Si ha decidido transferir su vida de trabajo a Microsoft Outlook, esto es totalmente explicable. No hay nada más importante que la eficiencia de las operaciones cuando se trata de nuestra vida profesional. El más automatizado los procesos se vuelven, mayor será la probabilidad de que del empleo de mañana no será más que una rutina. Por lo tanto, si ya está cansado de escribir correo electrónico ineficiente a un grupo de personas, ya es hora de empezar a usar la solución de Microsoft: lista de distribución de Outlook.
En este artículo se describe la siguiente:
- Cómo crear la lista de distribución en Outlook
- Consejos sobre la Importación de lista de distribución en Outlook
- ¿Por qué utilizar Outlook Para obtener una mayor eficiencia?
Para empezar, vamos a definir la lista de distribución de Outlook y señalar sus características únicas. Básicamente, Se trata de un grupo de contacto que le permite enviar un correo electrónico a varias personas. Ya se trate de su equipo, la Junta Directiva, o incluso sólo un grupo de compañeros, usted no tiene que añadir cada dirección por separado y esto va a ahorrar un montón de tiempo.
Cómo crear la lista de distribución en Outlook
Outlook le permite establecer una lista de distribución sólo en unos pocos y sencillos pasos. Dependiendo de la versión, por lo general, necesitará tomar 6-10 pasos para agregar lista de distribución. Sin embargo, para la última versión hemos preparado una lista de acciones para que en lo sucesivo:
- hacer clic “Gente” en la barra de navegación, o bien un icono o una palabra;
- Vete a “Mis contactos” y elegir la carpeta en la que el grupo de contacto se va a guardar. Es más fácil si usted sólo tiene que seleccionar “contactos”;
- hacer clic “Nuevo Grupo de Contacto” y el nombre que con respecto a sus necesidades;
- escoger “Añadir miembros” y simplemente agregar personas de su lista de contactos que desea ver en esta misma lista;
- guardar y cerrar la función.
Sin embargo, para que esta acción se realiza en menos de 5 minutos como se describe, usted debe tener todos los contactos en la base de datos del programa. ¿Y si no lo hace? No es un gran problema ya que hay una manera de importarlos desde archivos Excel así como de diferentes archivos de lista de grupo como el glutamato monosódico. No se pueden importar directamente a la lista de distribución a Outlook 2019 pero sólo los contactos de la que éstos se pueden hacer. A continuación se explica con más detalle el proceso de importación completa.
Si necesita importar contactos primero, le sugerimos que utilice el Importar VCF a Outlook software que importa fácilmente VCF (contacto virtual) archivos en Outlook o autónomo archivo PST. Leer la descripción de la importación de contactos procedimiento aquí.
Consejos sobre la Importación de lista de distribución en Outlook
Sin embargo, a veces puede haber desafíos en el camino, por lo que queremos explicar a todos los consejos y trucos para hacer este proceso lo más suave posible. A continuación se muestra nuestra guía paso a paso sobre cómo importar grupo de contacto de Outlook desde Excel, de nuevo por las versiones más recientes del programa:
- escoger “Archivo” en la cinta de la 2013 o 2016 versión del programa;
- proceder con Open & De la exportación, es decir, la función de importación / exportación;
- en la ventana emergente con las opciones de acciones a realizar, seleccionar “Importar desde otro programa o archivo” y proceder;
- escoger “Valores Separados por Comas” en el siguiente paso que indica el tipo de archivo que se creará;
- seleccionar el archivo que desea importar y prestar especial atención a las opciones de duplicación. Estos incluyen que permite la sustitución de los duplicados con los elementos importados, permitiendo que duplicado a crearse, y sin importar elementos duplicados;
- procederá al elegir la carpeta de destino. La mayor parte de forma natural, es el “contactos” uno;
- guardar y terminar sus acciones.
Una vez que haya realizado todas las acciones descritas anteriormente debe ser capaz de ver los contactos bajo el icono de personas. Si esto no es así, a continuación, asegúrese de que el archivo elegido fue completa. Por ejemplo, Outlook requiere los encabezados de columna en la primera fila a fin de comprobar estos primeros. Por suerte, puede editar el archivo CSV con Excel para añadir nombres y otra información que falta, fijando así el problema no tardará mucho.
¿Por qué utilizar Outlook Para obtener una mayor eficiencia?
Como ya se describió, hay una variedad de cosas que uno puede hacer para disminuir el número de tareas de rutina en el trabajo o en casa cuando el uso de la perspectiva. Además del establecimiento de las listas simples, también se puede crear la lista de distribución compartida que estará disponible a otros miembros de su equipo o incluso toda la empresa. Esto es de especial valor si todos los miembros del equipo tienen que enviar algunos correos electrónicos a todo el equipo como ahorro de tiempo para todo el equipo son increíbles.
La cuestión más importante aquí es que casi cualquier cosa que usted quiere hacer en Outlook es posible y no toma mucho tiempo. Sólo tiene que hacer un poco de lectura y preparados, y la mayor eficiencia está garantizada.
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Asumo que no hay forma de mover mi 2900 lista de contactos de miembros a una lista de distribución sin seleccionar cada entrada manualmente. Realmente apesta.