Как да експортирате имейли от Outlook в Excel

Що се отнася до пощенските клиенти, Outlook е предпочитаната среда за много фирми и потребители. Сигурно е, универсален, и мощен. Човек може да съхранява и управлява голям обем електронна кореспонденция и да има достъп до множество акаунти на един сървър. Въпреки това, има и няколко недостатъка - например, някои потребители се чувстват разочаровани, когато се опитват да експортират имейли от MS Outlook.

Въпреки че съществуват различни ръчни методи, никой от тях не е перфектен. Когато има малко информация, можете да копирате и поставите отделни имейли в Word или друг текстов процесор. Оригиналното форматиране може да не се запази.

В тази статия, ще разгледаме няколко надеждни начина да превърнете имейлите си в електронни таблици за Microsoft Excel. За съжаление, няма вълшебен бутон, който да ви позволява автоматично да експортирате имейли от Outlook в Excel. Може да е сложно, освен ако не знаете няколко трика - открийте ги по -долу.

Причини за експортиране на имейли на Outlook

Потребителите може да искат да преместят пощата си по различни причини. Най -често срещаните мотиви за експортиране на имейли на Outlook в Microsoft Excel са следните:

• необходимостта от преминаване към нов сървър
• необходимостта от създаване на списък за разпространение за други приложения
• необходимостта да превключване между платформи
• необходимостта от споделяне на информация с друг потребител
• необходимостта от резервно копие.

Когато преминавате от система на система, данните често се повреждат или губят. Задачата за прехвърляне в Excel не е никаква част - ако опитате съмнителен метод, рискувате да загубите информацията завинаги. Вместо да поемате излишни рискове, възползвайте се от тайните, които споделяме по -долу. Ще ви покажем как да копирате и поставите данните или да експортирате в CSV файл.

Предимства на импортирането в електронни таблици

Експортът в Microsoft Excel е един от най -надеждните начини за прехвърляне. Форматът на електронна таблица ви позволява да подредите разговорите в база данни. Тя ще ви позволи да намерите стари контакти и обмени по различни параметри като дата на контекст.

Електронна таблица като резервна опция също си струва да се обмисли. Всяка ценна информация от Outlook трябва да бъде копирана за изтегляне. Рано или късно, може да се наложи да намерите конкретни разговори за лични или правни цели. В случай на повреда на сървъра, ако данните изчезнат (което е кошмарен сценарий!) ще имате XLS файла, на който да се върнете.

Как да експортирате имейли на Outlook в Excel

Искате ли да създадете списък за разпространение или съдебномедицински доклад? Ето най -добрият начин да направите това:

Изтеглете безплатноЗа Windows 32/64-битовКупете от $24.95Отключете всички функции

1. Щракнете върху бутона по -горе, за да изтеглите софтуера на Outlook Outlook Export Kit.
2. Инсталирайте и стартирайте.
3. Щракнете върху “Доклади” и изберете “Списък с контакти” или “Списък на имейл адресите, получатели” ако искате да генерирате списък за разпространение,
   или
   избирам “Имоти за имейл…” ако искате да създадете списък с имейли на Outlook в техните свойства.
4. Изберете опциите за отчет и изпълнете отчета.
5. Отворете файла с резултати в Microsoft Excel или друг редактор на електронни таблици.

Също така комплект за извличане на данни за Outlook позволява да се създаде списък с акаунти и пароли в Outlook. Виж това. Освен това може да искате да знаете как да Импортирайте имейл адреси от Excel в Microsoft Outlook.

Експортирайте всеки имейл от пощенска папка на Outlook в самостоятелен Excel/CSV файл

Искате ли да експортирате всеки имейл от Outlook в отделен файл на Excel? добре, Първият начин е да отворите ръчно всеки имейл и да създадете съответния Excel файл. След това копирате всеки имейл. Този метод не изисква специален софтуер.

добре, Функцията за импортиране/експортиране на Outlook няма възможност за създаване на отделни Excel файлове. Когато експортирате, той създава един Excel файл с всички имейли на едно място. Може да се нуждаете от инструмент на трета страна, който може групово да експортира всеки имейл в отделна работна книга. То ще включва a “групово запазване” отличителен белег.

Тази функция не е изрично налична в нашия комплект за извличане на данни за Outlook. Въпреки това, можете да настроите персонализирани филтри, които ви позволяват да генерирате конкретни категории файлове, като “Имейли с прикачени файлове” или “Имейли без прикачени файлове”. Можете да използвате функцията за диапазон от дати, за да получите отделни файлове за всеки ден, седмица, месец, и т.н.. Също така е възможно да се генерират криминалистични доклади, като се използват функции като “Предмети разчитат на папка на Outlook”.

Как да експортирате имейли от Outlook в Excel

1. Изтегляне, инсталирайте и стартирайте софтуера DEKit.
2. Щракнете върху “Доклади” бутон в горния панел.
3. Изберете “Имейл свойства от Outlook профил” доклад.
   (Алтернативно, можете да използвате втори отчет, който вместо това използва PST файла на Outlook).
4. Посочете местоположението и името на файла на Excel, към който искате да експортирате имейл свойствата на Outlook.
5. Щракнете върху “Запазване” бутон.
6. Изберете профила на Outlook, който искате да използвате, ако програмата ви подкани да го направите.
7. В следващия диалогов прозорец изберете папката на Outlook, с която искате да работите.
   Имайте предвид, че програмата ще обработи и всички следващи папки, ако съответната опция е активирана.
8. Щракнете върху “Свършен” бутон. Програмата ще създаде отчет.
9. Отворете създадения файл с отчет в Excel, за да видите съдържанието му.

Как да експортирате имейли в Microsoft Excel с помощта на Outlook

Това не е ракетна наука, но тук има едно предупреждение: не очаквайте да запазите никакъв стил. Данните ще бъдат прехвърлени като обикновен текст с контакти, и всички връзки ще бъдат основни. Тук няма изключения или заобиколни решения, нито на Windows, нито на Mac. Ако наистина трябва да запазите външния вид на оригиналните имейли, вместо това ги запазете като HTML. В противен случай, следвайте тази процедура:

1. Отворете приложението Microsoft Outlook.
2. Отидете в менюто Файл.
3. Изберете функцията за отваряне и експортиране.
4. Изберете „Импортиране/експортиране“, за да намерите „Експортиране във файл“.
   
5. Посочете, че трябва да създадете файл за Excel (CSV), не PST файл.
6. Изберете от наличните папки, където файлът може да бъде запазен.
7. Поставете отметка до опцията за експортиране на „Съобщения по електронна поща“.
8. Променете полетата Map Custom, ако е необходимо.
9. Завършете, като щракнете върху „Край“.
10. Затворете клиента на Outlook.

След като щракнете върху „Край“, всичките ви съобщения ще попаднат в новосъздадения файл - проверете папката, за да се уверите. Имайте предвид, че и двата формата на Microsoft Excel са подходящи.

Как да отворите CSV файл

В случая с CSV (Отделени със запетая стойности) формат, можете също така лесно да мигрирате в електронна таблица след това. Просто щракнете с десния бутон върху експортирания CSV файл, и изберете „Отваряне с…“ - Excel в контекстното меню. Файлът ще се отвори в програмата, така че можете да го запишете като XLS файлов формат.

Директният начин за извличане на данни от имейли на Microsoft Outlook

Можете да преместите всичките си имейли от Outlook 2016 или друга версия на Windows или Mac групово. Не е необходимо първо да експортирате данните в самостоятелен файл. Ето как бързо да свършите работата чрез копиране и поставяне:

1. Отворете Outlook и влезте в изгледа Mail.
2. Отворете папката, чието съдържание трябва да бъде прехвърлено.
3. Копирайте всички имейли със или без текст (вижте върха по -долу).
4. Отворете MS Excel.
5. Създайте нов файл с електронна таблица.
6. Вмъкнете копираните имейли - изберете клетка A1 и поставете, като използвате стандартния „Ctrl + Команда V ’/’ + V 'команда за експортиране на имейли на Outlook.
7. Запазете файла. на вашето устройство с Windows или Mac.

Как да копирате имейли за Microsoft Excel (Стъпка 3)

Има два начина за импортиране на имейли във всяка версия, включително Outlook 2013 - със или без техния текст. За запазване на съдържанието, следвайте всички стъпки по -долу. За износ без тях, започнете от стъпка 6.

Направете следното:

1. Деактивирайте режима на екрана за четене на Outlook чрез менюто „Изглед“.
   
2. Докато все още сте във View, щракнете върху опцията Добавяне на колони.
3. Новото поле, наречено Показване на колони, ви позволява да избирате колони от „Всички полета за поща“. Изберете тази опция.
4. В списъка „Налични колони“, маркирайте „Съобщение“.
5. Завършете, като щракнете върху „Добавяне“ и „OK“.
6. Маркирайте пълното съдържание на пощенската кутия във вашата отворена папка.
7. Копирайте данните на Outlook, като използвате „Ctrl + C 'команда.

Експортирайте имейли от Outlook в Excel с дата и час

ако трябва да запазите данните за датата и часа, използвайте копието & метод на поставяне. Системата Outlook ще ви позволи да преглеждате имейли от определен диапазон от данни. Методът е подобен на обикновеното директно копиране. Ето какво да направя:

1. Отивам за да лента за търсене на Outlook 2010 или друга версия.
2. Въведете двете дати определяне на обхвата.
3. Щракнете върху „Enter“.
4. Маркирайте имейлите с периода от време (използвайте върха за Стъпка 3 горе).
5. Копирайте селекцията (Ctrl + ° С).
6. Отворено MS Excel.
7. Вмъкнете копираните данни в празна електронна таблица (Ctrl + В).

Поздравления! Сега съобщенията с посочените параметри на времето попаднаха в електронната ви таблица. Не е нужно да търсите папки на нашето устройство - просто копирайте и поставете директно! Този основен метод се използва за специфични видове аналитична работа. Обърнете внимание, че вместо това не генерира експортиран CSV файл, запазвате електронните таблици след поставяне на данните. Сега знаете как да експортирате имейли на Outlook в Excel с дата и час.

Заключителни думи

Това са най -често срещаните начини за прехвърляне на пощенски данни от Outlook 2019 и предишни издания в Excel. Ако едната или и двете ви системи са на Macintosh, последователността е подобна. Ако трябва физически да прехвърлите CSV файла на друг компютър, използвайте всякаква външна памет или я запазете в облак. Можете също да го изпратите по имейл на вашия адрес за Mac.

Ако имате нужда от архивиране, можете също да експортирате имейли на Outlook в самостоятелен PST файл. Запазете го на всяко безопасно място. Той ще съдържа не само съобщенията, но и вашите контакти, задачи, и задания. Можете също да прехвърляте имейли от други пощенски клиенти директно в Outlook със специален конвертор, който генерира PST. Данните могат да бъдат изтеглени в отделен файл или директно във вашия активен профил в Outlook.

Често задавани въпроси

Как да експортирам няколко имейла от Outlook в Excel?

Има два популярни начина за експортиране на имейли от Outlook. Първият начин е да използвате функцията за импортиране/експортиране, налична в настолното приложение Outlook, тъй като функцията не е налична в уеб версията на Outlook. Съветникът за експортиране предлага съвети, докато експортирате файл. Но обърнете внимание на две основни настройки. Уверете се, че сте избрали “Експорт във файл” и изберете файловия формат като “CSV” вместо .pst. Последният формат се използва главно като архивен файл или за качване на имейли в друг акаунт в Outlook. Вместо да използвате вградената функция, вторият метод е да използвате решение на трета страна, което може извличане на имейли от Outlook в поддържан от Excel формат, като .xlsx. Можете да използвате нашите Data Export Kit софтуер тъй като предлага интуитивен съветник за експортиране и поддържа множество формати.

Как да копирам и поставя няколко имейл адреса от Outlook в Excel?

Има няколко начина да направите това. За имейл адреси, съхранени в Разпределение или Групи, стартирайте Outlook и изберете Контакти. Активирайте опцията Списък, за да видите наличните контакти и задръжте бутона CTRL и щракнете върху отделни имейли, за да ги копирате. Копирайте и след това поставете контактите в работната книга на Excel. на второ място, можете ръчно да експортирате имейл адреси на Outlook с помощта на функцията Импортиране/Експортиране. При експортиране като файл, изберете Разделени със запетаи стойности и изберете Контакти. на трето място, възможно е да използвате a комплект за извличане на данни софтуер, който може автоматично да извлича контакти от PST файлове.

Мога ли да експортирам целите си имейли в Outlook?

Да, ако планирате да импортирате имейлите на Outlook в друг акаунт от същия доставчик на имейл услуги, можете да използвате функцията за импортиране/експортиране. В съветника за експортиране, избирам “Файл с данни на Outlook .pst) като формат. Следващата стъпка е доста лесна. Изберете папката, от която да експортирате, например, Входящи или Изпратени елементи. Единственият недостатък на този метод е, че не предлага гъвкави формати. 1. най-добрият начин за запазване на имейли от Outlook което е по-здраво и гъвкаво е чрез използване на инструмент за извличане на данни.

Мога ли да извлека данни от прикачен файл в Excel?

Да, възможно е да анализирате данни от прикачените Excel файлове. Но ще трябва да използвате интеграция на трета страна с функция за анализ. Много потребители използват Power Automate (по-рано Microsoft Flow). Те могат да анализират данните и да изпълняват допълнителни автоматизирани функции като добавяне на данните към централна база данни. Power Automate не е единственият инструмент, който предлага тази функция. Има много други интеграции на трети страни.

Мога ли да свържа Outlook към Excel?

Да, потребителите могат да създадат мост, който им позволява автоматично да изпращат автоматизирани имейли от Outlook към Excel. Въпреки това, няма собствена функция, която да направи това. Потребителите трябва да намерят външни решения, предоставени от Microsoft като Power Automate или други интеграции на трети страни от доставчици като Zaiper, Automate.io, и т.н..

Мога ли да конвертирам PST файл в Excel?

Да, възможно е да конвертирате PST, формат, използван от Microsoft Outlook за съхраняване на неговата информация, към файл на Excel, поддържащ редове и колони. За тази операция, необходимо е да се намери инструмент за преобразуване. На пазара има много инструменти от доставчици като Cooltutilis, FileProInfo, Утвърждавам, и още. Много инструменти са безплатни или могат да имат безплатен пробен период. Препоръчваме ви да изпробвате безплатната версия на Data Extraction Kit за автоматично експортиране на PST елементи във файла на Microsoft Excel.

Как да експортирате имейл от Outlook в Excel ръчно?

1. 1. В Outlook щракнете Файл след това изберете Отворено & Износ.
   2. Щракнете върху Импортиране/експортиране, избирам Експорт във файл и кликнете върху Следваща бутон.
   3. Изберете Отделени със запетая стойности и кликнете Следваща.
   4. Изберете папка, съдържаща имейли за експортиране, въведете име на файл, и кликнете ОК.
   5. Посочете местоположение за запазване на CSV файла и щракнете Следваща, след това щракнете върху завършек.