Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

Cuando se trata de clientes de correo, Outlook es el entorno preferido para muchas empresas y usuarios. Es seguro, versátil, y poderoso. Se puede almacenar y administrar un gran volumen de correspondencia electrónica y acceder a múltiples cuentas en un servidor. Sin embargo, también hay algunas desventajas, por ejemplo, algunos usuarios se sienten frustrados cuando intentan exportar correos electrónicos desde MS Outlook.

Si bien existen diferentes métodos manuales, ninguno de ellos es perfecto. Cuando hay poca información, puede copiar y pegar correos electrónicos separados en Word u otro procesador de texto. Es posible que no se conserve el formato original.

En este artículo, cubriremos algunas formas confiables de convertir sus correos electrónicos en hojas de cálculo para Microsoft Excel. Desafortunadamente, no hay un botón mágico que le permita exportar correos electrónicos de Outlook a Excel automáticamente. Puede ser complejo a menos que conozcas algunos trucos; descúbrelos a continuación..

Razones para exportar correos electrónicos de Outlook

Los usuarios pueden querer mover su correo por diferentes motivos. Las motivaciones más comunes para exportar correos electrónicos de Outlook a Microsoft Excel son las siguientes:

• la necesidad de realizar la transición a un nuevo servidor
• la necesidad de crear una lista de distribución para otras aplicaciones
• La necesidad de cambiar entre plataformas
• la necesidad de compartir información con otro usuario
• la necesidad de una copia de seguridad.

Cuando pasa de un sistema a otro, los datos a menudo se dañan o se pierden. La tarea de transferir a Excel no es pan comido, si prueba un método dudoso, corre el riesgo de perder la información para siempre. En lugar de correr riesgos innecesarios, aprovecha los secretos que compartimos a continuación. En su lugar, le mostraremos cómo copiar y pegar los datos o exportarlos a un archivo CSV..

Ventajas de importar a hojas de cálculo

Exportar a Microsoft Excel es uno de los modos de transferencia más confiables. El formato de hoja de cálculo le permite organizar las conversaciones en una base de datos. Le permitirá encontrar contactos e intercambios antiguos por diferentes parámetros como la fecha de contexto.

También vale la pena considerar una hoja de cálculo como opción de respaldo. Cualquier información valiosa de Outlook debe copiarse para su recuperación.. Tarde o temprano, es posible que necesite encontrar conversaciones particulares para fines personales o legales. En caso de falla del servidor, si los datos desaparecen (que es un escenario de pesadilla!) Tendrá el archivo XLS al que recurrir.

Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

¿Le gustaría crear una lista de distribución o un informe forense?? Esta es la mejor manera de hacer esto.:

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1. Haga clic en el botón de arriba para descargar el software Outlook Data Export Kit.
2. Instalarlo y ejecutarlo.
3. Haga clic en “Informes” y elige “Listado de contactos” o “Lista de direcciones de correo electrónico del destinatario” si desea generar una lista de distribución,
   o
   escoger “Propiedades de correo electrónico…” si desea crear una lista de correos electrónicos de Outlook dentro de sus propiedades.
4. Elija las opciones del informe y ejecute el informe.
5. Abra el archivo de resultados en Microsoft Excel u otro editor de hojas de cálculo.

Además, el kit de extracción de datos para Outlook permite crear una lista de cuentas y contraseñas de Outlook. Mira esto. Además, es posible que desee saber cómo Importar direcciones de correo electrónico de Excel a Microsoft Outlook.

Exporte cada correo electrónico desde una carpeta de correo de Outlook a un archivo Excel/CSV independiente

¿Quieres exportar cada correo electrónico desde Outlook a un archivo de Excel separado?? Bien, la primera forma es abrir manualmente cada correo electrónico y crear el archivo Excel correspondiente. Luego copias cada correo electrónico.. Este método no requiere ningún software especial..

Bien, La función de importación/exportación de Outlook no tiene la capacidad de crear archivos Excel individuales. Cuando exportas, crea un archivo de Excel con todos los correos electrónicos en un solo lugar. Es posible que necesite una herramienta de terceros que pueda exportar por lotes cada correo electrónico a un libro de trabajo separado.. Incluiría un “guardar en masa” característica.

Esta función no está disponible explícitamente en nuestro kit de extracción de datos para Outlook.. Sin embargo, puede configurar filtros personalizados que le permitan generar categorías de archivos específicas, tal como “Correos electrónicos con archivos adjuntos” o “Correos electrónicos sin archivos adjuntos”. Puede utilizar la función de rango de fechas para obtener archivos individuales para cada día., semana, mes, etcétera. También es posible generar informes forenses utilizando funciones como “Los productos que cuentan por carpeta de Outlook”.

Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

1. Descargar, instalar y ejecutar el software DEKit.
2. Haga clic en el “Informes” botón en el panel superior.
3. Seleccionar “Propiedades de correo electrónico del perfil de Outlook” Informe.
   (Alternativamente, puede utilizar un segundo informe que utilice el archivo PST de Outlook.).
4. Especifique la ubicación y el nombre del archivo de Excel al que desea exportar las propiedades del correo electrónico de Outlook..
5. Haga clic en el “Guardar” botón.
6. Seleccione el perfil de Outlook que desea utilizar si el programa se lo solicita.
7. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione la carpeta de Outlook con la que desea trabajar..
   Tenga en cuenta que el programa también procesará todas las carpetas posteriores si la opción correspondiente está habilitada.
8. Haga clic en el “Hecho” botón. El programa creará un informe..
9. Abra el archivo de informe creado en Excel para ver su contenido..

Cómo exportar correos electrónicos a Microsoft Excel usando Outlook

Esto no es ciencia de cohetes, pero aquí hay una advertencia: no espere conservar ningún estilo. Los datos se transferirán como texto sin formato con los contactos., y cualquier enlace será básico. No hay excepciones ni soluciones alternativas aquí., ni en Windows ni en Mac. Si realmente necesita conservar la apariencia de los correos electrónicos originales, guárdelos como HTML en su lugar. De otra manera, sigue este procedimiento:

1. Abra la aplicación Microsoft Outlook.
2. Dirígete al menú Archivo.
3. Elija la función para abrir y exportar.
4. Seleccione "Importar / Exportar" para buscar "Exportar a un archivo".
   
5. Especifique que necesita crear un archivo para Excel (CSV), no es un archivo PST.
6. Elija entre las carpetas disponibles donde se puede guardar el archivo.
7. Marque la casilla junto a la opción de exportación "Mensajes de correo electrónico"..
8. Cambie los campos personalizados del mapa si es necesario.
9. Finalice haciendo clic en "Finalizar".
10. Cerrar el cliente de Outlook.

Después de hacer clic en "Finalizar", todos sus mensajes aterrizarán en el archivo recién creado; verifique la carpeta para asegurarse. Tenga en cuenta que ambos formatos de Microsoft Excel son adecuados.

Cómo abrir un archivo CSV

En el caso del CSV (Valores Separados por Comas) formato, luego puede migrar a una hoja de cálculo con la misma facilidad. Simplemente haga clic con el botón derecho en el archivo CSV exportado, y elija "Abrir con ..." - Excel en el menú contextual. El archivo se abrirá en el programa., para que pueda guardarlo como un formato de archivo XLS.

La forma directa de extraer datos de los correos electrónicos de Microsoft Outlook

Puede mover todos sus correos electrónicos desde Outlook 2016 u otra versión en Windows o Mac a granel. No es necesario exportar los datos a un archivo independiente primero. A continuación se explica cómo hacer el trabajo rápidamente mediante copiar y pegar:

1. Abra Outlook y acceda a la vista de correo..
2. Abra la carpeta cuyo contenido debe transferirse.
3. Copie todos los correos electrónicos con o sin texto (ver el consejo a continuación).
4. Abra MS Excel.
5. Crea un nuevo archivo de hoja de cálculo.
6. Inserte los correos electrónicos copiados: seleccione la celda A1 y péguela con la tecla Ctrl estándar + Comando V ’/’ + Comando V 'para exportar correos electrónicos de Outlook.
7. Guarda el archivo. en su dispositivo Windows o Mac.

Cómo copiar correos electrónicos para Microsoft Excel (Paso 3)

Hay dos formas de importar correos electrónicos en cualquier versión, incluido Outlook 2013 - con o sin su texto. Para preservar el contenido, siga todos los pasos a continuación. Exportar sin ellos, empezar desde el paso 6.

Haz lo siguiente:

1. Desactive el modo Panel de lectura de Outlook a través del menú "Ver".
   
2. Mientras todavía está a la vista, haga clic en la opción Agregar columnas.
3. El nuevo cuadro llamado Mostrar columnas le permite seleccionar columnas de "Todos los campos de correo".. Elige esta opción.
4. En la lista "Columnas disponibles", marcar "Mensaje".
5. Finalice haciendo clic en "Agregar" y "Aceptar".
6. Resalte el contenido completo del buzón en su carpeta abierta.
7. Copie los datos de Outlook con la tecla "Ctrl + Comando C '.

Exportar correos electrónicos de Outlook a Excel con fecha y hora

si necesita conservar los detalles de fecha y hora, usa la copia & método de pegar. El sistema de Outlook le permitirá ver correos electrónicos de un rango de datos específico. El método es similar a la copia directa ordinaria. Esto es lo que hay que hacer:

1. Ir a la barra de búsqueda Perspectivas de 2010 o cualquier otra versión.
2. Ingrese las dos fechas definiendo el rango.
3. Haga clic en 'Ingresar'.
4. Resalta los correos electrónicos con el rango de fechas (usa la punta para Step 3 por encima de).
5. Copiar la selección (control + C).
6. Abierto ms excel.
7. Insertar los datos copiados en una hoja de cálculo vacía (control + En).

Felicitaciones! Ahora los mensajes con los parámetros de tiempo especificados han llegado a su hoja de cálculo.. No necesita buscar ninguna carpeta en nuestro dispositivo, simplemente copie y pegue directamente! Este método básico se utiliza para tipos específicos de trabajo analítico.. Tenga en cuenta que no genera un archivo CSV exportado, en su lugar, guardas las hojas de cálculo después de pegar los datos. Ahora sabe cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel con fecha y hora.

Ultimas palabras

Estas son las formas más comunes de transferir datos de correo desde Outlook 2019 y ediciones anteriores a Excel. Si uno o ambos sistemas están en Macintosh, la secuencia es similar. Si necesita transferir físicamente el archivo CSV a otra computadora, use cualquier almacenamiento de memoria externa o guárdelo en una nube. También puede enviarlo por correo electrónico a su dirección para Mac.

Si necesita respaldo, también puede exportar correos electrónicos de Outlook a un archivo PST independiente. Guárdelo en cualquier lugar seguro. Contendrá no solo los mensajes, pero también tus contactos, tareas, y asignaciones. También puede transferir correos electrónicos de otros clientes de correo directamente a Outlook con un convertidor especial que genera PST. Los datos se pueden descargar en un archivo separado o ingresar directamente en su perfil activo en Outlook.

Preguntas más frecuentes

¿Cómo exporto varios correos electrónicos de Outlook a Excel??

Hay dos formas populares de exportar correos electrónicos de Outlook. La primera forma es utilizar la función de importación/exportación disponible en la aplicación Outlook de escritorio., ya que la función no está disponible en la versión web de Outlook. El asistente de exportación ofrece sugerencias a medida que exporta un archivo. Pero tome nota de dos configuraciones principales. Asegúrate de seleccionar “Exportar a un archivo” y elija el formato de archivo como “CSV” en lugar de .pst. Este último formato se utiliza principalmente como archivo de copia de seguridad o para cargar correos electrónicos en otra cuenta de Outlook.. En lugar de usar la función integrada, el segundo método es utilizar una solución de terceros que pueda extraer correos electrónicos de Outlook en formato compatible con Excel, como .xlsx. Puede utilizar nuestro Software del kit de exportación de datos ya que ofrece un asistente de exportación intuitivo y admite múltiples formatos.

¿Cómo copio y pego varias direcciones de correo electrónico de Outlook a Excel??

Hay varias maneras de hacer esto. Para direcciones de correo electrónico almacenadas en Distribución o Grupos, inicie Outlook y seleccione Contactos. Habilite la opción Lista para ver los contactos disponibles y mantenga presionado el botón CTRL y haga clic en correos electrónicos individuales para copiarlos. Copie y luego pegue los contactos en el libro de Excel. En segundo lugar, puede exportar manualmente las direcciones de correo electrónico de Outlook usando la función Importar/Exportar. Al exportar como un archivo, elija valores separados por comas y elija Contactos. En tercer lugar, es posible usar un equipo de extracción de datos software que puede extraer contactos de archivos PST automáticamente.

¿Puedo exportar todos mis correos electrónicos de Outlook??

Sí, si planea importar los correos electrónicos de Outlook a otra cuenta del mismo proveedor de servicios de correo electrónico, puede utilizar la función Importar/Exportar. En el asistente de exportación, escoger “Archivo de datos de Outlook .pst) como el formato. El siguiente paso es bastante fácil.. Seleccione la carpeta desde la que exportar, por ejemplo, Bandeja de entrada o Elementos enviados. La única desventaja de este método es que no ofrece formatos flexibles.. La la mejor manera de guardar correos electrónicos de Outlook lo que es más robusto y flexible es mediante el uso de una herramienta de extracción de datos.

¿Puedo extraer datos de un archivo adjunto de Excel??

Sí, es posible analizar datos de los archivos de Excel adjuntos. Pero deberá usar una integración de terceros con una función de análisis. Muchos usuarios utilizan Power Automate (anteriormente flujo de Microsoft). Pueden analizar los datos y realizar funciones automatizadas adicionales, como agregar los datos a una base de datos central. Power Automate no es la única herramienta que ofrece esta función. Hay muchas otras integraciones de terceros..

¿Puedo conectar Outlook a Excel??

Sí, los usuarios pueden crear un puente que les permita enviar automáticamente correos electrónicos automatizados desde Outlook a Excel. Sin embargo, no hay una función nativa para hacer esto. Los usuarios deben encontrar soluciones externas proporcionadas por Microsoft, como Power Automate u otras integraciones de terceros de proveedores como Zaiper., Automatizar.io, etcétera.

¿Puedo convertir un archivo PST a Excel??

Sí, es posible convertir PST, un formato utilizado por Microsoft Outlook para almacenar su información, a un archivo de Excel que admita filas y columnas. Para esta operación, es necesario encontrar una herramienta de conversión. Hay muchas herramientas en el mercado de proveedores como Cooltutilis, FileProInfo, Conholdato, y más. Muchas herramientas son gratuitas o pueden tener un período de prueba gratuito. Le recomendamos que pruebe la versión gratuita de Data Extraction Kit para exportar automáticamente los elementos PST al archivo de Microsoft Excel.

Cómo exportar un correo electrónico de Outlook a Excel manualmente?

1. 1. En Outlook, haga clic en Archivo a continuación, seleccione Abierto & De la exportación.
   2. Haga clic en Importación y exportación, escoger Exportar a un archivo y haga clic en Próxima botón.
   3. Elegir Valores Separados por Comas y haga clic en Próxima.
   4. Elija una carpeta que contenga correos electrónicos para exportar, escriba un nombre de archivo, y haga clic en Okay.
   5. Especifique una ubicación para guardar el archivo CSV y haga clic en Próxima, Haga clic en Terminar.