Microsoft Outlook on yksi suosituimmista sähköpostiohjelmista, joita yritykset ja yksityishenkilöt käyttävät. Vaikka Outlook on monipuolinen ja tarjoaa paljon joustavuutta, voi myös olla haastavaa pitää yhteystietosi järjestyksessä.
Yksi ongelma, johon saatat törmätä, on Outlookin yhteystietojen kaksoiskappaleet osoitekirjassasi. Tämä voi tapahtua useista syistä, kuten yhteystietojen tuominen useista lähteistä tai samojen yhteystietojen lisääminen manuaalisesti useita kertoja.
Onneksi, jos sinun on yhdistettävä päällekkäisiä yhteystietoja, Outlook tekee siitä helppoa. Tässä artikkelissa, Näytämme sinulle, kuinka Outlook-yhteystiedot yhdistetään vaihe vaiheelta. Niin, tästä viestistä saat selville, kuinka voit yhdistää päällekkäisiä yhteystietoja Outlookissa.
Miksi päällekkäiset yhteystiedot näkyvät Outlookissa?
Outlook on loistava työkalu yhteystietojen seurantaan, mutta olet ehkä huomannut, että Outlook-yhteystiedot näkyvät toisinaan luettelossasi. Tähän on muutama mahdollinen syy.
Yksi on se, että olet saattanut tuoda ne toisesta ohjelmasta, joka ei poistanut niitä automaattisesti. Joskus, voit myös lisätä samat tiedot manuaalisesti useita kertoja.
Toinen mahdollisuus on, että sinulla on useita sähköpostitilejä yhdistettynä Outlookiin, ja jokaisella tilillä on oma yhteystietoluettelonsa. Näin tapahtuu joskus, koska ihmiset määrittävät sekä työ- että henkilökohtaiset sähköpostitilinsä Outlookissa.
Yhteystietojen lisääminen tai päivittäminen yhdelle tilille ei synkronoidu automaattisesti muiden tilien kanssa. Tämä johtuu siitä, että Outlook käsittelee jokaista tiliä erillisenä kokonaisuutena. Tuloksena, saatat päätyä päällekkäisiin Outlook-yhteystietoihin.
Voit ratkaista tämän ongelman poistamalla yhteystietoluettelon kopiot manuaalisesti tai käyttämällä kolmannen osapuolen kopiointityökalua. Joka tapauksessa, Outlook-yhteystietojen kaksoiskappaleiden poistaminen auttaa pitämään luettelosi puhtaana ja järjestyksessä.
Kuinka yhdistää päällekkäiset yhteystiedot Outlookissa manuaalisesti
Useimmissa Outlookin yhteystietoluetteloiden yhdistämisprojekteissa, ei ole paljon manuaalista työtä. Voit käyttää ohjelmistoa, mutta ongelma on usein korjattavissa.
Ja koska prosessi on niin suoraviivainen, monet Outlook-käyttäjät haluavat itse asiassa yhdistää yhteystiedot, jotka on kopioitu itsestään.
Yhteystietojen yhdistäminen Outlookissa manuaalisesti, prosessi on suhteellisen yksinkertainen. Tässä on noudatettavat vaiheet:
1. Luo uusi yhteystietokansio
Ensimmäinen askel on luoda uusi yhteystietokansio, erillään pääkansiostasi. Voit tehdä tämän, avaa Outlook ja napsauta “Yhteydet” kieleke.
Seuraava, Klikkaa “Uusi kansio” vaihtoehto.
Kun olet napsauttanut sitä, nimeä yhteystietokansio haluamallasi tavalla. Esimerkiksi, voisit nimetä sen:
- Outlook-yhteystiedot poistavat kaksoiskappaleet
- Outlook-yhteystiedot yhdistävät kaksoiskappaleet
- Outlook yhdistää yhteystiedot
Tai yksinkertainen nimi “Kopiot”
2. Siirrä kaikki Outlook-yhteystietosi uuteen kansioon
Kun olet valinnut nimesi, Klikkaa “Kunnossa” nappi. Uusi kansio näkyy nyt yhteystietokansiossasi.
Seuraava, sinun on siirrettävä kaikki Outlook-yhteystietosi tähän uuteen kansioon. Voit tehdä tämän, valitse kaikki yhteystiedot pääluettelosta painamalla Ctrl+A näppäimistöstäsi.
Kun ne kaikki on valittu, vedä ja pudota ne uuteen kansioon.
Voit myös napsauttaa valittuja yhteystietoja hiiren kakkospainikkeella ja valita “Liikkua” vaihtoehto valikosta. Sitten, valitse kohteeksi uusi yhteystietokansio.
Nyt kaikki yhteystietosi ovat yhdessä paikassa, on aika viedä ne.
3. Vie yhteystiedot uudesta kansiosta .CSV-tiedostoon
Vie yhteystietosi, Klikkaa “Tiedosto” -välilehti Outlookissa ja valitse “Avoin & Vienti” vaihtoehto.
Sitten, Klikkaa “Tuominen ja vieminen” nappi.
Tämä avaa uuden ikkunan, jossa sinun on valittava “Vie tiedostoon” -vaihtoehto ja napsauta “Seuraava” nappi.
Seuraavalla näytöllä, Valitse “Erotintiedosto (Windows)” vaihtoehto ja klikkaa “Seuraava.”
Nyt, sinun on valittava yhteystietokansio, jonka haluat viedä. Muistaa, tämä on yhdistämisyhteystietojen dupes-kansio, jonka loit vaiheessa #2.
Valitse se ja napsauta “Seuraava” nappi.
4. Tuo yhteystiedot .CSV-tiedostosta oletusyhteystietokansioihin
Klikkaa “Tiedosto,” napsauta “Avoin & Viedä.”
Klikkaa “Tuominen ja vieminen” nappi.
Valitse “Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta” vaihtoehto ja klikkaa “Seuraava.”
Seuraavalla näytöllä, Valitse “Erotintiedosto (Windows)” vaihtoehto ja klikkaa “Seuraava.”
Napsauta “Selailla” -painiketta ja valitse .CSV-tiedostosi.
Kun olet valinnut sen, Klikkaa “Seuraava” nappi.
Muista klikata “Älä tuo päällekkäisiä kohteita” vaihtoehto ja klikkaa “Suorittaa loppuun.”
Tämä tuo kaikki yhteystietosi oletusyhteystietokansioon ja poistaa ne automaattisesti.
5. Yhdistä Dedupe-yhteystiedot alkuperäisiin
Avaa juuri luomasi kansio ja oletusyhteystietokansiosi. Valitse kaikki yhteystiedot poistamalla yhteystiedot -kansiosta painamalla näppäimistön Ctrl+A.
Sitten, vedä ja pudota ne oletuskansioosi.
Voit myös napsauttaa valittuja yhteystietoja hiiren kakkospainikkeella ja valita “Liikkua” vaihtoehto valikosta. Sitten, valitse kohteeksi oletusyhteystietokansio.
Nyt kaikki yhteystietosi ovat yhdessä paikassa, ja sinulla ei ole kaksoiskappaleita.
Jos haluat poistaa dedupe-kansiosi, voit napsauttaa sitä hiiren kakkospainikkeella ja valita “Poistaa” vaihtoehto valikosta.
Kuinka yhdistää päällekkäisiä yhteystietoja Outlookin yhdistämisohjelmistolla
On toinen vaihtoehto, jos et halua poistaa yhteystietojen kopioita manuaalisesti.
Voit käyttää päällekkäisiä yhteystietoja Outlook-ohjelmiston avulla yhteystietojen yhdistämiseen automaattisesti.
Nämä kolmannen osapuolen työkalut on suunniteltu erityisesti Outlookin yhteystietokansioiden kopioiden poistamiseen, joten ne ovat erittäin helppokäyttöisiä.
Plus, se säästää paljon aikaa, koska se voi poistaa tuhansia yhteystietoja vain muutamassa minuutissa.
Tämä ohjelmisto on tehty yhdistämään PST-tiedostoja, joten se voi poistaa yhteystietojen kopiot useista PST-tiedostoista.
Näin voit käyttää tätä ohjelmistoa yhteystietojen yhdistämiseen PST-tiedostoihin:
- Ensimmäinen, sinun on ladattava Outlookin yhdistämisyhteystietoohjelmisto.
- Kun olet ladannut sen, asenna se tietokoneellesi ja käynnistä se.
- Klikkaa “Lisää PST-tiedostoja” -painiketta ja valitse kaikki PST-tiedostot, jotka haluat monistaa.
- Sitten, Klikkaa “Yhdistää” nappi.
- Valitse “Yhdistä olemassa olevaan PST:hen” ja valitse “OK.”
- Määritä “Poista kaksoiskappale” vaihtoehtoja sisällyttää jokainen yhteystietokenttä.
- Nyt, kaikki päällekkäiset yhteystietosi yhdistetään yhdeksi PST-tiedostoksi.
- Voit sitten viedä tämän PST-tiedoston pääyhteystietokansioosi. Tämä poistaa kaikkien yhteystietojen kopiot muutamassa minuutissa.
Se on niin helppoa! Tämä ohjelmisto voi poistaa päällekkäisiä yhteystietoja PST-tiedostoilla vain muutamassa minuutissa.
Yhteystietojen yhdistäminen Outlookista Gmailin avulla
Jos sinulla on Gmail-tili, voit käyttää sitä yhdistämään Outlookin yhteystietokansioita. Näin voit yhdistää Outlook-yhteystiedot Gmailiin:
Ensimmäinen, sinun on vietävä Outlook-yhteystietosi .CSV-tiedostoon käyttämällä Google Takeout käyttöliittymä.
Sitten, sinun on kirjauduttava Gmail-tilillesi ja napsautettava “Yhteydet” vaihtoehto sivupalkista.
Klikkaa “Lisää” vaihtoehto ja valitse “Tuonti.”
Klikkaa “Valitse tiedosto” -painiketta ja valitse .CSV-tiedostosi.
Klikkaa “Tuonti” -painiketta ja odota, että Gmail tuo yhteystietosi.
Kun se on valmis, kaikki päällekkäiset Outlook-yhteystietosi ovat Gmail-tililläsi. Voit sitten viedä ne takaisin Outlookiin, kun yhdistät päällekkäiset yhteystiedot.
Voit tehdä tämän, Klikkaa “Lisää” vaihtoehto uudelleen ja valitse “Viedä.”
Valitse “Outlook CSV” vaihtoehto ja napsauta “Vienti” nappi.
Tallenna tiedosto tietokoneellesi ja tuo se sitten Outlookiin.
Tämä yhdistää Outlookin yhteystiedot Gmail-yhteystietoihisi.
Linkitä päällekkäiset yhteystiedot Outlookissa 2016 & 2013
Jos haluat yhdistää yhteystiedot Outlookissa 2016 tai 2013, voit käyttää “Linkin kaksoiskappaleet” ominaisuus.
Outlookissa 2019 ja vanhemmat versiot, tämä vaihtoehto on käytettävissä vakionäkymässä nimeltä “Ihmiset”.
Voit tehdä tämän, avaa Outlook-yhteystietosi ja napsauta “Näkymä” kieleke. Sitten, Klikkaa “Muuttaa näkemystä” vaihtoehto ja valitse “Lista.”
Tämä näyttää kaikki yhteystietosi luettelonäkymässä. Seuraava, Klikkaa “Näkymä” -välilehti uudelleen ja napsauta “Lajittelujärjestys” vaihtoehto.
Valitse “Linkitetyt yhteystiedot” valikosta.
Tämä näyttää kaikki päällekkäiset yhteystietosi vierekkäin. Yhteystietojen yhdistäminen, yksinkertaisesti vedä ja pudota yksi kaksoiskappale toiseen.
Voit myös napsauttaa päällekkäisiä yhteystietoja hiiren kakkospainikkeella ja valita “Linkin kaksoiskappaleet” vaihtoehto valikosta.
Sitten, valitse kaksoiskappale, jonka kanssa haluat yhdistää yhteystiedot, ja napsauta “Linkki” nappi.
Tämä yhdistää ne yhdeksi.
Voit käyttää tätä menetelmää myös Outlookissa 2010 tai Outlook 2007 yhteystiedot yhdistyvät. sitä “Linkin kaksoiskappaleet” ominaisuus on saatavilla kaikissa Outlookin versioissa, joten voit havaita päällekkäiset yhteystiedot riippumatta siitä, mitä ohjelmistoa käytät.
How to Merge Outlook Contacts using Excel file
-
- In Outlook click menu Tiedosto > Avoin & Vienti.
- valita Vie tiedostoon ja valitse Seuraava
- valita > Erotintiedosto, klikkaus Seuraava.
- Select Contacts folder, klikkaus Seuraava.
- Specify file name and location and save the CSV file.
- Again click menu Tiedosto > Avoin & Vienti.
- valita Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta ja valitse Seuraava.
- valita > Erotintiedosto, klikkaus Seuraava.
- Specify CSV file to import (the same file you have exported in point #5)
- Choose what you want to do with duplicated items and import contacts.
Kuinka estää päällekkäiset yhteystiedot Outlookissasi
On olemassa muutamia eri tapoja estää Outlookin yhteystietojen kaksoiskappaleet.
Yksi tapa on lisätä vain uusia yhteystietoja Outlook-luetteloosi.
Voit tehdä tämän, avaa Outlook-yhteystietosi ja napsauta “Tiedosto” kieleke. Sitten, Klikkaa “Uusi merkintä” vaihtoehto ja valitse “Yhteyshenkilö”.
Syötä tiedot ja napsauta “Tallenna & kiinni” nappi. Tämä lisää yhteystiedon Outlook-luetteloosi ja estää kaksoiskappaleiden lisäämisen.
Toinen tapa estää päällekkäiset yhteystiedot on käyttää “Tarkista nimet” ominaisuus.
Voit tehdä tämän, avaa Outlook-yhteystietosi ja aloita uuden yhteystietotietueen luominen.
Syötä tiedot ja napsauta “Tarkista nimet” nappi. Tämä tarkistaa Outlook-yhteystietojesi kaksoiskappaleiden varalta ja estää niiden lisäämisen.
Kolmas tapa on käyttää “Tarkista kaksoiskappaleet” ominaisuus Outlookissa, joka skannaa yhteystietoluettelosi ja merkitsee mahdolliset kaksoiskappaleet.
Lopuksi, voit asentaa kolmannen osapuolen apuohjelman, joka auttaa estämään kaksoiskappaleiden luomisen.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miksi kaikki yhteystietoni ovat päällekkäisiä?
Yhteystietojen kopiointiin on useita eri syitä. Yksi mahdollisuus on, että tuot ne vahingossa kahdesti. Toinen mahdollisuus on, että sinulla on useita yhteystietoluetteloita Outlookissa, ja näet kaksoiskappaleita sen vuoksi. On myös mahdollista, että yhteystietosi ovat synkronoineet useiden laitteiden tai palvelujen välillä, ja tämä on aiheuttanut kaksoiskappaleiden luomisen. Ja jos sinulla on toinen sähköpostitili (kuten Gmail) linkitetty Outlook-tiliisi, joka voi myös aiheuttaa päällekkäisyyksiä. Tässä tapauksessa, syy siihen on se, että joka kerta kun lisäät uuden yhteystiedon jommallekummalle tilille, se lisätään myös toiseen.
Miksi Outlook-yhteystietoni kopioivat jatkuvasti iPhonessani??
On muutamia syitä, jotka voivat johtua Outlook-yhteystietojesi kopioimisesta iPhonessasi. Yleisin syy on, että ne synkronoidaan iPhonen ja toisen laitteen kanssa, kuten tietokone tai tabletti. Tämä voi aiheuttaa kaksoiskappaleiden luomisen. Toinen mahdollisuus on, että sinulla on useita luetteloita Outlookissa, jotka kaikki synkronoidaan iPhoneen. Lopuksi, on myös mahdollista, että toit yhteystietosi vahingossa kahdesti. Voit käyttää yllä kuvattuja menetelmiä yhdistääksesi yhteystiedot, jotka on kopioitu kaikissa näissä tapauksissa.
Kuinka voin tarkastella kaikkia yhteystietojani Outlookissa?
Nähdäksesi kaikki yhteystietosi Outlookissa, avaa yhteystietosi ja napsauta “Näkymä” kieleke. Sitten, Klikkaa “Muuttaa näkemystä” vaihtoehto ja valitse “Lista”. Tämä näyttää kaikki yhteystietosi luettelonäkymässä. Voit myös käyttää “Lajittelujärjestys” mahdollisuus lajitella yhteystiedot nimen mukaan, yhtiö, tai muut kriteerit. Voit myös käyttää “Ryhmäperuste” mahdollisuus ryhmitellä yhteystietosi luokan mukaan, kuten perhe, ystävät, tai yritystä. Lopuksi, voit käyttää “Etsi” vaihtoehto löytääksesi tietyn yhteystiedon Outlookin yhteystiedoistasi.
Kuinka löydän päällekkäisiä yhteystietoja Outlookista?
On olemassa muutamia tapoja. Yksi tapa on käyttää “Tarkista kaksoiskappaleet” ominaisuus, joka skannaa yhteystietoluettelosi ja merkitsee mahdolliset kaksoiskappaleet. Toinen tapa on käyttää “Linkin kaksoiskappaleet” ominaisuus, joka näyttää kaikki kaksoiskappaleesi vierekkäin. Voit myös lajitella yhteystietosi nimen mukaan, yhtiö, tai muita kriteerejä, jotka auttavat havaitsemaan kaksoiskappaleet. Tätä tehdessään, etsi yhteystietoja, joilla on sama nimi tai yritys, mutta eri yhteystiedot. Lopuksi, voit asentaa kolmannen osapuolen apuohjelman, joka auttaa löytämään ja poistamaan kaksoiskappaleita Outlook-luettelostasi.
