Mietitkö, kuinka tehtävä luodaan sähköpostista Outlookissa? Onneksi, yksinkertainen ja tehokas tapa ei edellytä kaikkien tietojen syöttämistä uudelleen. Ainoa mitä sinun tarvitsee tehdä sähköpostin muuttamiseksi tehtäväksi Outlookissa, on valita viesti ja napsauttaa sitä, vedä se sitten Tasksin navigointipalkkiin. Huomaat, että viestisi sisältö kopioidaan uuden tehtävän runkoon, jättämättä pois kaikki liitteet.
Säästä aikaa Tehtävän luominen
Tehtävän luominen tällä tavalla on samanlainen kuin tehtävän luominen tyhjästä, vain, että olet säästänyt huomattavasti aikaa. Viestisi sisältö näkyy automaattisesti uudessa tehtävässä, jonka avulla voit tehdä muutoksia, kuten asettaa eräpäivän, tehtävän antaminen, tai lisäämällä muistutuksen. Tämä helpottaa koko tehtävämuistutuksen luomisprosessia, tarjoaa selkeämmän ratkaisun sähköpostin sisältä. Voit saavuttaa tämän kolmella tavalla:
Menetelmä 1: Luo tehtävä sähköpostista Outlookissa vetämällä ja pudottamalla
Microsoft Outlook on monipuolinen työkalu, jonka avulla käyttäjät voivat muuntaa sähköpostit tehtäviksi nopeasti vetämällä ja pudottamalla. Useimmat ihmiset erehtyvät poistamaan viestin ennen tehtävän suorittamista ja jättävät tekemättä mitä heidän tehtävälistassaan on. Microsoft Outlookin kanssa, sinun ei tarvitse huolehtia tällaisista ongelmista edes viestin poistamisen jälkeen. Tämä operaatio suoritetaan kahdella tavalla:
Create a Task from a Message with Left-Click and Drag
Aloita napsauttamalla hiiren vasemmalla painikkeella sähköpostiviestiä, jonka haluat muuntaa, and hold the mouse button as you drag the email to the Tasks in the bottom-left corner of the navigation bar and release. Tämä luo automaattisesti tehtävän, joka sisältää kaikki sähköpostiviestin tiedot ilman tarpeettomia liitteitä.
Tämä yksinkertainen prosessi on sama kuin tehtävän luominen tyhjästä, vain, että sinun ei tarvitse syöttää kaikkia tietoja uudelleen. Kun prosessi on valmis, lisää aloitus- ja eräpäivä, aseta muistutus, tai antaa tehtävän jollekin toiselle.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja vedä
Tarkka prosessi voidaan suorittaa loppuun napsauttamalla sähköpostia hiiren kakkospainikkeella ja toistamalla sama prosessi. Kuitenkin, ainoa ero on, että kun vapautat viestin navigointipalkin Tehtävät-toiminnossa, Outlook tarjoaa kolme vaihtoehtoa:
- Kopioi tähän tehtävänä tekstin kanssa
- Kopioi tähän tehtävänä liitteenä
- Siirrä tähän tehtävänä liitteenä
Jos käsittelet sähköpostia, jossa on paljon yksityiskohtia, on suositeltavaa valita vaihtoehto kaksi ja kolme, koska niiden avulla voit lisätä koko sähköpostin liitteineen tehtäväksi. Kun eräpäivä koittaa, käyttäjät voivat avata liitteen nähdäkseen tärkeät tiedot tehtävästä.
Kun muutat sähköpostin tehtäväksi Outlookissa tällä tekniikalla, uusi tehtävä on riippumaton alkuperäisestä sähköpostista. Tämä suojaa tehtäväluetteloasi, vaikka poistaisit viestin vahingossa. Tämä on paras tapa luoda Outlook-tehtävä sähköpostista ja säilyttää alkuperäinen viesti postilaatikossasi.
Kun teet sähköpostista tehtävän Outlookissa, suosittelemme siirtämään viestin Saapuneet-kansiosta toiseen kansioon. Tämä auttaa pitämään postilaatikkosi järjestyksessä, lisää tuottavuuttasi.
Menetelmä 2: Merkitse seurantasähköpostit, jotka muutetaan tehtäväksi
Toinen tapa luoda tehtävä Outlook-sähköpostista on merkitä viesti välilehdeltä seurantaan. Tämä on myös yksinkertainen tekniikka, joka edellyttää, että käyttäjä valitsee muunnettavan viestin ja napsauta sitä.
Kun olet avannut ja lukenut sähköpostiviestin sen ikkunassa, napsauta nauhan "Koti"-välilehteä, ja napsauta sitten Tunnisteet-paneelia valitaksesi "Seuranta". Valitse tietty lippu avattavasta valikosta ja käytä sitä tehtäväsähköpostissa.
Kuitenkin, lippujen seurantasähköpostien tekniikalla on yksi haittapuoli: jos viesti poistetaan, tehtävä katoaa automaattisesti Tehtäväluettelosta Tasks-peekissä. Tämä johtuu siitä, että ilmoittaminen ei luo täysin uutta tehtävää alkuperäisestä.
Merkitse seurantaan Saapuneet-kansiosta
Jos mietit edelleen, kuinka sähköpostista tehdään tehtävä Outlookissa, helpoin tapa on tehdä ilmoitus postilaatikosta. Käyttäjät voivat merkitä viestin näkyväksi tehtäväluettelossa tehtävänä. Sinun ei tarvitse avata sähköpostia merkitäksesi sen; voit tehdä kaiken tämän Saapuneet-kansiossa.
Vie hiiri sen viestin päälle, jonka haluat muuntaa tehtäväsähköpostiksi, ja merkitse viesti nopeasti napsauttamalla postilaatikkoa. Lippukuvake tulee näkyviin oikeaan yläkulmaan, kun pidät osoitinta viestin päällä, jolloin voit napsauttaa sitä ja merkitä sen.
Edistyneemmille, On lisäasetuksia
Lisäasetukset tarjotaan, kun napsautat lippukuvaketta hiiren kakkospainikkeella. Voit asettaa muistutuksen tai valita, milloin haluat muistutuksen tehtävästä avattavan valikon vaihtoehdoista. Sen avulla käyttäjät voivat myös mukauttaa tehtäväsähköpostia lisäämällä valintaikkunasta puuttuvia aloitus- ja määräpäiviä.
Tämä menetelmä Outlook-sähköpostin muuntamiseksi tehtäväksi edellyttää tehtäväluettelon luomista, joka muistuttaa sinua seuraamisesta avaamatta sähköpostiviestiä usein.. Jos mietit, kuinka sähköpostista tehdään tehtävä Outlookissa, nämä kolme tekniikkaa voivat auttaa sinua pääsemään alkuun. Joten siinä mennään.
Näin voit muuttaa sähköpostin tehtäväksi Outlookissa, ja voimme auttaa sinua ymmärtämään, miten Microsoft Cloud -teknologiat toimivat ja kuinka organisoida työsi.
Luo tehtävä muista Outlook-kohteista
Outlook tarjoaa enemmän kuin vain perussähköpostitoiminnot ja sähköpostien muuntamisen kokouksiksi. Se auttaa sinua organisoimaan työsi tehokkaammin monien muiden lisäkohteiden avulla, joiden avulla voit luoda uuden tehtävän ja asettaa muistutuksen varmistaaksesi, että työsi on suoritettu ennen määräaikaa.
Joskus käyttäjät haluavat viedä Outlook-kohteita muualle tai varmuuskopioida ne. Jos aiot viedä tehtäviä, kun siirryt toiseen koneeseen tai päivität järjestelmää, Outlook voi varmistaa, ettet menetä tehtäviä tai toimita niitä eräpäivän jälkeen.
Tämän suositun työkalun avulla voit arvioida tehtäväluettelossasi olevia tehtäviä sekä puhelinnumerosi ja kalenterisi kuvakkeita. Tässä on tärkeitä vaiheita, joiden avulla voit luoda tehtävän kaikista muista Outlook-kohteista ja saavuttaa virheettömät tulokset.
Kuinka luoda tehtävä
Yleisin skenaario on Outlook-tehtävien vieminen Exceliin. Jos haluat tehdä sen manuaalisesti, siellä on sisäänrakennettu toiminto, jolla voit siirtää tehtäväsi laskentataulukkoon. Ohjattu toiminto kutsutaan eri tavalla Outlook-versiosi mukaan, joten sinun tulee käyttää versiollesi sopivaa menetelmää, jotta prosessista tulee tehokas ja nopea.
vaihe 1. Outlook -tehtävien vieminen CSV -tiedostoon
Kun ohjattu toiminto avautuu, Napsauta näyttöjen läpi ja anna järjestelmien opastaa sinua erilaisten tarvittavien säätöjen läpi. Ikkuna kehottaa sinua määrittämään ajanjakson painamalla OK, ja Outlook-tehtävät viedään CSV-laajennuksella. Sinun ei tarvitse olla asiantuntija käyttääksesi tätä työkalua, ja prosessin jälkeen, saat varoitusviestin, jonka mukaan kohdemuoto ei tue toistuvia tehtäviä tai tapaamisia.
Kun tämä on valmis, voit avata tiedoston Excelissä, jonka avulla voit tallentaa sen ulkoiseen tallennustilaan tai siirtää sen fyysisesti toiseen tietokoneeseen. CSV-muunnoksen viimeinen vaihe on yksinkertainen – viety tiedosto tallentaa vain yhden arkin ilman kaavoja ja muotoiluja, Excel-tiedosto tarjoaa parempaa joustavuutta.
vaihe 2. Muodon muuntaminen
Löydät nyt uuden tehtävän tai tiedoston vietyäsi Outlook-sähköpostin tehtäviin Exceliin. Tämän avulla voit luoda CSV-tiedoston ja avata sen Excelissä muuttaaksesi Excel-työkirjan muotoa ja käyttääksesi mitä tahansa muotoilua, jota tarvitset. Nämä vaiheet voivat auttaa sinua saavuttamaan tämän:
- Etsi viety tiedosto (*.csv) ja avaa se Excelissä kaksoisnapsauttamalla sitä.
- Arvioi sisältö ja avaa Tiedosto-valikko.
- Tallenna se excel-taulukkona.
Jos löydät Excelin kanssa täysin yhteensopivan tiedoston, voit jakaa sen useisiin arkkeihin ja käyttää fontteja, värit, ja monia muita muotoiluvaihtoehtoja. Tämä ei ole mahdollista pelkällä CSV-tekstillä. Käyttäjät voivat myös hyödyntää kolmannen osapuolen muuntimia Outlook-tehtävien siirtämiseen.
Lue myös
