In der modernen Geschäftswelt, E-Mail-Teil dient dazu, die Funktion eines Telefons; es ist ein integraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation zwischen Mitarbeitern des Unternehmens, mit externen Kunden und Partnern. Das Senden und Empfangen von E-Mail ist einfach, aber die Funktionalität von E-Mail-Anwendungen wie Microsoft Outlook ist viel breiter als die ein normales Telefon. Leider, einige Nutzer nicht immer vollständig verstehen, wie man richtig all diese Funktionen anwenden. Einige der mißbrauchten Funktionen von Microsoft Office Outlook 2003 und Outlook 2002 unten sind in der übersichtlichen Liste aufgeführt. Einige von ihnen beziehen sich auf die Verwendung benutzerdefinierter Ordner Entitäten und Daten Kategorisieren Facetten.
Inhaltsverzeichnis
- Warum brauchen Sie Neue Ordner in Outlook erstellen?
- Wie Verwenden von Outlook-Ordner-Funktionalität?
- Vorschau mehrere Zeilen von Nachrichten
- die Hauptmailbox Auswahl von E-Mails zu empfangen
- Suchordner Erstellen von spezifischen Nachrichten abzufragen nur
- Reinigungs Ordner mit vordefinierten Kriterien
Im Anschluss an den folgenden Tipps, Büropersonal und Outlook-Benutzer werden in der Lage sein, mehr produktiv mit der Lösung zu arbeiten. Also, wenn Sie die maximale Produktivität und Teameffizienz erreichen, dann ist es Zeit für Sie bewusst sind, wie Sie einen neuen Ordner in Outlook erstellen und es für Daten Aussortieren.
Warum brauchen Sie Neue Ordner in Outlook erstellen?
Die meisten Outlook-Benutzer verwenden aktiv Regeln und Ordner, wenn sie mit E-Mail-Arbeits. In diesem Fall, die Ordnerstruktur kann tief und verzweigt sein. Je nach Ihren Bedürfnissen und Vorlieben, Sie können Erstellen von Outlook-E-Mail mit so viele Ordner wie Sie benötigen und ihnen den Weg auszusortieren, die die am besten für Sie. Bei einer Änderung der Mailbox, bei der Bewegung und die Migration auf andere Mail-Systeme, bei der Erstellung von neuen Outlook-Profile, Ihre neuer Ordner Struktur werden Sie von großem Nutzen sein. Not to mention the simple transfer of the existing folder hierarchy to another level of attachment or to another folder – that’s just a life-saving functionality for the one. Was ist mehr, bei der Verwendung von Exchange Server-Postfächern und öffentliche Ordner, Sie können Berechtigungen für jeden Ordner festlegen.
Hinweis: Outlook-Leistung verringert deutlich mehr, wenn eine der Outlook-Ordner speichert werden kann, als 100,000 E-Mails innerhalb. Es wird empfohlen, mehrere Ordner zu verwenden, um Outlook-E-Mails zu organisieren.
Wie Verwenden von Outlook-Ordner-Funktionalität?
Ausblick ist am meisten leistungsstarkes E-Mail-Tool zur Verwaltung der Online-Kommunikation, Veranstaltungen planen, und Aufgaben Scheduling. Wenn Sie nie den Dienst, nehmen Sie Ihre Hand auf sie betrachten. Hier sind einige der nicht offensichtlichen Möglichkeiten dieser Lösung, die Ihnen nützlich sein können,:
1 E-Mails Vorschau
Verwenden Sie die E-Mail-Vorschau, um zu sehen sehen die E-Mail-Adresse des Absenders, sein Thema, und die erste Zeile des Nachrichtentextes. Der letzte Parameter von Outlook kann angepasst werden. Dazu, you need to open the “View” tab, find the “Message Preview” button, und wählen Sie die gewünschte Anzahl Zeilen. Wenn Sie wünschen, Sie können auch Leser deaktivieren. Outlook will also ask if you would like to apply the setting parameter only to this folder or to all mailboxes – check what suits you best.
2 Die Hauptmailbox
Wenn Sie mehrere Konten in Outlook, es ist möglich, dass Sie eine bestimmte E-Mail als primäres so zu wählen, dass der entsprechende Ordner geöffnet, wenn Sie die E-Mail starten. Dazu, you just need to click “File”, move to “Options” and pick the “Advanced” tab, die in dem linken Bereich ist.
In the section “Outlook start and exit” of Outlook, click on the “Browse..” button. In the “Select a folder” dialog box, find the required account and select “Inbox” or any other folder that suits you best for this purpose.
3 Suchordner
Wenn Sie häufig für Briefe in Outlook-Posteingang suchen, indem Sie die gleichen Wörter und Ausdrücke in den Suchbegriff eingeben, Sie können Ihre Aufgabe vereinfachen. Outlook unterstützt Suchordner oder intelligente Ordner. Bau sie auf, und Sie können über die manuelle Sortierung Ihrer Korrespondenz vergessen. Click the “Folder” tab and move to the “New Search Folder” section. In dem Fenster, das erscheint, können Sie die Suchordner aus Outlook E-Mail-Vorlage Optionen auswählen oder eigene erstellen.
Wenn Sie kommen mit dem Outlook-Vorlagen Modul nicht zufrieden, you can always double click on “Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Suchordner” at the bottom of the list. Geben Sie den Namen des Ordners, click “Criteria”, und geben Sie die Bedingungen für Nachrichten in ihn auswählen.
4 Reinigung Folders
Diese Funktion entfernt automatisch redundante Einträge in den ausgewählten Ordner. Überschüssiges bezieht sich auf zitierte Kopien Ihrer Briefe. So überprüfen Sie die Funktion in Aktion, Rechtsklick auf den Ordner, in dem die Vervielfältigungen und Kopien von E-Mails angesammelt werden, and select “Clean Up-Ordner".
Sie können redundante, welche Nachrichten angeben, werden in Betracht gezogen. Dazu, select “File”, click “Options”, then go to “Mail”, and scroll down to “Conversation Clean Up” section. Hier gibt es eine Möglichkeit Reinigung einzurichten, so dass es nicht wichtig Outlook-Posteingang Zeug wirkt sich und wählen Sie den Ordner, in der unnötigen Buchstaben bewegen. Standardmäßig, they are sent to the “Deleted Items” folder.
Letztes Wort
Wie Sie sehen können, gibt es unbegrenzte Anzahl von Outlook-Funktionen, die Sie von profitieren können, wenn Sie wissen, wie sie zu benutzen. erstellen Sie verschiedene Arten von Ordnern Outlook-Daten zu sortieren und effizient verwalten.
lesen Sie auch:
- So übertragen Sie Ordner und E-Mails von Thunderbird nach Outlook
- So finden Sie einen Ordner in Outlook
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