Outlook-postien yhdistämisliite

Joskus, saatat joutua lähettämään joukon samanlaisia ​​sähköposteja. Jos vastaanottaja näkee kymmeniä osoitteita Vastaanottaja:Kenttä, viestisi näyttää kylmältä ja persoonattomalta. Yhdistäminen on helppo tapa peittää massapostitus. Mille tahansa vastaanottajalle, muita yhteyshenkilöitä ei yksinkertaisesti ole mahdollista tunnistaa. Ominaisuus on kätevämpi kuin sokeat kopiot. Lisäksi, se sallii Outlook-postin yhdistäminen kiinnityksellä. Tässä on yksityiskohtainen opas, jonka avulla pääset alkuun.

Yhdistämistä voidaan soveltaa erilaisiin tuotoksiin: sähköpostit, erilliset asiakirjat, tulostimet, jne. Tämä artikkeli lähentää sähköposteja yleisten periaatteiden välittämiseksi. Muut luokat on määritetty samalla tavalla kuin Outlook Mail Merge Attachment. Tavoite voidaan saavuttaa eri tavoin ja eri tavoin. Kolmannen osapuolen työkalut parantavat käyttömukavuutta ja tarjoavat lisävaihtoehtoja. Mutta ensin, käsittelemme perusasiat.

Yhdistäminen Outlookin liitteistä

Tämä polku Outlook-postin yhdistäminen on helpoin. Kun kaikki vastaanottajat ovat jo yhteystiedoissasi, on luonnollista käyttää tätä luetteloa lähteenä. Seuraavassa esimerkissä, näytämme sinulle, kuinka lähettää viestin ryhmä kontakteja. Sähköpostiviestissämme pyydetään heitä vahvistamaan yhteystietonsa.

Tarvittavat varotoimet

Muista, että massapostitus on yleensä paheksua, ja Internet-palveluntarjoajasi saattaa epäillä. Varmistaaksesi yrityksesi onnistumisen, oppia heidän sääntöistään. Määrä viestejä, joita voit lähettää tietyn ajanjakson aikana (tunti / päivä) voidaan rajoittaa. Kuitenkin, 100 on yleinen kynnys. Siten, jos lähetät 99, tämä tuskin voi aiheuttaa ongelmia.

Jos kyseessä on tiukat rajoitukset, Niitä voidaan edelleen kiertää. Dedikoidut yhdistämisapuohjelmat ajoittamisen kanssa jaa kirjeenvaihto pienempiin eriin. Ne pysyvät tutkan alla.

Vaihe 1: Vastaanottajien valinta

Menettely alkaa tarvittavien kontaktien merkinnällä. Voit tehdä tämän:

1. Siirry kansioon, joka sisältää ne (’Yhteydet’). Tämän voi kutsua koolle CTRL + 3).
2. Valitse vastaanottajat tai käytä suodatusta. Voit tehdä sen nopeasti, suorita haku, tai lajittele luokan mukaan.

Ensimmäisessä tapauksessa, voit hakea yksityiskohtien perusteella, jotka kaikki nämä yhteystiedot jakavat (esim., Yrityksen nimi). Tehtävänä on pala kakkua. On jopa mahdollista suorittaa edistyneitä kyselyitä. Toisessa tapauksessa, sinun on tehtävä muutama siirto, jotta Lajittele Yhteystiedot-kansio vaadittujen ehtojen mukaan (esim., Yrityksen nimi). Menettely riippuu Outlook-versiosta.

Tässä 2007 painos, seuraa sarjaa Näkymä > Nykyinen näkymä > Luokittain. Myöhemmissä versioissa (mukaan lukien Office 365), the Näkymä välilehti sisältää vaihtoehdon Muuttaa näkemystä. Aseta se joko Puhelin tai Lista näkymä. Seuraava, samasta Näkymä kieleke, valita Järjestely ja Luokat. Täten, sähköpostien yhdistämisessä Outlookin liitteiden kanssa ei ole eroa 2013 ja sähköpostien yhdistäminen liitteiden kanssa Outlook 2016.

Vaihe 2: Kutsu Yhdistäminen-ikkuna

Tässä 2007 painos, käyttää ominaisuutta välittömästi Työkalut. Kaikissa seuraavissa versioissa, päätä Etusivu kieleke, valita Toiminnot, ja klikkaa Postin yhdistäminen. Valintaikkuna otsikolla Yhdistämisen yhteystiedot tulee esiin.

Vaihe 3: Tarkistetaan yhteysvaihtoehtoja

Nyt, on tarpeen varmistaa, että oikeat vastaanottajat on valittu. Jos olet jo suodattanut tiedot, valita Kaikki kontaktit nykyisessä näkymässä. Jos vastaanottajat valittiin manuaalisesti, valita Vain valitut yhteystiedot. On mahdollista yhdistää joko kaikki yhteystietokentät tai vain nykyisen näkymän kentät.

Vaihe 4: Yhdistä asetukset

Näitä voidaan säätää valintaikkunan alaosassa. Esimerkissämme, määritämme asiakirjan tyypin Lomakkeet ja aseta Sähköposti sulautuvana määränpäänä. Sinun on myös annettava aiherivi. Sitä voidaan tarvittaessa muuttaa myöhemmin. Havainnollistamiseksi, oletetaan, että aihe on <Yhteystietojen tarkistus>. Lopeta kanssa Kunnossa. Nyt, tekstinkäsittelyohjelma kutsutaan.

Vaihe 5: Wordin käyttäminen

Oletusarvoisesti, tekstinkäsittelyohjelma näyttää tyhjän sivun. Nauhalla, avaa välilehti nimeltä postituksia. Esimerkissämme, lähetämme saman viestin parilla muuttujilla. Tämä varmistaa, että jokainen sähköposti näyttää ikään kuin se olisi tehty yksilöllisesti. Älä huoli: muuttujia on helpompi lisätä kuin luuletkaan.

Kirjoita tervehdys

Virallisessa kirjeenvaihdossa, avausrivillä on aina tervehdys. Napsauta vastaavaa painiketta yläreunassa, ja määritä haluamasi tiedot. Siellä on malleja (esim., 'Rakas'), mutta voit myös korvata ne omilla sanoillasi (esim., 'Hei'). Muista lisätä välilyönti ensimmäisen elementin jälkeen. Muuten, se sulautuu vastaanottajan nimen kanssa.

On myös tarpeen ohjelmoida toimenpiteet, joita sovelletaan virheellisiin vastaanottajan nimiin. Jos valitsit 'Rakas herra. X,”Tervehdyksenä, mutta yhteystieto ei sisällä sukunimeä, järjestelmä voi käyttää persoonattomia tervehdyksiä (esim., 'Joita se voi koskettaa'). Lopeta 'OK'. Ikkuna sulkeutuu.

Anna vartalo

Nyt, voimme alkaa kirjoittaa vartaloa. Aloita painamalla Enter-näppäintä. Esimerkissämme, kirjoitettava teksti on ”Haluaisitko tarkistaa, ovatko seuraavat tiedot kelvollisia?". paina Astua näppäin uudelleen aloittaaksesi toisen rivin. Tässä, me lisäämme kunkin vastaanottajan sähköpostiosoitteen.

Tehdä niin, Klikkaa Osoitelohko. Osoite on jo tervehdytty nimellä, joten on välttämätöntä toistaa. Poista valinta ruudusta Lisää vastaanottajan nimi tässä muodossa:. Voit poistaa yrityksen nimen tai pitää sen. Lopeta kanssa Kunnossa.

Lehdistö Astua vaihtaa linjat. Tässä, me lisäämme kunkin vastaanottajan toimistonumeron. Voit tehdä tämän, Käytä vaihtoehtoa yhdistämiskenttien lisäämiseen. valita Työpuhelin ja Lisää. Sulje ikkuna ja paina Astua.

Kirjoita loppusi

Nyt, on aika kirjoittaa lopuksi viestillemme. Kirjoita jotain "Arvostamme nopeaa vastausta. Toivottaen, <sinun nimesi>". Melkein valmis! Ainoa jäljellä on tuloksen esikatselu (viesti) varmistaaksesi, että se näyttää suunnitellulta.

Käytä vastaavaa painiketta yläreunassa, ja sen oikealla puolella olevat nuolet. Niiden avulla voit vaihtaa eri vastaanottajien versioiden välillä. Lopuksi, voimme lähettää sähköpostia. Tämä aloitetaan kautta Suorittaa loppuun & Yhdistää huipulla. Valitse Lähetä sähköpostiviestejä… ja tarkista yksityiskohdat uudessa valintaikkunassa. Vahvista painikkeella Kunnossa.

Outlookin käyttäminen lähteenä

Tässä esimerkissä, lähetämme saman sähköpostin useille vastaanottajille. Ainoa ero on, että toiminta on ohjelmoitu sähköpostiohjelman kautta. Valintaikkuna näyttää erilaiselta, mutta perusperiaatteet ovat identtiset. Käynnistä ohjelma ja kutsu ohjattu toiminto. Tämä tapahtuu siirtymällä Postitus-kohtaan ja käynnistämällä yhdistäminen. Koota Vaiheittainen ohjattu sähköpostien yhdistäminen ja jatka sieltä.

Näet erityisen paneelin käyttöliittymän oikealla puolella. nimeltään Tehtäväruutu, se mahdollistaa parametrien säätämisen. Valitse Sähköpostiviestit asiakirjatyyppinä. Klikkaa Seuraava kerran, ja jälleen seuraavassa valintaikkunassa, kun kirjoitamme sisällön manuaalisesti.

Yhteystiedot tallennetaan Outlookiin. Siten, valita Valitse Outlook-yhteystiedoista. Valitse kansio, joka sisältää vastaanottajan tiedot. Tämä saavutetaan Valitse Yhteystiedot-kansio. Saatat nähdä profiilikehotteen. Odota, että toimenpide on valmis.

Sinun on nyt merkittävä yhteystiedot sähköpostiin. Ikkuna Yhdistämisen vastaanottajat on monia suodatusvaihtoehtoja. Ole kärsivällinen, koska se voi olla hidas. Nopeuttaa prosessia, voit käyttää Etsi kopioita ... ominaisuus.

Seuraava, kirjoita viesti. Järjestelmä ehdottaa muuttujia automaattisesti. Esikatsele viesti ja lähetä se. Käytä Sähköposti ominaisuus asettaa tarvittavat vaihtoehdot (jotta: ja Aihe-rivi:). Viimeistele Kunnossa ja anna lähettämisen alkaa.

Toisen lähteen käyttäminen

Yhdistäminen on mahdollista aloittaa Wordista, mutta noutaa yhteystiedot Access-tietokannoista, Excel-taulukot, tai joku muu prosessorin tunnistama lähde. Menettely on samanlainen kuin toinen lähestymistapa. Ainoa ero on ylimääräinen vaihe, joka varmistaa yhdistämiskenttien vastaavuuden.

Tässä skenaariossa, noudatat alkuvaiheita, kunnes ohjattu toiminto on kutsuttu. Sitten, ohjelmoi se käyttämään luetteloa, joka on jo olemassa järjestelmässäsi. Seuraava, määritä yhteystietojen sijainti. Joskus, saatat joutua antamaan erikoismerkkejä, jotka pitävät säännöt ja sarakkeet erillään. Näitä kutsutaan erottajiksi.

Valitse lähde, suodata kontaktit tarvittaessa, ja siirry vastaavuuteen. Tässä vaiheessa, Lähteen kentät vastaavat postin yhdistämiskenttiä. Tämän avulla voit käyttää käteviä ominaisuuksia, kuten Tervehdyslinja. Kerran Ottelukentät on napsautettu, näet toisen valintaikkunan, joka helpottaa prosessia. Klikkaa Kunnossa kun valmis.

Mail Merge Toolkit -sovelluksen käyttö

Tavoite on mahdollista saavuttaa nopeammin käyttämällä ulkopuolisia apuohjelmia. Ne ovat erityisen käteviä sähköpostien sulauttamisessa liitteiden kanssa.

Ulkoisella automaatiolla, saat monia hyödyllisiä vaihtoehtoja. Ensimmäinen, se mahdollistaa monipuolisemman sulautumisen liitteiden kanssa. Jokainen vastaanottaja voi vastaanottaa erillisen liitteen. Sen avulla voit myös mukauttaa Aihe-rivin, ja lähetä sekä tavallinen että sokea kopio.