Приложение за обединяване на поща в Outlook

Понякога, може да се наложи да изпратите куп идентични имейли. Ако получателят вижда десетки адреси в „До:Полето, вашето съобщение изглежда студено и безлично. Обединяването е лесен начин за маскиране на масовата поща. За всеки от адресатите, просто няма начин да се открият други контакти. Функцията е по-удобна от слепи копия. Освен това, Позволява Обединяване на поща в Outlook с прикачен файл. Ето подробно ръководство, което ще ви помогне да започнете.

Може да се приложи сливане към различни изходи: имейли, отделни документи, принтери, и т.н.. Тази статия ще увеличи мащабите на имейлите, за да предаде общите принципи. Други категории са настроени подобно на Приложението за сливане на Outlook Mail. Целта може да бъде постигната по различни начини и чрез различни средства. Инструментите на трети страни повишават удобството и предлагат допълнителни опции. Но най-напред, нека се занимаваме с основите.

Обединяване на поща с прикачени файлове от Outlook

Този път към Обединяване на поща в Outlook е най-лесният. Когато всички адресати вече са във вашите контакти, естествено е този списък да се използва като източник. В следния пример, ще ви покажем как да изпратите съобщение до a група контакти. Нашият имейл ще ги помоли да потвърдят своите данни за контакт.

Необходими предпазни мерки

Имайте предвид, че масовата поща обикновено се мрази, и вашият доставчик на интернет услуги може да стане подозрителен. За да сте сигурни, че опитът ви е успешен, научете за техните правила. Броят на съобщенията, които можете да изпращате за период (час / ден) може да бъде ограничен. Въпреки това, 100 е общ праг. следователно, ако изпратите 99, това трудно може да създаде проблеми.

В случай на строги ограничения, все още има начини да ги заобиколите. Специализирани програми за сливане с график разделят вашата кореспонденция на по-малки партиди. Те остават под радара.

Стъпка 1: Избор на получатели

Процедурата започва с маркиране на необходимите контакти. За да направите това:

1. Насочете се към папката, която ги съдържа ('Контакти'). Това може да бъде призовано от CTRL + 3).
2. Изберете получателите или използвайте филтриране. За да го направите бързо, извърши търсене, или сортиране по категория.

В първия случай, можете да търсите по подробности, които споделят всички тези контакти (e.g., Име на фирмата). Задачата е парче торта. Възможно е дори да се изпълняват разширени заявки. Във втория случай, трябва да направите няколко хода, за да сортирате папката „Контакти“ по необходимите критерии (e.g., Име на фирмата). Процедурата зависи от вашата версия на Outlook.

В 2007 издание, следвайте последователността Изглед > Текущия изглед > По категория. В по-късни версии (включително Office 365), на Изглед раздела съдържа опцията Промяна на изгледа. Използвайте го, за да зададете едно от двете Телефон или списък изглед. Следваща, от същото Изглед раздел, избирам уговорка и Категории. Поради това, няма разлика между сливането на пощата с прикачени файлове Outlook 2013 и пощата се сливат с прикачени файлове Outlook 2016.

Стъпка 2: Извикване на прозореца за сливане на поща

В 2007 издание, достъп до функцията незабавно чрез Инструменти. Във всички следващи версии, се насочи към Начало раздел, избирам мерки, и кликнете върху Обединяване на поща. Диалогов прозорец със заглавие Контакти за обединяване на поща ще изскочи.

Стъпка 3: Проверка на опциите за контакт

Сега, необходимо е да се гарантира, че са избрани правилните получатели. Ако вече сте филтрирали данните, отивам за Всички контакти в текущия изглед. Ако получателите са избрани ръчно, избирам Само избрани контакти. Възможно е да се обединят всички полета за контакт или само тези в текущия изглед.

Стъпка 4: Опции за сливане

Те могат да бъдат коригирани в долната част на диалоговия прозорец. В нашия пример, ние ще определим вида на документа като Формулярни писма и задайте Имейл като обединяваща дестинация. Също така трябва да въведете темата. Той може да бъде променен по-късно, ако е необходимо. За илюстрация, да предположим, че темата е <Проверка на информация за връзка>. Заключи с ОК. Сега, призовава се текстовият процесор.

Стъпка 5: Използване на Word

По подразбиране, текстовият процесор показва празна страница. На лентата, отворете раздела със заглавие Пощенски пратки. В нашия пример, ще изпратим същото съобщение с няколко променливи. Това гарантира, че всеки имейл изглежда така, сякаш е създаден поотделно. Не се безпокой: променливите са по-лесни за въвеждане, отколкото може би предполагате.

Въведете своя поздрав

При официална кореспонденция, отварящата линия винаги съдържа поздрав. Кликнете върху съответния бутон в горната част, и посочете желаната информация. Има шаблони (e.g., "Скъпи"), но може и да ги замените със свои думи (e.g., 'Здравейте'). Не забравяйте да включите интервал след първия елемент. В противен случай, той ще се слее с името на получателя.

Необходимо е също така да програмирате действия, прилагани към невалидни имена на получатели. Ако сте избрали „Уважаеми г-н. х,Като поздрав, но контактът не включва фамилия, системата може да използва безлично поздравяване (e.g., „За кого може да се отнася“). Заключете с „ОК“. Прозорецът ще се затвори.

Влез в тялото

Сега, можем да започнем да пишете тялото. Натиснете клавиша Enter, за да започнете. В нашия пример, текстът, който ще бъде въведен, е „Бихте ли против да проверите дали следната информация е валидна?". Натисни Въведете натиснете отново, за да започнете друг ред. Тук, ще вмъкнем имейл адреса на всеки получател.

За да направите това, кликнете върху Блок адрес. Адресатът вече е посрещнат по име, затова е необходимо да се избягва повторение. Премахнете отметката от квадратчето Вмъкнете името на получателя в този формат:. Можете да изберете да премахнете или запазите името на компанията. Заключи с ОК.

Натиснете Въведете за превключване на линии. Тук, ще вмъкнем номера на офиса на всеки получател. За да направите това, използвайте опцията за поставяне на полета за сливане. Изберете Работен телефон и Вмъкване. Затворете прозореца и натиснете Въведете.

Въведете своето приключване

Сега, време е да напишем затваряне на нашето съобщение. Въведете нещо като „Ще оценим бързия Ви отговор. Най-добри пожелания, <твоето име>". Почти готово! Остава само да визуализирате резултата (съобщение) за да сте сигурни, че изглежда така, както сте планирали.

Използвайте съответния бутон в горната част, и стрелките вдясно от него. Те ви позволяват да превключвате между версии за различни получатели. Накрая, можем да изпращаме имейлите си. Това е инициирано чрез завършек & Обединяване на върха. Изберете Изпращане на имейл съобщения ... и проверете подробностите в новия диалогов прозорец. Потвърдете с ОК.

Използване на Outlook като източник

В този пример, ще изпратим един и същ имейл до няколко получатели. Единствената разлика е, че действието се програмира чрез пощенския клиент. Диалоговият прозорец ще изглежда различно, но основните принципи са идентични. Стартирайте програмата и извикайте съветника. Това става, като отидете на „Изпращане“ и стартирате сливането. Повикайте Стъпка по стъпка Помощник за обединяване на поща и продължете оттам.

Ще видите специален панел от дясната страна на интерфейса. Озаглавен Прозорец на задачите, позволява настройка на параметрите. Изберете Съобщения по имейл като вид документ. Щракнете върху Следваща веднъж, и отново в следващия диалог, тъй като ще въвеждаме съдържанието ръчно.

Информацията за контакт се съхранява в Outlook. следователно, избирам Изберете от контактите на Outlook. Изберете папката, съдържаща данни за получателите. Това се постига чрез Изберете Папка с контакти. Може да видите подканата за профил. Изчакайте операцията да приключи.

Сега ще трябва да маркирате контактите, които да изпратите по имейл. Прозореца Пощенски сливащи получатели има много опции за филтриране. Бъди търпелив, тъй като може да е бавно. За да ускорите процеса, можете да използвате Намиране на дубликати ... отличителен белег.

Следваща, въведете съобщението. Системата автоматично предлага променливи. Вижте съобщението и го изпратете. Използвай Електронна поща функция за задаване на необходимите опции (Да се: и Тема:). Финализирайте с ОК и нека изпращането започне.

Използване на друг източник

Възможно е да се инициира сливането от Word, но извлечете данни за контакт от бази данни Access, Excel листове, или друг източник, разпознат от процесора. Процедурата е подобна на втория подход. Единствената разлика е допълнителна стъпка, която гарантира, че полетата за сливане са съответствали правилно.

При този сценарий, следвате първоначалните стъпки, докато съветникът бъде призован. Тогава, програмирайте го да използва списък, който вече съществува във вашата система. Следваща, посочете местоположението на данните за контакт. Понякога, може да се наложи да въведете специални символи, които държат правилата и колоните разделени. Те се означават като разделители.

Изберете източника, филтрирайте контактите, ако е необходимо, и пристъпи към съвпадение. На тази стъпка, полетата от източника се съпоставят с полета за сливане на поща. Това ви позволява да прилагате удобни функции като Поздравителна линия. Веднъж Полетата за съвпадение се кликва, ще видите друг диалог, улесняващ процеса. Щракнете върху ОК когато е готово.

Използване на инструментариум за сливане на поща

Възможно е да постигнете целта по-бързо, като използвате помощни програми на трети страни. Те са особено удобни за сливане на електронна поща с прикачени файлове.

С външна автоматизация, получавате много полезни опции. Първо, тя позволява по-универсално сливане с прикачени файлове. Всеки получател може да получи индивидуален прикачен файл. Също така ви позволява да персонализирате линията Subject, и да изпратите както обикновени, така и слепи копия.