Olen innoissani voidessani jakaa kokemukseni kanssasi. BCC: n oppiminen Outlookissa on tehnyt sähköpostin viestinnästä sujuvamman ja ammattimaisemman. Niin, Sukellustaan sisään!
Sisällysluettelo:
- Mikä on sähköposti BCC?
- Miksi käyttää BCC kenttään?
- Kun ei käytä BCC?
- Kuinka lisätä BCC sähköpostiisi?
Joka määrätyssä toisessa, miljoonat sähköpostit lähetetään ja toimitetaan eri puolilla maailmaa. Elektronisessa vastaavuus, Joskus on tarpeen pitää tietyt vastaanottajille piilossa näkyville. Motiivit näin vaihtelevat tietosuojaongelmia valonarka aikomuksia, mutta tahansa versio Outlook sisältää BCC sähköpostitse, ja mahdollisuus on helppo levittää. Tässä on askel-askeleelta opas siitä Miten sokea kopio Outlook. Mutta ensin, missä olosuhteissa voisi pyytää sinua salata ihmisille, joita yhteyttä?
Mikä on BCC sähköpostitse?
Anna minun kertoa sinulle BCC: stä, tai sokea hiilikopio. Tämän hienon ominaisuuden avulla voit lähettää sähköpostin useille vastaanottajille tietämättä, kuka muu on postituslistalla. Ajattele sitä keinona pitää asiat yksityisinä ja järjestettyinä. Jokainen BCC -kentän vastaanottaja ei näe muita osoitteita, tekee siitä täydellisen yksityisyyden ylläpitämiseksi.
Pohjimmiltaan, Sen avulla voit lähettää sähköpostia samanlaisen tekstin joukko ihmisiä siten, että mikään niistä ei tiedä, kuka muu on postituslistalla. Siten, kukin BCC vastaanottaja näkee vain sähköpostiosoitteita ”To ...” ja ”CC”. pohjimmiltaan, se toimii samalla tavalla kuin jälkimmäinen vaihtoehto (kopio sähköposti) mutta tekee valitut yhteystiedot näkymätön. Voit merkitä sitä CC vakojina, joka kuulostaa työkalu ihmisille kyseenalainen motiivit. Siten, tässä on muutamia varoituksen sanoja.
Miksi käytän BCC: tä Outlookissa
Yleisesti hyväksytty nyrkkisääntö nykyään on soveltaa sitä, kun määrä osoitteita ylittää 30. Tässä on kun pitäisi ja ei pitäisi käyttää piilokopion Outlookissa.
Aloin käyttää BCC: tä Outlookissa ymmärtäessään, kuinka tärkeä yksityisyys on sähköpostissani. Tässä on muutamia syitä, miksi BCC on ollut minulle hyvä:
- Kun lähetän sähköpostin ihmisille, jotka eivät tunne toisiaan, BCC pitää heidän sähköpostiosoitteensa luottamuksellisina. Joten se on hyvä yksityisyydelle.
- BCC: n käyttö estää sotkuisen luettelon otsikon sähköpostiosoitteista, Sähköpostini näyttäminen puhtaammalta ja ammattimaisemmalta.
- BCC auttaa minua välttämään niitä ärsyttäviä vastausketjuja, jotka voivat tulvata kaikkien postilaatikon.
Milloin BCC: tä ei käytetä
Nyt, Jos halusimme pitää asiat läpinäkyvinä, Meidän on oltava varovaisia käyttäessäsi BCC: tä tietyissä tilanteissa:
- Toimiston kirjeenvaihto: Ammattimaisessa ympäristössä, BCC: n käyttäminen voi tulla salamydämeksi. On parempi käyttää CC -kenttää pitääksesi asiat auki ja rehellisiä.
Toimisto kirjeenvaihto on silloin mahdollisuus paheksutaan. Se näyttää varjoisa kun yrität tehdä joku uskovat ainoa henkilö saada sähköpostisi. Lisäksi, sisällä toimistotilat, siellä tuskin mitään kunnon perustelut sen takana, lukuun ottamatta tarvetta manipuloida toisia. Käytä CC sen sijaan. It does the same thing – adds contacts who will read the email but do not have to respond – but does it openly. Siten, Jos sinun täytyy kopioida ihmisiä, tee niin, mutta ei koskaan teeskennellä et ole.
- Henkilökohtaiset kutsut: Henkilökohtaisiin tapahtumiin, kuten puolueet, BCC: n käyttäminen voi tuntua persoonattomalta. Pidän parempana lähettää yksittäisiä sähköpostiviestejä tai käyttää ryhmä sähköpostiluetteloa. Henkilökohtainen kirjeenvaihto, koskaan käytä sitä kutsun oman puolueen. Ellei ystäväsi ovat vakoojia tai julkkiksia, tämä näyttää joko epäilyttäviä tai loukkaavaa. Niin, Miten lisäät BCC osoite Outlookissa? Alla näet vaiheiden avulla voit lisätä BCC vastaanottaja.
Kuinka lisätä BCC Outlook -ohjelmaan
BCC: n lisääminen Outlookissa on melko yksinkertaista. Anna minun käydä läpi seuraamani portaita:
BCC: n lisääminen uuden Outlook -sähköpostin säveltäessä
- Avaa uusi sähköposti. Ensimmäinen, open Outlook and click on “New Email” to start a new message.
- Pääsy asetusvalikkoon. Head to the “Options” tab in the ribbon menu of the new email window.
- Näytä BCC -kenttä. In the “Show Fields” group, click on “BCC” to enable the BCC field.
- Kirjoita vastaanottajat. BCC -kentällä, Kirjoita vastaanottajien sähköpostiosoitteet, jotka haluat sokeaa kopioida. The “To” field must have at least one email address.
- Säveltää ja lähettää. Write email and click “Send”. BCC -vastaanottajat saavat sähköpostin tietämättä kuka muu on luettelossa.
BCC: n lisääminen vastaamalla tai lähettämällä sähköpostia
- Avaa sähköposti. Avaa sähköposti, johon haluan vastata tai välittää.
- Päästä viestivalikkoon. Sähköposti -ikkunassa, go to the “Message” tab in the ribbon menu.
- Näytä BCC -kenttä. Click on “BCC” in the “Show Fields” group to enable the BCC field.
- Kirjoita vastaanottajat. BCC -kentällä, Kirjoita vastaanottajien sähköpostiosoitteet, jotka haluat sokeaa kopioida.
- Säveltää ja lähettää. Kirjoita vastaus tai lähetä viesti, then click “Send”.
BCC: n käytön edut
Tässä on joitain etuja, jotka olen löytänyt BCC: n käytöstä Outlookissa:
- Parannettu yksityisyys: Se pitää vastaanottajan sähköpostiosoitteet luottamuksellisina.
- Parantunut ammattitaito: Se estää sotkua sähköpostiosastossa, Sähköpostini näyttäminen puhtaammalta.
- Tehokas viestintä: Se vähentää vastauksen kaikkien ketjujen todennäköisyyttä, Viestinnän varmistaminen pysyy asiaankuuluvana ja tiiviinä.
Yleisiä virheitä BCC: tä käytettäessä
Olen oppinut välttämään näitä yleisiä virheitä BCC -ominaisuutta käytettäessä:
Unohdetaan lisätä ensisijainen vastaanottaja
One thing I’ve learned is to always include at least one address in the “To” field. Toisinaan unohdin lisätä ensisijaisen vastaanottajan, ja se johti sekaannuksiin tai toimituskysymyksiin. By making sure there’s at least one email address in the “To” field, Voimme välttää mahdollisia virheitä ja varmistaa, että sähköpostimme näyttävät laillisilta ja asianmukaisesti osoitetuilta. Se on pieni, mutta tärkeä askel ammattitaidon ja selkeyden ylläpitämiseksi viestinnässä.
BCC: n liikaa
Olen myös huomannut, että BCC -ominaisuuden liiallinen käyttäminen voi tulla salamydämeksi tai puuttuu läpinäkyvyys. Meille on tärkeää käyttää BCC: tä säästeliäästi ja vain tarvittaessa vastaanottajan yksityisyyden suojaamiseksi tai suurten sähköpostiluetteloiden hallintaan. BCC: n liiallinen luottamus voi aiheuttaa vastaanottajamme kyseenalaistamaan sähköpostiosoitteemme tarkoituksen. Sen sijaan, Olen huomannut, että sähköposti -ryhmien luominen tai CC -kentän käyttäminen avoimeen viestintään voi auttaa saavuttamaan tasapainon. Tällä tavalla, Parannamme luottamusta ja selkeyttä sähköposteissamme.
Ei ilmoita tärkeimpiä vastaanottajiin
Kokemukseni mukaan, Tärkeiden tietojen tärkeimpien tietojen ilmoittaminen voi johtaa väärinkäsityksiin ja menetettyihin tehtäviin. Vaikka jotkut sidosryhmät eivät sisälly BCC -kenttään, Meidän on varmistettava, että he saavat kaikki asiaankuuluvat yksityiskohdat. Läpinäkyvyys ja perusteellinen viestintä ovat välttämättömiä tehokkaan yhteistyön kannalta ja mahdollisten kysymysten estämiseksi. Pitämällä kaikki ajan tasalla, Osoitamme ammattitaitoa ja edistämme yhteistyöympäristöä.
BCC -ongelmien vianetsintä
Jos kohtaat ongelmia BCC -ominaisuuden kanssa, Tässä on joitain vinkkejä, jotka olen pitänyt hyödyllisinä:
- BCC -kenttä ei ole näkyvissä. Ensure the BCC field is enabled in the “Options” or “Message” tab.
- Vastaanottajat eivät saa sähköposteja. Varmista, että sähköpostiosoitteet syötetään oikein ja että sähköpostipalvelimesi tukee BCC: tä.
- Sähköpostin muotoiluongelmat. Tarkista sähköpostimuotoasetukset varmistaaksesi BCC -kentän asianmukaisen näytön.
johtopäätös
Matkani BCC -ominaisuuden kanssa Outlookissa on ollut arvokas kokemus. Se on fantastinen työkalu yksityisyyden ja ammattitaidon ylläpitämiseen sähköpostiviestinnässä. Seuraamalla näitä ohjeita, Voit käyttää BCC: tä tehokkaasti ja parantaa sähköpostikäytäntöjäsi. Muista käyttää BCC: tä harkiten välttääksesi yleisiä sudenkuoppia ja varmistamaan selkeät, kunnioittava viestintä.
Enemmän Knowledge Base
