Outlookista vaihtaminen nykyisestä sähköpostiohjelmasta saattaa kuulostaa typerältä ajatukselta, varsinkin jos sinusta tuntuu enemmän tai vähemmän mukavalta nykyisen sovelluksesi kanssa. Todellakin, miksi aloittaa siirto, jos joudut viettämään paljon aikaa sähköpostien turvalliseen siirtämiseen Outlookiin, ja sitten tottua tähän sähköpostiohjelmaan. Kuitenkin, Tässä artikkelissa tarjoamme sinulle kymmenen vakuuttavaa syytä vaihtaa Outlookiin. Lue mukana oppiaksesi miksi.
Onko Outlookiin siirtyminen todella monimutkaista?
Yleinen ajatus on, että siirtyminen sähköpostiohjelmasta toiseen on monimutkainen ja virhealtis tehtävä. Hyvin, tämä on myytti. Itse asiassa, Tuolla on nopea automaattinen tapa siirtää sähköpostisi suosituimmista asiakkaista, mukaan lukien Gmail, Thunderbird tai muu sähköpostiohjelma. Puhumme tästä myöhemmin, mutta nyt esitämme sinulle joitain argumentteja Outlookiin siirtymisen puolesta.
Syyt siirtyä Outlookiin
1. Parempi sähköpostin organisointi
Vaikka kirjaimellisesti mikä tahansa sähköpostiohjelma näyttää hallitsevan sähköpostit oikein, Outlook tarjoaa useita erittäin käteviä toimintoja, joiden avulla on helpompi käsitellä suuria määriä kirjeenvaihtoa postilaatikossasi. Yhdelle, kansioita on. Kyllä, me tiedämme, monilla ohjelmistoilla ja online -sähköpostiohjelmilla on myös kansioita. Mielestämme Outlook esittelee luonnollisimman tavan työskennellä heidän kanssaan.
Voit lajitella sähköpostisi useiden kansioiden ja alikansioiden välillä, määritä kansioille eri värit ja kuvakkeet, ja jopa asennussuodattimet, joiden avulla voit järjestää saapuvat sähköpostisi automaattisesti. Lue lisää suodattimista alta.
Toinen Outlookin aikaa säästävä vaihtoehto on Keskitetty postilaatikko. Mikä on keskittynyt? Outlook tunnistaa automaattisesti tärkeältä näyttävät viestit, ja lajittele ne Tarkennettu -välilehdelle. Kaikki muut sähköpostit Muille. Näin voit aloittaa päiväsi Tarkennettu -välilehdeltä, katsoa tärkeitä sähköposteja ja vastata niihin, ja siirry sitten Muu -välilehteen käsitelläksesi kaikkea muuta. Tai älä vaihda, se on sinusta kiinni.
Joillakin sähköpostiohjelmilla on samanlainen toiminto, mutta Outlook ylittää ne kohdennetun Saapuneet -vaihtoehdon mukavuuden ja yksinkertaisuuden ansiosta.
2. Kaikki tärkeät työnkulun työkalut yhdessä paikassa
Outlook on enemmän kuin vain sovellus, se on koko ekosysteemi, missä sinulla on sähköpostiosoitteesi, kalenteri, aikataulu ja yhteystiedot yhdessä paikassa. Se voi tuntua pieneltä edulta, mutta itse asiassa vaihtaminen useiden sovellusten tai palveluiden välillä syö näkymättömästi minuutti minuutilta, mikä vähentää tuottavuutta koko päivän.
Outlookin avulla voit järjestää kaiken yhteen paikkaan. Kuvittele tilanne: käynnistät Outlookin ja näet kalenterissasi, että sinun pitäisi lähettää lasku urakoitsijallesi tänään. Napsautat suoraan kalenteritapahtumaa avataksesi kyseisen sopimuspuolen yhteystiedot, sitten toinen napsautus - ja alat kirjoittaa viestiä vastuuhenkilölle. Siisti. Ja voit jopa yhdistää Facebook -keskustelusi Outlookiin!
Myös, älä unohda, että Outlook toimii monilla alustoilla, pöytätietokoneesta kämmenlaitteisiin ja älypuhelimiin, joten kaikki työkalut ovat käytettävissänne milloin tahansa ja synkronoidaan täydellisesti useiden laitteiden kesken.
3. Integrointi huonejärjestelmien kanssa
Outlook tarjoaa poikkeuksellisia integrointimahdollisuuksia myös työpöytäsi ulkopuolella. Yksi yritysympäristön arvostetuimmista ominaisuuksista on Outlookin kyky integroitua saumattomasti huoneaikataulujärjestelmiin.
Huonesuunnittelun avulla yrityksen työntekijät voivat varata kokoushuoneen tai konferenssisalin ohjelmisto- tai laitteistoliittymän kautta. Laitteistoliitäntä on tyypillisesti huoneen lähellä oleva anturipaneeli. Esimerkkejä tällaisista rajapinnoista ovat AMX Book- tai Crestron Room Scheduling -ratkaisut.
Outlook, voit suunnitella kokouksesi kalenteriin, ja voit varata huoneen heti, kun sitä tarvitset, koska sen sisäänrakennettu tuki ajoitusjärjestelmille.
4. Yksityiskohtaiset yhteystiedot
Yhteystieto Outlookissa on enemmän kuin vain nimi, sähköposti, ja postiosoite. Yhteystietokortti sisältää paljon muuta tietoa. Esimerkiksi, näet kuvan kontaktista, joten voit helposti yhdistää kuvan henkilöön. Outlook näyttää myös yhteystiedon online -tilan, jonka avulla voit ottaa yhteyttä kollegaasi häiritsemättä häntä nykyisestä työstä.
Yrityksille, esimerkiksi yrityksen osasto ja sijainti, ja puhelinnumerolaajennus auttavat tunnistamaan yhteystiedon nopeasti ja järjestämään puhelun tai kokouksen, olipa online tai offline.
5. Alkuperäinen tuki Microsoft Exchangelle
Microsoft Exchange Server on standardi yritysten sähköpostijärjestelmille. On totta, että voit saada myös muut sähköpostiasiakkaat toimimaan MS Exchangen kanssa, mutta Outlook Microsoft Exchangeen on kuin sormi peukalolle - ne oli tarkoitettu toisilleen ja ne ovat erottamattomia.
Mitä tällainen luonnollinen läheisyys tarkoittaa yrityksen tehokkuuden kannalta?? Paljon, itse asiassa. Käyttäjät voivat muodostaa yhteyden Exchangeen vaivattomasti. Ensimmäinen askel: suorita Outlook. Vaihe kaksi:… Hups, toista vaihetta ei ole. Myös, Tällainen saumaton integrointi vähentää yritysten IT -yleisön kuormitusta ja yksinkertaistaa päivityksiä, päivitykset, ja ylläpito, ja minimoi siksi yrityksen sähköpostin hallintaan liittyvät kustannukset.
6. Outlook ja Active Directory toimivat hyvin
Microsoft Active Directory on hakemistopalvelu Windows -verkkotunnusverkoille. Yhdessä Outlookin ja Exchangen kanssa ne sisältävät tasapainoisen ekosysteemin, joka on suunniteltu sujuvaan ja vaivattomaan työskentelyyn, jos satoja ja tuhansia käyttäjiä yritysverkossa.
Kuten et voi irrottaa pyörää autosta ja odottaa sen jatkuvan kuten ennenkin, et voi myöskään poistaa Outlookia tästä kolmosesta. Jos haluat rakentaa todella tehokkaan yrityksen Windows -verkon, Outlook on käytännössä ainoa valintasi.
7. Yksinkertaisempi yhteistyö
Microsoft SharePoint -integraation ansiosta sinulla on oikeus tehokkaaseen yhteistyöhön alusta alkaen. Etsi yhteystietoja, jotka haluat kutsua verkkokokoukseesi, lähettää kutsuja ja aloittaa melkein heti konferenssin. Vaikka muut sähköpostiratkaisut tarjoavat myös joitain yhteistyömahdollisuuksia, se on Outlook+SharePoint -yhdistelmä, joka on ohi 190 miljoonaa käyttäjää ympäri maailmaa.
Jos yrityksesi käyttää aktiivisesti yhteistyötä työssään, kannattaa todella harkita Outlookiin siirtymistä ensisijaiseksi sähköpostiohjelmaksi.
8. Luokittelutyökalut sähköpostien parempaan järjestelyyn
Vaikka Gmail luottaa enimmäkseen hakukoneeseensa, Outlook toteuttaa perinteisemmän, tiili ja laasti lähestymistapa kansioilla, tiedostot, ja tunnisteet kokonaan. Tämä on hyvin samanlainen kuin todellinen paperitoimisto, vaikka et olisi koskaan ollut tällaisessa toimistossa koko elämäsi ajan. tästä huolimatta, tällainen järjestely on todella kätevä (jota tukee kymmenien vuosien paperikirjanpito), joten Outlookiin on todella helppo tottua. Ja heti kun teet, asiat yhtäkkiä helpottuvat huomattavasti helpommin. Parempi tuottavuus, sähköpostien parempi järjestely, yksinkertaisempaa työtä lähes ilman rutiinitoimintaa - siksi miljoonat käyttäjät pitävät Outlookista.
9. Tuttu ulkonäkö ja tuntuma
Microsoft on tosiasiallisesti toimisto -ohjelmistojen johtaja. Miljoonat ihmiset ympäri maailmaa käyttävät Microsoft Officea tai Officea 365 tuotteita koko ajan. Ja Outlook osana Office -perhettä näyttää ja tuntuu erittäin tutulta. Tämä puolestaan tarkoittaa, että käyttäjä voi aloittaa työskentelyn Outlookin kanssa lähes välittömästi, vaikka hän olisi käyttänyt toista sähköpostiohjelmaa aiemmin. Varmasti, Jotkut vivahteet ja asetukset voivat aluksi tuntua hieman vierailta, mutta kokonaiskäyttökokemus on varmasti sujuva ja esteetön.
10. Suodattimet ja säännöt
Viimeinen syy vakuuttaa sinut siirtymään Outlookiin tänään, haluamme nimetä suodattimet ja säännöt. Outlook tarjoaa yllättävän tehokkaan tavan lajitella saapuvat sähköpostit kansioihin. Voit määrittää erittäin kehittyneet säännöt, jotka ohjaavat viestit muihin postilaatikoihin, aliaksia, ja kansiot perustuvat useisiin kriteereihin, kuten Lähettäjä- tai Vastaanottaja -kenttään; jos aiheessa on tiettyjä sanoja; sekä vielä monimutkaisempia sääntöjä loogisilla AND- ja OR -operaatioilla.
tarpeetonta sanoa, Tämän joustavuuden avulla voit hallita omaa tuottavuuttasi. Sähköpostivirta ei hukuta sinua, ja voi tehdä työsi paremmin ja tuntea olonsa hyväksi.
Niin, kuinka vaihtaa Outlookiin helposti?
Lupasimme näyttää sinulle helpon tavan siirtyä Outlookiin. Hyvin, tässä se on: ohjelmistomme Outlook Transfer voi auttaa sinua siirtymään Outlookiin useista suosituista offline- ja online -asiakkaista. Voit tarkistaa työkalun täällä.
Voit myös tietää:
- Sähköpostin lähettämisen lykkääminen Outlookissa
- Outlookin ominaisuudet 2019 Windows
- Miten setup näkymät muokatun sähköpostiosoitteen
- Auto-havaitsemista lähdekoodimuodossa ja muita parannuksia
- Yhteystietojen tuominen iPhonesta Outlookiin?
Enemmän Knowledge Base
