Sådan gemmer du vedhæftede filer automatisk i Outlook

Alex Shipman

2 år siden

Er du i dette scenarie? Du har modtaget flere e-mails med en vedhæftet PDF-fil, som du skal downloade og gemme i en bestemt mappe på din computer. Du kan udføre trinene manuelt ved at se hver e-mail, åbner PDF'en, og gemme en kopi i en bestemt mappe. Hvis du har med ti e-mails at gøre, dette kan tage et par minutter af din tid. Men hvad nu hvis der er hundredvis af e-mails? Eller hvad hvis e-mails sendes hver dag?

Heldigvis, der er flere muligheder for at gemme vedhæftede filer automatisk i Outlook. Denne artikel introducerer to populære muligheder.

Lad os komme igang:

Sådan gemmer du automatisk Outlook-vedhæftede filer ved hjælp af Data Extraction Kit

Hvad er Data udvinding Kit til Outlook? Godt, det er et tredjepartsværktøj fra Outlook Transfer, der tilbyder en hurtig og ubesværet måde at eksportere på, Gemme, og kriminalteknisk analysere e-mails fra Outlook-konti. Det virker med alle populære versioner fra Outlook 2007 til Outlook 2019 og senere versioner.

Hent ekstraktionssættet ved at downloade det fra vores produktside.

* - Den uregistrerede version konverterer et begrænset antal beskeder

Efter at have downloadet og startet værktøjet, du vil se følgende grænseflade.

Brug af ekstraktionssættet medfører ikke komplicerede trin. Du behøver kun at konfigurere mulighederne for dataeksport. Følg nedenstående trin.

Trin 1: Forarbejdning

Indstillingerne bestemmer, hvordan udtræksværktøjet vil behandle filerne og genskabe mapperne i den angivne destinationsmappe.

Trin 2: Format

Du kan kun eksportere vedhæftede filer uden e-mail-tekster.

Trin 3: Filtre

Filterindstillingerne giver dig mulighed for at gemme vedhæftede filer automatisk. Sørg for at vælge Spring e-mails over uden vedhæftede filer. Du kan finde de rigtige e-mails ved at filtrere e-mails efter dato eller ved at filtrere de vedhæftede filer efter størrelse.

Lære Sådan gemmer du e-mails fra Outlook for en mere omfattende vejledning om brug af ekstraktionssættet.

Fordele ved Data Extraction Kit til Outlook

Hvorfor bruge Data udvinding Kit til Outlook? Godt, det giver brugerne mange fordele:

udtræk nemt vedhæftede filer fra en Outlook-profil eller en PST-fil;
eksportere vedhæftede filer med eller uden e-mail-tekster;
eksportere e-mails inden for et bestemt datointerval;
generere retsmedicinske rapporter;
udtræk vedhæftede filer i nogle få trin og uden adgang til Outlook;
bruge den til at hente vedhæftede filer indeholdt i en PST-fil gemt til arkivering;
det er enkelt og hurtigt; alle kan bruge det.

Gem automatisk vedhæftede filer via Outlook-regel

Outlook-regler giver brugerne mulighed for bedre at administrere deres e-mail-beskeder ved at opsætte automatiske handlinger, der udfører selv, når visse betingelser er opfyldt.

Du kan konfigurere en tilpasset regel til automatisk at generere gemte vedhæftede filer. Nu, der er ingen måde at gøre dette direkte fra Rules Wizard. Du skal skrive et VBA-script for at aktivere Outlook-reglen til at gemme vedhæftede filer.

Denne proces vil omfatte tre hovedtrin:

aktivere makroer i Outlooks sikkerhedsindstillinger;
injicere VBA-scriptet;
anvende scriptet ved at opsætte en Outlook-regel for at gemme en vedhæftet fil.

Bare følg disse trin for at gemme Outlook-vedhæftede filer i din angivne mappe:

Trin 1: Aktiver makroer

1. Klik på File> Indstillinger.
2. I dialogboksen Outlook-indstillinger, vælg Indstillinger (det sidste valg på listen).
3. I afsnittet Microsoft Outlook Trust Center, klik på Trust Center-indstillinger.
4. Fortsæt med at vælge indstillingen Makroindstillinger > Skift mulighed for at tillade meddelelse for alle makroer.
5. Afslut ved at klikke på OK.

Aktivering af makroer på dette trin sikrer, at det script, du tilføjer senere, kører uden at kræve yderligere bekræftelser.

Trin 2: Injicer VBA-scriptet

1. Aktiver Udvikler fanen i Outlook ved at klikke på menuen Fil > Indstillinger > Tilpas bånd. Under Hovedfaner, gøre det muligt for Udvikler afkrydsningsfeltet.
2. Vælg den Udvikler fanen fra topmenuen eller Alt + F11.
3. Næste, klik på Visual Basic for at åbne kodeeditoren.
4. I Microsoft Visual Basic-vinduet, vælg Indsæt > Modul.
5. Type in the code into the editor. P.S. Copy “download det vedhæftede script” below:
6. ```
Save and close the editor window.
```

Husk at ændre Gem mappe-stien til din angivne mappe.

Trin 3: Tilføj Outlook-reglen

1. Klik på Fil > Administrer Regler & Advarsler.
2. I det næste vindue, Vælg Ny regel.
3. I den guiden Regler, Vælg Anvend reglen om modtagelse af beskeder.
4. Regelguiden vil derefter bede om betingelser for at anvende reglen. Hvis du lader indstillingerne være umarkerede, de vil gælde for alle modtagne e-mails. Eller, du kan inkludere specifikke e-mailadresser ved at konfigurere fra mennesker eller offentlige grupper eller anvende reglen på e-mails med specifikke ord i faget.
5. Klik på Næste efter at have angivet betingelserne.
6. Dialogboksen Rules Wizard vil spørge: Hvad vil du med beskeden? Fra de angivne muligheder, Vælg køre et script.
  * – Sometimes, Run-a-script-reglen mangler muligvis efter en opdatering. Her er en Microsoft svar tråd diskuterer potentielle løsninger.
7. I samme vindue, og efter at have valgt kør et script, du skulle se Step 2: Rediger regelbeskrivelsen. Klik på kør et manuskript, og i pop op-dialogen, vælg det script, du har gemt i VBA.
8. Outlook vil spørge, om der er nogen undtagelser. Hvis du ikke har nogen situationer at fritage, lad indstillingerne være umarkerede.
9. Klik på Næste, og gem den nye regel med et nyt navn.
10. Vælg Afslut, og VBA-scriptet kører. Vent et par minutter på, at scriptet kører for at gemme Outlook-e-mailvedhæftede filer. Du finder filerne i mappen.

Så længe scriptet kører, Outlook vil automatisk downloade vedhæftede filer.

Ofte stillede spørgsmål

How to Automatically Download Outlook Attachments?

1. Download and run Data Extraction Kit application.
2. Gå til Indstillinger > FORMAT > Output Format > All Items and select “Export Attachments Only” option.
3. Click Outlook button to export attachments from Outlook profile otherwise click PST-fil knappen.
4. Select the target directory to save exported attachments.

Hvordan downloader jeg vedhæftede filer fra flere e-mails i Outlook?

Den hurtigste måde er at bruge Data udvinding kit til Outlook. Den har robuste filtre, der sikrer, at du finder de korrekte filer baseret på størrelse eller datointerval. Du kan angive, om du vil eksportere vedhæftede filer alene eller med e-mail-tekster.

Hvordan gemmer jeg alle vedhæftede filer i Outlook?

Hvis du vil gemme Outlook-vedhæftede filer i en mappe på din pc for lettere adgang eller sikkerhedskopiering, du kan konfigurere et brugerdefineret VBA-script til at køre som regel. Når den kører, det vil gemme alle vedhæftede filer i Outlook til den angivne destinationsmappe.

Download vedhæftede filer automatisk?

Outlook vil automatisk downloade vedhæftede filer. Det er for at give en bedre oplevelse, når du ser dine e-mails. Mens de vedhæftede filer automatisk downloades, de vil ikke alle være tilgængelige i en bestemt mappe. Det er derfor, det er afgørende at oprette en regel for at gemme vedhæftede filer til en specificeret destination eller bruge et dataekstraktionssæt.

Hvor nyttigt var dette indlæg?