Sähköpostien vieminen Outlookista Exceliin

Kun kyse on sähköpostiohjelmista, monet yritykset ja käyttäjät pitävät Outlookista sen turvallisuuden vuoksi, monipuolisuutta ja voimaa. Sen avulla käyttäjät voivat tallentaa ja hallita suuria määriä kirjeenvaihtoa ja käyttää useita tilejä yhdellä palvelimella. Kuitenkin, on myös joitain haittoja, mukaan lukien se, että joidenkin käyttäjien mielestä sähköpostien vieminen MS Outlookista on turhauttavaa.

Vaikka saatavilla on erilaisia ​​manuaalisia menetelmiä, yksikään niistä ei ole täydellinen. Yksi mahdollinen ratkaisu on kopioida ja liittää yksittäisiä sähköpostiviestejä tekstinkäsittelyohjelmaan, vaikka tämä ei aina välttämättä säilytä alkuperäistä muotoilua.

Tässä artikkelissa, tarjoamme useita luotettavia menetelmiä sähköpostien muuntamiseen Microsoft Excel -laskentataulukoiksi. Valitettavasti, ei ole automaattista tapaa viedä sähköpostit Outlookista Exceliin. Prosessi voi olla monimutkainen, ellet tunne muutamia temppuja, jonka selitämme alla.

Outlook-sähköpostien viennin edut

On useita syitä, miksi käyttäjät saattavat haluta viedä Outlook-sähköpostinsa Microsoft Exceliin. Yleisimmät motiivit siihen ovat:

• tarve siirtyä uuteen palvelimeen
• tarve luoda jakeluluettelo muille sovelluksille
• tarve vaihtaa alustojen välillä
• tarve jakaa tietoja toisen käyttäjän kanssa
• varmuuskopion tarve.

Kun siirrytään järjestelmästä järjestelmään, tiedot usein vahingoittuvat tai menetetään. Tietojen siirtäminen Exceliin voi olla haastavaa, ja on olemassa riski tietojen menettämisestä, jos menetelmä ei ole oikea. Sen sijaan, että ottaisi riskejä, suosittelemme käyttämään alla kuvattuja menetelmiä, jotka sisältävät tietojen kopioimisen ja liittämisen tai viennin CSV-tiedostoon.

Laskentataulukoihin tuomisella on lukuisia etuja

Vienti Microsoft Exceliin on yksi luotettavimmista siirtotavoista. Laskentataulukkomuodon avulla voit järjestää keskustelut tietokantaan, jonka avulla voit etsiä vanhoja yhteystietoja ja vaihtoja eri parametrien, kuten kontekstin päivämäärän, perusteella.

Laskentataulukko varmuuskopiointivaihtoehtona on myös harkitsemisen arvoinen. Kaikki arvokkaat tiedot Outlookista on kopioitava muistettavaksi, koska saatat joutua etsimään tiettyjä keskusteluja henkilökohtaisia ​​tai laillisia tarkoituksia varten jossain vaiheessa. Palvelinvian sattuessa, XLS-tiedosto tarjoaa varmuuskopioratkaisun, pienentää tietojen häviämisen riskiä.

Outlook -sähköpostien vieminen Exceliin

Tarkastellaan Outlook-viestien viemistä Excel-laskentataulukkoon, sekä kuinka luoda jakelulista Outlook-sähköpostiosoitteista tai yhteystiedoista. Seuraavat vaiheet saattavat myös olla hyödyllisiä, kun luot sähköpostin rikosteknisiä raportteja. Napsauta alla olevaa painiketta ladataksesi Outlook Data Export Kit -ohjelmiston, ja asenna ja suorita se sitten.

Lataa ilmaiseksiWindows 32/64-bitOsta osoitteesta $24.95Avaa kaikki ominaisuudet

Outlook-viestien vieminen Exceliin:

1. Napsauta Raportit’ nappi, jotka löydät ylimmästä valikosta.
2. Valitse Sähköpostiominaisuudet…’ vaihtoehto.
3. Valitse raporttivaihtoehdot ja suorita raportti.

Jakeluluettelon luominen:

1. Klikkaa “Raportit” -painiketta ja valitse “Yhteystietojen luettelo” tai “Luettelo vastaanottajien sähköpostiosoitteet” jos haluat luoda jakeluluettelon,
2. Valitse raporttivaihtoehdot ja suorita raportti.
3. Avaa tulostiedosto Microsoft Excelissä tai muussa laskentataulukkoeditorissa.

Lisäksi, Data Extraction Kit for Outlook mahdollistaa Outlook-tilien ja salasanojen luettelon luomisen. Kutsumme sinut tutkimaan tätä ominaisuutta.
Lisäksi saatat haluta tietää miten Tuo sähköpostiosoitteet Excelistä Microsoft Outlookiin.

Vie jokainen sähköposti Outlook-sähköpostikansiosta erilliseksi Excel/CSV-tiedostoksi

Jos sinun on vietävä sähköpostit Outlookista Exceliin, Voit tehdä sen manuaalisesti avaamalla jokaisen sähköpostin ja luomalla vastaavan Excel-tiedoston. Tämä menetelmä ei vaadi erityisiä ohjelmistoja. Kuitenkin, On huomattava, että Outlookin tuonti-/vientiominaisuus ei salli yksittäisten Excel-tiedostojen luomista. Kun viet, se luo yhden Excel-tiedoston, joka sisältää kaikki sähköpostit.

Jos sinun on vietävä sähköpostit järjestelmällisemmin, saatat löytää hyödyllisen kolmannen osapuolen työkalun, joka voi viedä jokaisen sähköpostin erilliseen työkirjaan. Näitä työkaluja ovat yleensä mm “joukkosäästö” ominaisuus. Data Extraction Kit for Outlookissamme ei ole tätä ominaisuutta, mutta voit määrittää mukautettuja suodattimia, joiden avulla voit luoda tiettyjä tiedostoluokkia, kuten esimerkiksi “Sähköpostit liitteineen” tai “Sähköpostit ilman liitteitä”. Voit myös käyttää päivämääräväliominaisuutta saadaksesi yksittäisiä tiedostoja jokaiselle päivälle, viikko, kuukausi, jne. Oikeuslääketieteellisiä raportteja voidaan myös luoda käyttämällä ominaisuuksia, kuten “Eriä lasketaan per Outlook-kansion”.

Kuinka viedä Outlook-sähköpostit Exceliin

1. Lataa, asenna ja suorita DEKit-ohjelmisto.
2. Napsauta “Raportit” -painiketta yläpaneelissa.
3. valita “Sähköpostiominaisuudet Outlook-profiilista” raportti.
   (Vaihtoehtoisesti, voit käyttää toista raporttia, joka käyttää sen sijaan Outlookin PST-tiedostoa).
4. Määritä sen Excel-tiedoston sijainti ja nimi, johon haluat viedä Outlookin sähköpostiominaisuudet.
5. Napsauta “Tallenna” nappi.
6. Valitse Outlook-profiili, jota haluat käyttää, jos ohjelma kehottaa sinua tekemään niin.
7. Valitse seuraavassa valintaikkunassa Outlook-kansio, jota haluat käsitellä.
   Huomaa, että ohjelma käsittelee myös kaikki seuraavat kansiot, jos vastaava vaihtoehto on käytössä.
8. Napsauta “Tehty” nappi. Ohjelma luo raportin.
9. Avaa luotu raporttitiedosto Excelissä nähdäksesi sen sisällön.

Kuinka viedä sähköposteja Microsoft Exceliin Outlookin avulla

Huomaa, että vaikka tämä prosessi on suhteellisen yksinkertainen, on muutamia tärkeitä näkökohtia, jotka on pidettävä mielessä. ensiksi, on tärkeää ymmärtää, että tiedot siirretään pelkkänä tekstinä, mukaan lukien yhteystiedot ja peruslinkit. Tästä säännöstä ei ole poikkeuksia, riippumatta siitä, käytätkö Windows- vai Mac-laitetta. Jos alkuperäisen sähköpostin ulkonäön säilyttäminen on etusijalla, suosittelemme sen tallentamista HTML-muodossa. Muuten, noudata kuvattua menettelyä:

1. Avaa Microsoft Outlook -sovellus.
2. Siirry Tiedosto -valikkoon.
3. Valitse avaamisen ja viennin ominaisuus.
4. Valitse "Tuo/vie" löytääksesi "Vie tiedostoon".
   
5. Määritä, että sinun on luotava tiedosto Excelille (CSV), ei PST -tiedosto.
6. Valitse käytettävissä olevista kansioista, joihin tiedosto voidaan tallentaa.
7. Aseta rasti "Sähköpostiviestien" vientivaihtoehdon viereen.
8. Muuta Map Custom -kenttiä tarvittaessa.
9. Viimeistele napsauttamalla Valmis.
10. Sulje Outlook -asiakas.

Kun olet napsauttanut "Valmis", kaikki viestisi laskeutuvat juuri luotuun tiedostoon - tarkista kansiosta. Huomaa, että molemmat Microsoft Excel -muodot ovat sopivia.

Kuinka avata CSV -tiedosto

CSV: n tapauksessa (Erotintiedosto) muoto, voit helposti siirtyä laskentataulukkoon. Tehdä niin, napsauta vietyä CSV-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Avaa…’ kontekstivalikosta. Tiedosto avautuu sitten Excelissä, jossa voit tallentaa sen XLS-tiedostomuodossa.

Suora tapa poimia tietoja Microsoft Outlook -sähköposteista

Kaikki sähköpostit on mahdollista siirtää Outlookista 2016 tai mikä tahansa muu versio Windows- tai Mac-tietokoneella kerralla. Tietoja ei tarvitse viedä ensin itsenäiseen tiedostoon. Seuraavien ohjeiden avulla voit suorittaa tehtävän nopeasti kopioimalla ja liittämällä:

1. Avaa Outlook ja siirry sähköpostinäkymään.
2. Avaa kansio, jonka sisältö on siirrettävä.
3. Kopioi kaikki sähköpostit tekstillä tai ilman (katso alla oleva vinkki).
4. Avaa MS Excel.
5. Luo uusi laskentataulukkotiedosto.
6. Lisää kopioidut sähköpostit - valitse solu A1 ja liitä tavallisella Ctrl -näppäimellä + V/komento + V -komento Outlook -sähköpostien viemiseksi.
7. Tallenna tiedosto. Windows- tai Mac -laitteessasi.

Kuinka kopioida sähköpostiviestejä Microsoft Excelille (Vaihe 3)

Sähköpostien tuomiseen on kaksi tapaa missä tahansa versiossa, mukaan lukien Outlook 2013, tekstin kanssa tai ilman. Sisällön säilyttämiseksi, noudata kaikkia alla olevia vaiheita. Vieminen ilman tekstiä, aloita vaiheesta 6.

Tee seuraava:

1. Poista Outlookin lukuruudun tila käytöstä Näytä -valikosta.
   
2. Näkymässä, napsauta Lisää sarakkeita -vaihtoehtoa.
3. Uudessa Näytä sarakkeet -ruudussa voit valita sarakkeita Kaikista postikentistä. Valitse tämä vaihtoehto.
4. Käytettävissä olevat sarakkeet -luettelossa, merkitse viesti.
5. Viimeistele napsauttamalla Lisää ja OK.
6. Korosta avoimen kansion postilaatikon koko sisältö.
7. Kopioi Outlookin tiedot Ctrl -näppäimellä + C ’komento.

Vie sähköpostit Outlookista Exceliin päivämäärän ja kellonajan kanssa

jos haluat säilyttää päivämäärän ja kellonajan tiedot, käytä kopiota & liitä menetelmä. Outlook -järjestelmän avulla voit tarkastella tietyn tietoalueen sähköposteja. Menetelmä on samanlainen kuin tavallinen suora kopiointi. Tässä on mitä tehdä:

1. Mennä Voit hakupalkki Outlook 2010 tai mikä tahansa muu versio.
2. Anna kaksi päivämäärää alueen määritteleminen.
3. Klikkaa 'Tulla sisään'.
4. Korosta sähköpostit ajanjakson kanssa (käytä kärkeä vaiheeseen 3 yläpuolella).
5. Kopioi valinta (ctrl + C).
6. Avoin MS Excel.
7. Lisää kopioidut tiedot tyhjään laskentataulukkoon (ctrl + Sisään).

Onnea! Viestit määritetyillä aikaparametreilla on nyt lisätty laskentataulukkoosi. Sinun ei tarvitse etsiä kansioita laitteeltamme – kopioi ja liitä ne suoraan. Tätä perusmenetelmää käytetään tietyntyyppisiin analyyttisiin töihin. Huomaa, että se ei luo vietyä CSV-tiedostoa – sen sijaan, tallennat laskentataulukot tietojen liittämisen jälkeen. Tiedät nyt kuinka viedä Outlook-sähköpostit Exceliin päivämäärän ja ajan kanssa.

Lopulliset sanat

Yleisimmät menetelmät sähköpostitietojen siirtämiseen Outlookista 2019 ja Excelin aiemmat versiot on kuvattu alla. Jos toinen tai molemmat järjestelmät ovat Macintosh, järjestys on samanlainen .Jos sinun on siirrettävä CSV-tiedosto toiseen tietokoneeseen fyysisesti, voit käyttää mitä tahansa ulkoista muistia tai tallentaa sen pilveen. Voit myös lähettää sen sähköpostitse Mac -osoitteeseesi.

Jos tarvitset varmuuskopion, Voit myös viedä Outlook-sähköpostit erilliseksi PST-tiedostoksi ja tallentaa sen turvalliseen paikkaan. Ohjelmisto ei sisällä vain viestejä, mutta myös yhteystietosi, tehtäviä ja toimeksiantoja. Voit myös siirtää sähköpostit muista sähköpostiohjelmista suoraan Outlookiin käyttämällä erityistä muuntajaa, joka luo PST-tiedostoja. Tiedot voidaan ladata erilliseen tiedostoon tai syöttää suoraan aktiiviseen profiiliisi Outlookissa.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuinka viedä useita sähköposteja Outlookista Exceliin?

Outlook-sähköpostien viemiseen on kaksi suosittua tapaa. Ensimmäinen tapa on käyttää Outlook-työpöytäsovelluksen tuonti-/vientitoimintoa, koska toiminto ei ole saatavilla Outlookin verkkoversiossa. Ohjattu vientitoiminto tarjoaa vihjeitä, kun viet tiedostoa. Mutta huomioi kaksi pääasetusta. Muista valita “Vie tiedostoon” ja valitse tiedostomuoto muodossa “CSV” .pst:n sijaan. Jälkimmäistä muotoa käytetään pääasiassa varmuuskopiotiedostona tai sähköpostien lataamiseen toiselle Outlook-tilille. Sisäisen toiminnon käyttämisen sijaan, Toinen tapa on käyttää kolmannen osapuolen ratkaisua, joka voi pura sähköpostit Outlookista Excelin tukemaan muotoon, kuten .xlsx. Voit hyödyntää meidän Data Export Kit -ohjelmisto koska se tarjoaa intuitiivisen ohjatun vientitoiminnon ja tukee useita muotoja.

Kuinka kopioin ja liitän useita sähköpostiosoitteita Outlookista Exceliin?

On olemassa useita tapoja tehdä tämä. Jakelu- tai Ryhmiin tallennetuille sähköpostiosoitteille, käynnistä Outlook ja valitse Yhteystiedot. Ota käyttöön Luettelo-vaihtoehto nähdäksesi käytettävissä olevat yhteystiedot ja pidä CTRL-painiketta painettuna ja napsauta yksittäisiä sähköpostiviestejä kopioidaksesi ne. Kopioi ja liitä yhteystiedot Excel-työkirjaan. toiseksi, voit viedä Outlook-sähköpostiosoitteita manuaalisesti käyttämällä Tuo/Vie-toimintoa. Vietäessä tiedostona, valitse Pilkuilla erotetut arvot ja valitse Yhteystiedot. Kolmanneksi, on mahdollista käyttää a tiedonpoimintasarja ohjelmisto, joka voi poimia yhteystiedot automaattisesti PST-tiedostoista.

Voinko viedä kaikki Outlook-sähköpostini?

Kyllä, jos aiot tuoda Outlook-sähköpostit toiselle saman sähköpostipalveluntarjoajan tilille, voit käyttää Tuo/Vie-toimintoa. Ohjatussa vientitoiminnossa, valita “Outlookin datatiedosto .pst) muotona. Seuraava vaihe on melko helppo. Valitse kansio, josta haluat viedä, esimerkiksi, Saapuneet tai Lähetetyt. Tämän menetelmän ainoa haittapuoli on, että se ei tarjoa joustavia muotoja. sitä paras tapa tallentaa sähköpostit Outlookista joka on vakaampi ja joustavampi, on käyttää tiedonpoimintatyökalua.

Voinko poimia tietoja Excel-liitteestä?

Kyllä, on mahdollista jäsentää tietoja liitetiedostoista. Mutta sinun on käytettävä kolmannen osapuolen integraatiota jäsennystoiminnon kanssa. Monet käyttäjät käyttävät Power Automatea (entinen Microsoft Flow). He voivat jäsentää tiedot ja suorittaa muita automatisoituja toimintoja, kuten lisätä tiedot keskustietokantaan. Power Automate ei ole ainoa työkalu, joka tarjoaa tämän toiminnon. On olemassa monia muita kolmansien osapuolien integraatioita.

Voinko yhdistää Outlookin Exceliin?

Kyllä, käyttäjät voivat luoda sillan, jonka avulla he voivat lähettää automaattisesti automaattisia sähköpostiviestejä Outlookista Exceliin. Kuitenkin, tätä varten ei ole alkuperäistä toimintoa. Käyttäjien on löydettävä Microsoftin tarjoamia ulkoisia ratkaisuja, kuten Power Automate, tai muita kolmannen osapuolen integraatioita tarjoajilta, kuten Zaiper., Automate.io, jne.

Voinko muuntaa PST-tiedoston Exceliksi?

Kyllä, on mahdollista muuntaa PST, muoto, jota Microsoft Outlook käyttää tietojensa tallentamiseen, rivejä ja sarakkeita tukevaan Excel-tiedostoon. Tätä operaatiota varten, on tarpeen löytää muunnostyökalu. Markkinoilla on monia työkaluja tarjoajilta, kuten Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, ja enemmän. Monet työkalut ovat ilmaisia ​​tai niillä voi olla ilmainen kokeilujakso. Suosittelemme, että kokeilet Data Extraction Kitin ilmaista versiota viedäksesi PST-kohteet automaattisesti Microsoft Excel -tiedostoon.

Outlook-sähköpostin vieminen Exceliin manuaalisesti?

1. 1. Napsauta Outlookissa Tiedosto valitse Avoin & Vienti.
   2. Klikkaa Tuominen ja vieminen, valita Vie tiedostoon ja klikkaa Seuraava nappi.
   3. Valitse Erotintiedosto ja valitse Seuraava.
   4. Valitse vietäviä sähköposteja sisältävä kansio, kirjoita tiedostonimi, ja valitse Kunnossa.
   5. Määritä CSV-tiedoston tallennuspaikka ja napsauta Seuraava, napsauta Suorittaa loppuun.