Sådan importeres email-adresser fra Excel til Microsoft Outlook

Gordon

6 år siden

Computere gav os utrolig effektivitet og fleksibilitet. I dag, vi skriver papir breve udelukkende med det formål at sende noget særligt til den person, vi interesserer os. Heldigvis, vi har værktøjer, som hjælper os med at kommunikere med hidtil uset hastighed. Der er stadig plads til forbedringer og større effektivitet. For eksempel, at forbedre hastigheden på e-mail sende til en gruppe af mennesker, man kan også oprette distributionslister på Microsoft Outlook.

Distributionslister er grupper af kontakter, som gør det muligt for brugere at sende den samme e-mail til flere modtagere på samme tid og på en automatiseret måde. Dermed, du er i stand til at informere hele holdet eller ledelse af selskabet om noget væsentligt meget hurtigere end ved at fylde alle Til og CC felter. Men, for at dette kan ske, skal du først importere kontaktpersoner fra Excel til Outlook, som senere omdannes til listerne.

I denne artikel, vi vil forklare i detaljer, hvordan du importerer e-mail-adresser fra Excel med den senere formål at skabe lister og gøre dit liv lettere. Så hvis det er noget du er på udkig efter, stay tuned og vente på de detaljerede import email-adresser i Outlook guide.

Guide til hvordan du problemfrit importeres e-mails fra Excel til Outlook

Regneark tegner sig for en naturlig måde for os at opbevare adresse-, e-mails og andre typer af information. De gør det muligt for os at inkludere mange point og organisere dem på en let forståelig måde. Derfor, folk normalt holder forretningsforbindelser i regneark. Outlook giver os mulighed for at bruge alle disse data i kombination med andre apps gennem import adresser i Outlook-funktion.

Nedenfor kan vi tilbyde dig en simpel måde at tilføje Excel e-mail liste til udsigter i en detaljeret trin-for-trin-algoritme af aktioner, der er som følger:

forberede din Excel-projektmappe format og egenskaber: den allerførste og grundlæggende ting at gøre, er at spare Excel-mailadresse liste som en .csv-fil. For det, vælge det ark, du vil overføre, vælge Filer og derefter Gem som funktioner, så du kan vælge det nødvendige format. Sørg for at gemme det i let tilgængelig sted på din pc;
bringe et regneark til outlook kontaktliste: denne del tegner sig for hovedparten af handlinger. Her, du starter ved at vælge Filer > Åben & Eksportere > Import / Export funktioner på bånd. Ved at gøre det, vælg ”Importer fra et andet program eller en fil” og fortsæt. Derefter, vælge ”semikolonseparerede værdier”, som er præcis den .csv-format, vi har forvandlet listen i tidligere. Endelig, afgøre, i hvilken mappe at sætte disse data. Det er normalt den tilsvarende navngivne mappe værd at vælge;
Kortlæg regnearkets kolonner med de respektive områder: dette skal gøres for at sikre Outlook forstår dine data på den rigtige måde. Her bliver du nødt til at gøre nogle manuelle kortlægning for at sikre kompatibilitet data.

Nu, heldigvis, du har formået at importere fra Excel til Outlook hver eneste navn, efternavn, og e-mail-adresse, du skal bruge i din daglige arbejdstid rutine. Men, når det kommer til effektivitet, der er stadig et skridt tilbage at gøre, og det er at skabe kontaktgruppen ud af disse kontakter. Vi kommer til at forklare, hvordan det kan gøres i næste afsnit.

Oprettelse Specielle lister

Naturligvis, der er mange måder, du vil drage fordel af at udføre Excel overføres Outlook kontakter. Vi vil gerne foreslå dig kun én ud af de mange måder at forbedre effektiviteten af dine daglige e-mail skriveaktiviteter med hjælp fra kontaktgrupper. Så, sådan gøres normalt på følgende måde:

go to the Navigation Bar and click “People” icon or a word, afhængigt af din bar konfiguration;
there choose “My Contacts” icon and select the folder where the contact group is to be saved;
select “New Contact Group” and give it a name which would satisfy your needs in the future to the greatest extent;
proceed by adding people from your contact list through the “Add Members” function. Disse vil derefter blive vist i din nyoprettede kontaktliste;
gemme det og luk den pågældende funktion.

Efter at have afsluttet ovenstående operationer nævnte, du vil få en chance for at kontakte flere personer på samme tid uden nogen ekstra indsats. For at gøre det, blot indtaste navnet på den gruppe i feltet Til og det vil automatisk trække alle kontakter på listen. Dermed, på blot et par sekunder dine oplysninger vil blive delt med alle i gruppen.

Naturligvis, at være i stand til at gøre det i en zip du først eksportere e-mails til Excel, gemme dem i den rigtige .csv-fil-format. Derefter, efter et array af aktioner, Endelig, overføre disse e-mails til Outlook kontakter gruppen og først derefter bruge dem i e-mails.