Den første og primære formål med enhver software er at lette folks liv ved at opfylde visse opgaver bedre, hurtigere og mere præcist. Når det kommer til at bruge Office-pakken, navnlig MS Outlook, der er mange tricks Outlook at hjælpe brugerne bekvemt arrangere processen med at sende en mail, holde kalenderposter, arrangere møder, samt lagring værdifulde kontaktdata. Men, disse er ikke alle de Outlook funktioner til rådighed for brugerne. Her, Vi har samlet en liste over tips Microsoft Outlook der vil spare dig op til flere timer om dagen. Læs om at mestre effektiv tidsstyring.
Effektiv Outlook Tips til den bedste brugeroplevelse
Når det kommer til tidsstyring, hvert minut er værdifuld. Vil du blive overrasket, hvis vi fortæller dig, at med den nedenfor tips og tricks Outlook, du vil spare mindst to timer om dagen at være en aktiv bruger af dette program? På grund af effektiv 2016, 2013 eller Outlook 2010 tips og tricks, du vil være i stand til at gøre brug af softwaren funktionalitet i fuld. Lad os komme igang.
Måder at organisere e-mails i Outlook
MS Outlooks vigtigste funktion er emailing. Selvom, sin store fordel er ikke den funktion, der er, ærligt talt, ikke sjældent i dag med så mange e-mail-klienter derude. Tak til Outlook e-mail-administration og søg muligheder, vil du ikke nødt til at rulle manuelt alle indbakken på udkig efter nødvendige data.
-
previews
Når du får en e-mail, før den åbnes, i preview-mode, er det muligt at se afsenderen, emne, og den første linje.
Sidstnævnte kan justeres: åbne fanen Se ➝ Message Eksempel ➝ opt antallet af linjer fra drop-down menuen. Dette kan anvendes på alle de e-mails eller en bestemt mappe kun. Gør dit valg og gem.
-
Mapper
Det er en af de nemmeste og, på samme tid, de mest effektive måder på hvordan man organiserer e-mail i Outlook. Hvis du er vant til gemme e-mails til senere brug, skabe det system af mapper, så du hurtigt kan finde de nødvendige data. Der er mulighed for at oprette regler for e-mails fra en bestemt afsender skal placeres automatisk i en bestemt mappe: bruge genvejen Ctrl + Flytte + E for at oprette en ny mappe ➝ finde en e-mail fra afsenderen og højreklik på det ➝ Regler ➝ Flyt altid meddelelser fra ... ➝ vælge den mappe du lige har oprettet til denne afsender.
Takket være dette organisation Outlook mulighed, du vil nemt navigere blandt projekter og andre relevante mapper, der kan findes på Outlook navigationsruden.
-
Søgemapper
Hvis du er vant til at lede efter nødvendige information ved at skrive et søgeord eller afsendernavn i søgefeltet, gøre brug af den bedste mapper system fra Outlook.
Denne løsning kaldes søgning eller smarte mapper. Tryk på fanen Mappe ➝ vælge Ny søgemappe ➝ i det derpå følgende vindue, vælge en skabelon mappe eller oprette egne med Opret en tilpasset søgemappe mulighed ➝ angiver kriterierne (en bestemt afsender eller alle ulæste beskeder) ➝ Okay. Læs mere om Søg i mapper i Outlook.
-
Flag og kategorier
En anden effektiv måde på hvordan man organiserer e-mails i Outlook er at markere dem i henhold til kategorierne. For hver kategori, der er en anden farve. Udover, de kan navngives og indstille betinget af dine behov og præferencer i den måde, du organisere mapper Outlook. For det, finde fanen Mærker og klik på Kategorier. I den menu, der vises, man kan omdøbe en kategori og vælge en farve til det. Derefter, i indbakken, anvende en af disse kategorier til visuelt at lette søgning. Et flag kan tildeles til en e-mail enkel venstre-klikke. Hvis du højreklikker, Der er indstillinger og underretninger for en bestemt e-mail.
-
Rengøring af mapper
Blandt de måder på hvordan man organiserer Outlook e-mail, oprydning mapperne automatisk. Denne funktion gør det muligt at fjerne kopierede beskeder og dubletter til en bestemt mappe.
For at angive, hvilke præcis emails bør overvejes overflødige, tryk Fil ➝ Indstillinger ➝ Post ➝ Samtale Clean Up. I dette vindue, angiver alle de relevante kriterier, så Outlook til at handle i overensstemmelse hermed. Som standard, disse e-mails vil blive føjet til mappen Slettede elementer. Glem ikke at Kompakt Outlook-datafil periodisk for at holde datastrukturen optimeret.
De Tips fra Outlook Favoritter
Selv de få ovennævnte funktioner bevise, at Microsoft Outlook er udviklet til automatisk at opfylde en masse funktioner. Blandt 365, 2016 versioner eller Outlook 2013 tips og tricks, der er masser af e-mail-hacks at mestre tidsstyring:
-
forsinket levering
Det er et af de Outlook bedste praksis da denne funktion kan du sende rapporten til tiden, glem ikke at sende et lykønskningskort eller sende en e-mail tidligt om morgenen, som om du allerede er vågen.
ledelse Outlook vil komme til undsætning. Efter at have skabt en e-mail og skrive en modtager, klik på knappen Indstillinger ➝ Forsinkelse Levering ➝ markere feltet Må ikke levere før ➝ angive tid og dato og kontrollere andre parametre, som du kan anvende ➝ Tæt ➝ tryk sende. Denne e-mail vil forblive i udbakken, indtil det angivne tidspunkt. Læs mere om forsinket e-mail-levering i Outlook 365.
Du kan også ønsker at vide hvordan man planlægger e-mail i Outlook.
-
hurtige trin
De, der søger den bedste måde at organisere Outlook e-mails bør ikke overse denne funktion. Med Quick Handlinger, en bruger kan vælge de oftest nødvendige handlinger og opfylde dem med et klik.
Gå til fanen Hjem ➝ i gruppen kaldet hurtige trin, der er nogle skabeloner. For at oprette egne, tryk Lav ny ➝ indtaste sit navn ➝ hit på Trin og opt de operationer, der skal udføres. Gem derefter denne hurtig handling på værktøjslinjen, eller genvejstasterne kombination kan vælges. Tænk blot på de handlinger, du gør oftest.
-
Regler og beskeder
Endnu en funktion kan ikke gå glip af på vejen på hvordan man organiserer Outlook effektivt. Takket være denne funktion, bestemte handlinger kan tildeles og udføres automatisk med en ny e-mail.
Gå til fanen Hjem ➝ ramt på Regler ➝ ch Jose Administrer Regler og beskeder. I det vindue, der vises, du kan tjekke alle de mulige regler, skab, rediger, og tildele dem.
For at bruge denne tip Microsoft Outlook, ramt på Opret en regel og vælger de gældende regler for, hvad du har planlagt at gøre med en indgående email (notifikation, placere en e-mail til en bestemt mappe, etc.)
Microsoft Outlook E-mail og kalender management tips
Takket være nogle Windows 10 Tips, Tricks, og hacks, samt masser af tilgængelig hurtig gratis e-mail funktioner, for eksempel, Outlook 2010 selvstudier, der er muligheden for at spare en betydelig mængde tid. Et af de bedste eksempler er brugen af genveje, der fremskynder arbejdet ikke kun i Outlook, men også i andre programmer under Office Suite. Her er nogle af dem:
- Ctrl + R: til besvarelse af en e-mail;
- Ctrl + Flytte + M: for at skabe en ny e-mail;
- Ctrl + 1: for at åbne en e-mail;
- Ctrl + 2: til åbning af en kalender;
- Ctrl + 3: til åbning kontakter;
- Ctrl + 4: til Outlook til vise opgaver i kalenderen;
- Ctrl + 4: til display Noter;
- Ctrl + 6: at muliggøre en Mapper visningstilstand.
Andre tip til kalenderadministration er beskrevet i separat artikel.
Træk & Dråbe
Denne funktion fungerer mellem Mail, Kalender, Kontakter, Opgaver, og noter. Det er muligt at kontrollere Microsoft Outlook 2010 selvstudier om dette spørgsmål, men, det er bare nødvendigt at forstå ideen. For eksempel, at redde en e-mail i en mappe eller på skrivebordet, blot trække det og slip. Hvis du klikker på en e-mail, og trække det til ikonet Kontakt på navigationslinjen, en ny kontakt med navn og e-mail allerede indtastet, vises. En e-mail kan være faldet til Kalenderen eller Opgaver, og en aftale eller opgave vil blive oprettet. Det er en af de måder på hvordan man bruger Outlook opgaver effektivt da det giver en bruger ikke at skrive alle detaljer fra meddelelsen.
Konto navne
Som standard, din e-mail-adresse bruges som kontonavn i Microsoft Outlook 2018, men du kan også ændre navnet på kontoen. Samtidig på serveren af din e-mail-udbyder, det vil forblive den samme, så du kan ringe til dine postkasser ved deres indhold: “Work”, "Hjem" og så videre.
For at ændre navnet på kontoen følge de næste trin:
- højreklikke på kontoen (venstre panel);
- select “Account Properties”;
- Or go to “File” → “Details”;
- open the “Account Settings”;
- vælge den konto, som navn, du ønsker at ændre;
- click “Change”;
- indtaste et nyt navn;
- Klik på "Næste" og "Udfør".
Kommandolinjeparametre
Nørdede tricks Outlook som vil hjælpe dig bruge Outlook mere effektivt vil passe dem, der er vant til at arbejde med tastaturet, og ikke med musen. Tryk Vind + R for at åbne en kommandoprompt og indtaste kommandoerne:
- outlook.exe /nopreview – åbn Outlook uden vinduet Vis mail. Main og meget nyttig parameter, som vil hjælpe dig til at køre Outlook efter fejl produceret af den modtagende af den beskadigede eller ondsindede e-mail forhindrer den normale Outlook lancering;
- outlook.exe /select folder_name – åbn Outlook med en bestemt mailmappe i stedet for den, du har tildelt den primære. Hvis i stedet for folder_name indtaster udsigter: kalender, en kalender vil åbne;
- outlook.exe /restore – åbn Outlook, genoprette alle vinduer, hvis programmet blev lukket som følge af en systemfejl;
- outlook.exe /finder – åbn et effektivt Søgeværktøj i Outlook.
Det er ikke den komplette liste af Outlook kommandolinjeparametre. Du kan læse mere om Outlook kommandolinjeparametre i Microsoft Knowledge Base.
Vigtig: Husk Om sikkerhed i Outlook
Uanset hvorfor du bruger denne software, meget sandsynligt, det indeholder fortrolige og vigtige oplysninger. Til dette formål, det er afgørende at regelmæssigt ændre adgangskoder, installere pålidelig antivirussoftware, samt at sikkerhedskopiere e-mails. Intet vil frustrere mere, hvis afgørende oplysninger er tabt. I en sådan situation, hele tiden spares ved hjælp af ovenstående tip vil være spildt. For at gendanne tabte data, måde kan kræves mere tid.
til at færdiggøre
Microsoft Outlook er en e-mail-klient udviklet til at opfylde en lang række funktioner. Bortset fra den standard liste over funktioner, man kan også tilmelde nyttige Outlook makroer eller indsætte symboler Outlook at gøre en e-mail interaktivt, samt brug masser af andre funktioner og funktioner beskrevet ovenfor. Husk: det vigtigste træk aspekt af Outlook er dens lethed og alsidighed. Dermed, brugerne ikke behøver at søge efter Outlook 2016 til dummies, bare udnytte en af de ovenstående tips gang, og vil helt sikkert huske, hvordan man bruger dem i fremtiden.
Flere Knowledge Base-artikler
