Как автоматично да запазвате прикачени файлове в Outlook

Алекс Шипман

2 преди години

Експортиране на Outlook прикачени файлове

В този сценарий ли сте? Получихте няколко имейла, съдържащи PDF прикачен файл, който трябва да изтеглите и запишете в определена папка на вашия компютър. Можете да изпълните стъпките ръчно, като прегледате всеки имейл, отваряне на PDF, и запазване на копие в определена папка. Ако имате работа с десет имейла, това може да отнеме няколко минути от времето ви. Но какво ще стане, ако има стотици имейли? Или какво, ако имейлите се изпращат всеки ден?

За щастие, има няколко опции за автоматично запазване на прикачени файлове в Outlook. Тази статия представя две популярни опции.

Да започваме:

Как автоматично да запазвате прикачени файлове в Outlook с помощта на комплект за извличане на данни

Какво е Данни извличане комплект за Outlook? добре, това е инструмент на трета страна от Outlook Transfer, който предлага бърз и лесен начин за експортиране, запишете, и съдебно анализирайте имейли от акаунти в Outlook. Работи с всички популярни версии на Outlook 2007 до Outlook 2019 и по-късни версии.

Вземете комплекта за извличане, като го изтеглите от нашата продуктова страница.

* - Нерегистрираната версия преобразува ограничен брой съобщения

След като изтеглите и стартирате инструмента, ще видите следния интерфейс.

Използването на комплекта за извличане не включва сложни стъпки. Трябва само да конфигурирате опциите за експортиране на данни. Следвайте изброените по-долу стъпки.

Стъпка 1: Обработка

Настройките определят как инструментът за извличане ще обработва файловете и ще пресъздава папките в посочената целева папка.

Стъпка 2: формат

Можете да експортирате прикачени файлове само без имейл тела.

Стъпка 3: Филтри

Настройките на филтъра ще ви позволят автоматично да запазвате прикачени файлове. Уверете се, че сте избрали Пропускайте имейли без прикачени файлове. Можете да намерите правилните имейли, като филтрирате имейлите по дата или филтрирате прикачените файлове по размер.

Уча Как да запазвате имейли от Outlook за по-подробно ръководство за използване на комплекта за извличане.

Предимства на комплекта за извличане на данни за Outlook

Защо да използвате Данни извличане комплект за Outlook? добре, предоставя на потребителите много предимства:

лесно извличане на прикачени файлове от профил на Outlook или PST файл;
експортиране на прикачени файлове със или без имейл тела;
експортирайте имейли в рамките на определен период от време;
генерира съдебномедицински доклади;
извличане на прикачени файлове в няколко стъпки и без достъп до Outlook;
използвайте го за извличане на прикачени файлове, съдържащи се в PST файл, запазен за архивиране;
това е просто и бързо; всеки може да го използва.

Автоматично запазване на прикачени файлове чрез правило на Outlook

Правилата на Outlook позволяват на потребителите да управляват по-добре своите имейл съобщения чрез настройване на автоматизирани действия, които се изпълняват сами, след като са изпълнени определени условия.

Можете да настроите персонализирано правило за автоматично генериране на запазени прикачени файлове. Сега, няма начин да направите това директно от съветника за правила. Ще трябва да напишете VBA скрипт, за да активирате правилото на Outlook за запазване на прикачени файлове.

Този процес ще включва три основни стъпки:

активирайте макроси в настройките за защита на Outlook;
инжектирайте VBA скрипта;
приложете скрипта, като зададете правило на Outlook за запазване на прикачен файл.

Просто следвайте тези стъпки, за да запазите прикачените файлове на Outlook в указаната от вас папка:

Стъпка 1: Активиране на макроси

1. Щракнете върху Файл> Опции.
2. В диалоговия прозорец Опции на Outlook, изберете Опции (последната селекция в списъка).
3. В секцията Център за сигурност на Microsoft Outlook, щракнете върху Настройки на центъра за сигурност.
4. Продължете, за да изберете опцията Macro Settings > Превключете опцията, за да разрешите известяване за всички макроси.
5. Завършете, като щракнете върху Ok.

Активирането на макроси на този етап гарантира, че скриптът, който ще добавите по-късно, ще се изпълнява, без да изисква допълнителни потвърждения.

Стъпка 2: Инжектирайте VBA скрипта

1. Активиране Разработчик раздел в Outlook, като щракнете върху менюто Файл > Опции > Персонализиране на лентата. Под Основни раздели, се даде възможност на Разработчик отметка.
2. Изберете Разработчик раздел от горното меню или Alt + F11.
3. Следваща, щракнете върху Visual Basic, за да отворите редактора на код.
4. В прозореца на Microsoft Visual Basic, изберете Вмъкване > Модул.
5. Type in the code into the editor. P.S. Copy “изтеглете скрипта за прикачен файл” below:
6. ```
Save and close the editor window.
```

Не забравяйте да промените пътя на Запазване на папката към посочената от вас папка.

Стъпка 3: Добавете правилото на Outlook

1. Кликнете върху Файл > Управление на правилата & Сигнали.
2. В следващия прозорец, изберете Ново правило.
3. В Правила Wizard, изберете Прилагане на правило за получаване на съобщения.
4. След това съветникът за правила ще поиска условия за прилагане на правилото. Ако оставите опциите без отметка, те ще се прилагат за всички получени имейли. Или, можете да включите конкретни имейл адреси, като конфигурирате от хора или обществени групи или приложете правилото към имейли с конкретни думи в темата.
5. Щракнете върху Напред, след като посочите условията.
6. Диалоговият прозорец на съветника за правила ще попита: Какво искате да направите със съобщението? От предоставените опции, изберете стартирайте скрипт.
  * – Sometimes, правилото Run-a-script може да липсва след актуализация. Тук е a Обсъждане на нишка за отговори на Microsoft потенциални решения.
7. В същия прозорец, и след като изберете стартиране на скрипт, трябва да видите стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото. Кликнете върху изпълнение скрипт, и в изскачащия диалогов прозорец, изберете скрипта, който сте записали във VBA.
8. Outlook ще попита дали има изключения. Ако нямате ситуации за изключение, оставете опциите неизбрани.
9. Щракнете върху Напред, и запазете новото правило с ново име.
10. Изберете Край, и VBA скриптът ще се изпълни. Изчакайте няколко минути, докато скриптът се изпълни, за да запазите прикачени файлове към имейли на Outlook. Ще намерите файловете в папката.

Докато скриптът работи, Outlook автоматично ще изтегли прикачени файлове.

Често задавани въпроси

How to Automatically Download Outlook Attachments?

1. Download and run Data Extraction Kit application.
2. Отиди Опции > ФОРМАТ > Output Format > All Items and select “Export Attachments Only” option.
3. Click Outlook button to export attachments from Перспектива profile otherwise click PST файла бутон.
4. Select the target directory to save exported attachments.

Как да изтегля прикачени файлове от множество имейли в Outlook?

Най-бързият начин е да използвате Данни извличане комплект за Outlook. Има стабилни филтри, които гарантират, че ще намерите правилните файлове въз основа на размера или диапазона от дати. Можете да посочите дали да експортирате прикачени файлове самостоятелно или с тела на имейл.

Как да запазя всички прикачени файлове в Outlook?

Ако искате да запазите прикачените файлове на Outlook в папка на вашия компютър за по-лесен достъп или архивиране, можете да настроите персонализиран VBA скрипт, който да се изпълнява като правило. Когато тече, ще запази всички прикачени файлове в Outlook в посочената целева папка.

Автоматично изтегляне на прикачени файлове към имейл?

Outlook ще изтегля автоматично прикачени файлове. Целта е да се осигури по-добро изживяване, когато преглеждате вашите имейли. Докато прикачените файлове ще бъдат изтеглени автоматично, те няма да са налични в конкретна папка. Ето защо създаването на правило за запазване на прикачените файлове към определена дестинация или използването на комплект за извличане на данни е от решаващо значение.

Колко полезен беше този пост?