Как да намерите стари имейли в Outlook: Пълното ръководство

Перспектива, един от най-популярните имейл клиенти, се използва широко от физически лица и фирми за управление на техните имейл комуникации. С течение на времето, самият обем от получени и изпратени имейли може да стане огромен, което прави намирането на стари имейли предизвикателство.

Ако използвате Microsoft Outlook за управление на вашата електронна поща, може да се наложи да намерите стари имейл съобщения. Това може да е трудно, ако не знаете къде да търсите или какви критерии за търсене да използвате. Може също да бъде предизвикателство, ако редовно изтривате имейлите си. За щастие, Outlook предоставя няколко функции и техники, които могат да помогнат на потребителите да намират стари имейли бързо и ефективно. В тази статия, ще проучим различни методи, за да ви помогнем да намерите по-стари имейли и как да намерите стари имейли в Outlook и Office 365 използвайки различни методи.

Защо не мога да намеря старите си имейли в Outlook?

Ако сте офис 365 потребител, има голям шанс да използвате настолното приложение Outlook. И ако използвате Outlook, вероятно е да не виждате всичките си имейли.

Това е така, защото изгледът по подразбиране за Outlook показва само имейли от последните две седмици. За да видите старата поща, ще трябва да промените настройките си за изглед.

Има няколко други причини, поради които може да не можете да намерите старите си имейли в Outlook. Една от възможностите е да сте ги изтрили случайно. За да проверите дали това е така, отидете в папката Изтрити елементи и вижте дали са там. Ако те са, можете да ги преместите обратно във входящата си кутия.

Друга възможност е, че сте архивира старите ви имейли. Outlook автоматично архивира имейли над определена възраст, и можете сами да архивирате имейли.

За да проверите дали вашите имейли са архивирани, отидете в папката Архив и вижте дали са там. Ако те са, можете да ги преместите обратно във входящата си кутия.

Как да намерите стари имейли в имейл клиента на Outlook

Методи за намиране на стари имейли в Outlook

1. • Използване на функцията за търсене: Най-бързият и удобен начин за намиране на стари имейли в Outlook е чрез вградената функция за търсене. За достъп до тази функция, щракнете върху полето за търсене, разположено в горната част на прозореца на Outlook. Можете да въведете ключови думи, свързани с имейла, който търсите, като например името на подателя, предмет, или конкретно съдържание. Outlook ще покаже списък със съвпадащи имейли въз основа на вашите критерии за търсене, което ви позволява лесно да намерите желаното съобщение.
   • Използване на филтри: Outlook включва разширени опции за филтриране, които позволяват на потребителите да стеснят своите резултати от търсене въз основа на конкретни параметри. За достъп до тези филтри, щракнете върху полето за търсене, както беше споменато по-рано, и след това щракнете върху “Търсене” раздел, който се появява в лентата. Тук, можете да филтрирате имейли въз основа на критерии като дата, изпращач, предмет, или прикачени файлове. Чрез посочване на съответните параметри, можете да прецизирате търсенето си и бързо да намерите необходимите стари имейли.
   • Сортиране на имейли по дата: Сортирането на имейли по дата може да бъде ефективен начин за намиране на по-стари имейли в Outlook. По подразбиране, Outlook показва имейлите в реда, в който са получени или изпратени, с най-новите имейли в горната част. За да обърнете реда и да покажете първо най-старите имейли, трябва да кликнеш върху “Приет” или “Изпратено” заглавка на колона. Това пренареждане улеснява намирането на имейли от определен период от време или период от време.
   • Използване на папки и подпапки: Организирането на имейли в папки и подпапки е друг полезен метод за намиране на стари имейли. Чрез създаване на папки въз основа на конкретни категории или проекти, можете да сортирате и съхранявате съответно имейли. За да създадете нова папка, щракнете с десния бутон върху вашата пощенска кутия или съществуваща папка, изберете “Нова папка,” и дайте име за него. След като папките са създадени, можете ръчно да премествате имейли в съответните папки. Насам, можете бързо да навигирате до желаното място и да извличате по-стари имейли, когато е необходимо.
   • Архивиране на имейли: Архивирането на имейли е ефективен начин да разчистите входящата си поща, като същевременно запазите достъп до по-стари съобщения. Outlook предоставя функция за автоматично архивиране, която автоматично премества по-стари имейли в архивна папка въз основа на конкретни критерии, които дефинирате. За да активирате автоматичното архивиране, Отиди на “Файл,” тогава “Опции,” следван от “Разширено.” Тук, можете да зададете предпочитанията за архивиране, включително времевата рамка за архивиране. Веднъж конфигуриран, Outlook ще премести по-стари имейли от входящата ви кутия в папка Архив.

Използване на папки за търсене

Ако използвате Outlook на вашия компютър с Windows, можете да търсите предишни имейли в инсталираната версия на Microsoft Outlook, която е настроена да изпраща и получава Office 365 имейли. Този метод работи, ако вече не сте изтрили старата поща и данните, които трябва да намерите.

За да намерите имейлите, от които се нуждаете, първо, навигирайте до “Папка” раздела на менюто и щракнете “Ново търсене Папка”. В съвременните версии на Outlook е достатъчно да щракнете “Търсене на папки” и тогава “Ново търсене Папка…” вещ.

В “Ново търсене Папка” прозорец, превъртете надолу до “Организиране на поща” раздел и щракнете “Стара поща”.

След като сте направили това, ще можете да изберете колко назад искате да намерите данни (e.g., две седмици, един месец, три месеца, шест месеца, или година).

След като направите своя избор, кликване “ОК”, и търсенето ще започне.

Тогава, върнете се към основния прозорец (на който сте били, преди да отворите “Ново търсене Папка” опция) за да видите вашите резултати, които ще бъдат показани в отделна папка.

Оттам, можете да плъзнете и пуснете имейл съобщенията във вашата входяща кутия (или където и да искате да ги съхранявате).

Можете също да запазите това търсене като персонализиран изглед, който можете да използвате отново в бъдеще, като щракнете върху “Запази като” бутон.

Както споменахме, това не е метод за намиране на имейл съобщения, които са изтрити за постоянно. Ако искате да възстановите изтритите елементи, ще трябва да научите как да намерите стари изтрити имейли в Outlook.

Използване на опцията за разширено търсене на инструментите за търсене

Outlook, оборудван с функция за разширено търсене по много критерии. Тази функция беше в бързия достъп в предишните версии на Outlook, обаче, може да се наложи да го активирате нарочно, ако няма раздел Търсене в лентата на Outlook. Ето как да направите това:

1. 1. Щракнете с десния бутон върху лентата на Outlook и изберете “Персонализиране на лентата” в списъка с опции.
      * – алтернативно можете да използвате менюто Файл > Опции
   2. В “Изберете команда от:” списък изберете “Раздели с инструменти” вещ.
   3. Намерете “Инструменти за търсене” заглавката по-долу и щракнете “Търсене” вещ.
   4. Щракнете върху “Добави” бутон.
   5. Накрая щракнете “ОК” бутон за запазване на промените.

Сега можете да видите “Търсене” раздел в лентата на Outlook. Кликнете върху него, за да видите наличните опции за търсене.

Можете да използвате опцията Search Tools, за да стартирате “Разширено търсене” двигател, където можете да търсите имейли на Outlook по множество критерии.

Като алтернатива можете да използвате помощника на Outlook (полето за търсене “Кажи ми какво искаш да направиш”) за бърз достъп до Инструменти за търсене или за стартиране на Разширено търсене.
Щракнете върху помощното поле или натиснете Alt+Q пряк път и въведете името на желаната опция, след това щракнете върху него, за да стартирате.

Как да извлечете стари имейли от Microsoft Exchange Server

Имейл услугите на Microsoft Exchange са популярен пощенски сървър, използван от бизнеса. Ако сте потребител на Exchange Server, може да успеете да извлечете стари имейли от самия сървър.

За да намерите стари имейли на Outlook по този начин, стъпките са както следва:

1. Отворете Microsoft Outlook и щракнете върху “Файл” раздел.
2. Тогава, изберете “Настройки На Профила”.
3. Следваща, щракнете двукратно върху вашия Exchange акаунт, за да отворите “Промяна на акаунта” прозорец.
4. В “Промяна на акаунта” прозорец, отидете до “Още настройки” и щракнете върху “Напреднал” бутон. Това ще отвори “Разширено търсене” прозорец.
5. Можете да търсите стари имейли по дата, изпращач, получател, предмет, или други критерии.
6. След като намерите имейлите, които търсите, можете да ги преместите във входящата си кутия (или където и да искате да ги съхранявате).

Можете също експортирайте пощенска кутия на Exchange в PST файл.

Проверете режима за обмен на кеша

Режимът Cache Exchange е функция в Outlook, която съхранява копие на вашата пощенска кутия на Exchange на вашия компютър. Това може да бъде полезно, ако искате да имате достъп до имейлите си офлайн или ако искате да подобрите ефективността.

Въпреки това, режимът Cache Exchange също може да ви попречи да видите най-новите си имейли. За да проверите дали това е така, отидете до “Файл” раздел и щракнете върху “Настройки на акаунта.”

Тогава, щракнете двукратно върху вашия Exchange акаунт, за да отворите “Промяна на акаунта” прозорец или изберете името на вашия акаунт и щракнете “промяна…”

В “Промяна на акаунта” прозорец, отидете до “Напреднал” и потърсете “Настройки на файла на офлайн папка” раздел.

За Exchange сметки, можете да промените параметрите за кеширан режим на обмен, които са налични само в този случай. Клиентите на Outlook в Windows по подразбиране запазват имейли на компютър за една година, като използват локално хранилище.

След това, локалното клиентско хранилище на Outlook се изчиства от предишни съобщения. Плъзнете диска надясно от 1 година на всички. След това следвайте инструкциите на екрана, за да завършите конфигурирането и рестартирането на Outlook, след което промените трябва да влязат в сила.

След това, старите ви имейли не трябва да се изтриват от компютъра ви три или дванадесет месеца.

Как да извлечете стари имейли в Outlook Web Client

Ако използвате уеб приложението Outlook с Office 365, можете да намерите старите си имейл съобщения по няколко начина.

Тъй като част от старата ви поща автоматично ще бъде архивирана, най-добре е да започнете с проверка на “Архив” папка. За да направите това, щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл и изберете “поща.”

Тогава, кликнете върху “Опции” и изберете “Вижте всички опции.” Следваща, отидете до “Поща” раздел и щракнете върху “Настройки за автоматично архивиране.”

Оттам, можете да промените колко често искате Outlook автоматично да архивира вашите имейли.

Можете също така ръчно да архивирате вашите имейли, като изберете имейлите, които искате да архивирате, и щракнете върху “Архив” бутон.

Ако не са в “Архив” папка, има шанс да сте ги изтрили. Най-добре е да проверите “Изтрити” папка следваща.

Ако сте ги изтрили и те са в тази папка, можете да изберете имейлите и да кликнете върху “Възстановяване на избраните елементи” бутон.

Можете също да намерите стари имейли, като ги потърсите. За да направите това, щракнете върху лентата за търсене и въведете това, което търсите.

Промяна на правилата за задържане

Политиките за задържане се използват, за да се определи колко дълго трябва да се съхраняват имейлите, преди да бъдат изтрити.

Можете да промените правилата за съхранение, ако искате да запазите старата си поща по-дълго.

Първо, отворете контролния панел на Exchange, като отидете на “Управление на съответствието.”

Тогава, кликнете върху “Политики за задържане.” Оттам, можете да създадете нова политика за задържане или да редактирате съществуваща.

За да конфигурирате новата политика, изберете “Не изтривайте елементи, докато не са по-стари от” и въведете броя дни, в които искате да съхранявате имейлите.

Можете също така да изберете имейлите да бъдат изтрити след определен брой дни или седмици. Или научете как да спрете Outlook да изтрива имейли в предишната ни публикация в блога.

След като направите промените си, трябва да кликнеш върху “Запазване” бутон.

Възстановяване на стари имейли от резервно копие

Ако сте направили резервно копие на вашия Office 365 данни, преди имейлите да бъдат изтрити, можете да използвате това архивиране, за да възстановите старите си имейли.

За да направите това, отворите “Файл” раздел и щракнете върху “Отворено & Експортиране.”

Тогава, кликнете върху “Внос износ.”

В следващия прозорец, изберете “Внос от друга програма или файл” опция и щракнете върху “Следваща” бутон.

Тогава, изберете “Файл с данни на Outlook (.PST)” опция и щракнете върху “Следваща” бутон.

В следващия прозорец, изберете архивния файл, който искате да използвате, и щракнете върху “Отворено” бутон.

Тогава, изберете пощенската кутия, която искате да импортирате от архивния файл, и щракнете върху “завършек” бутон.

Можете също така да извършите Kernel Office 365 резервно копие. За да направите това, изтеглете и инсталирайте Kernel Office 365 Архивиране & Инструмент за възстановяване.

След като се инсталира, отворете инструмента и изберете “Архивиране” опция.

В следващия прозорец, изберете пощенската кутия, която искате да архивирате, и щракнете върху “Добави” бутон.

Тогава, изберете местоположението, където искате да запишете архивния файл, и щракнете върху “ОК” бутон.

Изберете “Избройте всички пощенски кутии” за архивиране на всички пощенски кутии във вашия Office 365 сметка.

Използвайте желаните филтри, за да филтрирате елементите в пощенската кутия според вашите нужди и щракнете върху ръководения процес

Процесът на архивиране сега ще започне. След като приключи, ще имате PST файл, който можете да използвате, за да възстановите старите си имейли.

Пример, как да намеря поща от текущата година

Outlook вече ще показва всички имейли, получени през текущата година.

заключение

Има няколко различни начина, по които можете да намерите стари имейли в Office 365. Шансовете са, вашата стара поща е или архивирана, или наскоро изтрита.

Въпреки това, ако не можете да намерите старите си имейли, можете да опитате да промените правилата за задържане или да поправите изтритите съобщения с помощта на софтуер за възстановяване или да ги възстановите от резервно копие.

Често задавани въпроси

Outlook изтрива ли стари имейли?

Дали Office 365 изтрива старата поща или не зависи от това как сте конфигурирали Outlook. По подразбиране, Outlook не изтрива стари имейли, но има опция за автоматично архивиране на имейли след определен период. Ако сте активирали тази опция, старите ви имейли ще бъдат преместени в архивна папка и повече няма да се показват във входящата ви кутия. Все още можете да получите достъп до тях, ако е необходимо, но те вече няма да претрупват входящата ви кутия. в края на краищата, дали Outlook ще изтрие стари имейли зависи от вас.

Колко дълго Outlook съхранява имейли?

Това зависи от това как сте конфигурирали Outlook. По подразбиране, Outlook не изтрива стари имейли, но има опция за автоматично архивиране на имейли след определен период. Ако тази опция е активирана, старите ви имейли ще бъдат преместени в архивна папка и повече няма да се показват във входящата ви кутия. Можете да изберете всякаква времева рамка, за която имейлите да бъдат архивирани.

Как да намеря стари имейли в Outlook по дата?

За да намерите стари имейли в Outlook по дата, отворите “Търсене” и щракнете върху “Разширено търсене” опция. Тогава, изберете пощенската кутия, в която искате да търсите, и въведете диапазона от дати, който искате да търсите. Кликнете на “Търсене” бутон, и всички имейли от този период от време ще се покажат. След това можете да превъртите през резултатите и да намерите имейла, който търсите.

Как да накарам Outlook да показва всичките ми имейли?

Ако не виждате всичките си имейли в Outlook, вероятно е защото се филтрират по някакъв начин. За да поправя това, отворите “Изглед” и щракнете върху “Показване като разговори” опция. Това ще покаже всички ваши имейли в списък, независимо дали са част от разговор или не. Ако все още не виждате всичките си имейли, филтър може да ги крие. За да поправя това, отворите “Изглед” и щракнете върху “Промяна на изгледа” опция. Тогава, изберете “Всички съобщения” опция от списъка с налични изгледи. Това ще покаже всичките ви имейли, дори тези, скрити от филтър.