Sådan eksporteres e -mails fra Outlook til Excel

Når det kommer til mailklienter, Outlook er det foretrukne miljø for mange virksomheder og brugere. Det er sikkert, alsidig, og kraftfuld. Man kan gemme og administrere en stor mængde e-korrespondance og få adgang til flere konti på en server. Men, der er også et par ulemper - f.eks, nogle brugere føler sig frustrerede, når de prøver at eksportere e -mails fra MS Outlook.

Mens der findes forskellige manuelle metoder, ingen af ​​dem er perfekte. Når der er lidt information, du kan kopiere og indsætte separate e -mails i Word eller en anden tekstbehandler. Original formatering bevares muligvis ikke.

I denne artikel, vi vil dække et par pålidelige måder at omdanne dine e -mails til regneark til Microsoft Excel. Desværre, der er ingen magisk knap, der automatisk lader dig eksportere e -mails fra Outlook til Excel. Det kan være komplekst, medmindre du kender et par tricks - opdag dem herunder.

Årsager til at eksportere Outlook -e -mails

Brugere vil måske flytte deres mail af forskellige årsager. De mest almindelige motiver til at eksportere Outlook -e -mails til Microsoft Excel er følgende:

• behovet for at skifte til en ny server
• behovet for at oprette en distributionsliste til andre applikationer
• behovet for skifte mellem platforme
• behovet for at dele oplysninger med en anden bruger
• behovet for en backup.

Når du flytter fra system til system, data bliver ofte beskadiget eller går tabt. Opgaven med at overføre til Excel er ikke noget stykke kage - hvis du prøver en tvivlsom metode, du risikerer at miste oplysningerne for godt. I stedet for at tage unødvendige risici, udnyt de hemmeligheder, vi deler nedenfor. Vi viser dig, hvordan du kopierer og indsætter dataene eller eksporterer til en CSV -fil i stedet.

Fordele ved import til regneark

Eksport til Microsoft Excel er en af ​​de mest pålidelige overførselsmetoder. Regnearksformatet giver dig mulighed for at arrangere samtalerne i en database. Det giver dig mulighed for at finde gamle kontakter og udvekslinger efter forskellige parametre som kontekstdato.

Et regneark som backup er også værd at overveje. Alle værdifulde oplysninger fra Outlook skal kopieres til genkaldelse. Før eller senere, du skal muligvis finde bestemte samtaler til personlige eller juridiske formål. I tilfælde af serverfejl, hvis dataene forsvinder (hvilket er et mareridt scenario!) du vil have XLS -filen at falde tilbage på.

Sådan eksporteres Outlook -e -mails til Excel

Vil du oprette distributionsliste eller retsmedicinsk rapport? Her er den bedste måde at gøre dette på:

Download gratisTil Windows 32/64-bitKøb fra $24.95Lås op for alle funktioner

1. Klik på knappen ovenfor for at downloade Outlook Data Export Kit -softwaren.
2. Installer og kør det.
3. Klik på “Rapporter” og vælge “Kontaktliste” eller “Liste over modtagerens e-mail adresser” hvis du vil oprette en distributionsliste,
   eller
   vælge “E -mail -egenskaber…” hvis du vil oprette en liste over Outlook -e -mails inden for deres egenskaber.
4. Vælg rapportindstillingerne, og udfør rapporten.
5. Åbn resultatfil i Microsoft Excel eller en anden regnearkseditor.

Også Data Extraction Kit til Outlook giver mulighed for at oprette en liste over Outlook -konti og adgangskoder. Se lige det her. Derudover vil du måske vide, hvordan du gør det Importer e -mail -adresser fra Excel til Microsoft Outlook.

Eksporter hver e-mail fra en Outlook-mailmappe til en selvstændig Excel/CSV-fil

Ønsker du at eksportere hver e-mail fra Outlook til en separat Excel-fil? Godt, den første måde er at åbne hver e-mail manuelt og oprette en tilsvarende Excel-fil. Derefter kopierer du hver e-mail. Denne metode kræver ikke nogen speciel software.

Godt, Outlooks import/eksportfunktion har ikke mulighed for at oprette individuelle Excel-filer. Når du eksporterer, det opretter én Excel-fil med alle e-mails på ét sted. Du har muligvis brug for et tredjepartsværktøj, der kan batcheksportere hver e-mail til en separat projektmappe. Det vil omfatte en “massespare” funktion.

Denne funktion er ikke eksplicit tilgængelig i vores Data Extraction Kit til Outlook. Men, du kan opsætte brugerdefinerede filtre, der giver dig mulighed for at generere specifikke filkategorier, som “E-mails med vedhæftede filer” eller “E-mails uden vedhæftede filer”. Du kan bruge datointervalfunktionen til at få individuelle filer for hver dag, uge, måned, osv. Det er også muligt at generere retsmedicinske rapporter ved hjælp af funktioner som f.eks “Elementer tæller pr mappe Outlook”.

Sådan eksporteres Outlook-e-mails til Excel

1. Hent, installere og køre DEKit-softwaren.
2. Klik på “Rapporter” knappen i toppanelet.
3. Vælg “E-mail-egenskaber fra Outlook-profil” rapport.
   (Alternativt, du kan bruge en anden rapport, der bruger Outlook PST-filen i stedet).
4. Angiv placeringen og navnet på den Excel-fil, som du vil eksportere Outlook e-mail-egenskaber til.
5. Klik på “Gem” knappen.
6. Vælg den Outlook-profil, du vil bruge, hvis programmet beder dig om det.
7. I den næste dialog skal du vælge den Outlook-mappe, du vil arbejde med.
   Bemærk, at programmet også vil behandle alle efterfølgende mapper, hvis den tilsvarende indstilling er aktiveret.
8. Klik på “Færdig” knappen. Programmet vil oprette en rapport.
9. Åbn den oprettede rapportfil i Excel for at se dens indhold.

Sådan eksporteres e-mails til Microsoft Excel ved hjælp af Outlook

Dette er ikke raketvidenskab, men her er et forbehold: forvent ikke at beholde nogen styling. Dataene overføres som ren tekst med kontakter, og eventuelle links vil være grundlæggende. Der er ingen undtagelser eller løsninger her, hverken på Windows eller på Mac. Hvis du virkelig har brug for at bevare udseendet af de originale e -mails, gem dem som HTML i stedet. Ellers, følg denne procedure:

1. Åbn Microsoft Outlook -appen.
2. Gå til menuen Filer.
3. Vælg funktionen til åbning og eksport.
4. Vælg "Import/eksport" for at finde "Eksporter til en fil".
   
5. Angiv, at du skal oprette en fil til Excel (CSV), ikke en PST -fil.
6. Vælg mellem de tilgængelige mapper, hvor filen kan gemmes.
7. Sæt et flueben ved siden af ​​eksportmuligheden "E-mail-meddelelser".
8. Skift om nødvendigt tilpassede felter til kort.
9. Afslut ved at klikke på 'Afslut'.
10. Luk Outlook -klienten.

Når du klikker på 'Afslut', alle dine meddelelser lander i den nyoprettede fil - tjek mappen for at være sikker. Bemærk, at begge Microsoft Excel -formater er egnede.

Sådan åbnes en CSV -fil

I tilfælde af CSV (Semikolonseparerede værdier) format, du kan lige så let migrere til et regneark bagefter. Højreklik på den eksporterede CSV-fil, og vælg 'Åbn med ...' - Excel i kontekstmenuen. Filen åbnes i programmet, så du kan gemme det som et XLS -filformat.

Den direkte måde at udtrække data fra Microsoft Outlook -e -mails

Du kan flytte alle dine e -mails fra Outlook 2016 eller en anden version på Windows eller Mac i bulk. Det er ikke nødvendigt at eksportere dataene til en selvstændig fil først. Sådan får du jobbet hurtigt udført via kopi og indsæt:

1. Åbn Outlook, og indtast postvisningen.
2. Åbn den mappe, hvis indhold skal overføres.
3. Kopier alle e -mails med eller uden tekst (se tippet herunder).
4. Åbn MS Excel.
5. Opret en ny regnearksfil.
6. Indsæt de kopierede e -mails - vælg celle A1, og indsæt ved hjælp af standard 'Ctrl + V ’/’ kommando + V ’kommando til at eksportere Outlook -e -mails.
7. Gem filen. på din Windows- eller Mac -enhed.

Sådan kopieres e -mails til Microsoft Excel (Trin 3)

Der er to måder at importere e -mails på i enhver version inklusive Outlook 2013 - med eller uden deres tekst. For at bevare indholdet, følg alle trinene herunder. At eksportere uden dem, starte fra trin 6.

Gør følgende:

1. Deaktiver læseruden i Outlook via menuen 'Vis'.
   
2. Mens den stadig er i View, klik på indstillingen Tilføj kolonner.
3. Den nye boks kaldet Vis kolonner giver dig mulighed for at vælge kolonner fra 'Alle mailfelter'. Vælg denne mulighed.
4. På listen 'Tilgængelige kolonner', markere 'Besked'.
5. Afslut ved at klikke på 'Tilføj' og 'OK'.
6. Fremhæv hele postkassens indhold i din åbne mappe.
7. Kopier Outlook -data ved hjælp af 'Ctrl + C ’kommando.

Eksporter e -mails fra Outlook til Excel med dato og klokkeslæt

hvis du har brug for at bevare dato og klokkeslæt, bruge kopien & indsæt metode. Outlook -systemet giver dig mulighed for at se e -mails fra et bestemt dataområde. Metoden ligner almindelig direkte kopiering. Her er hvad man skal gøre:

1. Gå til den søgelinje af Outlook 2010 eller enhver anden version.
2. Indtast de to datoer definerer rækkevidden.
3. Klik på 'Gå ind'.
4. Fremhæv e -mails med datointervallet (brug spidsen til trin 3 ovenfor).
5. Kopier markeringen (Ctrl + C).
6. Åben MS Excel.
7. Indsæt de kopierede data i et tomt regneark (Ctrl + I).

Tillykke! Nu er meddelelserne med de angivne tidsparametre landet i dit regneark. Du behøver ikke at søge efter nogen mapper på vores enhed - bare kopier og indsæt direkte! Denne grundlæggende metode bruges til specifikke typer af analytisk arbejde. Bemærk, at den ikke genererer en eksporteret CSV -fil - i stedet, du gemmer regnearkene efter indsætning af dataene. Nu ved du, hvordan du eksporterer Outlook -e -mails til Excel med dato og klokkeslæt.

Endelige ord

Dette er de mest almindelige måder at overføre maildata fra Outlook 2019 og tidligere udgaver til Excel. Hvis et eller begge af dine systemer er på Macintosh, sekvensen er ens. Hvis du fysisk skal overføre CSV -filen til en anden computer, bruge enhver ekstern hukommelseslagring eller gem den i en sky. Du kan også e -maile det til din adresse til Mac.

Hvis du har brug for backup, du kan også eksportere Outlook -e -mails til en selvstændig PST -fil. Gem det på et sikkert sted. Det vil ikke kun indeholde beskederne, men også dine kontakter, opgaver, og opgaver. Du kan også overføre e -mails fra andre mailklienter direkte til Outlook med en speciel konverter, der genererer PST. Dataene kan downloades til en separat fil eller indføres direkte i din aktive profil i Outlook.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan eksporterer jeg flere e-mails fra Outlook til Excel?

Der er to populære måder at eksportere outlook-e-mails på. Den første måde er at bruge import/eksport-funktionen, der er tilgængelig i Outlook-app'en på skrivebordet, da funktionen ikke er tilgængelig på Outlooks webversion. Eksportguiden giver tip, når du eksporterer en fil. Men vær opmærksom på to hovedindstillinger. Sørg for at vælge “Eksporter til en fil” og vælg filformatet som “CSV” i stedet for .pst. Sidstnævnte format bruges hovedsageligt som en backup-fil eller til at uploade e-mails til en anden outlook-konto. I stedet for at bruge den indbyggede funktion, den anden metode er at bruge en tredjepartsløsning, der kan udtrække e-mails fra Outlook til Excel-understøttet format, såsom .xlsx. Du kan bruge vores Software til dataeksportsæt da den tilbyder en intuitiv eksportguide og understøtter flere formater.

Hvordan kopierer og indsætter jeg flere e-mailadresser fra Outlook til Excel?

Der er flere måder at gøre dette på. For e-mail-adresser gemt i Distribution eller Grupper, start Outlook og vælg Kontakter. Aktiver listeindstillingen for at se tilgængelige kontakter og hold CTRL-knappen nede og klik på individuelle e-mails for at kopiere dem. Kopier og indsæt derefter kontaktpersonerne i excel-projektmappen. For det andet, du kan manuelt eksportere outlook-e-mailadresser ved hjælp af funktionen Importer/Eksporter. Ved eksport som en fil, vælg kommaseparerede værdier og vælg Kontakter. For det tredje, det er muligt at bruge en dataekstraktionssæt software, der kan udtrække kontakter fra PST-filer automatisk.

Kan jeg eksportere hele mine Outlook-e-mails?

Ja, hvis du planlægger at importere Outlook-e-mails til en anden konto af den samme e-mail-tjenesteudbyder, du kan bruge funktionen Import/eksport. I eksportguiden, vælge “Outlook-datafil .pst) som format. Det næste trin er ret nemt. Vælg den mappe, du vil eksportere fra, for eksempel, Indbakke eller sendte varer. Den eneste ulempe ved denne metode er, at den ikke tilbyder fleksible formater. Den bedste måde at gemme e-mails fra Outlook som er mere robust og fleksibel er ved at bruge et dataudtræksværktøj.

Kan jeg udtrække data fra en Excel-vedhæftet fil?

Ja, det er muligt at parse data fra de vedhæftede Excel-filer. Men du skal bruge en tredjepartsintegration med en parsingfunktion. Mange brugere bruger Power Automate (tidligere Microsoft Flow). De kan parse dataene og udføre yderligere automatiserede funktioner såsom tilføjelse af data til en central database. Power Automate er ikke det eneste værktøj, der tilbyder denne funktion. Der er mange andre tredjeparts integrationer.

Kan jeg forbinde Outlook med Excel?

Ja, brugere kan oprette en bro, der giver dem mulighed for automatisk at sende automatiske e-mails fra Outlook til Excel. Men, der er ingen indbygget funktion til at gøre dette. Brugere skal finde eksterne løsninger leveret af Microsoft såsom Power Automate eller andre tredjeparts integrationer af udbydere som Zaiper, Automate.io, osv.

Kan jeg konvertere en PST-fil til Excel?

Ja, det er muligt at konvertere PST, et format, der bruges af Microsoft Outlook til at gemme sine oplysninger, til en Excel-fil, der understøtter rækker og kolonner. Til denne operation, det er nødvendigt at finde et konverteringsværktøj. Der er mange værktøjer på markedet fra udbydere som Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, og mere. Mange værktøjer er gratis eller kan have en gratis prøveperiode. Vi vil anbefale dig at prøve den gratis version af Data Extraction Kit for automatisk at eksportere PST-emner til Microsoft Excel-filen.

Sådan eksporteres en Outlook-e-mail til Excel manuelt?

1. 1. Klik i Outlook Fil vælg derefter Åben & Eksportere.
   2. Klik på Import/eksport, vælge Eksporter til en fil og klik på Næste knappen.
   3. Vælg Semikolonseparerede værdier og klik på Næste.
   4. Vælg en mappe med e-mails til eksport, skriv et filnavn, og klik på Ok.
   5. Angiv en placering for at gemme CSV-filen, og klik Næste, Klik derefter på Afslut.