Vaikka Gmailia pidetään yhtenä parhaista sähköpostiohjelmista varmasti syystä, käyttäjät, jotka ovat siirtyneet Gmailiin Outlookin jälkeen, kokevat usein vaikeuksia tottua siihen. Eri lähestymistavat viestinäkymään, suodattimet, haku ja muut näkökohdat vaikeuttavat pitkään Outlookin käyttäjän täysin omaksua Gmailin sen ansaitsemalla tavalla. Nyt, tämä artikkeli korjaa kuilun ja opettaa sinulle, miten Gmail saa näyttämään ja tuntumaan enemmän Outlookilta.
Miksi kukaan haluaisi kääntää Gmailin Outlookiksi?
Voimme helposti tulla ainakin kahdesta syystä.
- Käyttäjät, jotka ovat työskennelleet Outlookin kanssa vuosia ja joutuneet sitten siirtymään Gmailiin, pitävät Gmailin käyttöliittymää ja toimintojen lähestymistapaa vasta-intuitiivisena. Tietysti, se ei todellakaan ole niin. Mutta opettaa vanhalle koiralle uusia temppuja voi olla vaikeaa, joten miksi ei määritetä Gmail näyttämään Outlookilta?
- Toinen mahdollinen syy on, kun käyttäjä käyttää molempia sähköpostiohjelmia, mutta eri tietokoneilla. Esimerkiksi, Gmail työssä ja Outlook kotona. Tällä tavalla voi olla kätevää saada molemmat asiakkaat toimimaan samalla tavalla.
10 tapoja muokata Gmailia, jotta se näyttää Outlookilta
1. Poista keskustelunäkymä käytöstä
Ei ainutlaatuinen Gmailin ominaisuus, mutta silti kiistanalainen tehtävä, keskustelunäkymä on monien Outlook-käyttäjien mielestä hankalaa Gmailissa. Onneksi, voit helposti muuttaa viestinäkymän tavalliseksi näytöksi ryhmittelemättä sähköposteja keskusteluiksi.
Gmailissa, Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta:
sitä Pika-asetukset ruutu avautuu. Vieritä sitä alas ja sammutaKeskustelunäkymä".
Jos et jostain syystä näe tätä asetusta Pika-asetukset-ruudussa, voit napsauttaaKatso kaikki asetukset”-Painike Pika-asetukset-ruudussa avataksesi Asetukset-ikkunan. Siirry yleinen kieleke, vieritä sitten alas Keskustelunäkymä jakso.
2. Ota käyttöön Outlook-tyylinen esikatseluruutu
Esikatselu- tai Lukuruutu Outlookissa antaa käyttäjän esikatsella viestin tekstiä nopeasti sen jälkeen, kun hän on valinnut sähköpostin luettelosta avaamatta viestiä uudessa ikkunassa. Outlookin Lukuruutu voidaan näyttää oikealla tai alareunassa.
Gmailiin siirtyminen jättää pitkäaikaiset Outlook-käyttäjät suuntautumattomiksi: missä on Esikatselu-ruutu? Miksi minun pitäisi napsauttaa Takaisin-painiketta vain jatkaaksesi muun postilaatikon lukemista? Miksi se on niin monimutkaista?! Älä huoli - voit ottaa esikatseluruudun käyttöön myös Gmailissa. Tässä on, miten.
Aloita napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Gears-kuvaketta.
Selaa Pika-asetukset-ruutua alaspäin, kunnes näet Lukuruutu-vaihtoehdon:
Valitse haluamasi vaihtoehto, lataa sivu uudelleen, ja tässä olet: Gmail näyttää hieman enemmän kuin Outlook nyt.
3. Anna Gmailin avata kirjoitusikkuna koko ruudulla
Sinäkin vihaat tätä nurkassa olevaa pientä vastausikkunaa? Haluatko saada sen näyttämään sellaiselta kuin se on Outlookissa - koko näytössä? Ota sitten vaiheittainen ohje!
Vaihe 1: Klikkaa "Säveltää"-painiketta.
Vaihe 2: Uusi viesti -ikkunassa, klikkaa "Lisää vaihtoehtoja"-painiketta, Valitse"Oletuksena koko näyttö".
Se siitä! Nyt, joka kerta kun kirjoitat uuden viestin, editori avaa koko näytön.
Mutta odota! Napsauttamalla Vastaa tuo edelleen esiin pienen tonttu-kokoisen ikkunan. Aaargh! Ja nyt ei ole "Oletus koko näytölle" -vaihtoehtoa. Mitä voit tehdä? Valitettavasti, Gmail on melko epäjohdonmukainen käytöksessään. Osoittautuu, et voi määrittää Gmailia ponnahtamaan vastausikkuna ulos koko näytössä automaattisesti. Mutta on olemassa kolme kiertotapaa:
- Pidä Siirtää ja klikkaa Vastaa nappi. Tämä saa Gmailin avaamaan säveltäjäikkunan koko ruudun. Toimii myös uusien viestien kanssa - napsauta vain Säveltää -painiketta samalla kun pidät painettuna Siirtää.
- Vaikka yllä oleva menetelmä on yksinkertaisempi, on toinen. Vastaa sähköpostiin tavalliseen tapaan, Napsauta sitten alanuolta “Type of response” -kohdan lähellä:
Valitettavasti, sinun on tehtävä nämä kaksi napsautusta joka kerta, kun vastaat viestiin.
- Lopuksi, voit asentaa selaimeesi kolmannen osapuolen laajennuksen, joka lisää Gmailiin automaattisen vastauksen ja ponnahdusikkunan.
4. Näytä vastauksesi alla viesti, johon vastaat
Yllättävän monet ihmiset hämmentyvät tästä. Onko kyseessä tarkoitettu Gmail-käyttäytyminen, tai UX-virhe, edellinen sähköposti ei näy vastausikkunassa suoraan. Muka, tämä tehdään vähentämään visuaalisen roskan määrää näytöllä. Älä unohda - oletusarvoinen vastausikkuna on lievästi sanottuna melko kompakti. Mutta joissakin tilanteissa tämä voi olla todella ärsyttävää.
tästä huolimatta, edellisen viestin teksti on täällä, vastausikkunassa. Se on vain piilotettu. Katso ne pisteet alareunassa? Napsauta niitä.
voila! Edellinen viesti on nyt lainattu tavalliseen tapaan, vastauksesi alla.
5. Lisää allekirjoitus sähköpostiisi Gmailissa kuten Outlookissa
Allekirjoitukset Outlookissa ovat ehdottomasti hieno ominaisuus, mutta monet käyttäjät erehtyvät ajattelemalla, että Gmailista puuttuu tämä. Allekirjoituksen määrittäminen Gmailissa, noudata näitä vaiheita:
Vaihe 1: Napsauta Asetukset-kuvaketta.
Vaihe 2: Klikkaa "Katso kaikki asetukset".
Vaihe 3: Vieritä alas kohtaanallekirjoitukset”-Osioon ja napsautaLuo uusi"-painiketta.
Vaihe 4: Kirjoita allekirjoitus ja muotoile se visiosi mukaan.
Voit luoda niin monta allekirjoitusta kuin tarvitset.
Vaihe 5: Määritä oletusallekirjoitus uusille viesteille ja vastaus / edelleenlähetys.
Vaihe 6: Klikkaa "Tallenna muutokset”Asetussivun alaosassa.
Allekirjoituksen lisääminen viestiin manuaalisesti, klikkaa "Lisää allekirjoitus”-Painiketta vastausikkunan alaosassa.
6. Kopioi Outlookin kohdennettu Saapuneet-ominaisuus Gmailissa
Näkymät 2016 toi erinomaisen ominaisuuden, jota tuhannet Outlook-käyttäjät ovat ihaillut - Focused Inbox. Mikä on kauppa? Perustuu omaan avoimeen hintaan erityyppisille sähköposteille ja muiden käyttäjien avoimille hinnoille (jos käytät Outlook.comia), Outlook jakaa Saapuneet-kansiossa olevat viestit kahteen osaan: keskittynyt (so. tärkeää), ja kaikki muut. Tämä antaa käyttäjälle mahdollisuuden tarkistaa nopeasti elintärkeät ja vaativat ensisijaista huomiota, ja sitten tarkastaa muut viestit vapaa-ajalla.
Gmaililla on oma tapa järjestää sähköposteja, jotta sen käyttäjät näkevät tärkeät viestit nopeasti ensin.
Vaihe 1: Avaa Asetukset-sivu ( -> "Katso kaikki asetukset").
Vaihe 2: Vaihda "Saapuneet"-välilehti.
Vaihe 3: Ota käyttöön luokat, joihin haluat Gmailin lajittelevan saapuvat viestit.
Gmail tunnistaa sosiaaliset viestit automaattisesti, Ylennykset, Päivitykset ja foorumit. Ensisijaisessa luokassa on yksityisiä viestejä ja sähköposteja, joita ei ole lajiteltu muihin välilehtiin. Toisin sanoen, Ensisijainen-välilehti on sen Outlook-vastineen - kohdennetun postilaatikon - analogi. Eroja ei todellakaan ole liikaa.
7. Käytä Tarrat korvaamaan Outlook-kansiot
Vaikka Outlook luottaa kansioihin ensisijaisena välineenä sähköpostien hallinnassa, Gmail käyttää toista lähestymistapaa. Labels-ominaisuuden avulla käyttäjä voi liittää etiketin tai tagin mihin tahansa viestiin ja suodattaa nämä tunnisteet nopeasti tai etsiä niitä.
Toiminnallisesti, tarrat ovat jopa tehokkaampia kuin kansio, koska viesti voi olla vain yhdessä kansiossa kerrallaan, mutta voit määrittää sille minkä tahansa määrän tarroja. Kuitenkin, tämä ominaisuus vaatii jonkin aikaa tottua, jos olet työskennellyt aiemmin vain Outlook-kansioiden kanssa.
Näin voit määrittää tunnisteet Gmailiin.
Vaihe 1: Uuden tunnisteen luominen, Klikkaa"Luo uusi tunniste”-Linkkiä vasemmassa paneelissa.
Vaihe 2: Kirjoita tarran nimi ja napsauta Luoda.
Uusi tarra näkyy Tarrat välilehti Asetukset sivu. Voit avata tämän välilehden nopeasti napsauttamallaHallitse tarroja”-Linkkiä oikeassa paneelissa.
Vaihe 3: Tunnisteen määrittäminen viestille tai keskustelulle, valitse se, Napsauta sitten yläpalkissa olevaa Tarrat-painiketta. Valitse tunnisteet, jotka haluat liittää tähän viestiin, ja napsauta Käytä.
Näytä kaikki tietyllä tarralla varustetut viestit, napsauta sen nimeä oikeassa paneelissa.
8. Määritä tunnisteet sähköposteille automaattisesti
kunnossa, tarrat ovat hienoja. Mutta voiko Gmail vain suodattaa saapuvat sähköpostit ja määrittää tietyt tunnisteet automaattisesti? Kyllä, voit määrittää Gmailin tekemään niin.
Oletetaan, että olet jo määrittänyt tarvitsemasi tunnisteet. Nyt, noudata näitä vaiheita:
Vaihe 1: Klikkaa "Näytä hakuvaihtoehdot”-Painiketta lähellä hakukenttää sivun yläosassa. Tämä avaa suodattimen asetuspaneelin.
Vaihe 2: Suodatinasetukset-paneelissa, tyyppi suodatinolosuhteet, joiden pitäisi laukaista tarra, napsauta sitten Luo suodatin -painiketta.
Yllä olevassa esimerkissä, haluamme nimetä kaikki Big Bossin viestit, joissa on tiettyjä avainsanoja, nimellä "Projektit".
Vaihe 3: Valitse määritettävä tunniste, jos viesti vastaa suodatinolosuhteita. Klikkaa "Luo suodatin".
Nyt, kaikki saamasi uudet viestit määritetään tunnisteen kanssa ja ne suodatetaan vastaavasti. Tämä toiminto toimii hyvin kuten Outlookin säännöt, auttaa tottua Gmailiin nopeammin.
9. Määritä värit Gmail-tarroille
Muuten, tiesitkö, että voit värikoodata erilaisia tarroja saadaksesi ne erottumaan tai kiinnittämään huomiota nopeasti, jos ne tarkoittavat jotain tärkeää? Se on yksinkertaista.
Napsauta tarran nimen vasemmalla puolella olevaa kolmen pisteen painiketta:
10. Määritä uudelleen Gmailin pikanäppäimet
Pikanäppäimet ovat yksi niistä yksinkertaisista asioista, jotka lisäävät tuottavuutta moninkertaisesti! Mutta kun olet juuri siirtynyt Outlookista Gmailiin, vanhat tapasi eivät toimi enää. Lähetä sähköposti painamalla Ctrl + Enter? Vaihda Saapuneet-kansioon painamalla Ctrl + Vaihto + I? Ensiksi, näyttää siltä, että mikään ei toimi Gmailissa niin kuin sen pitäisi! Saatat jopa miettiä siirtyminen takaisin Gmailista Outlookiin sitten.
Älä paniikkia. Ne ovat pikanäppäimiä Gmailissa, tietysti. Lisää yli, voit jopa muokata niitä ja saada ne vastaamaan Outlookissa käytettyjä pikanäppäimiä.
Ota pikanäppäimet käyttöön, sinun on avattava Asetukset-sivu, Valitse yleinen -välilehdellä ja etsi Pikanäppäimet-osio:
Ota pikakuvakkeet ja käyttöön Tallenna asetukset. Nyt voit käyttää niitä työssäsi.
Voit oppia oletusnäppäimistöyhdistelmistä täällä. Ja jos haluat määrittää joitakin pikanäppäimiä vastaamaan Outlookin pikanäppäimiä, lue lisää.
Ota pikanäppäinten mukauttaminen käyttöön, noudata näitä vaiheita:
Vaihe 1: Varmista, että pikanäppäimet ovat käytössä (Katso edellä)
Vaihe 2: SiirryKehittynyt”-Välilehti Asetukset-sivulla. Ota käyttöön "Mukautetut pikanäppäimet".
Vaihe 3: Uuden välilehden pitäisi näkyä Asetukset-sivulla. Jos se ei vaihda yleinen välilehti uudelleen, ja napsautaTallenna asetukset"-painiketta.
Vaihda "Pikanäppäimet”-Välilehti ja määritä pikanäppäimet haluamallasi tavalla.
johtopäätös
Kuten näette, Gmail voi todella jäljitellä monia parhaita Outlook-ominaisuuksia. Joskus, se tekee tämän jopa paremmin. Kuitenkin, jos pidät silti Outlookista, ei ole mitään ongelmaa. Se on myös loistava sähköpostiohjelma, ja monet käyttäjät siirtää sähköpostit Outlookiin Gmailista, ei toista puolta.
Löydä vain sinulle sopiva sähköpostiohjelma ja käytä sitä mielihyvin!
Enemmän Knowledge Base
GMail inbox is a dumpster fire in terms of visuals vs Outlook – it’s just awful to navigate in a business sense. To easily filter to view if you’ve had a chain of emails from the same person or conversation is impossible and means emails get missed. The conversation view is just impossible to follow. I HATE IT!!!!