Перспектива, един от най-популярните имейл клиенти, се използва широко от физически лица и фирми за управление на техните имейл комуникации. С течение на времето, самият обем от получени и изпратени имейли може да стане огромен, което прави намирането на стари имейли предизвикателство.
Ако използвате Microsoft Outlook за управление на вашата електронна поща, може да се наложи да намерите стари имейл съобщения. Това може да е трудно, ако не знаете къде да търсите или какви критерии за търсене да използвате. Може също да бъде предизвикателство, ако редовно изтривате имейлите си. За щастие, Outlook предоставя няколко функции и техники, които могат да помогнат на потребителите да намират стари имейли бързо и ефективно. В тази статия, ще проучим различни методи, за да ви помогнем да намерите по-стари имейли и как да намерите стари имейли в Outlook и Office 365 използвайки различни методи.
Защо не мога да намеря старите си имейли в Outlook?
Ако сте офис 365 потребител, има голям шанс да използвате настолното приложение Outlook. И ако използвате Outlook, вероятно е да не виждате всичките си имейли.
Това е така, защото изгледът по подразбиране за Outlook показва само имейли от последните две седмици. За да видите старата поща, ще трябва да промените настройките си за изглед.
Има няколко други причини, поради които може да не можете да намерите старите си имейли в Outlook. Една от възможностите е да сте ги изтрили случайно. За да проверите дали това е така, отидете в папката Изтрити елементи и вижте дали са там. Ако те са, можете да ги преместите обратно във входящата си кутия.
Друга възможност е, че сте архивира старите ви имейли. Outlook автоматично архивира имейли над определена възраст, и можете сами да архивирате имейли.
За да проверите дали вашите имейли са архивирани, отидете в папката Архив и вижте дали са там. Ако те са, можете да ги преместите обратно във входящата си кутия.
Как да намерите стари имейли в имейл клиента на Outlook
Методи за намиране на стари имейли в Outlook
-
- Използване на функцията за търсене: Най-бързият и удобен начин за намиране на стари имейли в Outlook е чрез вградената функция за търсене. За достъп до тази функция, щракнете върху полето за търсене, разположено в горната част на прозореца на Outlook. Можете да въведете ключови думи, свързани с имейла, който търсите, като например името на подателя, предмет, или конкретно съдържание. Outlook ще покаже списък със съвпадащи имейли въз основа на вашите критерии за търсене, което ви позволява лесно да намерите желаното съобщение.
- Използване на филтри: Outlook включва разширени опции за филтриране, които позволяват на потребителите да стеснят своите резултати от търсене въз основа на конкретни параметри. За достъп до тези филтри, щракнете върху полето за търсене, както беше споменато по-рано, and then click on the “Search” tab that appears in the ribbon. Тук, можете да филтрирате имейли въз основа на критерии като дата, изпращач, предмет, или прикачени файлове. Чрез посочване на съответните параметри, можете да прецизирате търсенето си и бързо да намерите необходимите стари имейли.
- Сортиране на имейли по дата: Сортирането на имейли по дата може да бъде ефективен начин за намиране на по-стари имейли в Outlook. По подразбиране, Outlook показва имейлите в реда, в който са получени или изпратени, с най-новите имейли в горната част. За да обърнете реда и да покажете първо най-старите имейли, click on the “Received” or “Sent” column header. Това пренареждане улеснява намирането на имейли от определен период от време или период от време.
- Използване на папки и подпапки: Организирането на имейли в папки и подпапки е друг полезен метод за намиране на стари имейли. Чрез създаване на папки въз основа на конкретни категории или проекти, можете да сортирате и съхранявате съответно имейли. За да създадете нова папка, щракнете с десния бутон върху вашата пощенска кутия или съществуваща папка, select “New Folder,” and provide a name for it. След като папките са създадени, можете ръчно да премествате имейли в съответните папки. Насам, можете бързо да навигирате до желаното място и да извличате по-стари имейли, когато е необходимо.
- Архивиране на имейли: Архивирането на имейли е ефективен начин да разчистите входящата си поща, като същевременно запазите достъп до по-стари съобщения. Outlook предоставя функция за автоматично архивиране, която автоматично премества по-стари имейли в архивна папка въз основа на конкретни критерии, които дефинирате. За да активирате автоматичното архивиране, go to “File,” then “Options,” followed by “Advanced.” Here, можете да зададете предпочитанията за архивиране, включително времевата рамка за архивиране. Веднъж конфигуриран, Outlook ще премести по-стари имейли от входящата ви кутия в папка Архив.
Използване на папки за търсене
Ако използвате Outlook на вашия компютър с Windows, можете да търсите предишни имейли в инсталираната версия на Microsoft Outlook, която е настроена да изпраща и получава Office 365 имейли. Този метод работи, ако вече не сте изтрили старата поща и данните, които трябва да намерите.
За да намерите имейлите, от които се нуждаете, първо, navigate to the “Folder” menu tab and click “New Search Folder”. In modern Outlook versions it is enough to click “Search Folders” and then “New Search Folder…” item.
In the “New Search Folder” window, scroll down to the “Organizing Mail” section and click “Old mail”.
След като сте направили това, ще можете да изберете колко назад искате да намерите данни (e.g., две седмици, един месец, три месеца, шест месеца, или година).
След като направите своя избор, click “OK”, и търсенето ще започне.
Тогава, върнете се към основния прозорец (that you were on before opening the “New Search Folder” option) за да видите вашите резултати, които ще бъдат показани в отделна папка.
Оттам, можете да плъзнете и пуснете имейл съобщенията във вашата входяща кутия (или където и да искате да ги съхранявате).
You can also save this search as a custom view that you can use again in the future by clicking the “Save as” button.
Както споменахме, това не е метод за намиране на имейл съобщения, които са изтрити за постоянно. Ако искате да възстановите изтритите елементи, ще трябва да научите как да намерите стари изтрити имейли в Outlook.
Използване на опцията за разширено търсене на инструментите за търсене
Outlook, оборудван с функция за разширено търсене по много критерии. Тази функция беше в бързия достъп в предишните версии на Outlook, обаче, може да се наложи да го активирате нарочно, ако няма раздел Търсене в лентата на Outlook. Ето как да направите това:
-
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Персонализиране на лентата” in the list of Options.
* – alternatively you may use menu File > Опции - В „Изберете команда от:” list choose the “Раздели с инструменти" вещ.
- Намерете „Инструменти за търсене” header below and click “Търсене" вещ.
- Щракнете върху"Добави"бутон.
- Finally click “ОК” button to save changes.
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Персонализиране на лентата” in the list of Options.
Now you could see the “Search” tab in the Outlook ribbon. Кликнете върху него, за да видите наличните опции за търсене.
You may use the Search Tools option to launch the “Advanced Find” engine where you may search Outlook emails by multiple criteria.
Като алтернатива можете да използвате помощника на Outlook (the search field “Tell me what you want to do”) за бърз достъп до Инструменти за търсене или за стартиране на Разширено търсене.
Щракнете върху помощното поле или натиснете Alt+Q пряк път и въведете името на желаната опция, след това щракнете върху него, за да стартирате.
Как да извлечете стари имейли от Microsoft Exchange Server
Имейл услугите на Microsoft Exchange са популярен пощенски сървър, използван от бизнеса. Ако сте потребител на Exchange Server, може да успеете да извлечете стари имейли от самия сървър.
За да намерите стари имейли на Outlook по този начин, стъпките са както следва:
- Open Microsoft Outlook and click on the “File” tab.
- Тогава, select “Account Settings”.
- Следваща, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window.
- In the “Change Account” window, go to the “More Settings” tab and click on the “Advanced” button. This will open the “Advanced Find” window.
- Можете да търсите стари имейли по дата, изпращач, получател, предмет, или други критерии.
- След като намерите имейлите, които търсите, можете да ги преместите във входящата си кутия (или където и да искате да ги съхранявате).
Можете също експортирайте пощенска кутия на Exchange в PST файл.
Проверете режима за обмен на кеша
Режимът Cache Exchange е функция в Outlook, която съхранява копие на вашата пощенска кутия на Exchange на вашия компютър. Това може да бъде полезно, ако искате да имате достъп до имейлите си офлайн или ако искате да подобрите ефективността.
Въпреки това, режимът Cache Exchange също може да ви попречи да видите най-новите си имейли. За да проверите дали това е така, go to the “File” tab and click on “Account Settings.”
Тогава, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window or select your account name and click “Change…”
In the “Change Account” window, go to the “Advanced” tab and look for the “Offline Folder File Settings” section.
За Exchange сметки, можете да промените параметрите за кеширан режим на обмен, които са налични само в този случай. Клиентите на Outlook в Windows по подразбиране запазват имейли на компютър за една година, като използват локално хранилище.
След това, локалното клиентско хранилище на Outlook се изчиства от предишни съобщения. Плъзнете диска надясно от 1 година на всички. След това следвайте инструкциите на екрана, за да завършите конфигурирането и рестартирането на Outlook, след което промените трябва да влязат в сила.
След това, старите ви имейли не трябва да се изтриват от компютъра ви три или дванадесет месеца.
Как да извлечете стари имейли в Outlook Web Client
Ако използвате уеб приложението Outlook с Office 365, можете да намерите старите си имейл съобщения по няколко начина.
Тъй като част от старата ви поща автоматично ще бъде архивирана, it is best to start by checking the “Archive” folder. За да направите това, click on the gear icon in the upper-right corner and select “Mail.”
Тогава, click on “Options” and select “See All Options.” Next, go to the “Mail” section and click on “Auto Archive Settings.”
Оттам, можете да промените колко често искате Outlook автоматично да архивира вашите имейли.
You can also manually archive your emails by selecting the emails you want to archive and clicking on the “Archive” button.
If they aren’t in the “Archive” folder, има шанс да сте ги изтрили. It is best to check the “Deleted Items” folder next.
Ако сте ги изтрили и те са в тази папка, you can select the emails and click on the “Recover Selected Items” button.
Можете също да намерите стари имейли, като ги потърсите. За да направите това, щракнете върху лентата за търсене и въведете това, което търсите.
Промяна на правилата за задържане
Политиките за задържане се използват, за да се определи колко дълго трябва да се съхраняват имейлите, преди да бъдат изтрити.
Можете да промените правилата за съхранение, ако искате да запазите старата си поща по-дълго.
Първо, open the Exchange Control Panel by going to “Compliance management.”
Тогава, click on “Retention Policies.” From there, можете да създадете нова политика за задържане или да редактирате съществуваща.
За да конфигурирате новата политика, select the “Do not delete items until they are older than” option and enter the number of days you want to keep emails.
Можете също така да изберете имейлите да бъдат изтрити след определен брой дни или седмици. Или научете как да спрете Outlook да изтрива имейли в предишната ни публикация в блога.
След като направите промените си, click on the “Save” button.
Възстановяване на стари имейли от резервно копие
Ако сте направили резервно копие на вашия Office 365 данни, преди имейлите да бъдат изтрити, можете да използвате това архивиране, за да възстановите старите си имейли.
За да направите това, open the “File” tab and click on “Open & Export.”
Тогава, click on “Import/Export.”
В следващия прозорец, select the “Import from another program or file” option and click on the “Next” button.
Тогава, select the “Outlook Data File (.PST)” option and click on the “Next” button.
В следващия прозорец, select the backup file you want to use and click on the “Open” button.
Тогава, select the mailbox you want to import from the backup file and click on the “Finish” button.
Можете също така да извършите Kernel Office 365 резервно копие. За да направите това, изтеглете и инсталирайте Kernel Office 365 Архивиране & Инструмент за възстановяване.
След като се инсталира, open the tool and select the “Backup” option.
В следващия прозорец, select the mailbox you want to backup and click on the “Add” button.
Тогава, select the location you want to save the backup file to and click on the “OK” button.
Choose “List all mailboxes” to back up all the mailboxes in your Office 365 сметка.
Използвайте желаните филтри, за да филтрирате елементите в пощенската кутия според вашите нужди и щракнете върху ръководения процес
Процесът на архивиране сега ще започне. След като приключи, ще имате PST файл, който можете да използвате, за да възстановите старите си имейли.
Пример, как да намеря поща от текущата година
Outlook вече ще показва всички имейли, получени през текущата година.
заключение
Има няколко различни начина, по които можете да намерите стари имейли в Office 365. Шансовете са, вашата стара поща е или архивирана, или наскоро изтрита.
Въпреки това, ако не можете да намерите старите си имейли, можете да опитате да промените правилата за задържане или да поправите изтритите съобщения с помощта на софтуер за възстановяване или да ги възстановите от резервно копие.
Често задавани въпроси
Outlook изтрива ли стари имейли?
Дали Office 365 изтрива старата поща или не зависи от това как сте конфигурирали Outlook. По подразбиране, Outlook не изтрива стари имейли, но има опция за автоматично архивиране на имейли след определен период. Ако сте активирали тази опция, старите ви имейли ще бъдат преместени в архивна папка и повече няма да се показват във входящата ви кутия. Все още можете да получите достъп до тях, ако е необходимо, но те вече няма да претрупват входящата ви кутия. в края на краищата, дали Outlook ще изтрие стари имейли зависи от вас.
Колко дълго Outlook съхранява имейли?
Това зависи от това как сте конфигурирали Outlook. По подразбиране, Outlook не изтрива стари имейли, но има опция за автоматично архивиране на имейли след определен период. Ако тази опция е активирана, старите ви имейли ще бъдат преместени в архивна папка и повече няма да се показват във входящата ви кутия. Можете да изберете всякаква времева рамка, за която имейлите да бъдат архивирани.
Как да намеря стари имейли в Outlook по дата?
За да намерите стари имейли в Outlook по дата, open the “Search” tab and click on the “Разширено търсене"Опция. Тогава, изберете пощенската кутия, в която искате да търсите, и въведете диапазона от дати, който искате да търсите. Click on the “Search” button, и всички имейли от този период от време ще се покажат. След това можете да превъртите през резултатите и да намерите имейла, който търсите.
Как да накарам Outlook да показва всичките ми имейли?
Ако не виждате всичките си имейли в Outlook, вероятно е защото се филтрират по някакъв начин. За да поправя това, open the “View” tab and click on the “Show as Conversations” option. Това ще покаже всички ваши имейли в списък, независимо дали са част от разговор или не. Ако все още не виждате всичките си имейли, филтър може да ги крие. За да поправя това, open the “View” tab and click on the “Change View” option. Тогава, select the “All Messages” option from the list of available views. Това ще покаже всичките ви имейли, дори тези, скрити от филтър.