Outlook AutoArchive er en praktisk, men relativt uklar funktion i Windows mail. Som navnet antyder, dets formål er at gemme gamle meddelelser efter bestemte regler. Disse kan være standard eller tilpassede, baseret på dine behov. Læs videre for at lære de rigtige teknikker til at justere Outlook AutoArchive-indstillinger.
Microsoft Outlook AutoArchive-indstillinger
Så, hvad sker der, hvis du klikker på denne knap? Som standard, funktionen gør ikke noget, så vær ikke bange for at tænde den. I bund og grund, systemet begynder straks at gennemse dine mapper og anvende de regler, det kender. Den sande værdi kommer frem, når du beslutter at flytte dine forældede e-mails. Det er muligt at overføre dem til et særligt sted, så de stadig er tilgængelige, men tilstop ikke din indbakke. Dette er præcis, hvad automatisk arkivering af Outlook 2013 giver dig mulighed for at gøre. Sådan tilpasses systemet efter dine ønsker.
Sådan konfigureres arkiv i Outlook 2013 (Og andre)
Lad os begynde med at aktivere funktionen. Start din mailklient, og følg følgende trin.
- Fra Fil fanen, adgang Indstillinger.
- Hoved til Avanceret afsnit.
- Vælg AutoArchive-indstillinger.
- Aktiver Kør AutoArchive hver (med et justerbart antal dage).
Nu, din funktion til automatisk arkivering er aktiveret. Det er på tide at undersøge mulighederne i praksis.
Nøgle særegenheder
AutoArchive fungerer anderledes end Oprydning af samtalemappe. Hvis du nogensinde har brugt sidstnævnte, du ved, det kan bruges manuelt. Dens indstillinger anvendes på enhver mappe, du finder passende. Alle indstillinger passer ind i et enkelt vindue.
AutoArchive kan være aktiv i flere mapper. Hver af dem scannes og omarrangeres ved hjælp af de aktuelle indstillinger. Lazy brugere holder sig muligvis til standardindstillingerne (hvis det er passende) og få dem anvendt over hele linjen. Hvis de ikke opfylder dine behov, det er på tide at finjustere systemet. Læs videre for at lære hvordan.
Opsæt AutoArchive Outlook 2010
Arkiveringsfrekvensen kan ændres efter dine behov. Standardværdien er 14 dage. Brugere kan ændre nummeret ved hjælp af piletasterne eller ved at skrive den ønskede figur. Systemet tillader ethvert valg mellem 1 og 60. Det giver dig ikke mulighed for at indtaste et længere interval.
Nu, Du kan programmere Outlook til at vise dig en prompt, før du kører arkivfunktionen. Dette opnås ved at markere afkrydsningsfeltet før Spørg inden AutoArchive kører. Meddelelsen giver dig mulighed for at kontrollere indstillingerne, ændre dem, eller helt annullere handlingen.
Den næste gruppe af parametre henviser til målvaregrupper. Hvad skal du arkivere, og hvor? Nogle af disse indstillinger er begrænset til meddelelser. For eksempel, du vil muligvis have gamle e-mails med udløbsdatoer til at forsvinde. Her, du skal vælge 'Slet udløbne varer'. Handlingen har ingen effekt på dine mapper med begivenheder eller opgaver.
Alle andre indstillinger gælder for alle mapper. Lad os se, hvad der kan gøres med dem. Outlook-poster inkluderer:
- noter,
- kalendere,
- begivenheder,
- opgaver, og
- journaloptegnelser.
Som standard, en speciel datafil med * .pst-udvidelsen gemmer varer, der har brugt over 6 måneder i dit system. Filen hedder 'Arkiv'. Ligesom hyppigheden af arkivering, filnavnet kan ændres. Se på kassen for Arkiver eller slet gamle emner. Det skal kontrolleres, om denne omlægning finder sted. Arkivfilen vil være tilgængelig når som helst, da du kan se den i navigationsruden. Som nævnt ovenfor, du kan angive den ønskede frekvens. Det er også muligt at indstille målgruppen. For eksempel, du kan programmere systemet til arkivering af beskeder i en bestemt alder - mellem 1 dag og 60 måneder. Dette gøres via Rens genstande, der er ældre end. Det er også muligt at tildele en anden datafil som en lagringsdestination.
Endelig, gamle emner kan slettes permanent. Vær forsigtig med denne mulighed. E-mails, der er berørt af reglen, efterlader intet spor i din Slettede elementer mappe. Tænk to gange, før du anvender reglen. Mens du teoretisk kunne hente dem fra serveren, dette er ikke garanteret. For at gemme indstillingerne og lukke vinduet, klik Ok. Nu, automatisk arkivering Outlook fungerer. Det fungerer efter dine indstillinger, inklusive hyppigheden af arkivering. Som regel, funktionen begynder at arbejde et par minutter, efter at dens konfiguration er afsluttet.
Hvis din e-mail-klient er programmeret til at vise AutoArchive-prompten, forventer at se det snart. Dens standardhandling vedrører kun nogle mapper. Disse indeholder dine sendte og slettede emner, samt opgaver og kalender. Indstillingerne kan også justeres, som du vil.
Tildeling af mapper til automatisk arkivering
Det er muligt at køre processen på enhver mappe. Dette opnås ved at slå funktionen til for hver af målplaceringerne individuelt.
- Højreklik på hver og gå til dens egenskaber, eller
- Brug den alternative sti via båndet. Du kan få adgang til det samme Mappeegenskaber fra dens Fil afsnit*.
*Hvis du vil konfigurere arkivering til kalenderen eller opgaverne, dette er den eneste måde at nå deres egenskaber.
Nu, klik på fanen for arkiveringsfunktionen. Det viser rækkevidden af mulige indstillinger for mappen. Som standard, systemet arkiverer ikke nogen genstande, så det tilsvarende felt er markeret. Dette betyder, at funktionen ignorerer elementerne på placeringen. At inkludere mappen på kildelisten, afkryds det nødvendige felt. Det har titlen 'Arkiver elementer i denne mappe ved hjælp af standardindstillingerne'.
Hvad hvis standardindstillingerne ikke passer dig? I dette tilfælde, du skifter dit valg til 'Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger'. Nu, parametrene kan redigeres efter dine behov.
AutoArchive-indstillinger Outlook 2013 (og til andre versioner) kan altid vendes til standardindstillinger. Dette gøres ved at besøge AutoArchive Settings (Fil - Indstillinger - Avanceret). Den mulighed, du skal klikke på, hedder 'Anvend disse indstillinger i alle mapper nu'. Når det er tændt, alle mapper har indstillinger, der er vendt tilbage til standardindstillingerne.
Nøgle afhentning
Automatisk arkivering er en praktisk funktion i Microsoft-mail-miljøet. Når det bruges korrekt, værktøjet holder din indbakke pæn og giver nem adgang til ældre meddelelser. Brugere kan nemt justere frekvensen og andre parametre for deres arbejde.
En tilstoppet postkasse er en hindring for effektiv forretningskommunikation. Jo flere e-mails du modtager - jo sværere er det at finde den nødvendige besked. Takket være AutoArchive, brugerne behøver ikke bekymre sig om oversvømmelsen af deres systemer. Lad processen køre i baggrunden, og nyd glat mailoplevelse.
Flere Knowledge Base-artikler
