un Lista global de direcciones es una herramienta valiosa para cualquier negocio, club, o comunidad donde los miembros tienen que enviar por correo electrónico entre sí sobre una base diaria.
En las grandes organizaciones, las operaciones del día a día son inconcebibles sin tales herramientas de Windows, ya que los beneficios son evidentes.
Creación de una lista de direcciones centralizada hace que la comunicación electrónica más rápida y eficiente, que es esencial en los negocios. Desde su ordenador, cada empleado puede acceder a los detalles de sus colegas y superiores.
Tabla de contenido:
- ¿Cuál es la lista global de direcciones de Outlook?
- Cómo crear una lista global de direcciones?
- Cómo visualizar la lista global de direcciones?
- La adición de la lista global de direcciones a los contactos de Outlook
- La actualización de la lista global de direcciones en Outlook
- Exportación de lista global de direcciones desde Outlook
- Cómo exportar direcciones de correo electrónico de Outlook en la lista de distribución
¿Cuál es la lista global de direcciones en Outlook?
Descubre un tipo muy práctico de lista que se administra de forma centralizada y le permite actualizar la lista global de direcciones en Outlook. Con cualquier versión de Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), una empresa debe tener su correo electrónico alojado a través de Microsoft Exchange. La lista contiene los datos de contacto de cada usuario de correo electrónico corporativo y los grupos de distribución relacionados. GAL es normalmente atendido por el departamento de TI.
Cómo crear una lista global de direcciones?
Para hacer esto en Microsoft Windows, que necesita para utilizar Exchange Online Powershell. Le permite ajustar la configuración a través de la línea de comandos. Cada uno de los procedimientos a continuación requiere alrededor 5 minutos.
La secuencia general es:
New-GlobalAddressList -Name “<Nombre GAL>" [<filtro de destinatario prefabricados | filtro de destinatario personalizado>]
Así, usted puede aplicar ya sea un filtro de destinatarios “pre-enlatado” o una “costumbre”. Esta es la diferencia básica entre los dos.
Si el nombre de su organización es Wink, un posible nombre GAL es “Guiño GAL”, y el filtro de pre-enlatado selecciona todos los destinatarios con Wink como valor de la empresa:
New-GlobalAddressList -Name “Wink GAL” -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink
Por otra parte, con una opción personalizada, sólo los destinatarios donde, por ejemplo, propiedad CustomAttribute15 contiene “AgencyB”, Será incluido:
New-GlobalAddressList -Name “Agency B GAL” -RecipientFilter {CustomAttribute15 -like “*AgencyB*”}
Una vez que se hace, no se olvide de comprobar si ha tenido éxito. Pruebe a escribir el nombre de su lugar de GAL <Nombre GAL> y la ejecución de este:
Get-GlobalAddressList -Identity “<Nombre GAL>" | Nombre de lista de formato,RecipientFilterTypeRecipientFilterType,DestinatarioFiltro,Destinatarios incluidos,Condicional*
En general, aunque el proceso puede parecer desalentador, es lógico y rápida. Sólo se tarda unos pocos comandos para asegurar que su nuevo GAL está todo listo!
Visualización de la lista global de direcciones
Desde Nuevo, dirigirse a Directorio y luego a Libreta de direcciones global.
Usted verá lo que su Lista global de direcciones contiene. Si desea exportar a su Contactos personales, poner de relieve todos los datos que necesita. Para toda la lista global de direcciones, prensa Ctrl-A. Para poner de relieve un cierto rango, haga clic en el primer elemento en ella, sujetar Cambio, y haga clic en el último elemento. Al hacer clic derecho en el rango hará que el Añadir contactos botón que aparezca.
La adición de la lista global de direcciones a los contactos de Outlook
Después de que un usuario ha pasado a través de la siguiente secuencia, que ven los contactos necesarios copiados en su propia libreta de direcciones para un impulso eficiencia.
- Haga clic en Directorio bajo la Encontrar sección (mirar la cinta de la parte superior).
- A continuación, seleccione Búsqueda avanzada opción.
- Escribir el nombre de la persona para encontrar.
- Haga clic en Okay.
- Encuentra el nombre en los resultados de búsqueda, y haga doble clic en él. La apertura de la ventana contendrá los datos de contacto de esa persona.
- En la esquina inferior izquierda, encuentra el Añadir contactos opción y haga presión sobre ella.
- En la ventana que se abre, usted es libre de cambiar los detalles si es necesario.
- Terminar con Guardar & Cerrar.
La actualización de la lista global de direcciones en Outlook
El procedimiento es sencillo, rápida y crucial, ya que básicamente actualizar la lista de contactos en su PC. Para asegurarse de que todos los cambios a la lista principal global de direcciones se muestran en su dispositivo y todo está en sincronía:
En la pestaña titulada Enviar recibir, localizar Download Address Book… en Enviar / Recibir Grupos lista de opciones. Es esencial que el Descargar cambios desde el último envío / recepción en Libreta de direcciones sin conexión está marcada. Completar el procedimiento pulsando Okay.
Todos los cambios que ahora han tomado fuerza, y usted puede estar seguro de que su asistente de correo electrónico está completamente sincronizada. Recuerde que debe repetir este procedimiento regularmente para que su correspondencia por correo electrónico para funcionar sin problemas.
Exportación de lista global de direcciones desde Outlook
Si necesita exportar, que es un poco más complicado que un par de clics. Usted tiene que agregar todos los contactos GAL primero a su lista de contactos personales (véase más arriba). Para evitar que se mezclen con los otros contactos, puede mover temporalmente el último a alguna otra carpeta. Para esto, puede filtrar por la fecha de creación o modificación.
Después de esto, hay dos caminos a considerar. Primero, Los contactos pueden ser exportados a un CSV- o archivo XLS. Alternativamente, que se pueden usar directamente desde la Guía para una combinación de correspondencia. La instalación de Access simplifica el procedimiento, como es posible que sea importar los datos a la base de datos de acceso directa o exportar desde allí como un CSV o xlsx.
La exportación de Outlook direcciones de correo electrónico
Cuando es necesario crear una lista de distribución de los destinatarios de Outlook y quitar direcciones duplicadas, there is the only one solution – Data Extraction Kit for Outlook.
Esto es lo que tienes que hacer:
- Carrera Datos Extracton Kit para Outlook aplicación.
- Haga clic en Informes y elige Lista de direcciones de correo electrónico del destinatario opción.
- Esto abrirá una ventana de configuración del informe:
- Seleccionar *.archivo CSV opción para exportar direcciones de los destinatarios de Outlook a formato Excel
- Seleccione la fuente apropiada: Archivo PST externa – if you want to create distribution list from the email recipients located in the external PST file or Perspectivas de perfiles de usuario – to create a distribution list from current Outlook emails and download address book.
- Haga clic en Ejecutar informe y especificar la ubicación y el nombre del archivo para salvarlo.
La herramienta guardará las direcciones de los destinatarios de correo electrónico en una lista de distribución que podrá utilizar más adelante.. Puede descargar la libreta de direcciones en un archivo de Excel o hacer una copia de texto de la misma.
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