Google Workspace, tai G Suitea, on pilvipohjainen tuottavuusohjelmisto, joka sisältää työkaluja sähköpostiin, verkkotallennustilaa, ja reaaliaikainen yhteistyö. Se on saatavilla sekä yritys- että henkilökohtaiseen käyttöön. Google-työtilan ydinkomponentit ovat Gmail, Google asema, Google Sheets, ja Google-dokumentit.
Jos olet yrityskäyttäjä, joka käyttää G Suitea, saatat haluta tuoda PST Gmailiin. Sinun on tehtävä tämä, jos olet siirtymässä Microsoft Outlookista Gmailiin tai luot varmuuskopion G Suite -tilistäsi.
Jos teet päinvastoin, tarkoittaa, että haluat viedä G Suite ‑sähköpostin G Suite ‑tililtäsi PST-muotoon, on kaksi eri tapaa. Parhaiten toimiva tapa riippuu siitä, onko sinulla Microsoft Outlook vai ei.
Molempien alustojen käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ansiosta, hyvä uutinen on, että et tarvitse teknistä asiantuntemusta sähköpostien viemiseen helposti kumpaankaan suuntaan!
Vie G Suite Outlookin datatiedostoon Google Workspacen hallintakonsolilla
Jos sinulla ei ole MS Outlookia, käytä G Suite ‑hallintakonsolia G Suite ‑tietojen viemiseen G Suite ‑tililtäsi PST-tiedostoon. Tämä luo Outlook-datatiedoston (.pst) jotka voidaan tuoda Microsoft Outlookiin tai muihin sähköpostiohjelmiin, jotka tukevat PST-muotoa.
Mitä tarvitset viedäksesi G Suite ‑sähköpostin PST:hen G Suite Adminin avulla?
Ennen kuin aloitat G Suitesta PST-vientiprosessin G Suite ‑sähköpostillasi, tarvitset seuraavat:
- Google Workspacen hallintakonsoli, joka on otettu käyttöön G Suite ‑käyttäjätililläsi.
- Enemmän kuin 30 päivää, sinulla on oltava tili verkkotunnuksessasi.
- Superstar-järjestelmänvalvojan oikeudet työtilallesi.
- Sinun tulee ottaa tilillesi käyttöön 2-vaiheinen todennus.
- Google Workspace -tililläsi ei voi olla 1,000 käyttäjiä tai enemmän.
Jos tilisi täyttää nämä kriteerit, jatka G Suite ‑postilaatikkosi vientiä.
Kuinka viedä G Suite -sähköpostisi: Askel askeleelta
Kun nämä kriteerit on tarkistettu, ottaa seuraavat askeleet:
- Kirjaudu G Suite ‑hallintakonsoliisi Google Workspace ‑sähköpostiosoitteellasi.
- Open the Data Export tool by looking on the right-hand side of your screen for “Data Export.”
- Click “Start Export” and begin the process. Seuraavassa ikkunassa, select which users’ data you want to export. Valitse joko kaikki käyttäjät tai tietyt käyttäjät. Kun olet tehnyt valintasi, click “Continue.”
- Seuraavalla sivulla, sinua pyydetään valitsemaan tietotyypit, jotka haluat viedä. Vaihtoehdot ovat Yhteystiedot, Kalenteri, Ajaa, ja Docs. Valitse viedäksesi yksi, viedä useita postilaatikoita, tai vie kaikki nämä vaihtoehdot. Tätä ohjetta varten, keskitymme vain sähköpostiviestien vientiin. Sen vuoksi, select “Mail” and click “Continue.” Next, sinua pyydetään valitsemaan tiedostomuoto vientiä varten. Valitse joko PST tai MBOX. Pick PST and click “Continue.”
- Lopuksi, valitse toimitustapa vietyille tiedoille. Vaihtoehdot ovat Drive, Google Cloud Storage, SFTP, tai Sähköposti. Choose the desired format that works best for you and click “Continue.”
- Vientisi alkaa nyt ja näet sen tilan Data Export -työkalussa. Kun se on valmis, saat sähköpostiisi ilmoituksen. Voit sitten tuoda PST-tiedostosi Microsoft Outlookiin tai haluamaasi sähköpostiohjelmaan.
Se siitä! Olet nyt onnistuneesti vienyt G Suite ‑sähköpostit PST-muotoon. Prosessi voi kestää noin yhdeksän päivää G Suite -postilaatikkosi koosta riippuen.
Google Data Export Toolin käytön rajoitukset
Vaikka Google Data Export Tool on nopea ja helppo tapa viedä G Suite -postilaatikko PST-tiedostoihin, Tiedossa on joitain rajoituksia.
- Se voi viedä tietoja vain tileistä, jotka ovat olleet aktiivisia yli 30 päivää. Niin, jos olet äskettäin siirtynyt G Suiteen tai luonut uuden tilin, et voi käyttää tätä menetelmää.
- Se voi viedä tietoja vain enintään 999 käyttäjiä kerrallaan. Niin, jos sinulla on suuri organisaatio, jossa on tuhansia G Suite -postilaatikoita, saatat joutua viemään tietosi erissä.
- Voit viedä vain kerran vuodessa 30 päivää käyttäjää kohti. Niin, jos tarvitset vientiä useammin kuin kerran kuukaudessa, sinun on tehtävä se jokaiselle yksittäiselle käyttäjälle.
- Voit viedä vain tiettyjä tietoja. Esimerkiksi, et voi viedä G Suite Groups - tai Google Chat -viestejä.
- Tiedot tallennetaan .zip-tiedostoihin pilveen
Kuinka viedä G Suite -postilaatikoita MS Outlookin avulla
Jos sinulla on Microsoft Outlook, Voit käyttää sitä G Suite -postilaatikon tietojen viemiseen Outlookin PST-tiedostoihin Tuo/Vie-ominaisuuden avulla. Tätä varten, noudata näitä vaiheita:
- Avaa MS Outlook ja kirjaudu sisään G Suite -tilillesi.
- Click “File” > “Open & Export” > “Import/Export.”
- Seuraavassa ikkunassa, select “Export to a file” and click “Next.”
- Sitten, choose “Outlook Data File (.pst)” and click “Next.”
- Nyt, sinua pyydetään valitsemaan kansio, jonka haluat viedä. Voit viedä kaikki kansiot tai vain valitut kansiot. Pick the option that works best for you and click “Next.”
- Seuraavalla sivulla, valitse viedylle PST-tiedostolle paikka. Select the desired output folder and click “Finish.”
- Vientisi alkaa nyt ja näet edistymisen seuraavassa ikkunassa. Kun se on valmis, Voit tuoda PST-tiedostosi Microsoft Outlookiin tai haluamaasi sähköpostiohjelmaan.
Kun olet tehnyt tämän, prosessi on valmis ja G Suite -postilaatikkosi pitäisi nyt olla PST-tiedostoja.
Viennin rajoitukset Microsoft Outlookin avulla
On olemassa muutamia rajoituksia, jotka on otettava huomioon vietäessä G Suite -postilaatikon tietoja Microsoft Outlookin avulla:
- It can only create PST and CSV files. Niin, jos haluat viedä toiseen tiedostomuotoon, kannattaa käyttää toista menetelmää.
- Outlook pystyy käsittelemään jopa 15 Gt dataa tiedostossa, joka on liian pieni monille G Suite -postilaatikoille.
- PST-tiedosto on saatavilla vain Outlookissa.
- CSV-tiedostoista puuttuu joskus tietoja.
- G Suite -postilaatikon tietojen vieminen yksi kerrallaan voi viedä aikaa.
Lopulliset ajatukset: Paras tapa viedä G Suite ‑sähköposti PST-tiedostomuotoon
Voit viedä G Suite ‑sähköpostit PST-tiedostomuotoon monilla tavoilla, mutta kaikki menetelmät eivät ole samanlaisia. Google Data Export Tool on nopea ja helppokäyttöinen, mutta sillä on joitain rajoituksia. Vienti Microsoft Outlookin avulla on suorempi tapa, mutta se voi viedä aikaa ja edellyttää Outlookin käyttöä, jota et ehkä.
Täten, mikä vaihtoehto toimii sinulle paremmin, riippuu erityistarpeistasi ja olosuhteistasi. Joka tapauksessa, PST-tiedostojen saaminen G Suitesta on erittäin yksinkertaista.