Как да експортирате имейли от Outlook в Excel

Що се отнася до пощенските клиенти, много фирми и потребители предпочитат Outlook поради неговата сигурност, гъвкавост и мощност. Той позволява на потребителите да съхраняват и управляват големи обеми кореспонденция и да имат достъп до множество акаунти на един сървър. Въпреки това, има и някои недостатъци, включително факта, че някои потребители намират за разочароващо експортирането на имейли от MS Outlook.

Въпреки че има различни налични ръчни методи, никой от тях не е перфектен. Едно потенциално решение е да копирате и поставите отделни имейли в програма за текстообработка, въпреки че това може да не винаги запазва оригиналното форматиране.

В тази статия, ние ще предоставим редица надеждни методи за конвертиране на имейли в електронни таблици на Microsoft Excel. За съжаление, няма автоматизиран начин за експортиране на имейли от Outlook към Excel. Процесът може да бъде сложен, освен ако не сте запознати с няколко трика, което ще обясним по-долу.

Предимства от експортиране на имейли от Outlook

Има редица причини, поради които потребителите може да искат да експортират своите имейли от Outlook в Microsoft Excel. Най-често срещаните мотиви за това са:

• необходимостта от преминаване към нов сървър
• необходимостта от създаване на списък за разпространение за други приложения
• необходимостта да превключване между платформи
• необходимостта от споделяне на информация с друг потребител
• необходимостта от резервно копие.

При преминаване от система към система, данните често се повреждат или губят. Процесът на прехвърляне на данни в Excel може да бъде предизвикателство, и има риск от загуба на информация, ако методът не е правилен. Вместо да поемат рискове, препоръчваме да използвате описаните по-долу методи, които включват копиране и поставяне на данни или експортиране в CSV файл.

Предимствата на импортирането в електронни таблици са многобройни

Експортирането в Microsoft Excel е един от най-надеждните режими на трансфер. Форматът на електронната таблица ви позволява да организирате разговори в база данни, което ви позволява да намирате стари контакти и обмени по различни параметри като дата на контекст.

Електронна таблица като резервна опция също си струва да се обмисли. Всяка ценна информация от Outlook трябва да бъде копирана за изтегляне, тъй като в даден момент може да се наложи да намерите конкретни разговори за лични или правни цели. В случай на повреда на сървъра, XLS файлът предоставя решение за архивиране, намаляване на риска от загуба на данни.

Как да експортирате имейли на Outlook в Excel

Нека прегледаме процеса на експортиране на съобщения от Outlook в работен лист на Excel, както и как да създадете списък за разпространение от имейл адреси или контакти на Outlook. Можете също така да намерите следните стъпки за полезни, когато създавате съдебни доклади по имейл. Моля, щракнете върху бутона по-долу, за да изтеглите софтуера Outlook Data Export Kit, и след това го инсталирайте и стартирайте.

Изтеглете безплатноЗа Windows 32/64-битовКупете от $24.95Отключете всички функции

За да експортирате съобщения от Outlook в Excel:

1. Кликнете върху „Отчети’ бутон, които можете да намерите в най-горното меню.
2. Изберете „Свойства на имейл“.…’ опция.
3. Изберете вашите опции за отчет и стартирайте отчета.

За генериране на списък за разпространение:

1. Щракнете върху “Доклади” бутон и изберете “Списък с контакти” или “Списък на имейл адресите, получатели” ако искате да генерирате списък за разпространение,
2. Изберете опциите за отчет и изпълнете отчета.
3. Отворете файла с резултати в Microsoft Excel или друг редактор на електронни таблици.

В допълнение, комплектът за извличане на данни за Outlook позволява създаването на списък с акаунти и пароли в Outlook. Каним ви да проучите тази функция.
Освен това може да искате да знаете как да Импортирайте имейл адреси от Excel в Microsoft Outlook.

Експортирайте всеки имейл от пощенска папка на Outlook в самостоятелен Excel/CSV файл

Ако трябва да експортирате имейли от Outlook в Excel, можете да го направите ръчно, като отворите всеки имейл и създадете съответен Excel файл. Този метод не изисква специален софтуер. Въпреки това, трябва да се отбележи, че функцията за импортиране/експортиране на Outlook не позволява създаването на отделни Excel файлове. Когато експортирате, той създава един Excel файл, съдържащ всички имейли.

Ако трябва да експортирате имейли по по-организиран начин, може да намерите полезен инструмент на трета страна, който може групово да експортира всеки имейл в отделна работна книга. Тези инструменти обикновено включват a “групово запазване” отличителен белег. Нашият комплект за извличане на данни за Outlook няма тази функция, но можете да настроите персонализирани филтри, които ви позволяват да генерирате конкретни категории файлове, като “Имейли с прикачени файлове” или “Имейли без прикачени файлове”. Можете също да използвате функцията за диапазон от дати, за да получите отделни файлове за всеки ден, седмица, месец, и т.н.. Криминалистичните доклади могат също да бъдат генерирани с помощта на функции като “Предмети разчитат на папка на Outlook”.

Как да експортирате имейли от Outlook в Excel

1. Изтегляне, инсталирайте и стартирайте софтуера DEKit.
2. Щракнете върху “Доклади” бутон в горния панел.
3. Изберете “Имейл свойства от Outlook профил” доклад.
   (Алтернативно, можете да използвате втори отчет, който вместо това използва PST файла на Outlook).
4. Посочете местоположението и името на файла на Excel, към който искате да експортирате имейл свойствата на Outlook.
5. Щракнете върху “Запазване” бутон.
6. Изберете профила на Outlook, който искате да използвате, ако програмата ви подкани да го направите.
7. В следващия диалогов прозорец изберете папката на Outlook, с която искате да работите.
   Имайте предвид, че програмата ще обработи и всички следващи папки, ако съответната опция е активирана.
8. Щракнете върху “Свършен” бутон. Програмата ще създаде отчет.
9. Отворете създадения файл с отчет в Excel, за да видите съдържанието му.

Как да експортирате имейли в Microsoft Excel с помощта на Outlook

Моля, имайте предвид, че докато този процес е сравнително лесен, има няколко важни съображения, които трябва да имате предвид. на първо място, важно е да се разбере, че данните ще бъдат прехвърлени като обикновен текст, включително контакти и основни връзки. Няма изключения от това правило, независимо дали използвате устройство с Windows или Mac. Ако запазването на външния вид на оригиналния имейл е приоритет, препоръчваме да го запазите като HTML. В противен случай, моля, следвайте описаната процедура:

1. Отворете приложението Microsoft Outlook.
2. Отидете в менюто Файл.
3. Изберете функцията за отваряне и експортиране.
4. Изберете „Импортиране/експортиране“, за да намерите „Експортиране във файл“.
   
5. Посочете, че трябва да създадете файл за Excel (CSV), не PST файл.
6. Изберете от наличните папки, където файлът може да бъде запазен.
7. Поставете отметка до опцията за експортиране на „Съобщения по електронна поща“.
8. Променете полетата Map Custom, ако е необходимо.
9. Завършете, като щракнете върху „Край“.
10. Затворете клиента на Outlook.

След като щракнете върху „Край“, всичките ви съобщения ще попаднат в новосъздадения файл - проверете папката, за да се уверите. Имайте предвид, че и двата формата на Microsoft Excel са подходящи.

Как да отворите CSV файл

В случая с CSV (Отделени със запетая стойности) формат, можете лесно да мигрирате към електронна таблица. За да направите това, щракнете с десния бутон върху експортирания CSV файл и изберете „Отваряне с...’ от контекстното меню. След това файлът ще се отвори в Excel, където можете да го запишете като файлов формат XLS.

Директният начин за извличане на данни от имейли на Microsoft Outlook

Възможно е да прехвърлите всички имейли от Outlook 2016 или всяка друга версия на компютър с Windows или Mac групово. Не е необходимо първо да експортирате данните в самостоятелен файл. Следните инструкции ще ви позволят да изпълните задачата бързо чрез копиране и поставяне:

1. Отворете Outlook и влезте в изгледа Mail.
2. Отворете папката, чието съдържание трябва да бъде прехвърлено.
3. Копирайте всички имейли със или без текст (вижте върха по -долу).
4. Отворете MS Excel.
5. Създайте нов файл с електронна таблица.
6. Вмъкнете копираните имейли - изберете клетка A1 и поставете, като използвате стандартния „Ctrl + Команда V ’/’ + V 'команда за експортиране на имейли на Outlook.
7. Запазете файла. на вашето устройство с Windows или Mac.

Как да копирате имейли за Microsoft Excel (Стъпка 3)

Има два метода за импортиране на имейли във всяка версия, включително Outlook 2013, със или без текст. За запазване на съдържанието, моля, следвайте всички стъпки по-долу. За експортиране без текст, моля, започнете от стъпка 6.

Направете следното:

1. Деактивирайте режима на екрана за четене на Outlook чрез менюто „Изглед“.
   
2. Докато все още сте във View, щракнете върху опцията Добавяне на колони.
3. Новото поле, наречено Показване на колони, ви позволява да избирате колони от „Всички полета за поща“. Изберете тази опция.
4. В списъка „Налични колони“, маркирайте „Съобщение“.
5. Завършете, като щракнете върху „Добавяне“ и „OK“.
6. Маркирайте пълното съдържание на пощенската кутия във вашата отворена папка.
7. Копирайте данните на Outlook, като използвате „Ctrl + C 'команда.

Експортирайте имейли от Outlook в Excel с дата и час

ако трябва да запазите данните за датата и часа, използвайте копието & метод на поставяне. Системата Outlook ще ви позволи да преглеждате имейли от определен диапазон от данни. Методът е подобен на обикновеното директно копиране. Ето какво да направя:

1. Отивам за да лента за търсене на Outlook 2010 или друга версия.
2. Въведете двете дати определяне на обхвата.
3. Щракнете върху „Enter“.
4. Маркирайте имейлите с периода от време (използвайте върха за Стъпка 3 горе).
5. Копирайте селекцията (Ctrl + ° С).
6. Отворено MS Excel.
7. Вмъкнете копираните данни в празна електронна таблица (Ctrl + В).

Поздравления! Съобщенията с посочените времеви параметри вече са добавени към вашата електронна таблица. Няма нужда да търсите никакви папки на нашето устройство — просто копирайте и поставете директно. Този основен метод се използва за специфични видове аналитична работа. Моля, обърнете внимание, че вместо това не генерира експортиран CSV файл, запазвате електронните таблици след поставяне на данните. Вече знаете как да експортирате имейли от Outlook в Excel с дата и час.

Заключителни думи

Най-често срещаните методи за прехвърляне на пощенски данни от Outlook 2019 и предишните издания на Excel са описани по-долу. Ако едната или и двете ви системи са Macintosh, последователността е подобна .Ако трябва физически да прехвърлите CSV файла на друг компютър, можете да използвате всяка външна памет за съхранение или да я запишете в облак. Можете също да го изпратите по имейл на вашия адрес за Mac.

Ако имате нужда от резервно копие, можете също да експортирате имейли на Outlook в самостоятелен PST файл и да го запишете на безопасно място. Софтуерът ще съдържа не само съобщенията, но и вашите контакти, задачи и задания. Можете също така да прехвърляте имейли от други пощенски клиенти директно в Outlook, като използвате специален конвертор, който генерира PST файлове. Данните могат да бъдат изтеглени в отделен файл или директно във вашия активен профил в Outlook.

Често задавани въпроси

Как да експортирам няколко имейла от Outlook в Excel?

Има два популярни начина за експортиране на имейли от Outlook. Първият начин е да използвате функцията за импортиране/експортиране, налична в настолното приложение Outlook, тъй като функцията не е налична в уеб версията на Outlook. Съветникът за експортиране предлага съвети, докато експортирате файл. Но обърнете внимание на две основни настройки. Уверете се, че сте избрали “Експорт във файл” и изберете файловия формат като “CSV” вместо .pst. Последният формат се използва главно като архивен файл или за качване на имейли в друг акаунт в Outlook. Вместо да използвате вградената функция, вторият метод е да използвате решение на трета страна, което може извличане на имейли от Outlook в поддържан от Excel формат, като .xlsx. Можете да използвате нашите Data Export Kit софтуер тъй като предлага интуитивен съветник за експортиране и поддържа множество формати.

Как да копирам и поставя няколко имейл адреса от Outlook в Excel?

Има няколко начина да направите това. За имейл адреси, съхранени в Разпределение или Групи, стартирайте Outlook и изберете Контакти. Активирайте опцията Списък, за да видите наличните контакти и задръжте бутона CTRL и щракнете върху отделни имейли, за да ги копирате. Копирайте и след това поставете контактите в работната книга на Excel. на второ място, можете ръчно да експортирате имейл адреси на Outlook с помощта на функцията Импортиране/Експортиране. При експортиране като файл, изберете Разделени със запетаи стойности и изберете Контакти. на трето място, възможно е да използвате a комплект за извличане на данни софтуер, който може автоматично да извлича контакти от PST файлове.

Мога ли да експортирам целите си имейли в Outlook?

Да, ако планирате да импортирате имейлите на Outlook в друг акаунт от същия доставчик на имейл услуги, можете да използвате функцията за импортиране/експортиране. В съветника за експортиране, избирам “Файл с данни на Outlook .pst) като формат. Следващата стъпка е доста лесна. Изберете папката, от която да експортирате, например, Входящи или Изпратени елементи. Единственият недостатък на този метод е, че не предлага гъвкави формати. 1. най-добрият начин за запазване на имейли от Outlook което е по-здраво и гъвкаво е чрез използване на инструмент за извличане на данни.

Мога ли да извлека данни от прикачен файл в Excel?

Да, възможно е да анализирате данни от прикачените Excel файлове. Но ще трябва да използвате интеграция на трета страна с функция за анализ. Много потребители използват Power Automate (по-рано Microsoft Flow). Те могат да анализират данните и да изпълняват допълнителни автоматизирани функции като добавяне на данните към централна база данни. Power Automate не е единственият инструмент, който предлага тази функция. Има много други интеграции на трети страни.

Мога ли да свържа Outlook към Excel?

Да, потребителите могат да създадат мост, който им позволява автоматично да изпращат автоматизирани имейли от Outlook към Excel. Въпреки това, няма собствена функция, която да направи това. Потребителите трябва да намерят външни решения, предоставени от Microsoft като Power Automate или други интеграции на трети страни от доставчици като Zaiper, Automate.io, и т.н..

Мога ли да конвертирам PST файл в Excel?

Да, възможно е да конвертирате PST, формат, използван от Microsoft Outlook за съхраняване на неговата информация, към файл на Excel, поддържащ редове и колони. За тази операция, необходимо е да се намери инструмент за преобразуване. На пазара има много инструменти от доставчици като Cooltutilis, FileProInfo, Утвърждавам, и още. Много инструменти са безплатни или могат да имат безплатен пробен период. Препоръчваме ви да изпробвате безплатната версия на Data Extraction Kit за автоматично експортиране на PST елементи във файла на Microsoft Excel.

Как да експортирате имейл от Outlook в Excel ръчно?

1. 1. В Outlook щракнете Файл след това изберете Отворено & Износ.
   2. Щракнете върху Импортиране/експортиране, избирам Експорт във файл и кликнете върху Следваща бутон.
   3. Изберете Отделени със запетая стойности и кликнете Следваща.
   4. Изберете папка, съдържаща имейли за експортиране, въведете име на файл, и кликнете ОК.
   5. Посочете местоположение за запазване на CSV файла и щракнете Следваща, след това щракнете върху завършек.