So exportieren Sie E-Mails von Outlook nach Excel

Wenn es um Mail-Clients geht, Viele Unternehmen und Benutzer bevorzugen Outlook aufgrund seiner Sicherheit, Vielseitigkeit und Kraft. Es ermöglicht Benutzern, große Mengen an Korrespondenz zu speichern und zu verwalten und auf mehrere Konten auf einem einzigen Server zuzugreifen. Jedoch, Es gibt auch einige Nachteile, Dazu gehört auch die Tatsache, dass es für einige Benutzer frustrierend ist, E-Mails aus MS Outlook zu exportieren.

Es stehen zwar verschiedene manuelle Methoden zur Verfügung, keiner von ihnen ist perfekt. Eine mögliche Lösung besteht darin, einzelne E-Mails zu kopieren und in ein Textverarbeitungsprogramm einzufügen, Allerdings bleibt dadurch möglicherweise nicht immer die ursprüngliche Formatierung erhalten.

In diesem Artikel, Wir bieten eine Reihe zuverlässiger Methoden zum Konvertieren von E-Mails in Microsoft Excel-Tabellen. Leider, Es gibt keine automatisierte Möglichkeit, E-Mails von Outlook nach Excel zu exportieren. Der Prozess kann komplex sein, wenn Sie nicht mit ein paar Tricks vertraut sind, was wir weiter unten erläutern werden.

Vorteile des Exports von Outlook-E-Mails

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Benutzer ihre Outlook-E-Mails nach Microsoft Excel exportieren möchten. Die häufigsten Beweggründe dafür sind::

• die Notwendigkeit, auf einen neuen Server umzusteigen
• die Notwendigkeit, eine Verteilerliste für andere Anwendungen zu erstellen
• das Bedürfnis zu zwischen Plattformen wechseln
• die Notwendigkeit, Informationen mit einem anderen Benutzer zu teilen
• die Notwendigkeit einer Sicherung.

Beim Übergang von System zu System, Daten werden oft beschädigt oder gehen verloren. Der Prozess der Datenübertragung nach Excel kann eine Herausforderung sein, und es besteht die Gefahr, dass Informationen verloren gehen, wenn die Methode nicht korrekt ist. Anstatt Risiken einzugehen, Wir empfehlen die Verwendung der unten beschriebenen Methoden, Dazu gehören das Kopieren und Einfügen von Daten oder das Exportieren in eine CSV-Datei.

Der Import in Tabellenkalkulationen bietet zahlreiche Vorteile

Der Export nach Microsoft Excel ist einer der zuverlässigsten Übertragungsmodi. Mit dem Tabellenkalkulationsformat können Sie Gespräche in einer Datenbank organisieren, So können Sie alte Kontakte und Austausche anhand verschiedener Parameter wie Kontextdatum finden.

Auch eine Tabellenkalkulation als Backup-Option ist eine Überlegung wert. Alle wertvollen Informationen aus Outlook sollten zum Abruf kopiert werden, da Sie möglicherweise irgendwann bestimmte Gespräche aus persönlichen oder rechtlichen Gründen suchen müssen. Im Falle eines Serverausfalls, Die XLS-Datei bietet eine Sicherungslösung, Verringerung des Risikos eines Datenverlusts.

So exportieren Sie Outlook-E-Mails nach Excel

Sehen wir uns den Prozess des Exportierens von Outlook-Nachrichten in ein Excel-Arbeitsblatt an, Außerdem erfahren Sie, wie Sie aus Outlook-E-Mail-Adressen oder -Kontakten eine Verteilerliste erstellen. Die folgenden Schritte können auch hilfreich sein, wenn Sie forensische E-Mail-Berichte erstellen. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche unten, um die Outlook Data Export Kit-Software herunterzuladen, und dann installieren und ausführen.

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Um Outlook-Nachrichten nach Excel zu exportieren:

1. Klicken Sie auf „Berichte“.’ Schaltfläche, die Sie im obersten Menü finden.
2. Wählen Sie die „E-Mail-Eigenschaften“ aus…’ Option.
3. Wählen Sie Ihre Berichtsoptionen und führen Sie den Bericht aus.

Um eine Verteilerliste zu erstellen:

1. Klicken “Berichte” drücken und auswählen “Kontaktliste” oder “Liste der Empfänger E-Mail-Adressen” wenn Sie eine Verteilerliste erstellen möchten,
2. Wählen Sie die Berichtsoptionen und führen Sie den Bericht aus.
3. Ergebnisdatei in Microsoft Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationseditor öffnen.

Außerdem, Das Data Extraction Kit für Outlook ermöglicht die Erstellung einer Liste von Outlook-Konten und Passwörtern. Wir laden Sie ein, diese Funktion zu erkunden.
Außerdem möchten Sie vielleicht wissen, wie es geht Importieren Sie E-Mail-Adressen aus Excel in Microsoft Outlook.

Exportieren Sie jede E-Mail aus einem Outlook-E-Mail-Ordner in eine eigenständige Excel-/CSV-Datei

Wenn Sie E-Mails von Outlook nach Excel exportieren müssen, Sie können dies manuell tun, indem Sie jede E-Mail öffnen und eine entsprechende Excel-Datei erstellen. Für diese Methode ist keine spezielle Software erforderlich. Jedoch, Es ist zu beachten, dass die Import-/Exportfunktion von Outlook die Erstellung einzelner Excel-Dateien nicht zulässt. Beim Exportieren, Es wird eine Excel-Datei erstellt, die alle E-Mails enthält.

Wenn Sie E-Mails besser organisiert exportieren müssen, Möglicherweise finden Sie ein Tool eines Drittanbieters hilfreich, mit dem Sie jede E-Mail stapelweise in eine separate Arbeitsmappe exportieren können. Zu diesen Tools gehören im Allgemeinen a “Massenspeicherung” Feature. Unser Datenextraktionskit für Outlook verfügt nicht über diese Funktion, Sie können jedoch benutzerdefinierte Filter einrichten, mit denen Sie bestimmte Dateikategorien generieren können, sowie “E-Mails mit Anhängen” oder “E-Mails ohne Anhänge”. Sie können auch die Datumsbereichsfunktion verwenden, um einzelne Dateien für jeden Tag abzurufen, Woche, Monat, etc. Forensische Berichte können auch mit Funktionen wie generiert werden “Artikel zählen pro Outlook-Ordner”.

So exportieren Sie Outlook-E-Mails nach Excel

1. Herunterladen, Installieren Sie die DEKit-Software und führen Sie sie aus.
2. Klicken Sie auf die “Berichte” Schaltfläche im oberen Bereich.
3. Wählen “E-Mail-Eigenschaften aus dem Outlook-Profil” Bericht.
   (Alternativ, Sie können stattdessen einen zweiten Bericht verwenden, der die Outlook-PST-Datei verwendet).
4. Geben Sie den Speicherort und Namen der Excel-Datei an, in die Sie Outlook-E-Mail-Eigenschaften exportieren möchten.
5. Klicken Sie auf die “Speichern” Schaltfläche.
6. Wählen Sie das Outlook-Profil aus, das Sie verwenden möchten, wenn Sie vom Programm dazu aufgefordert werden.
7. Wählen Sie im nächsten Dialog den Outlook-Ordner aus, mit dem Sie arbeiten möchten.
   Beachten Sie, dass das Programm auch alle nachfolgenden Ordner verarbeitet, wenn die entsprechende Option aktiviert ist.
8. Klicken Sie auf die “Fertig” Schaltfläche. Das Programm erstellt einen Bericht.
9. Öffnen Sie die erstellte Berichtsdatei in Excel, um deren Inhalt anzuzeigen.

So exportieren Sie E-Mails mit Outlook nach Microsoft Excel

Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang zwar relativ unkompliziert ist, Es gibt einige wichtige Überlegungen, die Sie beachten sollten. zuerst, Es ist wichtig zu verstehen, dass die Daten als Klartext übertragen werden, einschließlich Kontakte und grundlegende Links. Von dieser Regel gibt es keine Ausnahmen, unabhängig davon, ob Sie ein Windows- oder Mac-Gerät verwenden. Wenn die Beibehaltung des Erscheinungsbilds der Original-E-Mail Priorität hat, Wir empfehlen, es als HTML zu speichern. Andernfalls, Bitte befolgen Sie die beschriebene Vorgehensweise:

1. Öffnen Sie die Microsoft Outlook-App.
2. Gehen Sie zum Menü Datei.
3. Wählen Sie die Funktion zum Öffnen und Exportieren.
4. Wählen Sie „Importieren/Exportieren“, um „In eine Datei exportieren“ zu finden..
   
5. Geben Sie an, dass Sie eine Datei für Excel erstellen müssen (CSV-Datei), keine PST-Datei.
6. Wählen Sie aus den verfügbaren Ordnern aus, in denen die Datei gespeichert werden kann.
7. Setzen Sie ein Häkchen bei der Exportoption „E-Mail-Nachrichten“.
8. Ändern Sie bei Bedarf die benutzerdefinierten Kartenfelder.
9. Schließen Sie ab, indem Sie auf "Fertig stellen" klicken..
10. Schließen Sie den Outlook-Client.

Nachdem Sie auf "Fertig stellen" geklickt haben, alle Ihre Nachrichten landen in der neu erstellten Datei – überprüfen Sie den Ordner, um sicherzustellen, dass. Beachten Sie, dass beide Microsoft Excel-Formate geeignet sind.

So öffnen Sie eine CSV-Datei

Im Fall des CSV (Komma-getrennte Werte) Format, Sie können problemlos zu einer Tabellenkalkulation migrieren. Um dies zu tun, Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die exportierte CSV-Datei und wählen Sie „Öffnen mit…“’ aus dem Kontextmenü. Die Datei wird dann in Excel geöffnet, Dort können Sie es als XLS-Dateiformat speichern.

Der direkte Weg zum Extrahieren von Daten aus Microsoft Outlook-E-Mails

Es ist möglich, alle E-Mails aus Outlook zu übertragen 2016 oder jede andere Version auf einem Windows- oder Mac-Computer in großen Mengen. Es ist nicht notwendig, die Daten zuerst in eine eigenständige Datei zu exportieren. Mit den folgenden Anweisungen können Sie die Aufgabe schnell per Kopieren und Einfügen erledigen:

1. Öffnen Sie Outlook und rufen Sie die Mail-Ansicht auf.
2. Öffnen Sie den Ordner, dessen Inhalt übertragen werden soll.
3. Kopieren Sie alle E-Mails mit oder ohne Text (siehe den Tipp unten).
4. Öffnen Sie MS Excel.
5. Erstellen Sie eine neue Tabellenkalkulationsdatei.
6. Fügen Sie die kopierten E-Mails ein - wählen Sie Zelle A1 aus und fügen Sie sie mit der Standardtaste "Strg" ein + V’/’Befehl + V’-Befehl zum Exportieren von Outlook-E-Mails.
7. Speicher die Datei. auf Ihrem Windows- oder Mac-Gerät.

So kopieren Sie E-Mails für Microsoft Excel (Schritt 3)

Es gibt zwei Methoden zum Importieren von E-Mails in jeder Version, einschließlich Outlook 2013, mit oder ohne Text. Um den Inhalt zu bewahren, Bitte befolgen Sie alle unten aufgeführten Schritte. Zum Exportieren ohne den Text, Bitte beginnen Sie mit Schritt 6.

Mach Folgendes:

1. Deaktivieren Sie den Lesebereich-Modus von Outlook über das Menü „Ansicht“.
   
2. Noch in Ansicht, Klicken Sie auf die Option Spalten hinzufügen.
3. Das neue Feld mit dem Namen Spalten anzeigen ermöglicht es Ihnen, Spalten aus "Alle E-Mail-Felder" auszuwählen.. Wählen Sie diese Option.
4. In der Liste „Verfügbare Spalten“, „Nachricht“ markieren.
5. Schließen Sie ab, indem Sie auf „Hinzufügen“ und „OK“ klicken..
6. Markieren Sie den gesamten Postfachinhalt in Ihrem geöffneten Ordner.
7. Kopieren Sie die Outlook-Daten mit der „Strg“-Taste + C’-Befehl.

Exportieren Sie E-Mails von Outlook nach Excel mit Datum und Uhrzeit

wenn Sie die Datums- und Uhrzeitdetails beibehalten müssen, benutze die Kopie & Paste-Methode. Mit dem Outlook-System können Sie E-Mails aus einem bestimmten Datenbereich anzeigen. Die Methode ähnelt dem normalen Direktkopieren. Hier ist was zu tun ist:

1. Gehen zu den Suchleiste von Outlook 2010 oder jede andere Version.
2. Geben Sie die beiden Daten ein den Bereich definieren.
3. Klicken 'Eintreten'.
4. Markieren Sie die E-Mails mit dem Datumsbereich (Verwenden Sie den Tipp für Step 3 oben).
5. Kopieren Sie die Auswahl (Strg + C).
6. Geöffnet MS-Excel.
7. Fügen Sie die kopierten Daten ein in eine leere Tabelle (Strg + In).

Herzlichen Glückwunsch! Die Nachrichten mit den angegebenen Zeitparametern wurden nun zu Ihrer Tabelle hinzugefügt. Sie müssen auf unserem Gerät nicht nach Ordnern suchen – einfach kopieren und direkt einfügen. Diese grundlegende Methode wird für bestimmte Arten von analytischen Arbeiten verwendet. Bitte beachten Sie, dass keine exportierte CSV-Datei generiert wird, sondern diese, Sie speichern die Tabellen nach dem Einfügen der Daten. Sie wissen jetzt, wie Sie Outlook-E-Mails mit Datum und Uhrzeit nach Excel exportieren.

Letzte Worte

Die gebräuchlichsten Methoden zum Übertragen von E-Mail-Daten aus Outlook 2019 und frühere Editionen von Excel sind unten aufgeführt. Wenn eines oder beide Ihrer Systeme Macintosh sind, Die Reihenfolge ist ähnlich. Wenn Sie die CSV-Datei physisch auf einen anderen Computer übertragen müssen, Sie können einen beliebigen externen Speicher verwenden oder ihn in einer Cloud speichern. Sie können es auch per E-Mail an Ihre Mac-Adresse senden.

Wenn Sie ein Backup benötigen, Sie können Outlook-E-Mails auch in eine eigenständige PST-Datei exportieren und an einem sicheren Ort speichern. Die Software enthält nicht nur die Nachrichten, aber auch deine Kontakte, Aufgaben und Aufgaben. Sie können E-Mails von anderen E-Mail-Clients auch direkt in Outlook übertragen, indem Sie einen speziellen Konverter verwenden, der PST-Dateien generiert. Die Daten können in eine separate Datei heruntergeladen oder direkt in Ihr aktives Profil in Outlook eingespeist werden.

Häufig gestellte Fragen

Wie exportiere ich mehrere E-Mails von Outlook nach Excel??

Es gibt zwei beliebte Möglichkeiten, Outlook-E-Mails zu exportieren. Die erste Möglichkeit besteht darin, die in der Desktop-Outlook-App verfügbare Import-/Exportfunktion zu verwenden, da die Funktion in der Webversion von Outlook nicht verfügbar ist. Der Export-Assistent bietet Hinweise, während Sie eine Datei exportieren. Beachten Sie jedoch zwei Haupteinstellungen. Stellen Sie sicher, dass Sie auswählen “Exportieren in eine Datei” und wählen Sie das Dateiformat als “CSV-Datei” statt .pst. Letzteres Format wird hauptsächlich als Sicherungsdatei oder zum Hochladen von E-Mails in ein anderes Outlook-Konto verwendet. Anstatt die eingebaute Funktion zu verwenden, Die zweite Methode besteht darin, eine Drittanbieterlösung zu verwenden, die dies kann Extrahieren Sie E-Mails aus Outlook in ein von Excel unterstütztes Format, wie .xlsx. Sie können unsere nutzen Data Export Kit-Software da es einen intuitiven Exportassistenten bietet und mehrere Formate unterstützt.

Wie kopiere ich mehrere E-Mail-Adressen aus Outlook in Excel und füge sie ein??

Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten. Für E-Mail-Adressen, die in Verteilern oder Gruppen gespeichert sind, Starten Sie Outlook und wählen Sie Kontakte. Aktivieren Sie die Option Liste, um verfügbare Kontakte anzuzeigen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf einzelne E-Mails, um sie zu kopieren. Kopieren Sie die Kontakte und fügen Sie sie in die Excel-Arbeitsmappe ein. Zweitens, Sie können Outlook-E-Mail-Adressen mithilfe der Import/Export-Funktion manuell exportieren. Beim Export als Datei, wählen Sie Kommagetrennte Werte und wählen Sie Kontakte. Drittens, es ist möglich, a zu verwenden Datenextraktionskit Software, die Kontakte automatisch aus PST-Dateien extrahieren kann.

Kann ich meine gesamten Outlook-E-Mails exportieren??

Ja, wenn Sie vorhaben, die Outlook-E-Mails in ein anderes Konto desselben E-Mail-Dienstanbieters zu importieren, Sie können die Import/Export-Funktion verwenden. Im Exportassistenten, wählen “Outlook-Datendatei .pst) als Format. Der nächste Schritt ist ganz einfach. Wählen Sie den Ordner aus, aus dem exportiert werden soll, beispielsweise, Posteingang oder Gesendete Elemente. Der einzige Nachteil dieser Methode ist, dass sie keine flexiblen Formate bietet. Die Der beste Weg, um E-Mails aus Outlook zu speichern robuster und flexibler ist die Verwendung eines Datenextraktionstools.

Kann ich Daten aus einem Excel-Anhang extrahieren??

Ja, Es ist möglich, Daten aus den angehängten Excel-Dateien zu analysieren. Sie müssen jedoch eine Drittanbieter-Integration mit einer Parsing-Funktion verwenden. Viele Benutzer verwenden Power Automate (früher Microsoft Flow). Sie können die Daten analysieren und zusätzliche automatisierte Funktionen ausführen, wie z. B. das Hinzufügen der Daten zu einer zentralen Datenbank. Power Automate ist nicht das einzige Tool, das diese Funktion bietet. Es gibt viele andere Integrationen von Drittanbietern.

Kann ich Outlook mit Excel verbinden??

Ja, Benutzer können eine Brücke erstellen, die es ihnen ermöglicht, automatisch automatisierte E-Mails von Outlook an Excel zu senden. Jedoch, Es gibt keine native Funktion, um dies zu tun. Benutzer müssen externe Lösungen von Microsoft wie Power Automate oder andere Drittanbieter-Integrationen von Anbietern wie Zaiper finden, Automate.io, etc.

Kann ich eine PST-Datei in Excel konvertieren??

Ja, Es ist möglich, PST zu konvertieren, ein Format, das von Microsoft Outlook zum Speichern seiner Informationen verwendet wird, in eine Excel-Datei, die Zeilen und Spalten unterstützt. Für diesen Vorgang, Es ist notwendig, ein Konvertierungstool zu finden. Es gibt viele Tools auf dem Markt von Anbietern wie Cooltutilis, FileProInfo, Conholdat, und mehr. Viele Tools sind kostenlos oder haben möglicherweise eine kostenlose Testphase. Wir empfehlen Ihnen, die kostenlose Version des Data Extraction Kit auszuprobieren, um PST-Elemente automatisch in die Microsoft Excel-Datei zu exportieren.

So exportieren Sie eine Outlook-E-Mail manuell nach Excel?

1. 1. Klicken Sie in Outlook auf Datei dann wählen Geöffnet & Export.
   2. Klicken Import Export, wählen Exportieren in eine Datei und klicken Sie auf Nächste Schaltfläche.
   3. Wählen Sie Komma-getrennte Werte und klicken Sie auf Nächste.
   4. Wählen Sie einen Ordner mit E-Mails zum Exportieren aus, Geben Sie einen Dateinamen ein, und klicken Sie auf OK.
   5. Geben Sie einen Speicherort für die CSV-Datei an und klicken Sie auf Nächste, Klicken Sie auf Fertig.