En el mundo de los negocios modernos, correo electrónico sirve en parte la función de un teléfono; es una parte integral de la comunicación corporativa entre los empleados de la compañía, con los clientes y socios externos. Enviar y recibir mensajes de correo electrónico es simple, pero la funcionalidad de las aplicaciones de correo electrónico como Microsoft Outlook es mucho más amplio que el de un teléfono regular. Desafortunadamente, algunos usuarios no siempre entienden completamente cómo aplicar correctamente todas estas funciones. Algunas de las características del mal uso de Microsoft Office Outlook 2003 y Outlook 2002 se enumeran en la lista conveniente por debajo. Algunos de ellos se refieren a la utilización de carpeta personalizada entidades y facetas de categorización de datos.
Tabla de contenido
- ¿Por qué necesita para Crear nueva carpeta en Outlook?
- Cómo utilizar Outlook carpeta Funcionalidad?
- varias líneas de previa de los mensajes
- Al seleccionar el buzón principal para recibir mensajes de correo electrónico
- Creación de carpetas de búsqueda para consultar sólo los mensajes específicos
- Limpieza de carpetas utilizando criterios predefinidos
Después de las extremidades inferiores, personal de oficina y los usuarios de Outlook podrán trabajar de forma más productiva con la solución. Así que si quieres llegar a la máxima eficiencia y la productividad del equipo, entonces es hora de que usted es consciente de cómo crear una nueva carpeta en Outlook y utilizarla para la clasificación de datos a cabo.
¿Por qué necesita para Crear nueva carpeta en Outlook?
La mayoría de los usuarios de Outlook utilizan activamente reglas y carpetas cuando se trabaja con el correo electrónico. En este caso, la estructura de carpetas puede ser profunda y ramificada. Dependiendo de sus necesidades y preferencias, usted puede crear correo electrónico de Outlook con tantas carpetas como sea necesario y ordenar a cabo de la manera que funciona mejor para usted. Al cambiar el buzón, cuando se mueve y la migración a otros sistemas de correo, al crear nuevos perfiles de Outlook, tu nueva carpeta la estructura será de gran beneficio para usted. Not to mention the simple transfer of the existing folder hierarchy to another level of attachment or to another folder – that’s just a life-saving functionality for the one. Qué es más, cuando se utiliza buzones de Exchange Server y carpetas públicas, puede establecer permisos para cada carpeta.
Nota: el rendimiento de Outlook se puede disminuir significativamente si una de las carpetas de Outlook almacena más de 100,000 correos electrónicos en el interior. Se recomienda el uso de múltiples carpetas para organizar los mensajes de correo electrónico de Outlook.
Cómo utilizar Outlook carpeta Funcionalidad?
Outlook es lo más poderosa herramienta de correo electrónico para gestionar la comunicación en línea, la organización de eventos, y la programación de tareas. Si nunca ha utilizado el servicio, considerar la adopción de su mano en ella. Estas son algunas de las posibilidades no evidentes de esta solución que puede ser útil para usted:
1 Los correos electrónicos de previsualización
Utilice la vista previa de correo electrónico para ver véase la dirección de correo electrónico del remitente, su tema, y la primera línea del texto del mensaje. El último parámetro de Outlook puede ser personalizado. Para hacer esto, you need to open the “View” tab, find the “Message Preview” button, y seleccionar el número de líneas requerido. Si lo desea, también se puede desactivar la visualización. Outlook will also ask if you would like to apply the setting parameter only to this folder or to all mailboxes – check what suits you best.
2 El buzón principal
Si tiene varias cuentas en Outlook, es posible que usted pueda seleccionar un correo electrónico en particular como la principal para que la carpeta correspondiente se abre al iniciar el correo. Para hacer esto, you just need to click “File”, move to “Options” and pick the “Advanced” tab, que se encuentra en el panel izquierdo.
In the section “Outlook start and exit” of Outlook, click on the “Browse..” button. In the “Select a folder” dialog box, find the required account and select “Inbox” or any other folder that suits you best for this purpose.
3 Las carpetas de búsqueda
Si a menudo la búsqueda de letras en la bandeja de entrada de Outlook escribiendo las mismas palabras y expresiones en la cadena de búsqueda, puede simplificar la tarea. Outlook admite carpetas de búsqueda o carpetas inteligentes. Configurarlas, y usted puede olvidarse de clasificación manual de su correspondencia. Click the “Folder” tab and move to the “New Search Folder” section. En la ventana que aparece, usted puede escoger la carpeta de búsqueda de opciones de la plantilla de correo electrónico Outlook o crear su propia.
Si no está satisfecho con el módulo de plantillas de Outlook, you can always double click on “Crear una carpeta de búsqueda personalizada” at the bottom of the list. Introduzca el nombre de la carpeta, click “Criteria”, y especificar las condiciones para la selección de los mensajes en ella.
4 Las carpetas de limpieza
Esta característica elimina automáticamente las entradas redundantes en la carpeta seleccionada. El exceso se refiere a las copias de las cartas citadas. Para comprobar la función en la acción, botón derecho del ratón sobre la carpeta donde se acumulan las duplicaciones y copias de correos electrónicos, and select “Hasta limpia carpeta".
Puede especificar qué mensajes se considera redundante. Para hacer esto, select “File”, click “Options”, then go to “Mail”, and scroll down to “Conversation Clean Up” section. Aquí existe la posibilidad de configurar la limpieza de manera que no afecte a la materia importante perspectiva de la bandeja de entrada y seleccionar la carpeta dónde se mueven las letras innecesarias a. Por defecto, they are sent to the “Deleted Items” folder.
última palabra
Como se puede ver, existe un número ilimitado de funciones de Outlook se puede beneficiar de cuando se sabe cómo usarlos. crear diferentes tipos de carpetas para ordenar los datos de Outlook y gestionar de manera eficiente.
leer también:
- Cómo transferir carpetas y correos electrónicos de Thunderbird a Outlook
- Cómo encontrar una carpeta en Outlook
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