Kuinka löytää vanhoja sähköposteja Outlookissa: Täydellinen opas

Näkymät, yksi suosituimmista sähköpostiohjelmista, sitä käyttävät laajasti yksityishenkilöt ja yritykset sähköpostiviestinnän hallintaan. Ajan myötä, vastaanotettujen ja lähetettyjen sähköpostien valtava määrä voi tulla ylivoimaiseksi, tekee vanhojen sähköpostien löytämisestä haastavaa.

Jos käytät Microsoft Outlookia sähköpostisi hallintaan, saatat joutua etsimään vanhoja sähköpostiviestejä. Tämä voi olla vaikeaa, jos et tiedä mistä etsiä tai mitä hakuehtoja käyttää. Se voi myös olla haaste, jos poistat sähköpostisi säännöllisesti. Onneksi, Outlook tarjoaa useita ominaisuuksia ja tekniikoita, jotka voivat auttaa käyttäjiä löytämään vanhat sähköpostit nopeasti ja tehokkaasti. Tässä artikkelissa, Tutkimme erilaisia ​​menetelmiä, joiden avulla voit paikantaa vanhoja sähköposteja ja löytää vanhoja sähköposteja Outlookissa ja Officessa 365 eri menetelmiä käyttäen.

Miksi en löydä vanhoja sähköpostejani Outlookista?

Jos olet toimisto 365 käyttäjä, on hyvä mahdollisuus, että käytät Outlook-työpöytäsovellusta. Ja jos käytät Outlookia, et todennäköisesti näe kaikkia sähköpostejasi.

Tämä johtuu siitä, että Outlookin oletusnäkymä näyttää vain sähköpostit viimeisen kahden viikon ajalta. Nähdäksesi vanhoja viestejä, sinun on muutettava näkymäasetuksiasi.

On useita muita syitä, miksi et ehkä löydä vanhoja sähköpostejasi Outlookista. Yksi mahdollisuus on, että olet vahingossa poistanut ne. Tarkistaaksesi, onko näin, Siirry Poistetut kohteet -kansioon ja katso, ovatko ne siellä. Jos ne ovat, voit siirtää ne takaisin postilaatikkoosi.

Toinen mahdollisuus on, että olet arkistoi vanhat sähköpostisi. Outlook arkistoi automaattisesti tietyn iän ylittävät sähköpostit, ja voit arkistoida sähköpostit manuaalisesti itse.

Tarkistaaksesi, onko sähköpostisi arkistoitu, mene Arkisto-kansioon ja katso, ovatko ne siellä. Jos ne ovat, voit siirtää ne takaisin postilaatikkoosi.

Vanhojen sähköpostien löytäminen Outlook-sähköpostiohjelmasta

Menetelmät vanhojen sähköpostien etsimiseen Outlookissa

1. • Hakutoiminnon käyttäminen: Nopein ja kätevin tapa löytää vanhat sähköpostit Outlookissa on käyttää sisäänrakennettua hakutoimintoa. Voit käyttää tätä ominaisuutta, napsauta Outlook-ikkunan yläosassa olevaa hakukenttää. Voit kirjoittaa etsimääsi sähköpostiin liittyviä avainsanoja, kuten lähettäjän nimi, aihe, tai tiettyä sisältöä. Outlook näyttää luettelon vastaavista sähköposteista hakuehtojesi perusteella, jonka avulla voit paikantaa haluamasi viestin helposti.
   • Suodattimien käyttäminen: Outlook sisältää edistyneitä suodatusvaihtoehtoja, joiden avulla käyttäjät voivat rajata hakutuloksiaan tiettyjen parametrien perusteella. Päästäksesi näihin suodattimiin, napsauta hakukenttää kuten aiemmin mainittiin, ja napsauta sitten “Etsi” nauhassa näkyvä välilehti. Tässä, voit suodattaa sähköpostit esimerkiksi päivämäärän perusteella, lähettäjä, aihe, tai liitteitä. Määrittämällä vastaavat parametrit, voit tarkentaa hakuasi ja löytää nopeasti tarvittavat vanhat sähköpostit.
   • Sähköpostien lajittelu päivämäärän mukaan: Sähköpostien lajittelu päivämäärän mukaan voi olla tehokas tapa paikantaa vanhemmat sähköpostit Outlookissa. Oletusarvoisesti, Outlook näyttää sähköpostit saapumis- tai lähetysjärjestyksessä, uusimmat sähköpostit yläreunassa. Voit kääntää järjestyksen ja näyttää vanhimmat sähköpostit ensin, Klikkaa “Vastaanotettu” tai “Lähetetyt” sarakkeen otsikko. Tämä uudelleenjärjestely helpottaa sähköpostien löytämistä tietystä ajanjaksosta tai ajanjaksosta.
   • Kansioiden ja alikansioiden käyttö: Sähköpostien järjestäminen kansioihin ja alikansioihin on toinen hyödyllinen tapa löytää vanhoja sähköposteja. Luomalla kansioita tiettyjen luokkien tai projektien perusteella, voit lajitella ja tallentaa asiaankuuluvat sähköpostit vastaavasti. Uuden kansion luominen, napsauta hiiren kakkospainikkeella postilaatikkoasi tai olemassa olevaa kansiota, valita “Uusi kansio,” ja anna sille nimi. Kun kansiot on luotu, voit siirtää sähköpostit manuaalisesti vastaaviin kansioihin. Tällä tavalla, voit nopeasti navigoida haluamaasi paikkaan ja hakea vanhemmat sähköpostit aina tarvittaessa.
   • Sähköpostien arkistointi: Sähköpostien arkistointi on tehokas tapa tyhjentää postilaatikkosi ja säilyttää vanhojen viestien käyttöoikeus. Outlook tarjoaa automaattisen arkistointiominaisuuden, joka siirtää vanhemmat sähköpostit automaattisesti arkistokansioon määrittämiesi kriteerien perusteella.. Ota automaattinen arkistointi käyttöön, Siirry “Tiedosto,” sitten “Vaihtoehdot,” jonka jälkeen “Pitkälle kehittynyt.” Tässä, voit määrittää arkistointiasetukset, mukaan lukien arkistoinnin aikakehys. Kun se on määritetty, Outlook siirtää vanhemmat sähköpostit postilaatikostasi Arkisto-kansioon.

Hakukansioiden käyttäminen

Jos käytät Outlookia Windows-tietokoneellasi, voit etsiä aiempia sähköposteja asennetussa Microsoft Outlookin versiossa, joka on määritetty lähettämään ja vastaanottamaan Officea 365 sähköpostit. Tämä menetelmä toimii, jos et ole jo poistanut vanhoja viestejä ja tietoja, jotka sinun on löydettävä.

Löytääksesi tarvitsemasi sähköpostit, ensimmäinen, navigoi kohtaan “Kansio” valikko-välilehti ja napsauta “Uusi hakukansio”. Nykyaikaisissa Outlook-versioissa riittää napsautus “Etsi kansioista” ja sitten “Uusi hakukansio…” erä.

Tässä “Uusi hakukansio” ikkuna, vieritä alas kohtaan “Postin järjestäminen” osio ja napsauta “Vanha posti”.

Kun olet tehnyt tämän, voit valita, kuinka kauas taaksepäin haluat paikantaa tiedot (esim., kaksi viikkoa, yksi kuukausi, kolme kuukautta, kuusi kuukautta, tai vuosi).

Kun olet tehnyt valintasi, klikkaus “Kunnossa”, ja haku alkaa.

Sitten, palaa ensisijaiseen ikkunaan (joita olit päällä ennen avaamista “Uusi hakukansio” vaihtoehto) nähdäksesi tulokset, joka näytetään erillisessä kansiossa.

Sieltä, voit vetää ja pudottaa sähköpostiviestit Saapuneet-kansioosi (tai missä muualla haluat säilyttää niitä).

Voit myös tallentaa tämän haun mukautetuksi näkymäksi, jota voit käyttää uudelleen myöhemmin napsauttamalla “Tallenna nimellä” nappi.

Kuten mainitsimme, tämä ei ole tapa löytää pysyvästi poistettuja sähköpostiviestejä. Jos haluat palauttaa poistetut kohteet, sinun täytyy oppia kuinka löytää vanhat poistetut sähköpostit Outlookissa.

Hakutyökalujen Advanced Find -vaihtoehdon käyttäminen

Outlook varustettu moniehtoisella tarkennetulla hakutoiminnolla. Tämä ominaisuus oli Outlookin aiemmissa versioissa nopeassa käytössä, kuitenkin, saatat joutua ottamaan sen käyttöön tarkoituksella, jos Outlook-nauhassa ei ole Haku-välilehteä. Tässä kuinka tämä tehdään:

1. 1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Outlook Ribbonia ja valitse “Mukauta nauhaa” vaihtoehtojen luettelossa.
      * – vaihtoehtoisesti voit käyttää Tiedosto-valikkoa > Vaihtoehdot
   2. Tässä “Valitse komento:” luettelosta valitse “Työkaluvälilehdet” erä.
   3. Etsi “Hakutyökalut” otsikko alla ja napsauta “Etsi” erä.
   4. Klikkaa “Lisätä” nappi.
   5. Napsauta lopuksi “Kunnossa” -painiketta tallentaaksesi muutokset.

Nyt saattoi nähdä “Etsi” -välilehti Outlook-nauhassa. Napsauta sitä nähdäksesi käytettävissä olevat hakuvaihtoehdot.

Voit käyttää Hakutyökalut-vaihtoehtoa käynnistääksesi “Erikoishaku” moottori, jossa voit etsiä Outlook-sähköposteja useilla kriteereillä.

Vaihtoehtoisesti voit käyttää Outlook-apuohjelmaa (hakukenttään “Kerro mitä haluat tehdä”) nopeaa pääsyä varten Hakutyökalut tai käynnistääksesi Erikoishaku.
Napsauta apukenttää tai paina Alt+Q pikakuvake ja kirjoita haluamasi vaihtoehdon nimi, käynnistä sitten napsauttamalla sitä.

Kuinka noutaa vanhoja sähköposteja Microsoft Exchange Serveristä

Microsoft Exchange -sähköpostipalvelut on suosittu sähköpostipalvelin, jota yritykset käyttävät. Jos olet Exchange Server -käyttäjä, saatat pystyä hakemaan vanhoja sähköposteja itse palvelimelta.

Voit etsiä Outlookin vanhat sähköpostit tällä tavalla, vaiheet ovat seuraavat:

1. Avaa Microsoft Outlook ja napsauta “Tiedosto” kieleke.
2. Sitten, valita “Tilin asetukset”.
3. Seuraava, kaksoisnapsauta Exchange-tiliäsi avataksesi sen “Vaihda tiliä” ikkuna.
4. Tässä “Vaihda tiliä” ikkuna, siirry “Lisää asetuksia” -välilehteä ja napsauta “Kehittynyt” nappi. Tämä avaa “Erikoishaku” ikkuna.
5. Voit etsiä vanhoja sähköposteja päivämäärän mukaan, lähettäjä, vastaanottaja, aihe, tai muut kriteerit.
6. Kun olet löytänyt etsimäsi sähköpostit, voit siirtää ne postilaatikkoosi (tai missä muualla haluat säilyttää niitä).

Voit myös Vie Exchange-postilaatikko PST-tiedostoon.

Tarkista välimuistin vaihtotila

Välimuisti Exchange -tila on Outlookin ominaisuus, joka tallentaa kopion Exchange-postilaatikostasi tietokoneellesi. Tästä voi olla apua, jos haluat käyttää sähköposteja offline-tilassa tai jos haluat parantaa suorituskykyä.

Kuitenkin, Cache Exchange -tila voi myös estää sinua näkemästä uusimpia sähköpostejasi. Tarkistaaksesi, onko näin, siirry “Tiedosto” -välilehti ja napsauta sitä “Tilin asetukset.”

Sitten, kaksoisnapsauta Exchange-tiliäsi avataksesi sen “Vaihda tiliä” -ikkunassa tai valitse tilisi nimi ja napsauta “Muuttaa…”

Tässä “Vaihda tiliä” ikkuna, siirry “Kehittynyt” -välilehti ja etsi “Offline-kansion tiedostoasetukset” jakso.

Exchange-tileille, voit muokata välimuistin vaihtotilan parametreja, jotka ovat saatavilla vain siinä tapauksessa. Windowsin Outlook-asiakkaat säilyttävät oletusarvoisesti sähköpostit tietokoneella yhden vuoden ajan käyttämällä paikallista tallennustilaa.

Sen jälkeen, paikallinen Outlook-asiakasmuisti on tyhjennetty aiemmista viesteistä. Liu'uta valitsinta oikealle kohdasta 1 vuosi kaikille. Noudata sitten näytön ohjeita päättääksesi Outlookin konfiguroinnin ja uudelleenkäynnistyksen, jonka jälkeen muutosten pitäisi tulla voimaan.

Sen jälkeen, vanhoja sähköpostejasi ei pidä poistaa tietokoneeltasi kolmeen tai kahteentoista kuukauteen.

Vanhojen sähköpostien palauttaminen Outlook Web Clientissä

Jos käytät Outlook-verkkosovellusta Officen kanssa 365, voit löytää vanhat sähköpostiviestisi muutamalla tavalla.

Koska osa vanhoista viesteistäsi arkistoidaan automaattisesti, on parasta aloittaa tarkistamalla “Arkisto” kansio. Voit tehdä tämän, napsauta rataskuvaketta oikeassa yläkulmassa ja valitse “Mail.”

Sitten, Klikkaa “Vaihtoehdot” ja valitse “Katso Kaikki vaihtoehdot.” Seuraava, siirry “Posti” osio ja napsauta “Automaattisen arkistoinnin asetukset.”

Sieltä, voit muuttaa, kuinka usein haluat Outlookin arkistoivan sähköpostisi automaattisesti.

Voit myös arkistoida sähköpostisi manuaalisesti valitsemalla sähköpostit, jotka haluat arkistoida ja napsauttamalla “Arkisto” nappi.

Jos ne eivät ole mukana “Arkisto” kansio, on mahdollista, että olet poistanut ne. On parasta tarkistaa “Poistetut” kansio seuraavaksi.

Jos poistit ne ja ne ovat tässä kansiossa, voit valita sähköpostit ja napsauttaa “Toipua Valitut kohteet” nappi.

Voit myös etsiä vanhoja sähköposteja etsimällä niitä. Voit tehdä tämän, napsauta hakupalkkia ja kirjoita etsimäsi.

Muuta säilytyskäytäntöjä

Säilytyskäytäntöjä käytetään määrittämään, kuinka kauan sähköposteja tulee säilyttää ennen kuin ne poistetaan.

Voit muuttaa säilytyskäytäntöä, jos haluat säilyttää vanhat sähköpostisi pidempään.

Ensimmäinen, avaa Exchange-ohjauspaneeli siirtymällä kohtaan “Vaatimustenmukaisuuden hallinta.”

Sitten, Klikkaa “Säilytyskäytännöt.” Sieltä, voit luoda uuden säilytyskäytännön tai muokata olemassa olevaa.

Voit määrittää uuden käytännön, Valitse “Älä poista kohteita ennen kuin ne ovat vanhempia kuin” -vaihtoehto ja anna päivien lukumäärä, jona haluat säilyttää sähköpostit.

Voit myös valita, että sähköpostit poistetaan tietyn määrän päiviä tai viikkoja jälkeen. Tai oppia kuinka estää Outlookia poistamasta sähköposteja edellisessä blogikirjoituksessamme.

Kun olet tehnyt muutokset, Klikkaa “Tallenna” nappi.

Vanhojen sähköpostien palauttaminen varmuuskopiosta

Jos teit varmuuskopion Officesta 365 tiedot ennen sähköpostien poistamista, Voit käyttää tätä varmuuskopiota palauttaaksesi vanhat sähköpostisi.

Voit tehdä tämän, Avaa “Tiedosto” -välilehti ja napsauta sitä “Avoin & Viedä.”

Sitten, Klikkaa “Tuonti ja vienti.”

Seuraavassa ikkunassa, Valitse “Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta” vaihtoehto ja napsauta “Seuraava” nappi.

Sitten, Valitse “Outlookin datatiedosto (.pst)” vaihtoehto ja napsauta “Seuraava” nappi.

Seuraavassa ikkunassa, valitse varmuuskopiotiedosto, jota haluat käyttää ja napsauta “Avoin” nappi.

Sitten, valitse postilaatikko, jonka haluat tuoda varmuuskopiotiedostosta ja napsauta “Suorittaa loppuun” nappi.

Voit myös suorittaa Kernel Officen 365 varmuuskopioida. Voit tehdä tämän, lataa ja asenna Kernel Office 365 Varmuuskopioida & Palauta työkalu.

Kerran asennettu, avaa työkalu ja valitse “Varmuuskopioida” vaihtoehto.

Seuraavassa ikkunassa, valitse postilaatikko, jonka haluat varmuuskopioida, ja napsauta “Lisätä” nappi.

Sitten, valitse sijainti, johon haluat tallentaa varmuuskopiotiedoston, ja napsauta “Kunnossa” nappi.

Valitse “Listaa kaikki postilaatikot” varmuuskopioida kaikki Officesi postilaatikot 365 huomioon.

Käytä haluttuja suodattimia postilaatikon kohteiden suodattamiseen tarpeidesi mukaan ja napsauta ohjattua prosessia

Varmuuskopiointiprosessi alkaa nyt. Kun se on valmis, sinulla on PST-tiedosto, jonka avulla voit palauttaa vanhat sähköpostisi.

Esimerkki, kuinka löytää kuluvan vuoden postit

Outlook näyttää nyt kaikki kuluvan vuoden aikana saadut sähköpostit.

johtopäätös

Voit etsiä vanhoja sähköposteja Officessa muutamalla eri tavalla 365. Mahdollisuudet ovat, vanha sähköpostisi on joko arkistoitu tai äskettäin poistettu.

Kuitenkin, jos et löydä vanhoja sähköpostejasi, voit yrittää muuttaa säilytyskäytäntöä tai korjata poistetut viestit käyttämällä palautusohjelmisto tai palauttamalla ne varmuuskopiosta.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Poistaako Outlook vanhat sähköpostit?

Olipa toimisto 365 poistaa vanhat sähköpostit vai ei, riippuu siitä, miten Outlook on määritetty. Oletusarvoisesti, Outlook ei poista vanhoja sähköposteja, mutta sillä on mahdollisuus arkistoida sähköpostit automaattisesti tietyn ajan kuluttua. Jos tämä vaihtoehto on käytössä, vanhat sähköpostisi siirretään arkistokansioon, eivätkä ne enää näy postilaatikossasi. Voit silti käyttää niitä tarvittaessa, mutta ne eivät enää sotke postilaatikkoasi. Lopulta, Voit päättää, poistaako Outlook vanhat sähköpostit vai ei.

Kuinka kauan Outlook säilyttää sähköpostit?

Tämä riippuu siitä, miten Outlook on määritetty. Oletusarvoisesti, Outlook ei poista vanhoja sähköposteja, mutta sillä on mahdollisuus arkistoida sähköpostit automaattisesti tietyn ajan kuluttua. Jos tämä vaihtoehto on käytössä, vanhat sähköpostisi siirretään arkistokansioon, eivätkä ne enää näy postilaatikossasi. Voit valita minkä tahansa ajanjakson, jolloin sähköpostit arkistoidaan.

Miten löydän vanhat sähköpostit Outlookista päivämäärän mukaan?

Vanhojen sähköpostien etsiminen Outlookista päivämäärän mukaan, Avaa “Etsi” -välilehteä ja napsauta “Erikoishaku” vaihtoehto. Sitten, valitse postilaatikko, josta haluat hakea, ja anna haettava ajanjakso. Klikkaa “Etsi” nappi, ja kaikki sähköpostit kyseiseltä ajanjaksolta tulevat näkyviin. Voit sitten selata tuloksia ja löytää etsimäsi sähköpostin.

Kuinka saan Outlookin näyttämään kaikki sähköpostini?

Jos et näe kaikkia sähköpostiviestejäsi Outlookissa, se on todennäköistä, koska ne suodatetaan jotenkin. Korjataksesi tämän, Avaa “Näkymä” -välilehteä ja napsauta “Näytä keskusteluina” vaihtoehto. Tämä näyttää kaikki sähköpostisi luettelossa, riippumatta siitä, ovatko he osa keskustelua vai eivät. Jos et vieläkään näe kaikkia sähköpostejasi, suodatin saattaa piilottaa ne. Korjataksesi tämän, Avaa “Näkymä” -välilehteä ja napsauta “Muuttaa näkemystä” vaihtoehto. Sitten, Valitse “Kaikki viestit” vaihtoehto käytettävissä olevien näkymien luettelosta. Tämä näyttää kaikki sähköpostisi, jopa suodattimen piilottamat.