Sähköpostien vieminen Outlookista Exceliin

Kun kyse on sähköpostiohjelmista, Outlook on monien yritysten ja käyttäjien ensisijainen ympäristö. Se on turvallinen, monipuolinen, ja voimakas. Voidaan tallentaa ja hallita suuria määriä sähköistä kirjeenvaihtoa ja käyttää useita tilejä yhdellä palvelimella. Kuitenkin, on myös joitain huonoja puolia - esimerkiksi, Jotkut käyttäjät ovat turhautuneita yrittäessään viedä sähköpostiviestejä MS Outlookista.

Vaikka on olemassa erilaisia ​​manuaalisia menetelmiä, yksikään niistä ei ole täydellinen. Kun tietoa on vähän, voit kopioida ja liittää erilliset sähköpostit Wordiin tai toiseen tekstinkäsittelyohjelmaan. Alkuperäistä muotoilua ei ehkä säilytetä.

Tässä artikkelissa, Käsittelemme muutamia luotettavia tapoja muuttaa sähköpostisi Microsoft Excelin laskentataulukoiksi. Valitettavasti, ei ole taikapainiketta, jonka avulla voit viedä sähköpostit Outlookista Exceliin automaattisesti. Se voi olla monimutkaista, ellet tiedä muutamia temppuja - löydä ne alta.

Syitä viedä Outlook -sähköpostit

Käyttäjät saattavat haluta siirtää postinsa eri syistä. Yleisimmät syyt viedä Outlook -sähköpostit Microsoft Exceliin ovat seuraavat:

• tarve siirtyä uuteen palvelimeen
• tarve luoda jakeluluettelo muille sovelluksille
• tarve vaihtaa alustojen välillä
• tarve jakaa tietoja toisen käyttäjän kanssa
• varmuuskopion tarve.

Kun siirryt järjestelmästä toiseen, tiedot usein vahingoittuvat tai menetetään. Exceliin siirtäminen ei ole mikään kakku - jos yrität epäilyttävää menetelmää, vaarassa menettää tiedot lopullisesti. Turhan riskin ottamisen sijaan, hyödyntää alla jakamiamme salaisuuksia. Näytämme, miten voit kopioida ja liittää tiedot tai viedä sen sijaan CSV -tiedostoon.

Laskentataulukoihin tuonnin edut

Vienti Microsoft Exceliin on yksi luotettavimmista siirtomuodoista. Laskentataulukkomuodon avulla voit järjestää keskustelut tietokantaan. Sen avulla voit löytää vanhoja yhteystietoja ja vaihtoja eri parametrien, kuten kontekstin päivämäärän, perusteella.

Laskentataulukko varmuuskopiointivaihtoehtona on myös harkitsemisen arvoinen. Kaikki arvokkaat tiedot Outlookista on kopioitava muistettavaksi. Ennemmin tai myöhemmin, sinun on ehkä löydettävä tiettyjä keskusteluja henkilökohtaisiin tai oikeudellisiin tarkoituksiin. Palvelinvian sattuessa, jos tiedot katoavat (mikä on painajainen skenaario!) sinulla on XLS -tiedosto, johon voit palata.

Outlook -sähköpostien vieminen Exceliin

Haluatko luoda jakeluluettelon tai rikosteknisen raportin? Tässä on paras tapa tehdä tämä:

Lataa ilmaiseksiWindows 32/64-bitOsta osoitteesta $24.95Avaa kaikki ominaisuudet

1. Lataa Outlook Data Export Kit -ohjelmisto napsauttamalla yllä olevaa painiketta.
2. Asenna ja suorita se.
3. Klikkaa “Raportit” ja valitse “Yhteystietojen luettelo” tai “Luettelo vastaanottajien sähköpostiosoitteet” jos haluat luoda jakeluluettelon,
   tai
   valita “Sähköpostin ominaisuudet…” jos haluat luoda luettelon Outlook -sähköpostiviesteistä niiden ominaisuuksiin.
4. Valitse raporttivaihtoehdot ja suorita raportti.
5. Avaa tulostiedosto Microsoft Excelissä tai muussa laskentataulukkoeditorissa.

Myös Data Extraction Kit for Outlook mahdollistaa Outlook -tilien ja salasanojen luettelon luomisen. Tsekkaa tämä. Lisäksi saatat haluta tietää miten Tuo sähköpostiosoitteet Excelistä Microsoft Outlookiin.

Vie jokainen sähköposti Outlook-sähköpostikansiosta erilliseksi Excel/CSV-tiedostoksi

Haluatko viedä jokaisen sähköpostin Outlookista erilliseen Excel-tiedostoon? Hyvin, ensimmäinen tapa on avata jokainen sähköposti manuaalisesti ja luoda vastaava Excel-tiedosto. Sitten kopioit jokaisen sähköpostin. Tämä menetelmä ei vaadi erityisiä ohjelmistoja.

Hyvin, Outlookin tuonti-/vientiominaisuudella ei ole mahdollisuutta luoda yksittäisiä Excel-tiedostoja. Kun viet, se luo yhden Excel-tiedoston, jossa on kaikki sähköpostit yhdessä paikassa. Saatat tarvita kolmannen osapuolen työkalun, joka voi viedä jokaisen sähköpostin erilliseen työkirjaan. Se sisältäisi a “joukkosäästö” ominaisuus.

Tämä ominaisuus ei ole erikseen saatavilla Outlookin Data Extraction Kitissä. Kuitenkin, voit määrittää mukautettuja suodattimia, joiden avulla voit luoda tiettyjä tiedostoluokkia, kuten esimerkiksi “Sähköpostit liitteineen” tai “Sähköpostit ilman liitteitä”. Voit käyttää päivämääräväliominaisuutta saadaksesi yksittäisiä tiedostoja jokaiselle päivälle, viikko, kuukausi, jne. On myös mahdollista luoda rikosteknisiä raportteja käyttämällä ominaisuuksia, kuten “Eriä lasketaan per Outlook-kansion”.

Kuinka viedä Outlook-sähköpostit Exceliin

1. Lataa, asenna ja suorita DEKit-ohjelmisto.
2. Napsauta “Raportit” -painiketta yläpaneelissa.
3. valita “Sähköpostiominaisuudet Outlook-profiilista” raportti.
   (Vaihtoehtoisesti, voit käyttää toista raporttia, joka käyttää sen sijaan Outlookin PST-tiedostoa).
4. Määritä sen Excel-tiedoston sijainti ja nimi, johon haluat viedä Outlookin sähköpostiominaisuudet.
5. Napsauta “Tallenna” nappi.
6. Valitse Outlook-profiili, jota haluat käyttää, jos ohjelma kehottaa sinua tekemään niin.
7. Valitse seuraavassa valintaikkunassa Outlook-kansio, jota haluat käsitellä.
   Huomaa, että ohjelma käsittelee myös kaikki seuraavat kansiot, jos vastaava vaihtoehto on käytössä.
8. Napsauta “Tehty” nappi. Ohjelma luo raportin.
9. Avaa luotu raporttitiedosto Excelissä nähdäksesi sen sisällön.

Kuinka viedä sähköposteja Microsoft Exceliin Outlookin avulla

Tämä ei ole rakettitiede, mutta tässä on varoitus: älä odota säilyttävän mitään tyyliä. Tiedot siirretään tavallisena tekstinä yhteystietojen kanssa, ja kaikki linkit ovat perusasioita. Tässä ei ole poikkeuksia tai kiertotapoja, ei Windowsissa eikä Macissa. Jos todella haluat säilyttää alkuperäisten sähköpostien ulkoasun, tallenna ne HTML -muodossa. Muuten, noudata tätä menettelyä:

1. Avaa Microsoft Outlook -sovellus.
2. Siirry Tiedosto -valikkoon.
3. Valitse avaamisen ja viennin ominaisuus.
4. Valitse "Tuo/vie" löytääksesi "Vie tiedostoon".
   
5. Määritä, että sinun on luotava tiedosto Excelille (CSV), ei PST -tiedosto.
6. Valitse käytettävissä olevista kansioista, joihin tiedosto voidaan tallentaa.
7. Aseta rasti "Sähköpostiviestien" vientivaihtoehdon viereen.
8. Muuta Map Custom -kenttiä tarvittaessa.
9. Viimeistele napsauttamalla Valmis.
10. Sulje Outlook -asiakas.

Kun olet napsauttanut "Valmis", kaikki viestisi laskeutuvat juuri luotuun tiedostoon - tarkista kansiosta. Huomaa, että molemmat Microsoft Excel -muodot ovat sopivia.

Kuinka avata CSV -tiedosto

CSV: n tapauksessa (Erotintiedosto) muoto, voit siirtyä laskentataulukkoon myöhemmin yhtä helposti. Napsauta vain vietyä CSV-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, ja valitse pikavalikosta "Avaa ..." - Excel. Tiedosto avautuu ohjelmassa, joten voit tallentaa sen XLS -tiedostomuodossa.

Suora tapa poimia tietoja Microsoft Outlook -sähköposteista

Voit siirtää kaikki sähköpostisi Outlookista 2016 tai jokin muu versio Windowsissa tai Macissa irtotavarana. Tietoja ei tarvitse viedä ensin itsenäiseen tiedostoon. Näin voit saada työn nopeasti valmiiksi kopioimalla ja liittämällä:

1. Avaa Outlook ja siirry sähköpostinäkymään.
2. Avaa kansio, jonka sisältö on siirrettävä.
3. Kopioi kaikki sähköpostit tekstillä tai ilman (katso alla oleva vinkki).
4. Avaa MS Excel.
5. Luo uusi laskentataulukkotiedosto.
6. Lisää kopioidut sähköpostit - valitse solu A1 ja liitä tavallisella Ctrl -näppäimellä + V/komento + V -komento Outlook -sähköpostien viemiseksi.
7. Tallenna tiedosto. Windows- tai Mac -laitteessasi.

Kuinka kopioida sähköpostiviestejä Microsoft Excelille (Vaihe 3)

On kaksi tapaa tuoda sähköpostit mihin tahansa versioon, mukaan lukien Outlook 2013 - tekstillä tai ilman. Sisällön säilyttämiseksi, noudata kaikkia alla olevia ohjeita. Vientiä ilman niitä, aloita vaiheesta 6.

Tee seuraava:

1. Poista Outlookin lukuruudun tila käytöstä Näytä -valikosta.
   
2. Näkymässä, napsauta Lisää sarakkeita -vaihtoehtoa.
3. Uudessa Näytä sarakkeet -ruudussa voit valita sarakkeita Kaikista postikentistä. Valitse tämä vaihtoehto.
4. Käytettävissä olevat sarakkeet -luettelossa, merkitse viesti.
5. Viimeistele napsauttamalla Lisää ja OK.
6. Korosta avoimen kansion postilaatikon koko sisältö.
7. Kopioi Outlookin tiedot Ctrl -näppäimellä + C ’komento.

Vie sähköpostit Outlookista Exceliin päivämäärän ja kellonajan kanssa

jos haluat säilyttää päivämäärän ja kellonajan tiedot, käytä kopiota & liitä menetelmä. Outlook -järjestelmän avulla voit tarkastella tietyn tietoalueen sähköposteja. Menetelmä on samanlainen kuin tavallinen suora kopiointi. Tässä on mitä tehdä:

1. Mennä Voit hakupalkki Outlook 2010 tai mikä tahansa muu versio.
2. Anna kaksi päivämäärää alueen määritteleminen.
3. Klikkaa 'Tulla sisään'.
4. Korosta sähköpostit ajanjakson kanssa (käytä kärkeä vaiheeseen 3 yläpuolella).
5. Kopioi valinta (ctrl + C).
6. Avoin MS Excel.
7. Lisää kopioidut tiedot tyhjään laskentataulukkoon (ctrl + Sisään).

Onnea! Nyt viestit, joissa on määritetyt aikaparametrit, ovat laskentataulukossa. Sinun ei tarvitse etsiä laitteeltamme kansioita - kopioi ja liitä suoraan! Tätä perusmenetelmää käytetään tietyntyyppisiin analyyttisiin töihin. Huomaa, että se ei luo vietyä CSV -tiedostoa - vaan, tallennat laskentataulukot tietojen liittämisen jälkeen. Nyt tiedät kuinka viedä Outlook -sähköpostit Exceliin päivämäärän ja kellonajan kanssa.

Lopulliset sanat

Nämä ovat yleisimpiä tapoja siirtää sähköpostitietoja Outlookista 2019 ja aiemmat Excel -versiot. Jos toinen tai molemmat järjestelmät ovat Macintoshissa, järjestys on samanlainen. Jos sinun on siirrettävä fyysisesti CSV -tiedosto toiseen tietokoneeseen, käytä mitä tahansa ulkoista muistia tai tallenna se pilveen. Voit myös lähettää sen sähköpostitse Mac -osoitteeseesi.

Jos tarvitset varmuuskopion, Voit myös viedä Outlook -sähköpostit erilliseen PST -tiedostoon. Tallenna se mihin tahansa turvalliseen paikkaan. Se ei sisällä vain viestejä, mutta myös yhteystietosi, tehtävät, ja tehtävät. Voit myös siirtää sähköpostiviestejä muista sähköpostiohjelmista suoraan Outlookiin erikoismuuntimen avulla, joka luo PST -viestin. Tiedot voidaan ladata erilliseen tiedostoon tai syöttää suoraan aktiiviseen profiiliisi Outlookissa.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuinka viedä useita sähköposteja Outlookista Exceliin?

Outlook-sähköpostien viemiseen on kaksi suosittua tapaa. Ensimmäinen tapa on käyttää Outlook-työpöytäsovelluksen tuonti-/vientitoimintoa, koska toiminto ei ole saatavilla Outlookin verkkoversiossa. Ohjattu vientitoiminto tarjoaa vihjeitä, kun viet tiedostoa. Mutta huomioi kaksi pääasetusta. Muista valita “Vie tiedostoon” ja valitse tiedostomuoto muodossa “CSV” .pst:n sijaan. Jälkimmäistä muotoa käytetään pääasiassa varmuuskopiotiedostona tai sähköpostien lataamiseen toiselle Outlook-tilille. Sisäisen toiminnon käyttämisen sijaan, Toinen tapa on käyttää kolmannen osapuolen ratkaisua, joka voi pura sähköpostit Outlookista Excelin tukemaan muotoon, kuten .xlsx. Voit hyödyntää meidän Data Export Kit -ohjelmisto koska se tarjoaa intuitiivisen ohjatun vientitoiminnon ja tukee useita muotoja.

Kuinka kopioin ja liitän useita sähköpostiosoitteita Outlookista Exceliin?

On olemassa useita tapoja tehdä tämä. Jakelu- tai Ryhmiin tallennetuille sähköpostiosoitteille, käynnistä Outlook ja valitse Yhteystiedot. Ota käyttöön Luettelo-vaihtoehto nähdäksesi käytettävissä olevat yhteystiedot ja pidä CTRL-painiketta painettuna ja napsauta yksittäisiä sähköpostiviestejä kopioidaksesi ne. Kopioi ja liitä yhteystiedot Excel-työkirjaan. toiseksi, voit viedä Outlook-sähköpostiosoitteita manuaalisesti käyttämällä Tuo/Vie-toimintoa. Vietäessä tiedostona, valitse Pilkuilla erotetut arvot ja valitse Yhteystiedot. Kolmanneksi, on mahdollista käyttää a tiedonpoimintasarja ohjelmisto, joka voi poimia yhteystiedot automaattisesti PST-tiedostoista.

Voinko viedä kaikki Outlook-sähköpostini?

Kyllä, jos aiot tuoda Outlook-sähköpostit toiselle saman sähköpostipalveluntarjoajan tilille, voit käyttää Tuo/Vie-toimintoa. Ohjatussa vientitoiminnossa, valita “Outlookin datatiedosto .pst) muotona. Seuraava vaihe on melko helppo. Valitse kansio, josta haluat viedä, esimerkiksi, Saapuneet tai Lähetetyt. Tämän menetelmän ainoa haittapuoli on, että se ei tarjoa joustavia muotoja. sitä paras tapa tallentaa sähköpostit Outlookista joka on vakaampi ja joustavampi, on käyttää tiedonpoimintatyökalua.

Voinko poimia tietoja Excel-liitteestä?

Kyllä, on mahdollista jäsentää tietoja liitetiedostoista. Mutta sinun on käytettävä kolmannen osapuolen integraatiota jäsennystoiminnon kanssa. Monet käyttäjät käyttävät Power Automatea (entinen Microsoft Flow). He voivat jäsentää tiedot ja suorittaa muita automatisoituja toimintoja, kuten lisätä tiedot keskustietokantaan. Power Automate ei ole ainoa työkalu, joka tarjoaa tämän toiminnon. On olemassa monia muita kolmansien osapuolien integraatioita.

Voinko yhdistää Outlookin Exceliin?

Kyllä, käyttäjät voivat luoda sillan, jonka avulla he voivat lähettää automaattisesti automaattisia sähköpostiviestejä Outlookista Exceliin. Kuitenkin, tätä varten ei ole alkuperäistä toimintoa. Käyttäjien on löydettävä Microsoftin tarjoamia ulkoisia ratkaisuja, kuten Power Automate, tai muita kolmannen osapuolen integraatioita tarjoajilta, kuten Zaiper., Automate.io, jne.

Voinko muuntaa PST-tiedoston Exceliksi?

Kyllä, on mahdollista muuntaa PST, muoto, jota Microsoft Outlook käyttää tietojensa tallentamiseen, rivejä ja sarakkeita tukevaan Excel-tiedostoon. Tätä operaatiota varten, on tarpeen löytää muunnostyökalu. Markkinoilla on monia työkaluja tarjoajilta, kuten Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, ja enemmän. Monet työkalut ovat ilmaisia ​​tai niillä voi olla ilmainen kokeilujakso. Suosittelemme, että kokeilet Data Extraction Kitin ilmaista versiota viedäksesi PST-kohteet automaattisesti Microsoft Excel -tiedostoon.

Outlook-sähköpostin vieminen Exceliin manuaalisesti?

1. 1. Napsauta Outlookissa Tiedosto valitse Avoin & Vienti.
   2. Klikkaa Tuominen ja vieminen, valita Vie tiedostoon ja klikkaa Seuraava nappi.
   3. Valitse Erotintiedosto ja valitse Seuraava.
   4. Valitse vietäviä sähköposteja sisältävä kansio, kirjoita tiedostonimi, ja valitse Kunnossa.
   5. Määritä CSV-tiedoston tallennuspaikka ja napsauta Seuraava, napsauta Suorittaa loppuun.