Vedhæftet fil ved Outlook-fletning

Nogle gange, skal du muligvis sende en masse identiske e-mails. Hvis modtageren ser dusinvis af adresser i 'Til':' Mark, din besked ser kold og upersonlig ud. Sammensmeltning er en nem måde at maskere massemail. For nogen af ​​adressaterne, der er simpelthen ingen måde at registrere andre kontakter på. Funktionen er mere praktisk end blinde kopier. Desuden, det tillader Outlook Mail-fletning med vedhæftning. Her er en detaljeret vejledning, der hjælper dig med at komme i gang.

En fusion kan anvendes til forskellige output: e-mails, separate dokumenter, printere, osv. Denne artikel vil zoome ind på e-mails for at formidle de generelle principper. Andre kategorier er opsat på lignende måde som Outlook Mail Merge Attachment. Målet kan nås på forskellige måder og på forskellige måder. Tredjepartsværktøjer forbedrer bekvemmeligheden og tilbyder yderligere muligheder. Men først, lad os behandle det grundlæggende.

Mailfletning med vedhæftede filer fra Outlook

Denne vej til Outlook Mail-fletning er den nemmeste. Når alle adressater allerede er i dine kontakter, det er naturligt at bruge denne liste som kilde. I det følgende eksempel, vi viser dig, hvordan du sender en besked til en gruppe af kontakter. Vores e-mail vil bede dem om at bekræfte deres kontaktoplysninger.

Nødvendige forholdsregler

Husk, at masseaflevering generelt er ridsende, og din internetudbyder kan blive mistænksom. For at sikre dig, at dit forsøg er vellykket, lære om deres regler. Antallet af meddelelser, du kan sende over en periode (time / dag) kan være begrænset. Men, 100 er en fælles tærskel. Derfor, hvis du sender 99, dette kan næppe skabe problemer.

I tilfælde af strenge begrænsninger, der er stadig måder at omgå dem på. Dedikerede fletningsværktøjer med planlægning opdeler din korrespondance i mindre batches. Disse forbliver under radaren.

Trin 1: Valg af modtagere

Proceduren begynder med markering af de nødvendige kontakter. At gøre dette:

1. Gå til den mappe, der indeholder dem (’Kontakter’). Dette kan kaldes af CTRL + 3).
2. Vælg modtagerne, eller brug filtrering. At gøre det hurtigt, udfør en søgning, eller sorter efter kategori.

I det første tilfælde, kan du søge med en detalje, som alle disse kontakter deler (fx, firmanavn). Opgaven er et stykke kage. Det er endda muligt at udføre avancerede forespørgsler. I det andet tilfælde, skal du foretage et par træk for at sortere mappen Kontakter efter de krævede kriterier (fx, firmanavn). Proceduren afhænger af din version af Outlook.

I den 2007 udgave, følg sekvensen Se > Aktuel visning > Efter kategori. I senere versioner (inklusive Office 365), den Se fanen indeholder muligheden Skift visning. Brug det til at indstille enten Telefon eller Liste udsigt. Næste, fra det samme Se fanen, vælge Arrangement og Kategorier. Dermed, der er ingen forskel mellem mailfusion med vedhæftede filer Outlook 2013 og mailfusion med vedhæftede filer Outlook 2016.

Trin 2: Vindue til sammenkaldning af mail

I den 2007 udgave, få adgang til funktionen med det samme via Værktøjer. I alle efterfølgende versioner, hoved til Hjem fanen, vælge Handlinger, og klik på Mailfusion. En dialog med titlen E-mail-fletning af kontakter vil dukke op.

Trin 3: Kontroller kontaktindstillinger

Nu, det er nødvendigt at sikre, at de rigtige modtagere er valgt. Hvis du allerede har filtreret dataene, gå efter Alle kontakter i den aktuelle visning. Hvis modtagere blev valgt manuelt, vælge Kun valgte kontakter. Det er muligt at flette enten alle kontaktfelter eller kun dem i den aktuelle visning.

Trin 4: Fletningsindstillinger

Disse kan justeres i bunden af ​​dialogen. I vores eksempel, vi specificerer dokumenttypen som Formular breve og sæt E -mail som en fusionerende destination. Du skal også indtaste emnelinjen. Det kan eventuelt ændres senere. Til illustration, antag at emnet er <Kontaktoplysninger check>. Afslut med Ok. Nu, tekstbehandler kaldes.

Trin 5: Brug af Word

Som standard, tekstbehandleren viser en tom side. På båndet, åbn titlen med titlen forsendelser. I vores eksempel, vi sender den samme besked med et par variabler. Dette sikrer, at hver e-mail ser ud som om den er lavet individuelt. Vær ikke urolig: variabler er lettere at indsætte, end du måske formoder.

Gå ind i din hilsen

Om formel korrespondance, åbningslinjen indeholder altid en hilsen. Klik på den tilsvarende knap øverst, og specificer ønsket information. Der er skabeloner (fx, 'Kære'), men du kan også udskifte dem med dine egne ord (fx, 'Hej'). Husk at medtage et mellemrum efter det første element. Ellers, det smelter sammen med modtagerens navn.

Det er også nødvendigt at programmere handlinger anvendt på ugyldige modtagernavne. Hvis du vælger 'Kære hr. x,'Som en hilsen, men en kontakt indeholder intet efternavn, systemet kan bruge en upersonlig hilsen (fx, 'Til hvem det måtte vedrøre'). Afslut med 'OK'. Vinduet lukkes.

Gå ind i kroppen

Nu, vi kan begynde at skrive kroppen. Tryk på Enter-tasten for at begynde. I vores eksempel, teksten, der skal indtastes, er “Vil du huske at kontrollere, om følgende oplysninger er gyldige?". Tryk på Angiv tast igen for at starte en anden linje. Her, vi indsætter e-mail-adressen på hver modtager.

For at gøre det, Klik på Adresseblok. Adressaten er allerede mødt med navnet, så det er nødvendigt at undgå gentagelse. Fjern markeringen i boksen Indsæt modtagerens navn i dette format:. Du kan vælge at fjerne eller beholde firmanavnet. Afslut med Ok.

Trykke Angiv for at skifte linjer. Her, vi indsætter hver modtagers kontornummer. At gøre dette, Brug muligheden til at indsætte flettefelter. Vælg Arbejdstelefon og Indsæt. Luk vinduet, og tryk på Angiv.

Indtast din lukning

Nu, det er tid til at skrive lukket for vores besked. Indtast noget som "Vi vil sætte pris på dit hurtige svar. Bedste ønsker, <dit navn>". Næsten færdig! Det eneste, der er tilbage, er at forhåndsvise resultatet (besked) for at sikre, at det ser ud som planlagt.

Brug den tilsvarende knap øverst, og pilene til højre for det. De giver dig mulighed for at skifte mellem versioner for forskellige modtagere. Endelig, vi kan sende vores e-mails. Dette indledes via Afslut & Fusionere på toppen. Vælg Send e-mail-beskeder ... og kontroller detaljerne i den nye dialog. Bekræft med Ok.

Brug af Outlook som kilde

I dette eksempel, vi sender den samme e-mail til flere modtagere. Den eneste forskel er, at handlingen er programmeret via mail-klienten. Dialogboksen ser anderledes ud, men de grundlæggende principper er identiske. Start programmet, og indkald guiden. Dette gøres ved at gå til ‘Mailing’ og starte fusionen. Tilkalde Trin for trin Mailfletningsguide og fortsæt derfra.

Du vil se et specielt panel i højre side af grænsefladen. Med titlen Opgaverute, det tillader parameterjustering. Vælg E-mail-beskeder som en dokumenttype. Klik på Næste enkelt gang, og igen i den efterfølgende dialog, da vi indtaster indholdet manuelt.

Kontaktoplysningerne gemmes i Outlook. Derfor, vælge Vælg fra Outlook-kontakter. Vælg den mappe, der indeholder dine modtagers detaljer. Dette opnås via Vælg Kontaktmappe. Du kan muligvis se en profilprompt. Vent til operationen er afsluttet.

Du skal nu markere kontakterne til e-mail. Vinduet Modtagere af mailfletning har mange filtreringsindstillinger. Vær tålmodig, da det kan være langsomt. For at fremskynde processen, du kan bruge Find duplikater ... funktion.

Næste, indtast meddelelsen. Systemet foreslår automatisk variabler. Gennemse beskeden, og send den. Brug den Elektronisk mail funktion til at indstille de nødvendige indstillinger (Til: og emnelinje:). Afslut med Ok og lad afsendelsen begynde.

Brug af en anden kilde

Det er muligt at påbegynde fusionen fra Word, men hent kontaktoplysninger fra Access-databaser, Excel-ark, eller en anden kilde, der genkendes af processoren. Proceduren ligner den anden fremgangsmåde. Den eneste forskel er et ekstra trin, der sikrer, at fletningsfelter matches korrekt.

I dette scenarie, du følger de indledende trin, indtil guiden kaldes. Derefter, programmer det for at bruge en liste, der allerede findes i dit system. Næste, angiv placering af kontaktdata. Nogle gange, skal du muligvis indtaste specialtegn, der holder regler og kolonner adskilt. Disse kaldes afgrænsere.

Vælg kilden, filtrer kontakter om nødvendigt, og fortsæt med at matche. På dette trin, felter fra kilden matches til mail-fletningsfelter. Dette giver dig mulighed for at anvende praktiske funktioner som Hilsen Line. Enkelt gang Match felter klikkes, du vil se en anden dialog, der letter processen. Klik på Ok når du er færdig.

Brug af Mail Merge Toolkit

Det er muligt at nå målet hurtigere ved hjælp af tredjepartsværktøjer. De er især nyttige til at flette e-mail med vedhæftede filer.

Med ekstern automatisering, du får mange nyttige indstillinger. Første, det tillader mere alsidig fusion med vedhæftede filer. Hver modtager kan modtage en individuel vedhæftet fil. Det giver dig også mulighed for at tilpasse emnelinjen, og send både almindelige og blinde kopier.