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Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

Cuando se trata de clientes de correo, muchas empresas y usuarios prefieren Outlook por su seguridad, versatilidad y potencia. Permite a los usuarios almacenar y gestionar grandes volúmenes de correspondencia y acceder a múltiples cuentas en un único servidor.. Sin embargo, también hay algunas desventajas, incluido el hecho de que a algunos usuarios les resulta frustrante exportar correos electrónicos desde MS Outlook.

Si bien hay diferentes métodos manuales disponibles, ninguno de ellos es perfecto. Una posible solución es copiar y pegar correos electrónicos individuales en un programa de procesamiento de textos., aunque es posible que esto no siempre conserve el formato original.

Cuaderno con Excel

En este artículo, Proporcionaremos una serie de métodos confiables para convertir correos electrónicos en hojas de cálculo de Microsoft Excel.. Desafortunadamente, No existe una forma automatizada de exportar correos electrónicos de Outlook a Excel.. El proceso puede ser complejo a menos que esté familiarizado con algunos trucos., que explicaremos a continuación.

Beneficios de exportar correos electrónicos de Outlook

Hay varias razones por las que los usuarios pueden querer exportar sus correos electrónicos de Outlook a Microsoft Excel.. Las motivaciones más comunes para hacerlo son:

  • la necesidad de realizar la transición a un nuevo servidor
  • la necesidad de crear una lista de distribución para otras aplicaciones
  • La necesidad de cambiar entre plataformas
  • la necesidad de compartir información con otro usuario
  • la necesidad de una copia de seguridad.

Al pasar de un sistema a otro, los datos a menudo se dañan o se pierden. El proceso de transferir datos a Excel puede ser un desafío, y existe el riesgo de perder información si el método no es correcto. En lugar de correr riesgos, Recomendamos utilizar los métodos que se describen a continuación., que implican copiar y pegar datos o exportarlos a un archivo CSV.

Las ventajas de importar a hojas de cálculo son numerosas

Exportar a Microsoft Excel es uno de los modos de transferencia más confiables. El formato de hoja de cálculo le permite organizar conversaciones en una base de datos., permitiéndole encontrar contactos e intercambios antiguos mediante diferentes parámetros como la fecha del contexto.

También vale la pena considerar una hoja de cálculo como opción de respaldo. Cualquier información valiosa de Outlook debe copiarse para su recuperación., ya que es posible que necesites encontrar conversaciones particulares para fines personales o legales en algún momento. En caso de fallo del servidor, el archivo XLS proporciona una solución de copia de seguridad, mitigar el riesgo de pérdida de datos.

Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

Repasemos el proceso de exportación de mensajes de Outlook a una hoja de cálculo de Excel., así como también cómo crear una lista de distribución a partir de direcciones de correo electrónico o contactos de Outlook. También puede encontrar útiles los siguientes pasos al crear informes forenses por correo electrónico.. Haga clic en el botón a continuación para descargar el software del kit de exportación de datos de Outlook, y luego instalarlo y ejecutarlo.

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* - La versión no registrada convierte un número limitado de mensajes

Para exportar mensajes de Outlook a Excel:

  1. Haga clic en 'Informes’ botón, que puedes encontrar en el menú superior.
  2. Seleccione las 'Propiedades de correo electrónico…’ opción.
  3. Elija sus opciones de informe y ejecute el informe.

Para generar una lista de distribución:

  1. Haga clic en “Informes” botón y elegir “Listado de contactos” o “Lista de direcciones de correo electrónico del destinatario” si desea generar una lista de distribución,
  2. Elija las opciones del informe y ejecute el informe.
  3. Abra el archivo de resultados en Microsoft Excel u otro editor de hojas de cálculo.

Informes Dekit

Adicionalmente, El kit de extracción de datos para Outlook permite la creación de una lista de cuentas y contraseñas de Outlook.. Te invitamos a explorar esta característica..
Además, es posible que desee saber cómo Importar direcciones de correo electrónico de Excel a Microsoft Outlook.

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Exporte cada correo electrónico desde una carpeta de correo de Outlook a un archivo Excel/CSV independiente

Si necesita exportar correos electrónicos de Outlook a Excel, puede hacerlo manualmente abriendo cada correo electrónico y creando el archivo Excel correspondiente. Este método no requiere ningún software especial.. Sin embargo, Cabe señalar que la función de importación/exportación de Outlook no permite la creación de archivos Excel individuales.. Cuando exportas, crea un archivo de Excel que contiene todos los correos electrónicos.

Si necesitas exportar correos electrónicos de una forma más organizada, Es posible que le resulte útil una herramienta de terceros que puede exportar por lotes cada correo electrónico a un libro de trabajo separado.. Estas herramientas generalmente incluyen un “guardar en masa” característica. Nuestro kit de extracción de datos para Outlook no tiene esta función, pero puedes configurar filtros personalizados que te permitan generar categorías de archivos específicas, tal como “Correos electrónicos con archivos adjuntos” o “Correos electrónicos sin archivos adjuntos”. También puede utilizar la función de rango de fechas para obtener archivos individuales para cada día., semana, mes, etcétera. Los informes forenses también se pueden generar utilizando funciones como “Los productos que cuentan por carpeta de Outlook”.

Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

  1. Descargar, instalar y ejecutar el software DEKit.
  2. Haga clic en el “Informes” botón en el panel superior.
  3. Seleccionar “Propiedades de correo electrónico del perfil de Outlook” Informe.
    (Alternativamente, puede utilizar un segundo informe que utilice el archivo PST de Outlook.).
  4. Especifique la ubicación y el nombre del archivo de Excel al que desea exportar las propiedades del correo electrónico de Outlook..
  5. Haga clic en el “Guardar” botón.
  6. Seleccione el perfil de Outlook que desea utilizar si el programa se lo solicita.
  7. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione la carpeta de Outlook con la que desea trabajar..
    Tenga en cuenta que el programa también procesará todas las carpetas posteriores si la opción correspondiente está habilitada.
  8. Haga clic en el “Hecho” botón. El programa creará un informe..
  9. Abra el archivo de informe creado en Excel para ver su contenido..

El software que exporta correos electrónicos de Outlook a Excel

Cómo exportar correos electrónicos a Microsoft Excel usando Outlook

Tenga en cuenta que si bien este proceso es relativamente sencillo, hay algunas consideraciones importantes a tener en cuenta. en primer lugar, es fundamental entender que los datos se transferirán como texto plano, incluyendo contactos y enlaces básicos. No hay excepciones a esta regla., independientemente de si estás utilizando un dispositivo Windows o Mac. Si preservar la apariencia del correo electrónico original es una prioridad, recomendamos guardarlo como HTML. De otra manera, por favor siga el procedimiento descrito:

  1. Abra la aplicación Microsoft Outlook.
  2. Dirígete al menú Archivo.
  3. Elija la función para abrir y exportar.
  4. Seleccione "Importar / Exportar" para buscar "Exportar a un archivo".
    Exportación de Outlook a un archivo
  5. Especifique que necesita crear un archivo para Excel (CSV), no es un archivo PST.
  6. Elija entre las carpetas disponibles donde se puede guardar el archivo.
  7. Marque la casilla junto a la opción de exportación "Mensajes de correo electrónico"..
  8. Cambie los campos personalizados del mapa si es necesario.
  9. Finalice haciendo clic en "Finalizar".
  10. Cerrar el cliente de Outlook.
Punta: Al paso 8, Puede realizar ajustes en su configuración en el mapeo de campos de Windows.. Esto asegurará que cada elemento de sus correos electrónicos esté asignado correctamente a una celda en Microsoft Excel. (por ejemplo, Las direcciones de correo electrónico de los remitentes aparecerán en el campo "De: (dirección)’ campo). Puede agregar o eliminar campos según sea necesario. Haga clic en Aceptar para confirmar su selección e iniciar el proceso de extracción de Outlook..

Importación de contactos - mapeo de campos

 

Después de hacer clic en "Finalizar", todos sus mensajes aterrizarán en el archivo recién creado; verifique la carpeta para asegurarse. Tenga en cuenta que ambos formatos de Microsoft Excel son adecuados.

Cómo abrir un archivo CSV

En el caso del CSV (Valores Separados por Comas) formato, puedes migrar fácilmente a una hoja de cálculo. Para hacerlo, Haga clic con el botón derecho en el archivo CSV exportado y seleccione "Abrir con...".’ desde el menú contextual. El archivo luego se abrirá en Excel., donde puedes guardarlo como un formato de archivo XLS.

archivo CSV

La forma directa de extraer datos de los correos electrónicos de Microsoft Outlook

Es posible transferir todos los correos electrónicos desde Outlook 2016 o cualquier otra versión en una computadora Windows o Mac de forma masiva. No es necesario exportar los datos a un archivo independiente primero. Las siguientes instrucciones le permitirán completar la tarea rápidamente copiando y pegando:

  1. Abra Outlook y acceda a la vista de correo..
  2. Abra la carpeta cuyo contenido debe transferirse.
  3. Copie todos los correos electrónicos con o sin texto (ver el consejo a continuación).
  4. Abra MS Excel.
  5. Crea un nuevo archivo de hoja de cálculo.
  6. Inserte los correos electrónicos copiados: seleccione la celda A1 y péguela con la tecla Ctrl estándar + Comando V ’/’ + Comando V 'para exportar correos electrónicos de Outlook.
  7. Guarda el archivo. en su dispositivo Windows o Mac.

Cómo copiar correos electrónicos para Microsoft Excel (Paso 3)

Hay dos métodos para importar correos electrónicos en cualquier versión., incluyendo Outlook 2013, con o sin el texto. Para preservar el contenido, por favor siga todos los pasos a continuación. Para exportar sin el texto, por favor comience desde el paso 6.

Haz lo siguiente:

  1. Desactive el modo Panel de lectura de Outlook a través del menú "Ver".
    Outlook Apagando el panel de lectura
  2. Mientras todavía está a la vista, haga clic en la opción Agregar columnas.
  3. El nuevo cuadro llamado Mostrar columnas le permite seleccionar columnas de "Todos los campos de correo".. Elige esta opción.
  4. En la lista "Columnas disponibles", marcar "Mensaje".
  5. Finalice haciendo clic en "Agregar" y "Aceptar".
  6. Resalte el contenido completo del buzón en su carpeta abierta.
  7. Copie los datos de Outlook con la tecla "Ctrl + Comando C '.
Punta: Hay otras formas de copiar el correo sin crear un archivo.. Por ejemplo, puede elegir cualquier correo electrónico y hacer clic en "Ctrl + A ’para destacar el resto, o seleccione el primer mensaje y haga clic en Ctrl + Cambio + Termina con el mismo propósito.

Exportar correos electrónicos de Outlook a Excel con fecha y hora

si necesita conservar los detalles de fecha y hora, usa la copia & método de pegar. El sistema de Outlook le permitirá ver correos electrónicos de un rango de datos específico. El método es similar a la copia directa ordinaria. Esto es lo que hay que hacer:

  1. Ir a la barra de búsqueda Perspectivas de 2010 o cualquier otra versión.
  2. Ingrese las dos fechas definiendo el rango.
  3. Haga clic en 'Ingresar'.
  4. Resalta los correos electrónicos con el rango de fechas (usa la punta para Step 3 por encima de).
  5. Copiar la selección (control + C).
  6. Abierto ms excel.
  7. Insertar los datos copiados en una hoja de cálculo vacía (control + En).

Felicitaciones! Los mensajes con los parámetros de tiempo especificados ahora se han agregado a su hoja de cálculo.. No es necesario buscar ninguna carpeta en nuestro dispositivo, simplemente copie y pegue directamente. Este método básico se utiliza para tipos específicos de trabajo analítico.. Tenga en cuenta que no genera un archivo CSV exportado, sino que, guardas las hojas de cálculo después de pegar los datos. Ahora sabes cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel con fecha y hora..

Ultimas palabras

Los métodos más comunes para transferir datos de correo desde Outlook 2019 y las ediciones anteriores de Excel se describen a continuación. Si uno o ambos sistemas son Macintosh, la secuencia es similar. Si necesita transferir físicamente el archivo CSV a otra computadora, puedes usar cualquier almacenamiento de memoria externa o guardarlo en una nube. También puede enviarlo por correo electrónico a su dirección para Mac.

Si necesitas una copia de seguridad, También puedes exportar correos electrónicos de Outlook a un archivo PST independiente y guardarlo en una ubicación segura.. El software contendrá no sólo los mensajes, pero también tus contactos, tareas y asignaciones. También puedes transferir correos electrónicos desde otros clientes de correo directamente a Outlook usando un convertidor especial que genera archivos PST.. Los datos se pueden descargar en un archivo separado o ingresar directamente a su perfil activo en Outlook..

Preguntas más frecuentes

¿Cómo exporto varios correos electrónicos de Outlook a Excel??

Hay dos formas populares de exportar correos electrónicos de Outlook. La primera forma es utilizar la función de importación/exportación disponible en la aplicación Outlook de escritorio., ya que la función no está disponible en la versión web de Outlook. El asistente de exportación ofrece sugerencias a medida que exporta un archivo. Pero tome nota de dos configuraciones principales. Asegúrate de seleccionar “Exportar a un archivo” y elija el formato de archivo como “CSV” en lugar de .pst. Este último formato se utiliza principalmente como archivo de copia de seguridad o para cargar correos electrónicos en otra cuenta de Outlook.. En lugar de usar la función integrada, el segundo método es utilizar una solución de terceros que pueda extraer correos electrónicos de Outlook en formato compatible con Excel, como .xlsx. Puede utilizar nuestro Software del kit de exportación de datos ya que ofrece un asistente de exportación intuitivo y admite múltiples formatos.

¿Cómo copio y pego varias direcciones de correo electrónico de Outlook a Excel??

Hay varias maneras de hacer esto. Para direcciones de correo electrónico almacenadas en Distribución o Grupos, inicie Outlook y seleccione Contactos. Habilite la opción Lista para ver los contactos disponibles y mantenga presionado el botón CTRL y haga clic en correos electrónicos individuales para copiarlos. Copie y luego pegue los contactos en el libro de Excel. En segundo lugar, puede exportar manualmente las direcciones de correo electrónico de Outlook usando la función Importar/Exportar. Al exportar como un archivo, elija valores separados por comas y elija Contactos. En tercer lugar, es posible usar un equipo de extracción de datos software que puede extraer contactos de archivos PST automáticamente.

¿Puedo exportar todos mis correos electrónicos de Outlook??

Sí, si planea importar los correos electrónicos de Outlook a otra cuenta del mismo proveedor de servicios de correo electrónico, puede utilizar la función Importar/Exportar. En el asistente de exportación, escoger “Archivo de datos de Outlook .pst) como el formato. El siguiente paso es bastante fácil.. Seleccione la carpeta desde la que exportar, por ejemplo, Bandeja de entrada o Elementos enviados. La única desventaja de este método es que no ofrece formatos flexibles.. La la mejor manera de guardar correos electrónicos de Outlook lo que es más robusto y flexible es mediante el uso de una herramienta de extracción de datos.

¿Puedo extraer datos de un archivo adjunto de Excel??

Sí, es posible analizar datos de los archivos de Excel adjuntos. Pero deberá usar una integración de terceros con una función de análisis. Muchos usuarios utilizan Power Automate (anteriormente flujo de Microsoft). Pueden analizar los datos y realizar funciones automatizadas adicionales, como agregar los datos a una base de datos central. Power Automate no es la única herramienta que ofrece esta función. Hay muchas otras integraciones de terceros..

¿Puedo conectar Outlook a Excel??

Sí, los usuarios pueden crear un puente que les permita enviar automáticamente correos electrónicos automatizados desde Outlook a Excel. Sin embargo, no hay una función nativa para hacer esto. Los usuarios deben encontrar soluciones externas proporcionadas por Microsoft, como Power Automate u otras integraciones de terceros de proveedores como Zaiper., Automatizar.io, etcétera.

¿Puedo convertir un archivo PST a Excel??

Sí, es posible convertir PST, un formato utilizado por Microsoft Outlook para almacenar su información, a un archivo de Excel que admita filas y columnas. Para esta operación, es necesario encontrar una herramienta de conversión. Hay muchas herramientas en el mercado de proveedores como Cooltutilis, FileProInfo, Conholdato, y más. Muchas herramientas son gratuitas o pueden tener un período de prueba gratuito. Le recomendamos que pruebe la versión gratuita de Data Extraction Kit para exportar automáticamente los elementos PST al archivo de Microsoft Excel.

Cómo exportar un correo electrónico de Outlook a Excel manualmente?

    1. En Outlook, haga clic en Archivo a continuación, seleccione Abierto & De la exportación.
    2. Haga clic en Importación y exportación, escoger Exportar a un archivo y haga clic en Próxima botón.
    3. Elegir Valores Separados por Comas y haga clic en Próxima.
    4. Elija una carpeta que contenga correos electrónicos para exportar, escriba un nombre de archivo, y haga clic en Okay.
    5. Especifique una ubicación para guardar el archivo CSV y haga clic en Próxima, Haga clic en Terminar.

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