Освен основните операции с електронната поща, Outlook има много екстри, които да ви помогнат да организирате работата. Задачите са елементи, генерирани от него Функция To-Do. Те ви позволяват да създавате задачи и да задавате напомняния, за да осигурите завършване до крайния срок. Понякога, потребителите искат да експортират задачи на Outlook на друго място или да ги архивират.
Това е популярен инструмент за корпоративна употреба. Достъпът до задачите се осъществява чрез навигационния екран, който съдържа иконата (Задачи/Задачи) заедно с иконите за вашия календар и контакти. Може да се наложи да експортирате задачи при надстройка на системата или преместване на друга машина.
Прехвърлянето в Excel е често срещан сценарий, и това не е ракетна наука. Лесно експортирайте задачи на Outlook към друг потребител или компютър. Нашето ръководство ще ви помогне да постигнете безупречен резултат, при условие че всяка стъпка се обработва внимателно. Той обхваща два начина за подход към задачата - ръчен и автоматичен.
Ако търсите как да интегрирате Microsoft To Do с Outlook, проверете следния видеоклип:
Как да го направим
Ако предпочитате ръчния път, можете да използвате вградената функционалност, за да преместите задачите си в електронна таблица-файл на Excel. В различни версии на Outlook, магьосникът е призован по различен начин. Изберете метода за вашата версия и преминете към следващите стъпки за експортиране на задачи на Outlook в Excel.
- 2013 и по-късно: от Файл към Отворено & Износ към Импортиране/експортиране;
- 2010: от Файл към Отворете за импортиране;
- 2007: от Файл към Внос и износ.
Експортиране на задачи на Outlook в CSV
След отваряне на съветника, трябва да щракнете през неговите екрани. Системата ще ви преведе през всички необходими настройки, така че не е нужно да сте професионалист, за да конвертирате заданията.
Начини за експортиране на задачи на Outlook в Excel
Ако трябва да се експортирайте задачи на Outlook в Excel, следвайте седемте стъпки по -долу, за да продължите по ръчен начин.
- В прозорец на съветника, посочете, че ще експортирате във файл.
- Изберете целевия формат ( Отделени със запетая стойности ) за експортиране на задачи на Outlook в CSV файла.
- От списъците с папки, избирам Задачи за съответната сметка.
- Използвайте функцията Преглед, за да посочите местоположението на вашия файл.
- Дайте име на CSV файла.
- Потвърдете с OK
- Продължете по -нататък и щракнете върху завършек бутон за експортиране на задачи.
Сега ще видите известие, което ви предупреждава, че целевият формат не поддържа повтарящи се срещи или задачи. Това е нормално. Прозорецът ви подканва да посочите периода от време, така че направете го и потвърдете с OK. Това е всичко! Тези стъпки ще експортират задачи на Outlook във файл с разширението *.csv.
Сега можете да отворите файла в Excel, запишете го на външно хранилище, за да създадете резервно копие, или го преместете физически на друг компютър. Можете също така да използвате всяко облачно хранилище, достъпно от двете машини. Последната стъпка на преобразуване като CSV е опростена - експортираният файл може да съхранява само един лист без форматиране или формули. междувременно, Excel файл предлага широка гъвкавост.
сцена 2. Преобразуване на формата
Сега, трябва да намерите файла, който току -що сте създали. Ако експортирате задачи на Outlook в Excel - т.е., създайте CSV файл и го отворете в MS Excel - ще можете да промените формата на работната книга на Excel, така че можете да приложите произволно форматиране. Ето как да направите това:
- Намерете ново експортирания файл (*.CSV) и щракнете двукратно върху него, за да отворите в Excel.
- Проверете съдържанието и отворете Файл меню.
- Запазете файла като електронна таблица на Excel.
Сега, you have a file that is perfectly compatible with Excel and allows rich formatting. You can split the data into several sheets, apply colors, fonts, и т.н.. This would not be possible with plain text saved as CSV.
Backup or Export Outlook Task List as PST
CSV is not the only possible format for backup. PST, the native Outlook type, may also be created. Instead of creating an Excel file, you can save your Tasks and open them in Outlook on a different computer. Ето как.
- Отворете MS Outlook.
- Отидете на Файл меню.
- Избери Отворено & Износ опция.
- Изберете Импортиране/експортиране.
- Specify that you will export the data to a file.
- Choose the necessary format (PST).
- Choose Outlook tasks in the folder list.
- Запазете резултата и завършете операцията.
Импортиране на данните
След като експортирате заданията си, можете да ги отворите чрез същата програма на различен компютър. Тъй като PST е общопризнат от всички версии на Outlook, това е гладка процедура. Просто експортирайте във файл и следвайте тези стъпки.
- Отвори Импортиране/експортиране съветника, следвайки инструкциите по -горе (в зависимост от вашата версия на пощенския клиент).
- Изберете Внос от друга програма или файл.
- Изберете формата (PST) и продължете по -нататък.
- Прегледайте изходния файл.
- Изберете действие за дубликати (можете да ги запазите или замените).
- След приключване, данните ще бъдат прехвърлени във вашето копие на Outlook.
Посочената по-горе процедура може да се използва и за прехвърляне на задачи, съхранени като CSV. В този случай, само стъпка 3 ще бъде различно. Ще трябва да изберете Стойности, разделени със запетая, вместо Файл с данни на Outlook.
Допълнителен съвет: Автоматизирано решение
Използването на извличане на данни Kit за Outlook, помощна програма на трета страна за безпроблемна миграция, можете да трансформирате заданията си в други формати. Това е светкавичен и супер удобен метод. Вашите задачи в Outlook и друга информация може да се експортират в различни пощенски системи или да се използват за специални цели като електронно откриване.
* - Нерегистрираната версия преобразува ограничен брой съобщенияОсновните предимства включват:
- миграция към десетки други формати (PDF, EML, RTF, HTML, ТЕКСТ, MHT, и т.н…);
- разширено архивиране;
- гладки възможности за архивиране;
- архивиране и възстановяване на пароли за Outlook;
- съвместимост с всички популярни версии на MS Outlook, и двете 32- и 64-битов;
- генериране на различни доклади за криминалистични цели.
Както виждаш, основните предимства са бързината и удобството. Няма да се налага да преминавате през многостепенен износ/импорт и да жонглирате с приложенията. Всичко, от което се нуждаете, за да архивирате задачи на Outlook, е една част от софтуер за преобразуване. Той идва с прост интерфейс с всички необходими функции и интуитивен контрол. Разширените опции за филтриране позволяват фина настройка на изхода.
Долния ред
Сега знаете как да експортирате задачи от Outlook. Както виждаш, това не е процес с едно щракване, но това не надхвърля разбирането на обикновения потребител. Всичко, от което се нуждаете, е приложението за поща и Excel. Те могат да бъдат инсталирани на едни и същи или различни компютри. Генерирането на CSV е лесно чрез съветника. Можете също да експортирате във файл с разширението PST за използване в друга версия на Outlook.
Други уроци
