Hvis du har besluttet at overføre dit arbejdsliv til Microsoft Outlook, dette er helt forklares. Der er intet vigtigere end effektiv drift, når det kommer til vores professionelle liv. Jo mere automatiseret processerne bliver, det mere sandsynligt, at vores fremtidige job vil være intet andet end en rutine. Så, hvis du allerede er træt af ineffektiv email skrivning til en gruppe af mennesker, det er på høje tid, du begyndte at bruge Microsofts løsning: outlook distributionsliste.
Denne artikel beskriver følgende:
- Sådan oprettes distributionsliste i Outlook
- Tips om Import af distributionsliste i Outlook
- Hvorfor bruge Outlook for større effektivitet?
Til at starte med, Lad os definere listen udsigter distribution og påpege dets unikke funktioner. I bund og grund, det er en kontaktgruppe, så du kan sende en e-mail til flere personer. Det være sig dit team, bestyrelsen, eller bare en gruppe af stipendiater, du behøver ikke at tilføje hver adresse separat og dette vil spare dig masser af tid.
Sådan oprettes distributionsliste i Outlook
Outlook kan du oprette en distributionsliste bare i et par enkle trin. Afhængigt af den version, vil du normalt nødt til at tage 6-10 trin for at tilføje distributionsliste. Men, til den nyeste version, vi har udarbejdet en liste over handlinger for dig i det følgende:
- click “People” on the Navigation Bar, enten et ikon eller et ord;
- go to “My Contacts” and choose the folder where the contact group is to be saved. It is easier if you simply select “Contacts”;
- click “New Contact Group” and name it with regard to your needs;
- choose “Add Members” and simply add people from your contact list who you want to see in this very list;
- gemme og lukke funktion.
Men, for denne handling, der skal udføres på mindre end 5 minutter som det er beskrevet, du skal have alle de kontakter i programmets database. Og hvad hvis du ikke gør? Det er ikke en big deal, da der er en måde at importere disse fra Excel-filer samt fra forskellige gruppe liste filer som MSG. Du kan ikke direkte importere distributionslisten til Outlook 2019 men kun kontakter, hvorfra disse kan gøres. Nedenfor forklarer vi nærmere den komplette import proces.
Hvis du har brug for at importere kontakter først, vi foreslå dig at bruge den vCard til Outlook Transfer software, som nemt importerer VCF (virtuel kontakt) filer i Outlook eller standalone PST-fil. Læs beskrivelsen af kontakter importerer procedure her.
Tips om Import af distributionsliste i Outlook
Men, undertiden kan der være udfordringer undervejs, så vi ønsker at forklare dig alle de tips og trick til at gøre denne proces så glat som muligt. Nedenfor er vores trin-for-trin guide til hvordan du importerer kontaktgruppe til outlook fra Excel, igen for de nyere versioner af programmet:
- choose “File” on the ribbon of the 2013 eller 2016 programversion;
- fortsætte med Open & Eksportere, nemlig Import / Export funktion;
- i pop-up vindue med de muligheder for handlinger, der skal udføres, select “Import from another program or file” and proceed;
- choose “Comma Separated Values” in the next step which indicates the type of the file to be created;
- vælge den fil, der skal importeres, og være særlig opmærksom på dobbeltarbejde muligheder. Disse omfatter tillader udskiftning af dubletter med de importerede emner, tillader duplikeres, der skal oprettes, og ingen import af dubletter;
- fortsætte ved at vælge destinationsmappen. De fleste naturligt, it is the “Contacts” one;
- gemme og afslutte dine handlinger.
Når du har udført alle de handlinger, der er beskrevet ovenfor, bør du være i stand til at se de kontakter under ikonet Personer. Hvis dette ikke er så, så sørg for, at den valgte fil var fuldstændig. For eksempel, Outlook kræver kolonneoverskrifterne i første række, så tjek disse første. Heldigvis, du kan redigere .csv-filen ved hjælp af Excel for at tilføje navne og andre manglende oplysninger, så fastsættelse af problemet vil ikke tage lang tid.
Hvorfor bruge Outlook for større effektivitet?
Som allerede beskrevet, der er en række ting, man kan gøre for at reducere antallet af rutineopgaver på arbejde eller derhjemme, når du bruger Outlook. Bortset fra etableringen af de simple lister, man kan også oprette den delte distributionsliste, som vil være til rådighed for andre medlemmer af dit team eller endda hele virksomheden. Dette er af særlig værdi, hvis alle teammedlemmer nødt til at sende nogle e-mails til hele holdet som tidsbesparelser for hele holdet er utrolig.
Det vigtigste spørgsmål her er, at næsten alt, hvad du vil gøre i Outlook er muligt, og tager ikke meget tid. Du behøver kun at gøre lidt af læsning og præparater, og den større effektivitet er garanteret.
Flere Knowledge Base-artikler
