Comment exporter des e-mails d'Outlook vers Excel

En ce qui concerne les clients de messagerie, de nombreuses entreprises et utilisateurs préfèrent Outlook en raison de sa sécurité, polyvalence et puissance. Il permet aux utilisateurs de stocker et de gérer de gros volumes de correspondance et d'accéder à plusieurs comptes sur un seul serveur.. toutefois, il y a aussi quelques inconvénients, y compris le fait que certains utilisateurs trouvent frustrant d'exporter des e-mails depuis MS Outlook.

Bien qu'il existe différentes méthodes manuelles disponibles, aucun d'eux n'est parfait. Une solution potentielle consiste à copier et coller des e-mails individuels dans un programme de traitement de texte., bien que cela ne préserve pas toujours le formatage d'origine.

Dans cet article,, nous fournirons un certain nombre de méthodes fiables pour convertir des e-mails en feuilles de calcul Microsoft Excel. Malheureusement, il n'existe aucun moyen automatisé d'exporter des e-mails d'Outlook vers Excel. Le processus peut être complexe à moins que vous ne connaissiez quelques astuces, que nous expliquerons ci-dessous.

Avantages de l'exportation des e-mails Outlook

Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles les utilisateurs peuvent souhaiter exporter leurs e-mails Outlook vers Microsoft Excel.. Les motivations les plus courantes pour le faire sont:

• la nécessité de passer à un nouveau serveur
• la nécessité de créer une liste de distribution pour d'autres applications
• le besoin de basculer entre les plates-formes
• le besoin de partager des informations avec un autre utilisateur
• le besoin d'une sauvegarde.

Lors du passage d'un système à l'autre, les données sont souvent endommagées ou perdues. Le processus de transfert de données vers Excel peut être difficile, et il y a un risque de perdre des informations si la méthode n'est pas correcte. Au lieu de prendre des risques, nous vous recommandons d'utiliser les méthodes décrites ci-dessous, qui impliquent de copier et coller des données ou de les exporter vers un fichier CSV.

Les avantages de l’importation dans des feuilles de calcul sont nombreux

L'exportation vers Microsoft Excel est l'un des modes de transfert les plus fiables. Le format feuille de calcul vous permet d'organiser les conversations dans une base de données, vous permettant de retrouver d'anciens contacts et échanges par différents paramètres comme la date de contexte.

Une feuille de calcul comme option de sauvegarde vaut également la peine d'être envisagée. Toute information précieuse d'Outlook doit être copiée pour rappel, car vous devrez peut-être trouver des conversations particulières à des fins personnelles ou juridiques à un moment donné. En cas de panne du serveur, le fichier XLS fournit une solution de sauvegarde, atténuer le risque de perte de données.

Comment exporter des e-mails Outlook vers Excel

Passons en revue le processus d'exportation des messages Outlook vers une feuille de calcul Excel, ainsi que comment créer une liste de distribution à partir d'adresses e-mail ou de contacts Outlook. Les étapes suivantes peuvent également être utiles lors de la création de rapports d'investigation par courrier électronique. Veuillez cliquer sur le bouton ci-dessous pour télécharger le logiciel Outlook Data Export Kit., puis installez-le et exécutez-le.

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Pour exporter des messages Outlook vers Excel:

1. Cliquez sur « Rapports’ bouton, que vous pouvez trouver dans le menu le plus haut.
2. Sélectionnez les « Propriétés de l'e-mail…’ option.
3. Choisissez vos options de rapport et exécutez le rapport.

Pour générer une liste de distribution:

1. Cliquez “Rapports” bouton et choisissez “Liste des contacts” ou “Liste des adresses e-mail de destinataire” si vous souhaitez générer une liste de diffusion,
2. Choisissez les options de rapport et exécutez le rapport.
3. Ouvrir le fichier de résultat dans Microsoft Excel ou un autre éditeur de feuilles de calcul.

En outre, le Data Extraction Kit for Outlook permet la création d'une liste de comptes et de mots de passe Outlook. Nous vous invitons à explorer cette fonctionnalité.
De plus, vous voudrez peut-être savoir comment Importer des adresses e-mail d'Excel vers Microsoft Outlook.

Exportez chaque e-mail d'un dossier de messagerie Outlook vers un fichier Excel/CSV autonome

Si vous devez exporter des e-mails d'Outlook vers Excel, vous pouvez le faire manuellement en ouvrant chaque email et en créant un fichier Excel correspondant. Cette méthode ne nécessite aucun logiciel spécial. toutefois, il est à noter que la fonctionnalité d'import/export d'Outlook ne permet pas la création de fichiers Excel individuels. Lorsque vous exportez, il crée un fichier Excel contenant tous les e-mails.

Si vous avez besoin d'exporter des e-mails de manière plus organisée, vous pouvez trouver utile un outil tiers capable d'exporter par lots chaque e-mail dans un classeur distinct. Ces outils comprennent généralement un “sauvegarde en masse” fonctionnalité. Notre kit d'extraction de données pour Outlook n'a pas cette fonctionnalité, mais vous pouvez configurer des filtres personnalisés qui vous permettent de générer des catégories de fichiers spécifiques, comme “E-mails avec pièces jointes” ou “E-mails sans pièces jointes”. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de plage de dates pour obtenir des fichiers individuels pour chaque jour., la semaine, mois, etc. Des rapports médico-légaux peuvent également être générés à l'aide de fonctionnalités telles que “Articles nombre par dossier Outlook”.

Comment exporter des e-mails Outlook vers Excel

1. Télécharger, installer et exécuter le logiciel DEKit.
2. Clique le “Rapports” bouton dans le panneau supérieur.
3. Sélectionner “Propriétés de messagerie du profil Outlook” rapport.
   (Sinon, vous pouvez utiliser un deuxième rapport qui utilise le fichier Outlook PST à la place).
4. Spécifiez l'emplacement et le nom du fichier Excel vers lequel vous souhaitez exporter les propriétés de messagerie Outlook.
5. Clique le “Enregistrer” bouton.
6. Sélectionnez le profil Outlook que vous souhaitez utiliser si le programme vous y invite.
7. Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionnez le dossier Outlook avec lequel vous souhaitez travailler.
   Notez que le programme traitera également tous les dossiers suivants si l'option correspondante est activée.
8. Clique le “Fait” bouton. Le programme créera un rapport.
9. Ouvrez le fichier de rapport créé dans Excel pour afficher son contenu.

Comment exporter des e-mails vers Microsoft Excel à l'aide d'Outlook

Veuillez noter que même si ce processus est relativement simple, il y a quelques considérations importantes à garder à l'esprit. d'abord, il est essentiel de comprendre que les données seront transférées sous forme de texte brut, y compris les contacts et les liens de base. Il n'y a aucune exception à cette règle, que vous utilisiez un appareil Windows ou Mac. Si préserver l’apparence de l’e-mail d’origine est une priorité, nous vous recommandons de l'enregistrer au format HTML. Autrement, veuillez suivre la procédure décrite:

1. Ouvrez l'application Microsoft Outlook.
2. Dirigez-vous vers le menu Fichier.
3. Choisissez la fonctionnalité d'ouverture et d'exportation.
4. Sélectionnez « Importer/Exporter » pour trouver « Exporter vers un fichier ».
   
5. Spécifiez que vous devez créer un fichier pour Excel (Fichier CSV), pas un fichier PST.
6. Choisissez parmi les dossiers disponibles où le fichier peut être enregistré.
7. Cochez l'option d'exportation « Messages électroniques ».
8. Modifiez les champs Map Custom si nécessaire.
9. Finalisez en cliquant sur « Terminer ».
10. Fermez le client Outlook.

Après avoir cliqué sur « Terminer », tous vos messages atterriront dans le fichier nouvellement créé — vérifiez le dossier pour vous assurer. Notez que les deux formats Microsoft Excel conviennent.

Comment ouvrir un fichier CSV

Dans le cas du CSV (Valeurs séparées par des virgules) format, vous pouvez facilement migrer vers une feuille de calcul. Faire cela, cliquez avec le bouton droit sur le fichier CSV exporté et sélectionnez « Ouvrir avec… »’ depuis le menu contextuel. Le fichier s'ouvrira ensuite dans Excel, où vous pouvez l'enregistrer au format de fichier XLS.

La manière directe d'extraire des données des e-mails Microsoft Outlook

Il est possible de transférer tous les emails depuis Outlook 2016 ou toute autre version sur un ordinateur Windows ou Mac en masse. Il n'est pas nécessaire d'exporter d'abord les données dans un fichier autonome. Les instructions suivantes vous permettront de terminer la tâche rapidement par copier-coller:

1. Ouvrez Outlook et entrez dans la vue Courrier.
2. Ouvrir le dossier dont le contenu doit être transféré.
3. Copiez tous les e-mails avec ou sans texte (voir l'astuce ci-dessous).
4. Ouvrez MS Excel.
5. Créer un nouveau fichier de feuille de calcul.
6. Insérez les e-mails copiés - sélectionnez la cellule A1 et collez-la à l'aide de la norme 'Ctrl + Commande V'/' + Commande V' pour exporter les e-mails Outlook.
7. Enregistrer le fichier. sur votre appareil Windows ou Mac.

Comment copier des e-mails pour Microsoft Excel (Étape 3)

Il existe deux méthodes pour importer des e-mails dans n'importe quelle version, y compris Outlook 2013, avec ou sans le texte. Pour conserver le contenu, veuillez suivre toutes les étapes ci-dessous. Pour exporter sans le texte, s'il te plaît, commence par l'étape 6.

Faites ce qui suit:

1. Désactivez le mode Volet de lecture d'Outlook via le menu "Affichage".
   
2. Alors qu'il est toujours dans la vue, cliquez sur l'option Ajouter des colonnes.
3. La nouvelle boîte appelée Afficher les colonnes vous permet de sélectionner des colonnes dans « Tous les champs de messagerie ». Choisissez cette option.
4. Dans la liste « Colonnes disponibles », marquer « Message ».
5. Finalisez en cliquant sur « Ajouter » et « OK ».
6. Mettez en surbrillance le contenu complet de la boîte aux lettres dans votre dossier ouvert.
7. Copiez les données Outlook à l'aide de la touche 'Ctrl + C' commande.

Exporter des e-mails d'Outlook vers Excel avec la date et l'heure

si vous devez conserver les détails de la date et de l'heure, utiliser la copie & méthode de collage. Le système Outlook vous permettra d'afficher les e-mails d'une plage de données spécifique. La méthode est similaire à la copie directe ordinaire. Voici quoi faire:

1. Aller à la barre de recherche d'Outlook 2010 ou toute autre version.
2. Entrez les deux dates définir la gamme.
3. Cliquez 'Entrer'.
4. Mettez en surbrillance les e-mails avec la plage de dates (utilisez l'astuce pour l'étape 3 ci-dessus).
5. Copier la sélection (Ctrl + C).
6. Ouvert Microsoft Excel.
7. Insérer les données copiées dans une feuille de calcul vide (Ctrl + En).

Félicitations! Les messages avec les paramètres de temps spécifiés ont maintenant été ajoutés à votre feuille de calcul. Il n'est pas nécessaire de rechercher des dossiers sur notre appareil : copiez et collez simplement directement. Cette méthode de base est utilisée pour des types spécifiques de travaux analytiques. Veuillez noter qu'il ne génère pas de fichier CSV exporté, mais plutôt, vous enregistrez les feuilles de calcul après avoir collé les données. Vous savez maintenant comment exporter les emails Outlook vers Excel avec la date et l'heure.

Derniers mots

Les méthodes les plus courantes pour transférer des données de messagerie depuis Outlook 2019 et les éditions précédentes d'Excel sont décrites ci-dessous. Si l'un ou les deux de vos systèmes sont Macintosh, la séquence est similaire. Si vous devez transférer physiquement le fichier CSV vers un autre ordinateur, vous pouvez utiliser n'importe quel stockage de mémoire externe ou l'enregistrer sur un cloud. Vous pouvez également l'envoyer par e-mail à votre adresse pour Mac.

Si vous avez besoin d'une sauvegarde, vous pouvez également exporter les e-mails Outlook vers un fichier PST autonome et l'enregistrer dans un emplacement sûr. Le logiciel ne contiendra pas seulement les messages, mais aussi vos contacts, tâches et missions. Vous pouvez également transférer les e-mails d'autres clients de messagerie directement vers Outlook à l'aide d'un convertisseur spécial qui génère des fichiers PST.. Les données peuvent être téléchargées dans un fichier séparé ou introduites directement dans votre profil actif dans Outlook.

Questions fréquentes

Comment exporter plusieurs e-mails d'Outlook vers Excel?

Il existe deux façons populaires d'exporter des e-mails Outlook. La première consiste à utiliser la fonction d'importation/exportation disponible dans l'application de bureau Outlook, car la fonction n'est pas disponible sur la version Web d'Outlook. L'assistant d'exportation propose des conseils lorsque vous exportez un fichier. Mais notez deux paramètres principaux. Assurez-vous de sélectionner “Exporter vers un fichier” et choisissez le format de fichier comme “Fichier CSV” au lieu de .pst. Ce dernier format est principalement utilisé comme fichier de sauvegarde ou pour télécharger des e-mails vers un autre compte Outlook.. Plutôt que d'utiliser la fonction intégrée, la deuxième méthode consiste à utiliser une solution tierce qui peut extraire les e-mails d'Outlook dans un format pris en charge par Excel, comme .xlsx. Vous pouvez utiliser notre Logiciel de kit d'exportation de données car il offre un assistant d'exportation intuitif et prend en charge plusieurs formats.

Comment copier et coller plusieurs adresses e-mail d'Outlook vers Excel?

Il y a plusieurs moyens de le faire. Pour les adresses e-mail stockées dans Distribution ou Groupes, lancez Outlook et sélectionnez Contacts. Activez l'option Liste pour voir les contacts disponibles et maintenez le bouton CTRL enfoncé et cliquez sur les e-mails individuels pour les copier. Copiez puis collez les contacts dans le classeur Excel. Deuxièmement, vous pouvez exporter manuellement les adresses e-mail Outlook à l'aide de la fonction Importer/Exporter. Lors de l'exportation sous forme de fichier, choisissez Valeurs séparées par des virgules et choisissez Contacts. Troisièmement, il est possible d'utiliser un kit d'extraction de données logiciel qui peut extraire automatiquement les contacts des fichiers PST.

Puis-je exporter l'intégralité de mes e-mails Outlook?

Oui, si vous envisagez d'importer les e-mails Outlook dans un autre compte par le même fournisseur de services de messagerie, vous pouvez utiliser la fonction Importer/Exporter. Dans l'assistant d'exportation, choisir “Fichier de données Outlook .pst) comme forme. La prochaine étape est assez facile. Sélectionnez le dossier à partir duquel exporter, par exemple, Boîte de réception ou éléments envoyés. Le seul inconvénient de cette méthode est qu'elle ne propose pas de formats flexibles. Le meilleur moyen de sauvegarder les e-mails d'outlook qui est plus robuste et flexible est d'utiliser un outil d'extraction de données.

Puis-je extraire des données d'une pièce jointe Excel?

Oui, il est possible d'analyser les données des fichiers Excel joints. Mais vous devrez utiliser une intégration tierce avec une fonction d'analyse. De nombreux utilisateurs utilisent Power Automate (anciennement Microsoft Flow). Ils peuvent analyser les données et exécuter des fonctions automatisées supplémentaires telles que l'ajout des données à une base de données centrale. Power Automate n'est pas le seul outil qui offre cette fonction. Il existe de nombreuses autres intégrations tierces.

Puis-je connecter Outlook à Excel?

Oui, les utilisateurs peuvent créer un pont leur permettant d'envoyer automatiquement des e-mails automatisés d'Outlook vers Excel. toutefois, il n'y a pas de fonction native pour faire ça. Les utilisateurs doivent trouver des solutions externes fournies par Microsoft telles que Power Automate ou d'autres intégrations tierces par des fournisseurs tels que Zaiper, Automate.io, etc.

Puis-je convertir un fichier PST en Excel?

Oui, il est possible de convertir PST, un format utilisé par Microsoft Outlook pour stocker ses informations, vers un fichier Excel prenant en charge les lignes et les colonnes. Pour cette opération, il faut trouver un outil de conversion. Il existe de nombreux outils sur le marché de fournisseurs tels que Cooltutilis, FichierProInfo, Conserver, et plus. De nombreux outils sont gratuits ou peuvent avoir une période d'essai gratuite. Nous vous recommandons d'essayer la version gratuite du kit d'extraction de données pour exporter automatiquement les éléments PST vers le fichier Microsoft Excel..

Comment exporter manuellement un e-mail Outlook vers Excel?

1. 1. Dans Outlook, cliquez sur Fichier puis sélectionnez Ouvert & exportation.
   2. Cliquez Importation/exportation, choisir Exporter vers un fichier et cliquez sur Prochaine bouton.
   3. Choisir Valeurs séparées par des virgules et cliquez sur Prochaine.
   4. Choisissez un dossier contenant les e-mails à exporter, tapez un nom de fichier, et cliquez sur d'accord.
   5. Spécifiez un emplacement pour enregistrer le fichier CSV et cliquez sur Prochaine, puis cliquez sur terminer.