Yksi kunnioittava amerikkalaisten tutkimusryhmien kerran tajunnut määrä verkossa kirjeenvaihto toimitetaan päivässä: keskimääräinen lukumäärä on 100 kirjaimet. Joka päivä teemme samoja tehtäviä käsitellään kirjaimin - tehtävät, jotka näyttävät melko helppo tehdä, mutta ne alitajuisesti varastaa työaikaa. Kuinka voimme selvitä kasvava määrä sähköposteja Saapuneet? Vastaus on selvä: Käytä MS Outlook Säännöt.
Tehdä selväksi, sääntö koskee sähköpostit sen saavuttua tai lähettämällä. Esimerkiksi, se voi laittaa sen tiettyyn kansioon. Suurin osa sääntöjen sisällytetään Outlook, kuitenkin, yksi heistä toimii oletuksena viivyttämällä lähtevän sähköpostin 1 minuutti. Tämä on tehty antamaan mahdollisuus muokata tai peruuttaa tällaisia kirjeitä ennen kuin ne lopullisesti toimitetaan vastaanottajalle.
Verrataan sääntöihin, kuulutukset eivät ole niin usein käytetty. Ne tehtiin ilmoittamaan asiakkailleen muuttamassa dokumentteja tai kansioita MS Sharepoint. Jos haluat saada tietää enemmän sääntöjä ja hälytykset Outlook - vilkaise Outlook-apuohjelmat.
Tämä opas sisältää seuraavat luvut:
- Miten määrityssäännöt Outlook
- Useita vaiheita sääntö muokkaus
- Miten poistaa sääntö
- Tuominen / vieminen Outlook säännöt
- Mitä tehdä Outlookin sääntöjä
- Miten työskennellä ohjataan hierontaa?
- Ero palvelimen ja asiakkaan puolella säännöt
- Ovatko säännöt suorittaa sähköpostin siirtoa?
Miten määrityssäännöt Outlook
Aluksi, Klikkaa “säännöt” työkalurivin painiketta Outlook-profiilissa. Muuten, voit myös painaa mitä tahansa kirjettä, jolle haluat asettaa sääntö ja säästää aikaa, MS Outlook auttaa lisäämällä useilla aloilla sinulle.
Toistaiseksi, me perustaa sääntö, joka asettaa saman näköisiä sähköposteja arkistokansiosta. Kuvittele, että yhtiö käyttää WordPress sivusto antaa ostoksilla. Tähän tarkoitukseen, WooCommerce palvelua käytetään, joka on järjestetty lähettämään kopiot sähköposteja sekä asiakkaan ja meitä. Niin, kun tilaus on ostettu, tämä palvelu lähettää laskun tietullin “Maksettu” asiakkaalle ja saamme kopion samoin. Nyt täytyy laittaa nämä sähköpostit kansioon nimeltä “WooCommerce”, pitää kaikki reseptit kunnossa.
Niin, tässä on askel-askeleelta opas siitä, miten tehdä sääntö:
- Valitse sähköpostiviesti luoda uusia Outlook sääntö;
- Lehdistö “säännöt” - “Luo sääntö”;
- Avaa “Aihe” laatikko ja aseta kentän “Uusi asiakas tilaus”;
- paina “Siirrä kansioon” ja valitse “WooCommerce”.
Toinen esimerkki perustaa sääntö puuttua viivyttäminen sähköpostin lähettämiseen yhden minuutin:
- Paina pieni avattavan alla “säännöt“;
- valita “Hallitse Säännöt ja ilmoitukset“;
- valita “uusi sääntö“;
- Tässä “Aloita tyhjästä säännöstä” vyöhyke, Lehdistö “Levitä sääntö lähetetyt viestit“
- Vältä valitessaan ehdot, klikkaa “Seuraava“;
- Lehdistö “Kyllä” varoitukseen sinulle ilmoitettiin asettamalla sääntöä kaikkiin lähetettäviin viesteihin;
- Valitse välilehti “lykätä toimitus monta minuuttia“;
- Päätä arvo aikaa;
- Paina"Suorittaa loppuun".
Useita vaiheita sääntö muokkaus
Jos et ole tyytyväinen siihen, miten sääntö toimii, se on aina mahdollista peruuttaa sen. Kuitenkin, Ennen tehdä se, yrittävät muokata sääntöä suorittamalla vaiheet:
- Lehdistö “säännöt“- “Hallitse Säännöt & hälytykset“;
- Valitse sääntö haluat muuttaa;
- Se tulee näkyviin “Kuvaus” boxissa voit muokata arvoja.
- Lehdistö Suorittaa loppuun
Voimme soveltaa tätä järjestelmää tehdä nopeita muutoksia, mutta jos haluat muokata ehtoja, toimia tai poikkeuksia, sinun täytyy tehdä manuaalisesti samoin. Lopussa, voit lisätä nimen ja varmista, että se toimii. Nyt sääntö on määritetty ja tallennetaan automaattisesti.
Miten poistaa sääntö
Joissakin tapauksissa, on parempi väliaikainen poistaa sen. On parempi olla näyte säännön jo määritetty sinulle kuin tehdä sitä useita kertoja. Kytke sääntö tarvittaessa.
Kuitenkin, sinun pitäisi myös tietää, että se vie jonkin lisätilaa Outlook-profiilissa. Niin, jos se ei koske sinua - se on parempi poistaa säännöstä.
Tuominen / vieminen Outlook säännöt
Outlook merkitsee erityinen tiedostomuoto vientisäännöt - RWZ. Se ei ole mahdollista lukea, koska se on vain luotu tiedostojen vaihtoon laitteiden välillä. Jos haluat muokata Tiedostoa suoraan - on tarpeen saada RWZ editointi ohjelma. Jotta voidaan luoda RWZ tiedosto käyttää erityisiä apuohjelman. Esimerkiksi, Virta Sääntöjenhallinta voi helposti viedä sääntöjä minuuttia.
Tuojana säännöt voivat olla hyödyllinen, jos luot uuden profiilin tai muuttaa laitteen. Jos sinulla on jo RWZ tiedosto, noudata näitä yksinkertaisia ohjeita tuoda Outlookin sääntöjä:
- Lehdistö pieni nuoli alla “säännöt” kieleke;
- Avaa “Säännöt ja ilmoitukset Manager“;
- Lehdistö “Vaihtoehdot” - “tuontisäännöt”;
- Valitse RWZ tiedosto ja klikkaa “Avoin”;
- Vahvista valinta painamalla “Kunnossa” nappi.
Mitä tehdä Outlookin sääntöjä
Ihmiset käyttävät eri vaihtoehtoja säilyttää valtavan määrän sähköposteja. Vähintään, he käyttävät usein sääntö, jolloin laittamalla viestit tiettyyn kansioon. Se auttaa järjestämään samanlaisia sähköpostit yhteen valinnaiset parametrit. Ajatuksena on vähentää aikaa kuluu lähettämiseen, tehtäviä avulla Outlook sähköpostin säännöt. Ei ole väliä, onko haluat ainoa tai kymmeniä sääntöjen hallita kirjeenvaihto - päätarkoitus on automatisoida postitus toimintaa mahdollisimman paljon.
Miten työskennellä ohjataan hierontaa?
Jos jaat postilaatikon kanssa muita juttuja, voit käyttää sääntöjä ohjata sähköpostiviestejä tietyn asiakkaan konkreettiseen tiimin jäsen. Esimerkiksi, joku voi ottaa asiakkaita kirjaimilla A: sta H:, muut jakavat loput asiakkaiden. Tässä tapauksessa, se on melko helppo optimoida työprosessi, koska tavaraa vähentää vietetty aika sähköpostivastaukseesi.
Ero palvelimen ja asiakkaan puolella säännöt
Ihmiset pystyvät toimimaan sääntöjen eri paikoista - tietokoneestaan tai palvelimelta. Joskus käy niin,, että säännöt eivät yksinkertaisesti toimi vain siksi asiakkaan puolella säännöt vaativat Outlook on jatkuvasti ajaa voidakseen täyttää ne. Ehkä, et voi päättää sääntö suoritetaan palvelimelta tai työpöydältä puolelta.
Ovatko säännöt suorittaa sähköpostin siirtoa?
He eivät. Jos haluat siirtää edellisestä postitus asiakas MS Outlook - varmista muuntaa yhteystiedot ja kirjeenvaihto PST tiedostoon, tukee Outlook. Voidakseen tehdä sen automaattisesti, Käytä Outlook Transfer työkalu. Se tekee helppoa ja nopeaa siirtämistä ja vaatii erittäin vähän manuaalisia asetuksia. Käy virallisella sivustolla ja hyödyntää käyttäessään kokeiluversio. Outlook Transfer on useita lisensointi vaihtoehtoja, kilpailukykyiset hinnat ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä. Säästä aikaa ja anna sen tekevät homma!
johtopäätös
Toivottavasti tämä artikkeli auttoi sinua löytämään joitakin hyödyllisiä ominaisuuksia MS Outlook sääntöjä. Kuten näette, on olemassa todella paljon tekemistä, jotta hallita liikekirjeenvaihtonsa. Jos tietyt sääntö ei toimi sinulle - päästä siitä eroon tai määrittää. Vienti ja tuonti sääntöjen RWZ muotoa, jos haluat vaihtaa profiilin tai laitteeseen. Perustaa Outlookin sääntöjä ja hälytykset manuaalisesti tai käyttää erityisiä sovellusta ovat tämän työn puolestasi.
Siinä tapauksessa haluat jakaa kokemuksia tai esittää kysymyksiä – älä epäröi ottaa meihin kommenteissa.
Enemmän Knowledge Base
Kaunis, houkutteleva Office-sivusto. Hienoa lisätä.