En af de respektfulde amerikanske forskergrupper engang regnede mængden af online-korrespondance leveret per dag: det gennemsnitlige antal er 100 breve. Hver dag vi udføre de samme opgaver, der beskæftiger sig med bogstaver - de opgaver, der synes ganske enkelt at gøre, men de ubevidst stjæle vores arbejdstid. Hvordan kan vi håndtere det stigende antal e-mails i indbakken? Svaret er klart: bruge MS Outlook Regler.
For at gøre det klart,, en regel beskæftiger sig med e-mails efter sin ankomst eller sende. For eksempel, det kan sætte det ind i en bestemt mappe. De fleste af reglerne er indarbejdet i Outlook, men, en af dem fungerer som standard forsinke en udgående e-mail til 1 minut. Dette er gjort for at give mulighed for at redigere eller annullere sådanne breve, før de vil blive endeligt leveret til modtageren.
Sammenligning til reglerne, indberetningerne er ikke så hyppigt anvendte. De blev lavet til at underrette kunderne om at ændre docs eller mapper i MS Sharepoint. Hvis du ønsker at få at vide mere om regler og advarsler i Outlook - tage et kig på Outlook add-ins.
Denne vejledning indeholder følgende kapitler:
- Sådan regler setup i din Outlook
- Flere trin til at herske redigering
- Sådan deaktiveres reglen
- Eksport / import af Outlook regler
- Hvad gør man med Outlook regler
- Sådan arbejder du med omdirigerede massage?
- Forskellen mellem server og klient side regler
- Har reglerne udføre e-mail migration?
Sådan regler setup i din Outlook
Til at begynde med, klik på “regler” knap på værktøjslinjen i din Outlook-profil. I øvrigt, du kan også trykke på en hvilken som helst bogstav, som du vil indstille den regel og for at spare din tid, som MS Outlook vil hjælpe ved at indsætte flere felter for dig.
For nu, Vi vil oprette en regel, der sætter de samme udseende e-mails til et arkiv mappe. Forestil dig, at din virksomhed bruger en WordPress websted til at give shopping. Til dette formål, WooCommerce service bruges, der er konfigureret til at sende kopier af e-mails til både kunden og os. Så, når ordren er købt, denne service sender en faktura med et mærke “betalt” til kunden, og vi modtager kopien samt. Nu skal vi sætte disse e-mails til en mappe med navnet “WooCommerce”, holde alle de opskrifter, for.
Så, her er en trin-for-trin guide til hvordan man laver en regel:
- Vælg en mail for at skabe ny Outlook regel for;
- Trykke “Regler” - “Opret regel”;
- Åbn “Emne” boksen og indsæt feltet med “Ny kundeordre”;
- tryk derefter på “Flyt til folder” og vælg “WooCommerce”.
Det andet eksempel at oprette reglen vil tackle den forsinkende email sende i et minut:
- Tryk på den lille pulldown under “Regler“;
- Vælg “Administrer Regler og beskeder“;
- Vælg “Ny regel“;
- I den “Start fra en tom regel” zone, trykke “Anvend regel på meddelelser, jeg sender“
- Undgå at vælge nogen betingelser, blot klikke “Næste“;
- Trykke “Ja” til advarslen anmelde dig om indstilling reglen til alle de beskeder, du sender;
- Vælg fanebladet til “udskyde levering ved et antal minutter“;
- Beslut dig for en værdi for tid;
- Trykke "Afslut".
Flere trin til at herske redigering
Hvis du ikke er tilfreds med, hvordan reglen virker, det er altid muligt at annullere den. Men, før at gøre det, forsøge at redigere reglen ved følgende trin:
- Trykke “Regler“- “Administrer Regler & Advarsler“;
- Vælg den regel, du ønsker at ændre;
- Den vises i “Beskrivelse” box så du kan redigere nogen værdier.
- Trykke Afslut
Vi kan anvende denne ordning for at foretage hurtige ændringer, men hvis du ønsker at redigere betingelserne, handlinger eller undtagelser, du nødt til at udføre det manuelt så godt. Til sidst, du er i stand til at indsætte navn og sørg for at det virker. Nu reglen er konfigureret og gemmes automatisk.
Sådan deaktiveres reglen
I nogle tilfælde, det er bedre at midlertidig deaktivere det. Det er bedre at have en prøve af den regel, der allerede er konfigureret for dig end at gøre det flere gange. Tænd reglen når det er nødvendigt.
Men, du skal også vide, at det tager nogle ekstra plads i din Outlook-profil. Så, hvis det ikke gælder for dig - det er bedre at fjerne reglen.
Eksport / import af Outlook regler
Outlook indebærer specielt filformat til eksport regler - RWZ. Det er ikke muligt at læse, da det kun er skabt til udveksling af filer mellem enheder. Hvis du ønsker at redigere sådan fil direkte - er det nødvendigt at få et RWZ redigering program. For at skabe den RWZ fil bruge specielle tilføjelsesprogram. For eksempel, Power Regelstyring kan nemt eksportere dine regler på få minutter.
De importerer regler kan være nyttigt, hvis du opretter en ny profil eller ændre enhedens. Hvis du allerede har den RWZ fil, derefter følge disse enkle trin for at importere regler Outlook:
- Tryk på en lille pil under “Regler” fanen;
- Åbn “Regler og beskeder manager“;
- Trykke “Indstillinger” - “Import Regler”;
- Vælg RWZ filen, og klik “Åben”;
- Bekræft valget trykke “Ok” knappen.
Hvad gør man med Outlook regler
Folk bruger forskellige muligheder for at opretholde den enorme strøm af e-mails. I det mindste, de ofte bruger reglen, tillader at sætte mails i en bestemt mappe. Det hjælper til at arrangere lignende e-mails sammen med valgfrie parametre. Ideen er at mindske mængden af tid brugt på dagligdags mailing opgaver ved hjælp af Outlook e-mail-reglerne. Ikke ligegyldigt, om du vælger den eneste eller snesevis af regler til at styre din korrespondance - hovedformålet er at automatisere din adresseliste aktivitet så meget som muligt.
Sådan arbejder du med omdirigerede massage?
Hvis du deler postkassen med andre ting, så kan du bruge reglerne til at omdirigere e-mails fra en bestemt kunde til en konkret medarbejder. For eksempel, nogen kan tage kunderne lettered fra A til H, andre deler resten af klienter. I dette tilfælde, det er ganske nemt at optimere arbejdsprocessen, som de ting vil reducere den tid, der bruges på e-mail svar.
Forskellen mellem server og klient side regler
Folk er i stand til at køre reglerne fra forskellige steder - deres skriveborde eller fra serveren. Det sker, at reglerne simpelthen ikke arbejde, bare fordi klientsiden regler kræver, at Outlook til at være konstant køre for at udføre dem. Måske, du ikke er i stand til at afgøre, om reglen løber fra serveren eller fra skrivebordet side.
Har reglerne udføre e-mail migration?
De gør ikke. Hvis du vil overføre fra din tidligere mailing-klient til MS Outlook - sørg for at konvertere dine kontakter og korrespondance til PST-fil, understøttet af Outlook. For at gøre det automatisk, bruge Outlook Transfer værktøj. Det udfører nemt og hurtigt at overføre og kræver et minimum af manuelle indstillinger. Besøg den officielle hjemmeside og drage fordel mens du bruger prøveversionen. Outlook Transfer har flere licenser muligheder at vælge imellem, konkurrencedygtige priser og brugervenlig grænseflade. Gem din tid og lad det gøre dette job for dig!
Konklusion
Vi håber, at denne artikel hjulpet dig til at finde ud af nogle nyttige funktioner i MS Outlook regler. Som du ser, Der er virkelig en masse ting at gøre for at styre din virksomhed korrespondance. Hvis bestemt regel ikke virker for dig - slippe af med det eller konfigurere. Eksport og import regler i RWZ format, hvis du ønsker at ændre profilen eller enhed. Opsæt Outlook regler og advarsler manuelt eller bruge den specifikke app til at have dette job gjort for dig.
Hvis du gerne vil dele dine erfaringer eller stille spørgsmål – tøv ikke med at nå os i kommentarer.
Flere Knowledge Base-artikler
En smuk, lokke Office-websted. Fantastisk at tilføje til.