси, което го прави идеален за поддържане на поверителността.
в основата си, тя ви позволява да пишете на идентичен текст на редица хора по такъв начин, че никой от тях не знае кой друг е на пощенския списък. следователно, всеки Ск получател ще виждате само имейл адреси в "За да ..." и "СС". По същество, тя работи по същия начин, както и последната функция (копие имейл) но прави избраните контакти невидим. Можете да го надпишете CC за шпиони, което звучи като инструмент за хора с съмнителни мотиви. следователно, ето няколко предупредителни думи.
Защо използвам BCC в Outlook
А широко прието правило в днешно време е да го прилага, когато броят на адресите надхвърля 30. Тук е, когато трябва и не трябва да използвате скрито копие в Outlook.
Започнах да използвам BCC в Outlook, след като осъзнах колко важна е поверителността в имейлите ми. Ето няколко причини, поради които BCC е добър за мен:
- Когато изпращам имейл до група хора, които не се познават, BCC поддържа своите имейл адреси поверителни. Така че е добре за поверителност.
- Използването на BCC предотвратява претрупан списък с имейл адреси в заглавката, Да направя имейлите ми да изглеждат по -чисти и по -професионални.
- BCC ми помага да избегна тези досадни реагиращи вериги, които могат да заливат входящата поща на всички.
Когато не използвате BCC
Сега, Ако искахме да запазим нещата прозрачни, Трябва да сме предпазливи от използването на BCC в определени ситуации:
- Кореспонденция на офиса: В професионална обстановка, Използването на BCC може да излезе като потаен. По -добре е да използвате полето CC, за да поддържате нещата отворени и честни.
Офис кореспонденция е мястото, където възможността те гледат накриво. Тя изглежда съмнителен, когато се опитате да накараш някого да вярват, че единственият човек, все си поща. Освен това, в рамките на офис площи, едва ли може да бъде всяка подходяща обосновка зад него, с изключение на необходимостта да се манипулира другите. Използвайте CC вместо. It does the same thing – adds contacts who will read the email but do not have to respond – but does it openly. следователно, ако трябва да копирате хора в, Направи го, но никога не се преструвай, че не трябва.
- Лични покани: За лични събития, като партита, Използването на BCC може да изглежда безлично. Предпочитам да изпращам индивидуални имейли или да използвам списък с групови имейли. В лична кореспонденция, Никога не го използвате на покани за вашето парти. Освен ако не са вашите приятели шпиони или известни личности, това ще изглежда подозрителна или обидно. Така, как да добавите ск адрес в Outlook? По-долу ще видите поредица от стъпки, като ви позволява да добавите Ск получател.
Как да добавите BCC в Outlook
Добавянето на BCC в Outlook е доста просто. Позволете ми да ви преведа през стъпките, които следвам:
Добавяне на BCC при съставяне на нов имейл
- Отворете нов имейл. Първо, open Outlook and click on “New Email” to start a new message.
- Достъп до менюто Опции. Head to the “Options” tab in the ribbon menu of the new email window.
- Покажи BCC поле. In the “Show Fields” group, click on “BCC” to enable the BCC field.
- Въведете получатели. В полето BCC, Въведете имейл адресите на получателите, които искате да сляпо копие. The “To” field must have at least one email address.
- Съставете и изпратете. Write email and click “Send”. Получателите на BCC ще получат имейла, без да знаят кой е в списъка.
Добавяне на BCC при отговор или препращане на имейл
- Отворете имейла. Отворете имейла, на който искам да отговоря или препращам.
- Достъп до менюто за съобщения. В прозореца на имейл, go to the “Message” tab in the ribbon menu.
- Покажи BCC поле. Click on “BCC” in the “Show Fields” group to enable the BCC field.
- Въведете получатели. В полето BCC, Въведете имейл адресите на получателите, които искате да сляпо копие.
- Съставете и изпратете. Напишете отговора си или препратете съобщението, then click “Send”.
Ползи от използването на BCC
Ето някои предимства, които открих от използването на BCC в Outlook:
- Подобрена поверителност: Той поддържа поверителните имейл адреси на получателя.
- Засилен професионализъм: Той предотвратява претрупването в заглавката на имейла, Направете имейлите ми да изглеждат по -чисти.
- Ефективна комуникация: Намалява вероятността от отговор на всички вериги, гарантиране, че комуникацията остава уместна и кратка.
Чести грешки при използване на BCC
Научих се да избягвам тези често срещани грешки, когато използвам функцията BCC:
Забравяйки да добавите основен получател
One thing I’ve learned is to always include at least one address in the “To” field. Имаше моменти, когато забравих да добавя основен получател, и това доведе до объркване или проблеми с доставката. By making sure there’s at least one email address in the “To” field, Можем да избегнем потенциални грешки и да гарантираме, че нашите имейли изглеждат легитимни и правилно адресирани. Това е малка, но решаваща стъпка за поддържане на професионализма и яснотата в нашата комуникация.
Прекомерно използване на BCC
Открих също, че прекомерното използване на функцията BCC може да излезе като потаен или да липсва прозрачност. За нас е важно да използваме BCC пестеливо и само когато е необходимо, за да защитим поверителността на получателите или да управляваме големи списъци с имейли. Прекомерното разчитане на BCC може да накара нашите получатели да поставят под въпрос намерението зад нашите имейли. Вместо, Открих, че създаването на имейл групи или използването на CC поле за отворена комуникация може да помогне за постигане на баланс. Насам, Ние подобряваме доверието и яснотата в нашите имейли.
Не информиране на ключови получатели
Според моя опит, Не информирането на ключови получатели за важна информация може да доведе до недоразумения и пропуснати задачи. Дори ако някои заинтересовани страни не са включени в полето BCC, Трябва да сме сигурни, че те получават всички подходящи подробности. Прозрачността и задълбочената комуникация са от съществено значение за ефективното сътрудничество и предотвратяване на потенциални проблеми. Като държи всички в течение, Демонстрираме професионализъм и насърчаваме съвместна среда.
Отстраняване на проблеми с BCC
Ако срещнете проблеми с функцията BCC, Ето няколко съвета, които намерих за полезни:
- BCC поле не се вижда. Ensure the BCC field is enabled in the “Options” or “Message” tab.
- Получателите не получават имейли. Проверете, че имейл адресите са въведени правилно и че вашият имейл сървър поддържа BCC.
- Проблеми с форматирането на имейл. Проверете настройките на вашия имейл формат, за да гарантирате правилното показване на полето BCC.
заключение
Моето пътуване с функцията BCC в Outlook беше ценно изживяване. Това е фантастичен инструмент за поддържане на поверителността и професионализма в комуникацията по имейл. Като следвате тези стъпки, Можете да използвате BCC ефективно и да подобрите вашите имейл практики. Не забравяйте да използвате BCC замислено, за да избегнете общи клопки и да се уверите, уважителна комуникация.
Още статии от базата знания
