Näkymät, yksi suosituimmista sähköpostiohjelmista, sitä käyttävät laajasti yksityishenkilöt ja yritykset sähköpostiviestinnän hallintaan. Ajan myötä, vastaanotettujen ja lähetettyjen sähköpostien valtava määrä voi tulla ylivoimaiseksi, tekee vanhojen sähköpostien löytämisestä haastavaa.
Jos käytät Microsoft Outlookia sähköpostisi hallintaan, saatat joutua etsimään vanhoja sähköpostiviestejä. Tämä voi olla vaikeaa, jos et tiedä mistä etsiä tai mitä hakuehtoja käyttää. Se voi myös olla haaste, jos poistat sähköpostisi säännöllisesti. Onneksi, Outlook tarjoaa useita ominaisuuksia ja tekniikoita, jotka voivat auttaa käyttäjiä löytämään vanhat sähköpostit nopeasti ja tehokkaasti. Tässä artikkelissa, Tutkimme erilaisia menetelmiä, joiden avulla voit paikantaa vanhoja sähköposteja ja löytää vanhoja sähköposteja Outlookissa ja Officessa 365 eri menetelmiä käyttäen.
Miksi en löydä vanhoja sähköpostejani Outlookista?
Jos olet toimisto 365 käyttäjä, on hyvä mahdollisuus, että käytät Outlook-työpöytäsovellusta. Ja jos käytät Outlookia, et todennäköisesti näe kaikkia sähköpostejasi.
Tämä johtuu siitä, että Outlookin oletusnäkymä näyttää vain sähköpostit viimeisen kahden viikon ajalta. Nähdäksesi vanhoja viestejä, sinun on muutettava näkymäasetuksiasi.
On useita muita syitä, miksi et ehkä löydä vanhoja sähköpostejasi Outlookista. Yksi mahdollisuus on, että olet vahingossa poistanut ne. Tarkistaaksesi, onko näin, Siirry Poistetut kohteet -kansioon ja katso, ovatko ne siellä. Jos ne ovat, voit siirtää ne takaisin postilaatikkoosi.
Toinen mahdollisuus on, että olet arkistoi vanhat sähköpostisi. Outlook arkistoi automaattisesti tietyn iän ylittävät sähköpostit, ja voit arkistoida sähköpostit manuaalisesti itse.
Tarkistaaksesi, onko sähköpostisi arkistoitu, mene Arkisto-kansioon ja katso, ovatko ne siellä. Jos ne ovat, voit siirtää ne takaisin postilaatikkoosi.
Vanhojen sähköpostien löytäminen Outlook-sähköpostiohjelmasta
Menetelmät vanhojen sähköpostien etsimiseen Outlookissa
-
- Hakutoiminnon käyttäminen: Nopein ja kätevin tapa löytää vanhat sähköpostit Outlookissa on käyttää sisäänrakennettua hakutoimintoa. Voit käyttää tätä ominaisuutta, napsauta Outlook-ikkunan yläosassa olevaa hakukenttää. Voit kirjoittaa etsimääsi sähköpostiin liittyviä avainsanoja, kuten lähettäjän nimi, aihe, tai tiettyä sisältöä. Outlook näyttää luettelon vastaavista sähköposteista hakuehtojesi perusteella, jonka avulla voit paikantaa haluamasi viestin helposti.
- Suodattimien käyttäminen: Outlook sisältää edistyneitä suodatusvaihtoehtoja, joiden avulla käyttäjät voivat rajata hakutuloksiaan tiettyjen parametrien perusteella. Päästäksesi näihin suodattimiin, napsauta hakukenttää kuten aiemmin mainittiin, and then click on the “Search” tab that appears in the ribbon. Tässä, voit suodattaa sähköpostit esimerkiksi päivämäärän perusteella, lähettäjä, aihe, tai liitteitä. Määrittämällä vastaavat parametrit, voit tarkentaa hakuasi ja löytää nopeasti tarvittavat vanhat sähköpostit.
- Sähköpostien lajittelu päivämäärän mukaan: Sähköpostien lajittelu päivämäärän mukaan voi olla tehokas tapa paikantaa vanhemmat sähköpostit Outlookissa. Oletusarvoisesti, Outlook näyttää sähköpostit saapumis- tai lähetysjärjestyksessä, uusimmat sähköpostit yläreunassa. Voit kääntää järjestyksen ja näyttää vanhimmat sähköpostit ensin, click on the “Received” or “Sent” column header. Tämä uudelleenjärjestely helpottaa sähköpostien löytämistä tietystä ajanjaksosta tai ajanjaksosta.
- Kansioiden ja alikansioiden käyttö: Sähköpostien järjestäminen kansioihin ja alikansioihin on toinen hyödyllinen tapa löytää vanhoja sähköposteja. Luomalla kansioita tiettyjen luokkien tai projektien perusteella, voit lajitella ja tallentaa asiaankuuluvat sähköpostit vastaavasti. Uuden kansion luominen, napsauta hiiren kakkospainikkeella postilaatikkoasi tai olemassa olevaa kansiota, select “New Folder,” and provide a name for it. Kun kansiot on luotu, voit siirtää sähköpostit manuaalisesti vastaaviin kansioihin. Tällä tavalla, voit nopeasti navigoida haluamaasi paikkaan ja hakea vanhemmat sähköpostit aina tarvittaessa.
- Sähköpostien arkistointi: Sähköpostien arkistointi on tehokas tapa tyhjentää postilaatikkosi ja säilyttää vanhojen viestien käyttöoikeus. Outlook tarjoaa automaattisen arkistointiominaisuuden, joka siirtää vanhemmat sähköpostit automaattisesti arkistokansioon määrittämiesi kriteerien perusteella.. Ota automaattinen arkistointi käyttöön, go to “File,” then “Options,” followed by “Advanced.” Here, voit määrittää arkistointiasetukset, mukaan lukien arkistoinnin aikakehys. Kun se on määritetty, Outlook siirtää vanhemmat sähköpostit postilaatikostasi Arkisto-kansioon.
Hakukansioiden käyttäminen
Jos käytät Outlookia Windows-tietokoneellasi, voit etsiä aiempia sähköposteja asennetussa Microsoft Outlookin versiossa, joka on määritetty lähettämään ja vastaanottamaan Officea 365 sähköpostit. Tämä menetelmä toimii, jos et ole jo poistanut vanhoja viestejä ja tietoja, jotka sinun on löydettävä.
Löytääksesi tarvitsemasi sähköpostit, ensimmäinen, navigate to the “Folder” menu tab and click “New Search Folder”. In modern Outlook versions it is enough to click “Search Folders” and then “New Search Folder…” item.
In the “New Search Folder” window, scroll down to the “Organizing Mail” section and click “Old mail”.
Kun olet tehnyt tämän, voit valita, kuinka kauas taaksepäin haluat paikantaa tiedot (esim., kaksi viikkoa, yksi kuukausi, kolme kuukautta, kuusi kuukautta, tai vuosi).
Kun olet tehnyt valintasi, click “OK”, ja haku alkaa.
Sitten, palaa ensisijaiseen ikkunaan (that you were on before opening the “New Search Folder” option) nähdäksesi tulokset, joka näytetään erillisessä kansiossa.
Sieltä, voit vetää ja pudottaa sähköpostiviestit Saapuneet-kansioosi (tai missä muualla haluat säilyttää niitä).
You can also save this search as a custom view that you can use again in the future by clicking the “Save as” button.
Kuten mainitsimme, tämä ei ole tapa löytää pysyvästi poistettuja sähköpostiviestejä. Jos haluat palauttaa poistetut kohteet, sinun täytyy oppia kuinka löytää vanhat poistetut sähköpostit Outlookissa.
Hakutyökalujen Advanced Find -vaihtoehdon käyttäminen
Outlook varustettu moniehtoisella tarkennetulla hakutoiminnolla. Tämä ominaisuus oli Outlookin aiemmissa versioissa nopeassa käytössä, kuitenkin, saatat joutua ottamaan sen käyttöön tarkoituksella, jos Outlook-nauhassa ei ole Haku-välilehteä. Tässä kuinka tämä tehdään:
-
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Mukauta nauhaa” in the list of Options.
* – alternatively you may use menu File > Vaihtoehdot - Kohdassa "Valitse komento:” list choose the “Työkaluvälilehdet” kohde.
- Etsi "Hakutyökalut” header below and click “Etsi” kohde.
- Klikkaa "Lisätä"-painiketta.
- Finally click “Kunnossa” button to save changes.
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Mukauta nauhaa” in the list of Options.
Now you could see the “Search” tab in the Outlook ribbon. Napsauta sitä nähdäksesi käytettävissä olevat hakuvaihtoehdot.
You may use the Search Tools option to launch the “Advanced Find” engine where you may search Outlook emails by multiple criteria.
Vaihtoehtoisesti voit käyttää Outlook-apuohjelmaa (the search field “Tell me what you want to do”) nopeaa pääsyä varten Hakutyökalut tai käynnistääksesi Erikoishaku.
Napsauta apukenttää tai paina Alt+Q pikakuvake ja kirjoita haluamasi vaihtoehdon nimi, käynnistä sitten napsauttamalla sitä.
Kuinka noutaa vanhoja sähköposteja Microsoft Exchange Serveristä
Microsoft Exchange -sähköpostipalvelut on suosittu sähköpostipalvelin, jota yritykset käyttävät. Jos olet Exchange Server -käyttäjä, saatat pystyä hakemaan vanhoja sähköposteja itse palvelimelta.
Voit etsiä Outlookin vanhat sähköpostit tällä tavalla, vaiheet ovat seuraavat:
- Open Microsoft Outlook and click on the “File” tab.
- Sitten, select “Account Settings”.
- Seuraava, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window.
- In the “Change Account” window, go to the “More Settings” tab and click on the “Advanced” button. This will open the “Advanced Find” window.
- Voit etsiä vanhoja sähköposteja päivämäärän mukaan, lähettäjä, vastaanottaja, aihe, tai muut kriteerit.
- Kun olet löytänyt etsimäsi sähköpostit, voit siirtää ne postilaatikkoosi (tai missä muualla haluat säilyttää niitä).
Voit myös Vie Exchange-postilaatikko PST-tiedostoon.
Tarkista välimuistin vaihtotila
Välimuisti Exchange -tila on Outlookin ominaisuus, joka tallentaa kopion Exchange-postilaatikostasi tietokoneellesi. Tästä voi olla apua, jos haluat käyttää sähköposteja offline-tilassa tai jos haluat parantaa suorituskykyä.
Kuitenkin, Cache Exchange -tila voi myös estää sinua näkemästä uusimpia sähköpostejasi. Tarkistaaksesi, onko näin, go to the “File” tab and click on “Account Settings.”
Sitten, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window or select your account name and click “Change…”
In the “Change Account” window, go to the “Advanced” tab and look for the “Offline Folder File Settings” section.
Exchange-tileille, voit muokata välimuistin vaihtotilan parametreja, jotka ovat saatavilla vain siinä tapauksessa. Windowsin Outlook-asiakkaat säilyttävät oletusarvoisesti sähköpostit tietokoneella yhden vuoden ajan käyttämällä paikallista tallennustilaa.
Sen jälkeen, paikallinen Outlook-asiakasmuisti on tyhjennetty aiemmista viesteistä. Liu'uta valitsinta oikealle kohdasta 1 vuosi kaikille. Noudata sitten näytön ohjeita päättääksesi Outlookin konfiguroinnin ja uudelleenkäynnistyksen, jonka jälkeen muutosten pitäisi tulla voimaan.
Sen jälkeen, vanhoja sähköpostejasi ei pidä poistaa tietokoneeltasi kolmeen tai kahteentoista kuukauteen.
Vanhojen sähköpostien palauttaminen Outlook Web Clientissä
Jos käytät Outlook-verkkosovellusta Officen kanssa 365, voit löytää vanhat sähköpostiviestisi muutamalla tavalla.
Koska osa vanhoista viesteistäsi arkistoidaan automaattisesti, it is best to start by checking the “Archive” folder. Voit tehdä tämän, click on the gear icon in the upper-right corner and select “Mail.”
Sitten, click on “Options” and select “See All Options.” Next, go to the “Mail” section and click on “Auto Archive Settings.”
Sieltä, voit muuttaa, kuinka usein haluat Outlookin arkistoivan sähköpostisi automaattisesti.
You can also manually archive your emails by selecting the emails you want to archive and clicking on the “Archive” button.
If they aren’t in the “Archive” folder, on mahdollista, että olet poistanut ne. It is best to check the “Deleted Items” folder next.
Jos poistit ne ja ne ovat tässä kansiossa, you can select the emails and click on the “Recover Selected Items” button.
Voit myös etsiä vanhoja sähköposteja etsimällä niitä. Voit tehdä tämän, napsauta hakupalkkia ja kirjoita etsimäsi.
Muuta säilytyskäytäntöjä
Säilytyskäytäntöjä käytetään määrittämään, kuinka kauan sähköposteja tulee säilyttää ennen kuin ne poistetaan.
Voit muuttaa säilytyskäytäntöä, jos haluat säilyttää vanhat sähköpostisi pidempään.
Ensimmäinen, open the Exchange Control Panel by going to “Compliance management.”
Sitten, click on “Retention Policies.” From there, voit luoda uuden säilytyskäytännön tai muokata olemassa olevaa.
Voit määrittää uuden käytännön, select the “Do not delete items until they are older than” option and enter the number of days you want to keep emails.
Voit myös valita, että sähköpostit poistetaan tietyn määrän päiviä tai viikkoja jälkeen. Tai oppia kuinka estää Outlookia poistamasta sähköposteja edellisessä blogikirjoituksessamme.
Kun olet tehnyt muutokset, click on the “Save” button.
Vanhojen sähköpostien palauttaminen varmuuskopiosta
Jos teit varmuuskopion Officesta 365 tiedot ennen sähköpostien poistamista, Voit käyttää tätä varmuuskopiota palauttaaksesi vanhat sähköpostisi.
Voit tehdä tämän, open the “File” tab and click on “Open & Export.”
Sitten, click on “Import/Export.”
Seuraavassa ikkunassa, select the “Import from another program or file” option and click on the “Next” button.
Sitten, select the “Outlook Data File (.pst)” option and click on the “Next” button.
Seuraavassa ikkunassa, select the backup file you want to use and click on the “Open” button.
Sitten, select the mailbox you want to import from the backup file and click on the “Finish” button.
Voit myös suorittaa Kernel Officen 365 varmuuskopioida. Voit tehdä tämän, lataa ja asenna Kernel Office 365 Varmuuskopioida & Palauta työkalu.
Kerran asennettu, open the tool and select the “Backup” option.
Seuraavassa ikkunassa, select the mailbox you want to backup and click on the “Add” button.
Sitten, select the location you want to save the backup file to and click on the “OK” button.
Choose “List all mailboxes” to back up all the mailboxes in your Office 365 huomioon.
Käytä haluttuja suodattimia postilaatikon kohteiden suodattamiseen tarpeidesi mukaan ja napsauta ohjattua prosessia
Varmuuskopiointiprosessi alkaa nyt. Kun se on valmis, sinulla on PST-tiedosto, jonka avulla voit palauttaa vanhat sähköpostisi.
Esimerkki, kuinka löytää kuluvan vuoden postit
Outlook näyttää nyt kaikki kuluvan vuoden aikana saadut sähköpostit.
johtopäätös
Voit etsiä vanhoja sähköposteja Officessa muutamalla eri tavalla 365. Mahdollisuudet ovat, vanha sähköpostisi on joko arkistoitu tai äskettäin poistettu.
Kuitenkin, jos et löydä vanhoja sähköpostejasi, voit yrittää muuttaa säilytyskäytäntöä tai korjata poistetut viestit käyttämällä palautusohjelmisto tai palauttamalla ne varmuuskopiosta.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Poistaako Outlook vanhat sähköpostit?
Olipa toimisto 365 poistaa vanhat sähköpostit vai ei, riippuu siitä, miten Outlook on määritetty. Oletusarvoisesti, Outlook ei poista vanhoja sähköposteja, mutta sillä on mahdollisuus arkistoida sähköpostit automaattisesti tietyn ajan kuluttua. Jos tämä vaihtoehto on käytössä, vanhat sähköpostisi siirretään arkistokansioon, eivätkä ne enää näy postilaatikossasi. Voit silti käyttää niitä tarvittaessa, mutta ne eivät enää sotke postilaatikkoasi. Lopulta, Voit päättää, poistaako Outlook vanhat sähköpostit vai ei.
Kuinka kauan Outlook säilyttää sähköpostit?
Tämä riippuu siitä, miten Outlook on määritetty. Oletusarvoisesti, Outlook ei poista vanhoja sähköposteja, mutta sillä on mahdollisuus arkistoida sähköpostit automaattisesti tietyn ajan kuluttua. Jos tämä vaihtoehto on käytössä, vanhat sähköpostisi siirretään arkistokansioon, eivätkä ne enää näy postilaatikossasi. Voit valita minkä tahansa ajanjakson, jolloin sähköpostit arkistoidaan.
Miten löydän vanhat sähköpostit Outlookista päivämäärän mukaan?
Vanhojen sähköpostien etsiminen Outlookista päivämäärän mukaan, open the “Search” tab and click on the “Erikoishaku"Vaihtoehto. Sitten, valitse postilaatikko, josta haluat hakea, ja anna haettava ajanjakso. Click on the “Search” button, ja kaikki sähköpostit kyseiseltä ajanjaksolta tulevat näkyviin. Voit sitten selata tuloksia ja löytää etsimäsi sähköpostin.
Kuinka saan Outlookin näyttämään kaikki sähköpostini?
Jos et näe kaikkia sähköpostiviestejäsi Outlookissa, se on todennäköistä, koska ne suodatetaan jotenkin. Korjataksesi tämän, open the “View” tab and click on the “Show as Conversations” option. Tämä näyttää kaikki sähköpostisi luettelossa, riippumatta siitä, ovatko he osa keskustelua vai eivät. Jos et vieläkään näe kaikkia sähköpostejasi, suodatin saattaa piilottaa ne. Korjataksesi tämän, open the “View” tab and click on the “Change View” option. Sitten, select the “All Messages” option from the list of available views. Tämä näyttää kaikki sähköpostisi, jopa suodattimen piilottamat.