Докато Gmail се счита за един от най-добрите клиенти за електронна поща със сигурност по причина, потребителите, които са преминали към Gmail след Outlook, често изпитват проблеми при свикването. Различни подходи към изгледа на съобщенията, филтри, търсенето и други аспекти затрудняват дългогодишния потребител на Outlook да възприеме напълно Gmail, както заслужава. Сега, тази статия преодолява празнината и ви учи как да направите Gmail да изглежда и да се чувства по-скоро като Outlook.
Защо някой би искал да превърне Gmail в Outlook?
Лесно можем да дойдем с поне две причини.
- Потребителите, които години наред са работили с Outlook и след това са били принудени да мигрират към Gmail, често намират интерфейса и подхода на Gmail към функциите, противоположни на интуицията. Разбира се, всъщност не е така. Но обучението на старите кучета на нови трикове може да бъде трудно, така че защо да не конфигурирате Gmail да изглежда като Outlook вместо това?
- Друга възможна причина е, когато потребителят използва и двата имейл клиента, но на различни компютри. Например, Gmail на работа и Outlook у дома. По този начин може да е удобно да накарате и двата клиента да функционират по същия начин.
10 начини за модифициране на Gmail, за да изглежда като Outlook
1. Изключете изгледа за разговори
Не е уникална функция на Gmail, но все пак противоречива функция, изглед на разговор е това, което много потребители на Outlook намират за неудобно в Gmail. За щастие, можете лесно да превърнете изгледа на съобщенията в обикновен дисплей, без да групирате имейли в разговори.
В Gmail, щракнете върху иконата на зъбни колела в горния десен ъгъл:
1. Бързи настройки ще се отвори прозорецът. Превъртете го надолу и изключете „Изглед на разговор".
Ако по някаква причина не виждате тази настройка в екрана за бързи настройки, можете да щракнете върху „Вижте всички настройки”В прозореца за бързи настройки, за да отворите прозореца с настройки. Превключите към Общ раздел, след това превъртете надолу до Изглед на разговор раздел.
2. Активирайте прозореца за визуализация в стил Outlook
Екранът за визуализация или прозорецът за четене в Outlook позволява на потребителя бързо да визуализира текста на съобщението, след като той или тя избере имейл в списъка, без действително да отваря това съобщение в нов прозорец. Екранът за четене в Outlook може да се покаже от дясната страна или отдолу.
Преминаването към Gmail оставя дългогодишните потребители на Outlook дезориентирани: къде е прозорецът за визуализация? Защо трябва да натискам бутона Назад, само за да продължа да чета останалата част от входящата си поща? Защо е толкова сложно?! Не се притеснявайте - можете да активирате прозореца за визуализация и в Gmail. Ето как.
Започнете с щракване върху иконата на Gears в горния десен ъгъл.
Превъртете надолу екрана за бързи настройки, докато видите опцията за прозорец за четене:
Изберете желаната опция, презаредете страницата, и ето ви: Gmail прилича малко повече на Outlook сега.
3. Накарайте Gmail да отвори прозореца за ново съобщение на цял екран
Вие също мразите този малък прозорец за отговор в ъгъла? Искате ли да изглежда така, както е в Outlook - на цял екран? Тогава хванете инструкциите стъпка по стъпка!
Стъпка 1: Щракнете върху "Съставяне"бутон.
Стъпка 2: В прозореца Ново съобщение, кликнете върху "Повече опций"бутон, след това изберете"По подразбиране на цял екран".
Това е! Сега, всеки път, когато съставяте ново съобщение, редакторът ще отвори цял екран.
Но почакай! Щракване Отговор все още извежда онзи малък прозорец с размер на гном. Aaargh! И вече няма опция „По подразбиране на цял екран“. Какво можеш да направиш? За съжаление, Gmail е доста непоследователен в поведението си. Оказа се, не можете да конфигурирате Gmail да изскача автоматично прозореца за отговор на цял екран. Но има три решения:
- Задръжте изместване и натиснете Отговор бутон. Това кара Gmail да отваря прозореца на композитора на цял екран. Работи и с нови съобщения - просто щракнете върху Съставяне бутон, докато държите изместване.
- Докато горният метод е по-прост, има още един. Отговорете на имейл както обикновено, след това щракнете върху стрелката надолу близо до бутона „Тип отговор“:
За съжаление, ще трябва да направите тези две щраквания всеки път, когато отговорите на съобщение.
- Накрая, можете да инсталирате разширение на трета страна във вашия браузър, което ще добави функционалност за автоматичен отговор за изскачане към Gmail.
4. Покажете съобщението, на което отговаряте, под вашия отговор
Изненадващо много хора се объркват от това. Дали това е планирано поведение на Gmail, или UX гаф, предишният имейл не се показва в прозореца за отговор направо. По общо мнение, това се прави, за да се намали количеството визуален „боклук“ на екрана. Не забравяйте - прозорецът за отговор по подразбиране е най-малкото компактен. Но в някои ситуации това може да бъде наистина досадно.
въпреки това, текстът на предишното съобщение е точно тук, в прозореца за отговор. Просто е скрито. Вижте тези точки отдолу? Щракнете върху тях.
Вола! Предишното съобщение вече е цитирано както обикновено, точно под вашия отговор.
5. Добавете подпис към имейлите си в Gmail, като в Outlook
Подписите в Outlook определено са чудесна функция, но много потребители грешат, мислейки, че на Gmail липсва това. За да настроите подпис в Gmail, Следвай тези стъпки:
Стъпка 1: Щракнете върху иконата Настройки.
Стъпка 2: Щракнете върху"Вижте всички настройки".
Стъпка 3: Превъртете надолу до „ПодписиИ кликнете върху „Създай нов"бутон.
Стъпка 4: Въведете подписа си и го форматирайте според вашата визия.
Можете да създадете толкова подписи, колкото ви е необходимо.
Стъпка 5: Присвояване на подпис по подразбиране на нови съобщения и отговор / препращане.
Стъпка 6: Щракнете върху"Запазите промените”В долната част на страницата с настройки.
За ръчно вмъкване на подпис към съобщението, кликнете върху "Поставете подписБутон в долната част на прозореца за отговор.
6. Репликирайте функцията за фокусирана входяща поща на Outlook в Gmail
Перспектива 2016 донесе отлична функция, възхитена от хиляди потребители на Outlook - Focused Inbox. Каква е сделката? Въз основа на вашата собствена скорост на отваряне за различни видове имейли и на отворени цени на други потребители (ако използвате Outlook.com), Outlook разделя съобщенията във входящата поща на две части: Фокусиран (т.е.. важно), и всички останали. Това позволява на потребителя бързо да прегледа това, което изглежда жизненоважно и изисква приоритетно внимание, и след това проверете други съобщения в свободното време.
Gmail има свой собствен начин да организира имейли, за да позволи на своите потребители бързо да виждат важни съобщения първо.
Стъпка 1: Отворете страницата с настройки ( -> "Вижте всички настройки").
Стъпка 2: Превключване към ""Входящи""Таб.
Стъпка 3: Включете категориите, към които искате Gmail да сортира входящото съобщение.
Gmail автоматично открива социални съобщения, Промоции, Актуализации и форуми. Основната категория има лични съобщения и имейли, които не са сортирани в други раздели. С други думи, основният раздел е аналог на неговия аналог в Outlook - Фокусирана входяща поща. Наистина няма твърде много разлики.
7. Използвайте етикети като заместител на папките на Outlook
Докато Outlook разчита на папки като основен инструмент за управление на имейли, Gmail използва друг подход. Функцията Етикети позволява на потребителя да приложи етикет - или маркер - към всяко съобщение и след това бързо да филтрира тези етикети или да търси в тях.
Функционално, етикетите са дори по-мощни от папката, защото едно съобщение може да бъде само в една папка наведнъж, но можете да му присвоите произволен брой етикети. Въпреки това, тази функция ще ви трябва известно време, за да свикнете, ако преди сте работили само с папки на Outlook.
Ето как можете да настроите етикети в Gmail.
Стъпка 1: За да създадете нов етикет, кликнете „Създайте нов етикет”Връзка в левия панел.
Стъпка 2: Въведете името на етикет и щракнете Създавам.
Новият етикет се показва в Етикети в раздела Настройки страница. Можете бързо да отворите този раздел, като щракнете върху „Управление на етикетите”Връзка в десния панел.
Стъпка 3: За да присвоите етикет на съобщение или разговор, изберете го, след това щракнете върху бутона „Етикети“ в горната лента. Изберете етикети, които искате да присвоите на това съобщение, и щракнете върху Приложи.
За показване на всички съобщения с определен етикет, просто щракнете върху името му в десния панел.
8. Присвоявайте етикети на имейли автоматично
Добре, етикетите са страхотни. Но може ли Gmail просто да филтрира входящия имейл и автоматично да задава конкретни етикети? Да, можете да конфигурирате Gmail да го прави.
Да приемем, че вече сте конфигурирали етикетите, от които се нуждаете. Сега, Следвай тези стъпки:
Стъпка 1: Щракнете върху "Показване на опциите за търсене”В близост до полето за търсене в горната част на страницата. Това ще отвори панела за настройки на филтъра.
Стъпка 2: В панела за настройки на филтъра, тип филтърни условия, които трябва да задействат етикета, след това щракнете върху бутона „Създаване на филтър“.
В горния пример, искаме да обозначим всички съобщения от Големия шеф, в които има определени ключови думи, като „Проекти“.
Стъпка 3: Изберете етикета, който да присвоите, ако съобщението отговаря на условията на филтъра. Щракнете върху"Създайте филтър".
Сега, всички нови съобщения, които получавате, се присвояват с етикета и се филтрират съответно. Тази функция работи много подобно на правилата на Outlook, помага да свикнете с Gmail по-бързо.
9. Присвояване на цветове на етикетите на Gmail
Между другото, Знаете ли, че можете да кодирате различни етикети, за да ги откроите или да привлечете вниманието бързо, ако означават нещо важно? Това е просто.
Щракнете върху бутона с три точки вляво от името на етикета:
10. Предефинирайте клавишните комбинации на Gmail
Горещите клавиши са едно от онези прости неща, които многократно повишават производителността! Но когато току-що сте мигрирали от Outlook към Gmail, старите ви навици вече не работят. Изпратете имейл с Ctrl + Enter? Превключете към Inbox с Ctrl + Shift + I? Първо, изглежда нищо не работи в Gmail, както би трябвало! Може дори да се замислите мигриране обратно от Gmail към Outlook тогава.
Не изпадайте в паника. Те са клавишни комбинации в Gmail, разбира се. Освен това, можете дори да ги персонализирате и да ги накарате да съвпадат с онези горещи клавиши, които използвате в Outlook.
За да активирате горещите клавиши, ще трябва да отворите страницата с настройки, изберете Общ и намерете раздела „Клавишни комбинации“:
Активиране на преки пътища и Запазете настройките. Сега можете да ги използвате в работата си.
Можете да научите за комбинациите на клавиатурата по подразбиране тук. И ако искате да предефинирате някои горещи клавиши, за да съответстват на тези на Outlook, моля прочетете по-нататък.
За да активирате персонализирането на клавишни комбинации, Следвай тези стъпки:
Стъпка 1: Уверете се, че клавишните комбинации са активирани (виж по-горе)
Стъпка 2: Отидете на „Напреднал“На страницата с настройки. Активиране на „Персонализирани клавишни комбинации".
Стъпка 3: На страницата с настройки трябва да се появи нов раздел. Ако не премине към Общ отново раздела, и щракнете върху „Запазете настройките"бутон.
Превключване към "Комбинация от клавиши”И конфигурирайте горещите клавиши, както искате.
заключение
Както виждате, Gmail наистина може да имитира много от най-добрите функции на Outlook. Понякога, дори прави това по-добре. Въпреки това, ако все още предпочитате Outlook, няма проблем. Това е страхотен имейл клиент също, и много потребители прехвърлят имейлите си в Outlook от Gmail, не другата страна.
Просто намерете имейл клиент, който е най-подходящ за вас, и го използвайте с удоволствие!
Още статии от базата знания
GMail inbox is a dumpster fire in terms of visuals vs Outlook – it’s just awful to navigate in a business sense. To easily filter to view if you’ve had a chain of emails from the same person or conversation is impossible and means emails get missed. The conversation view is just impossible to follow. I HATE IT!!!!