Sådan eksporteres e -mails fra Outlook til Excel

Når det kommer til mailklienter, mange virksomheder og brugere foretrækker Outlook på grund af dets sikkerhed, alsidighed og kraft. Det giver brugerne mulighed for at gemme og administrere store mængder korrespondance og få adgang til flere konti på en enkelt server. Men, der er også nogle ulemper, herunder det faktum, at nogle brugere finder det frustrerende at eksportere e-mails fra MS Outlook.

Mens der er forskellige manuelle metoder tilgængelige, ingen af ​​dem er perfekte. En potentiel løsning er at kopiere og indsætte individuelle e-mails i et tekstbehandlingsprogram, selvom dette ikke altid bevarer den originale formatering.

I denne artikel, vi vil give en række pålidelige metoder til at konvertere e-mails til Microsoft Excel-regneark. Desværre, der er ingen automatiseret måde at eksportere e-mails fra Outlook til Excel. Processen kan være kompleks, medmindre du er fortrolig med et par tricks, som vi vil forklare nedenfor.

Fordele ved at eksportere Outlook-e-mails

Der er en række grunde til, at brugere måske ønsker at eksportere deres Outlook-e-mails til Microsoft Excel. De mest almindelige motiver for at gøre det er:

• behovet for at skifte til en ny server
• behovet for at oprette en distributionsliste til andre applikationer
• behovet for skifte mellem platforme
• behovet for at dele oplysninger med en anden bruger
• behovet for en backup.

Når man går fra system til system, data bliver ofte beskadiget eller går tabt. Processen med at overføre data til Excel kan være udfordrende, og der er risiko for at miste information, hvis metoden ikke er korrekt. I stedet for at tage risici, vi anbefaler at bruge metoderne beskrevet nedenfor, som involverer kopiering og indsættelse af data eller eksport til en CSV-fil.

Fordelene ved at importere til regneark er talrige

Eksport til Microsoft Excel er en af ​​de mest pålidelige overførselstilstande. Regnearksformatet giver dig mulighed for at arrangere samtaler i en database, gør det muligt for dig at finde gamle kontakter og udvekslinger ved forskellige parametre som dato for kontekst.

Et regneark som backup er også værd at overveje. Alle værdifulde oplysninger fra Outlook skal kopieres til genkaldelse, da du måske på et tidspunkt skal finde bestemte samtaler til personlige eller juridiske formål. I tilfælde af serverfejl, XLS-filen giver en backup-løsning, mindske risikoen for tab af data.

Sådan eksporteres Outlook -e -mails til Excel

Lad os gennemgå processen med at eksportere Outlook-meddelelser til et Excel-regneark, samt hvordan man opretter en distributionsliste fra Outlook e-mailadresser eller kontakter. Du kan også finde følgende trin nyttige, når du opretter en e-mail retsmedicinske rapporter. Klik venligst på knappen nedenfor for at downloade Outlook Data Export Kit-softwaren, og derefter installere og køre det.

Download gratisTil Windows 32/64-bitKøb fra $24.95Lås op for alle funktioner

For at eksportere Outlook-meddelelser til Excel:

1. Klik på 'Rapporter'’ knappen, som du kan finde i den øverste menu.
2. Vælg 'E-mail-egenskaber'…’ indstilling.
3. Vælg dine rapportindstillinger, og kør rapporten.

At generere en distributionsliste:

1. Klik på “Rapporter” knap og vælg “Kontaktliste” eller “Liste over modtagerens e-mail adresser” hvis du vil oprette en distributionsliste,
2. Vælg rapportindstillingerne, og udfør rapporten.
3. Åbn resultatfil i Microsoft Excel eller en anden regnearkseditor.

Desuden, Data Extraction Kit til Outlook gør det muligt at oprette en liste over Outlook-konti og adgangskoder. Vi inviterer dig til at udforske denne funktion.
Derudover vil du måske vide, hvordan du gør det Importer e -mail -adresser fra Excel til Microsoft Outlook.

Eksporter hver e-mail fra en Outlook-mailmappe til en selvstændig Excel/CSV-fil

Hvis du skal eksportere e-mails fra Outlook til Excel, du kan gøre det manuelt ved at åbne hver e-mail og oprette en tilsvarende Excel-fil. Denne metode kræver ikke nogen speciel software. Men, det skal bemærkes, at Outlooks import/eksportfunktion ikke tillader oprettelse af individuelle Excel-filer. Når du eksporterer, det opretter én Excel-fil, der indeholder alle e-mails.

Hvis du har brug for at eksportere e-mails på en mere organiseret måde, du kan finde et tredjepartsværktøj, der kan batcheksportere hver e-mail til en separat projektmappe, nyttigt. Disse værktøjer omfatter generelt en “massespare” funktion. Vores dataekstraktionssæt til Outlook har ikke denne funktion, men du kan opsætte brugerdefinerede filtre, der giver dig mulighed for at generere specifikke filkategorier, som “E-mails med vedhæftede filer” eller “E-mails uden vedhæftede filer”. Du kan også bruge datointervalfunktionen til at få individuelle filer for hver dag, uge, måned, osv. Retsmedicinske rapporter kan også genereres ved hjælp af funktioner som f.eks “Elementer tæller pr mappe Outlook”.

Sådan eksporteres Outlook-e-mails til Excel

1. Hent, installere og køre DEKit-softwaren.
2. Klik på “Rapporter” knappen i toppanelet.
3. Vælg “E-mail-egenskaber fra Outlook-profil” rapport.
   (Alternativt, du kan bruge en anden rapport, der bruger Outlook PST-filen i stedet).
4. Angiv placeringen og navnet på den Excel-fil, som du vil eksportere Outlook e-mail-egenskaber til.
5. Klik på “Gem” knappen.
6. Vælg den Outlook-profil, du vil bruge, hvis programmet beder dig om det.
7. I den næste dialog skal du vælge den Outlook-mappe, du vil arbejde med.
   Bemærk, at programmet også vil behandle alle efterfølgende mapper, hvis den tilsvarende indstilling er aktiveret.
8. Klik på “Færdig” knappen. Programmet vil oprette en rapport.
9. Åbn den oprettede rapportfil i Excel for at se dens indhold.

Sådan eksporteres e-mails til Microsoft Excel ved hjælp af Outlook

Bemærk venligst, at selvom denne proces er relativt ligetil, der er et par vigtige overvejelser at huske på. for det første, det er vigtigt at forstå, at dataene vil blive overført som almindelig tekst, inklusive kontakter og grundlæggende links. Der er ingen undtagelser fra denne regel, uanset om du bruger en Windows- eller Mac-enhed. Hvis det er en prioritet at bevare den originale e-mails udseende, vi anbefaler at gemme det som HTML. Ellers, følg venligst den skitserede procedure:

1. Åbn Microsoft Outlook -appen.
2. Gå til menuen Filer.
3. Vælg funktionen til åbning og eksport.
4. Vælg "Import/eksport" for at finde "Eksporter til en fil".
   
5. Angiv, at du skal oprette en fil til Excel (CSV), ikke en PST -fil.
6. Vælg mellem de tilgængelige mapper, hvor filen kan gemmes.
7. Sæt et flueben ved siden af ​​eksportmuligheden "E-mail-meddelelser".
8. Skift om nødvendigt tilpassede felter til kort.
9. Afslut ved at klikke på 'Afslut'.
10. Luk Outlook -klienten.

Når du klikker på 'Afslut', alle dine meddelelser lander i den nyoprettede fil - tjek mappen for at være sikker. Bemærk, at begge Microsoft Excel -formater er egnede.

Sådan åbnes en CSV -fil

I tilfælde af CSV (Semikolonseparerede værdier) format, du kan nemt migrere til et regneark. For at gøre det, højreklik på den eksporterede CSV-fil og vælg 'Åbn med...’ fra kontekstmenuen. Filen åbnes derefter i Excel, hvor du kan gemme det som et XLS-filformat.

Den direkte måde at udtrække data fra Microsoft Outlook -e -mails

Det er muligt at overføre alle e-mails fra Outlook 2016 eller enhver anden version på en Windows- eller Mac-computer i løs vægt. Det er ikke nødvendigt at eksportere dataene til en selvstændig fil først. Følgende instruktioner giver dig mulighed for hurtigt at fuldføre opgaven ved at kopiere og indsætte:

1. Åbn Outlook, og indtast postvisningen.
2. Åbn den mappe, hvis indhold skal overføres.
3. Kopier alle e -mails med eller uden tekst (se tippet herunder).
4. Åbn MS Excel.
5. Opret en ny regnearksfil.
6. Indsæt de kopierede e -mails - vælg celle A1, og indsæt ved hjælp af standard 'Ctrl + V ’/’ kommando + V ’kommando til at eksportere Outlook -e -mails.
7. Gem filen. på din Windows- eller Mac -enhed.

Sådan kopieres e -mails til Microsoft Excel (Trin 3)

Der er to metoder til at importere e-mails i enhver version, inklusive Outlook 2013, med eller uden tekst. For at bevare indholdet, følg venligst alle trinene nedenfor. For at eksportere uden tekst, start venligst fra trin 6.

Gør følgende:

1. Deaktiver læseruden i Outlook via menuen 'Vis'.
   
2. Mens den stadig er i View, klik på indstillingen Tilføj kolonner.
3. Den nye boks kaldet Vis kolonner giver dig mulighed for at vælge kolonner fra 'Alle mailfelter'. Vælg denne mulighed.
4. På listen 'Tilgængelige kolonner', markere 'Besked'.
5. Afslut ved at klikke på 'Tilføj' og 'OK'.
6. Fremhæv hele postkassens indhold i din åbne mappe.
7. Kopier Outlook -data ved hjælp af 'Ctrl + C ’kommando.

Eksporter e -mails fra Outlook til Excel med dato og klokkeslæt

hvis du har brug for at bevare dato og klokkeslæt, bruge kopien & indsæt metode. Outlook -systemet giver dig mulighed for at se e -mails fra et bestemt dataområde. Metoden ligner almindelig direkte kopiering. Her er hvad man skal gøre:

1. Gå til den søgelinje af Outlook 2010 eller enhver anden version.
2. Indtast de to datoer definerer rækkevidden.
3. Klik på 'Gå ind'.
4. Fremhæv e -mails med datointervallet (brug spidsen til trin 3 ovenfor).
5. Kopier markeringen (Ctrl + C).
6. Åben MS Excel.
7. Indsæt de kopierede data i et tomt regneark (Ctrl + I).

Tillykke! Meddelelserne med de angivne tidsparametre er nu blevet tilføjet til dit regneark. Der er ingen grund til at søge efter nogen mapper på vores enhed - blot kopier og indsæt direkte. Denne grundlæggende metode bruges til specifikke typer af analytisk arbejde. Bemærk venligst, at den ikke genererer en eksporteret CSV-fil — i stedet for, du gemmer regnearkene efter indsætning af dataene. Du ved nu, hvordan du eksporterer Outlook-e-mails til Excel med dato og klokkeslæt.

Endelige ord

De mest almindelige metoder til at overføre maildata fra Outlook 2019 og tidligere udgaver af Excel er skitseret nedenfor. Hvis et eller begge af dine systemer er Macintosh, sekvensen er den samme. Hvis du fysisk skal overføre CSV-filen til en anden computer, du kan bruge enhver ekstern hukommelse eller gemme den i en sky. Du kan også e -maile det til din adresse til Mac.

Hvis du har brug for en backup, du kan også eksportere Outlook-e-mails til en selvstændig PST-fil og gemme den på et sikkert sted. Softwaren vil ikke kun indeholde beskederne, men også dine kontakter, opgaver og opgaver. Du kan også overføre e-mails fra andre mailklienter direkte til Outlook ved hjælp af en speciel konverter, der genererer PST-filer. Dataene kan downloades til en separat fil eller føres direkte ind i din aktive profil i Outlook.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan eksporterer jeg flere e-mails fra Outlook til Excel?

Der er to populære måder at eksportere outlook-e-mails på. Den første måde er at bruge import/eksport-funktionen, der er tilgængelig i Outlook-app'en på skrivebordet, da funktionen ikke er tilgængelig på Outlooks webversion. Eksportguiden giver tip, når du eksporterer en fil. Men vær opmærksom på to hovedindstillinger. Sørg for at vælge “Eksporter til en fil” og vælg filformatet som “CSV” i stedet for .pst. Sidstnævnte format bruges hovedsageligt som en backup-fil eller til at uploade e-mails til en anden outlook-konto. I stedet for at bruge den indbyggede funktion, den anden metode er at bruge en tredjepartsløsning, der kan udtrække e-mails fra Outlook til Excel-understøttet format, såsom .xlsx. Du kan bruge vores Software til dataeksportsæt da den tilbyder en intuitiv eksportguide og understøtter flere formater.

Hvordan kopierer og indsætter jeg flere e-mailadresser fra Outlook til Excel?

Der er flere måder at gøre dette på. For e-mail-adresser gemt i Distribution eller Grupper, start Outlook og vælg Kontakter. Aktiver listeindstillingen for at se tilgængelige kontakter og hold CTRL-knappen nede og klik på individuelle e-mails for at kopiere dem. Kopier og indsæt derefter kontaktpersonerne i excel-projektmappen. For det andet, du kan manuelt eksportere outlook-e-mailadresser ved hjælp af funktionen Importer/Eksporter. Ved eksport som en fil, vælg kommaseparerede værdier og vælg Kontakter. For det tredje, det er muligt at bruge en dataekstraktionssæt software, der kan udtrække kontakter fra PST-filer automatisk.

Kan jeg eksportere hele mine Outlook-e-mails?

Ja, hvis du planlægger at importere Outlook-e-mails til en anden konto af den samme e-mail-tjenesteudbyder, du kan bruge funktionen Import/eksport. I eksportguiden, vælge “Outlook-datafil .pst) som format. Det næste trin er ret nemt. Vælg den mappe, du vil eksportere fra, for eksempel, Indbakke eller sendte varer. Den eneste ulempe ved denne metode er, at den ikke tilbyder fleksible formater. Den bedste måde at gemme e-mails fra Outlook som er mere robust og fleksibel er ved at bruge et dataudtræksværktøj.

Kan jeg udtrække data fra en Excel-vedhæftet fil?

Ja, det er muligt at parse data fra de vedhæftede Excel-filer. Men du skal bruge en tredjepartsintegration med en parsingfunktion. Mange brugere bruger Power Automate (tidligere Microsoft Flow). De kan parse dataene og udføre yderligere automatiserede funktioner såsom tilføjelse af data til en central database. Power Automate er ikke det eneste værktøj, der tilbyder denne funktion. Der er mange andre tredjeparts integrationer.

Kan jeg forbinde Outlook med Excel?

Ja, brugere kan oprette en bro, der giver dem mulighed for automatisk at sende automatiske e-mails fra Outlook til Excel. Men, der er ingen indbygget funktion til at gøre dette. Brugere skal finde eksterne løsninger leveret af Microsoft såsom Power Automate eller andre tredjeparts integrationer af udbydere som Zaiper, Automate.io, osv.

Kan jeg konvertere en PST-fil til Excel?

Ja, det er muligt at konvertere PST, et format, der bruges af Microsoft Outlook til at gemme sine oplysninger, til en Excel-fil, der understøtter rækker og kolonner. Til denne operation, det er nødvendigt at finde et konverteringsværktøj. Der er mange værktøjer på markedet fra udbydere som Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, og mere. Mange værktøjer er gratis eller kan have en gratis prøveperiode. Vi vil anbefale dig at prøve den gratis version af Data Extraction Kit for automatisk at eksportere PST-emner til Microsoft Excel-filen.

Sådan eksporteres en Outlook-e-mail til Excel manuelt?

1. 1. Klik i Outlook Fil vælg derefter Åben & Eksportere.
   2. Klik på Import/eksport, vælge Eksporter til en fil og klik på Næste knappen.
   3. Vælg Semikolonseparerede værdier og klik på Næste.
   4. Vælg en mappe med e-mails til eksport, skriv et filnavn, og klik på Ok.
   5. Angiv en placering for at gemme CSV-filen, og klik Næste, Klik derefter på Afslut.