A veces, es posible que deba enviar varios correos electrónicos idénticos. Si el destinatario ve docenas de direcciones en el "Para:'Campo, tu mensaje parece frío e impersonal. La fusión es una forma fácil de enmascarar el envío masivo de correos. Para cualquiera de los destinatarios, simplemente no hay forma de detectar otros contactos. La función es más conveniente que las copias ciegas. Por otra parte, Permite Combinar correspondencia de Outlook con adjunto. Aquí hay una guía detallada para ayudarlo a comenzar..
Una combinación se puede aplicar a diferentes salidas: mensajes de correo electrónico, documentos separados, impresoras, etcétera. Este artículo ampliará los correos electrónicos para transmitir los principios generales.. Otras categorías se configuran de manera similar al adjunto de combinación de correspondencia de Outlook. El objetivo se puede lograr de diferentes maneras y por diferentes medios.. Las herramientas de terceros mejoran la comodidad y ofrecen opciones adicionales. Pero primero, vamos a tratar con los conceptos básicos.
Combinar correspondencia con archivos adjuntos de Outlook
Este camino a Combinar correspondencia de Outlook es lo mas facil. Cuando todos los destinatarios ya están en sus contactos, es natural usar esta lista como fuente. En el siguiente ejemplo, le mostraremos cómo enviar un mensaje a un grupo de contactos. Nuestro correo electrónico les pedirá que confirmen sus datos de contacto..
Precauciones necesarias
Tenga en cuenta que el envío masivo de correos generalmente está mal visto, y su proveedor de servicios de Internet puede sospechar. Para asegurarse de que su intento sea exitoso, aprender sobre sus reglas. La cantidad de mensajes que puede enviar durante un período (hora / día) puede estar restringido. Sin embargo, 100 es un umbral común. Por lo tanto, si tu envías 99, esto difícilmente puede causar problemas.
En el caso de limitaciones estrictas, todavía hay formas de eludirlos. Las utilidades de fusión dedicadas con programación dividen su correspondencia en lotes más pequeños. Estos permanecen bajo el radar.
Paso 1: Selección de destinatarios
El procedimiento comienza marcando los contactos necesarios.. Para hacer esto:
- Dirígete a la carpeta que los contiene ("Contactos"). Esto puede ser convocado por CTRL + 3).
- Elija los destinatarios o utilice el filtrado. Para hacerlo rapido, realizar una búsqueda, u ordenar por categoría.
En el primer caso, puede buscar por un detalle que todos estos contactos comparten (por ejemplo, nombre de empresa). La tarea es pan comido. Incluso es posible realizar consultas avanzadas. En el segundo caso, necesita hacer algunos movimientos para ordenar la carpeta Contactos según los criterios requeridos (por ejemplo, nombre de empresa). El procedimiento depende de su versión de Outlook.
En 2007 edición, sigue la secuencia Vista > Vista actual > Por categoria. En versiones posteriores (incluyendo Office 365), la Vista pestaña contiene la opción Cambio Vista. Úselo para configurar Teléfono o Lista ver. Próxima, del mismo Vista ficha, escoger Arreglo y Categorías. Así, no hay diferencia entre la combinación de correspondencia con los archivos adjuntos de Outlook 2013 y combinar correspondencia con archivos adjuntos Outlook 2016.
Paso 2: Ventana de combinación de correspondencia de invocación
En 2007 edición, acceder a la función inmediatamente a través de Herramientas. En todas las versiones posteriores, dirígete al Casa ficha, escoger Comportamiento, y haga clic en Unificación de correo. Un diálogo titulado Combinar correspondencia de contactos aparecerá.
Paso 3: Comprobación de las opciones de contacto
Ahora, es necesario asegurarse de que se hayan seleccionado los destinatarios correctos. Si ya ha filtrado los datos, ir por Todos los contactos en la vista actual. Si los destinatarios se seleccionaron manualmente, escoger Solo contactos seleccionados. Es posible fusionar todos los campos de contacto o solo aquellos en la vista actual.
Paso 4: Fusionar opciones
Estos se pueden ajustar en la parte inferior del cuadro de diálogo.. En nuestro ejemplo, especificaremos el tipo de documento como Forma Letras y establecer Correo electrónico como destino de fusión. También debe ingresar la línea de asunto. Puede cambiarse más tarde si es necesario. Por ilustracion, supongamos que el sujeto es <Verificación de información de contacto>. Concluir con Okay. Ahora, el procesador de textos es convocado.
Paso 5: Usando Word
Por defecto, el procesador de textos muestra una página vacía. En la cinta, abre la pestaña titulada Correos. En nuestro ejemplo, enviaremos el mismo mensaje con un par de variables. Esto garantiza que cada correo electrónico se vea como si hubiera sido creado individualmente.. No te preocupes: Las variables son más fáciles de insertar de lo que supone.
Ingrese su saludo
Sobre correspondencia formal, la línea de apertura siempre contiene un saludo. Haga clic en el botón correspondiente en la parte superior, y especifique la información deseada. Hay plantillas (por ejemplo, 'Querido'), pero también puede reemplazarlos con sus propias palabras (por ejemplo, 'Hola'). Recuerda incluir un espacio después del primer elemento.. De otra manera, se fusionará con el nombre del destinatario.
También es necesario programar acciones aplicadas a nombres de destinatarios no válidos.. Si elige "Estimado Sr.. éxtasis,Como un saludo, pero un contacto no incluye apellido, el sistema puede usar un saludo impersonal (por ejemplo, 'A quien le interese'). Concluya con "OK". La ventana se cerrará.
Entrar en el cuerpo
Ahora, podemos empezar a escribir el cuerpo. Presione la tecla Enter para comenzar. En nuestro ejemplo, el texto que se va a escribir es "¿Le importaría comprobar si la siguiente información es válida??". presione el Entrar clave de nuevo para comenzar otra línea. aquí, insertaremos la dirección de correo electrónico de cada destinatario.
Para hacerlo, haga clic en Bloque de direcciones. El destinatario ya ha sido recibido por su nombre., por eso es necesario evitar la repetición. Desmarque la casilla Inserte el nombre del destinatario en este formato:. Puede optar por eliminar o mantener el nombre de la empresa. Concluir con Okay.
prensa Entrar para cambiar de línea. aquí, insertaremos el número de oficina de cada destinatario. Para hacer esto, use la opción para insertar campos de combinación. Seleccionar Teléfono del trabajo y Insertar. Cierre la ventana y presione Entrar.
Ingrese su cierre
Ahora, es hora de escribir para cerrar nuestro mensaje. Ingrese algo como "Agradeceremos su pronta respuesta. Los mejores deseos, <tu nombre>". Casi termino! Todo lo que queda es obtener una vista previa del resultado (mensaje) para asegurarse de que se vea como lo planeó.
Usa el botón correspondiente en la parte superior, y las flechas a su derecha. Le permiten cambiar entre versiones para diferentes destinatarios.. Finalmente, podemos enviar nuestros correos electrónicos. Esto se inicia a través de Terminar & Unir en la cima. Elegir Enviar mensajes de correo electrónico ... y verifique los detalles en el nuevo diálogo. Confirmar con Okay.
Usando Outlook como fuente
En este ejemplo, enviaremos el mismo correo electrónico a varios destinatarios. La única diferencia es que la acción se programa a través del cliente de correo.. El cuadro de diálogo se verá diferente, pero los principios básicos son idénticos. Inicie el programa y convoque al asistente. Esto se hace yendo a "Mailing" y lanzando la combinación. Convocar Asistente para combinar correspondencia paso a paso y procede de ahí.
Verá un panel especial en el lado derecho de la interfaz. Noble Panel de tareas, permite el ajuste de parámetros. Elegir Mensajes de correo electrónico como tipo de documento. Haga clic en Próxima una vez, y de nuevo en el siguiente diálogo, ya que ingresaremos los contenidos manualmente.
La información de contacto se almacena en Outlook. Por lo tanto, optar por Seleccionar de los contactos de Outlook. Elija la carpeta que contiene los detalles de sus destinatarios. Esto se logra a través de Elija la carpeta de contactos. Es posible que vea un mensaje de perfil. Espera a que termine la operación.
Ahora deberá marcar los contactos para enviarlos por correo electrónico.. La ventana Destinatarios de la combinación de correspondencia tiene muchas opciones de filtrado. Se paciente, ya que puede ser lento. Para acelerar el proceso, puedes usar el Buscar duplicados… característica.
Próxima, ingrese el mensaje. El sistema sugiere automáticamente variables. Obtenga una vista previa del mensaje y envíelo. Utilice la Correo electrónico función para configurar las opciones necesarias (A: y línea de asunto:). Finalizar con Okay y que comience el envío.
Usando otra fuente
Es posible iniciar la fusión desde Word, pero recupera los datos de contacto de las bases de datos de Access, Hojas de Excel, o alguna otra fuente reconocida por el procesador. El procedimiento es similar al segundo enfoque. La única diferencia es un paso adicional que garantiza que los campos de combinación coincidan correctamente.
En este escenario, sigues los pasos iniciales hasta que el asistente sea convocado. Entonces, prográmelo para usar una lista que ya existe en su sistema. Próxima, especificar la ubicación de los datos de contacto. A veces, es posible que deba ingresar caracteres especiales que mantengan las reglas y las columnas separadas. Estos se conocen como delimitadores.
Seleccione la fuente, filtrar contactos si es necesario, y proceda a emparejar. En este paso, los campos de la fuente coinciden con los campos de combinación de correspondencia. Esto le permite aplicar funciones útiles como Línea de saludo. Una vez Campos de coincidencia se hace clic, Verás otro diálogo facilitando el proceso.. Haga clic en Okay cuando termine.
Uso del kit de herramientas de combinación de correspondencia
Es posible lograr el objetivo más rápidamente utilizando utilidades de terceros. Son particularmente útiles para la combinación de correo electrónico con archivos adjuntos..
Con automatización externa, obtienes muchas opciones útiles. Primero, permite una fusión más versátil con accesorios. Cada destinatario puede recibir un archivo adjunto individual. También le permite personalizar la línea de Asunto, y enviar copias tanto ordinarias como ocultas.