Si vous avez décidé de transférer votre vie de travail à Microsoft Outlook, ce qui est totalement explicable. Il n'y a rien de plus important que les opérations efficaces en matière de notre vie professionnelle. Plus les processus automatisés deviennent, plus il est probable que nos emplois futurs ne seront que d'une routine. Alors, si vous êtes déjà fatigué de l'écriture de courrier électronique inefficace un groupe de personnes, il est grand temps de commencer à utiliser la solution de Microsoft: liste de distribution de perspectives.
Cet article décrit les éléments suivants:
- Comment faire pour créer la liste de distribution dans Outlook
- Conseils sur l'importation liste de distribution dans Outlook
- Pourquoi utiliser Outlook Pour plus d'efficacité?
Pour commencer, laissez-nous définir la liste de distribution de perspectives et point ses caractéristiques uniques. Fondamentalement, il est un groupe de contact qui vous permet d'envoyer un e-mail à plusieurs personnes. Que ce soit votre équipe, le Conseil d'administration, ou même juste un groupe de boursiers, vous ne devez ajouter chaque adresse séparément et cela va vous faire économiser beaucoup de temps.
Comment faire pour créer la liste de distribution dans Outlook
Outlook vous permet d'établir une liste de distribution juste quelques étapes faciles. Selon la version, vous aurez généralement besoin de prendre 6-10 étapes pour ajouter la liste de distribution. toutefois, pour la dernière version que nous avons préparé une liste d'actions pour vous ci-après:
- click “People” on the Navigation Bar, soit une icône ou un mot;
- go to “My Contacts” and choose the folder where the contact group is to be saved. It is easier if you simply select “Contacts”;
- click “New Contact Group” and name it with regard to your needs;
- choose “Add Members” and simply add people from your contact list who you want to see in this very list;
- enregistrer et fermer la fonction.
toutefois, pour cette action à effectuer en moins 5 minutes comme il est décrit, vous devriez avoir tous les contacts dans la base de données du programme. Et si vous ne faites pas? Il est pas un gros problème car il y a un moyen de importer ces fichiers à partir d'Excel ainsi que des différents fichiers de la liste des groupes comme MSG. Vous ne pouvez pas importer directement la liste de distribution à Outlook 2019 mais seulement des contacts dont ceux-ci peuvent faire. Nous expliquons plus en détail le processus d'importation complète.
Si vous avez besoin d'importer des contacts d'abord, nous vous suggérons d'utiliser la vCard à transfert d'Outlook logiciel qui importe facilement VCF (contact virtuel) fichiers dans le fichier PST Outlook ou autonome. Lisez la description de la l'importation de contacts ici la procédure.
Conseils sur l'importation liste de distribution dans Outlook
toutefois, parfois il peut y avoir des défis le long du chemin, donc nous voulons vous expliquer à tous les conseils et astuces pour rendre ce processus aussi lisse que possible. Ci-dessous notre étape par étape sur la façon d'importer un groupe de contact Outlook à partir d'Excel, encore une fois pour les versions les plus récentes du programme:
- choose “File” on the ribbon of the 2013 ou 2016 version du programme;
- procéder à Ouvrir & exportation, à savoir l'importation / exportation fonction;
- dans la fenêtre pop-up avec les options pour les actions à réaliser, select “Import from another program or file” and proceed;
- choose “Comma Separated Values” in the next step which indicates the type of the file to be created;
- sélectionnez le fichier à importer et accorder une attention particulière aux options de duplication. Ceux-ci comprennent le remplacement permettant des doublons avec des articles importés, permettant dupliqué à créer, et aucune importation d'articles en double;
- procéder en choisissant le dossier de destination. La plupart naturellement, it is the “Contacts” one;
- enregistrer et terminer vos actions.
Une fois que vous avez effectué toutes les actions décrites ci-dessus, vous devriez être en mesure de voir les contacts sous l'icône People. Si ce n'est pas, assurez-vous que le fichier choisi était complet. Par exemple, Outlook requiert les têtes de colonne dans la première rangée afin de vérifier ces premiers. Heureusement, vous pouvez modifier le fichier .csv à l'aide d'Excel pour ajouter des noms et d'autres informations manquantes, afin de régler le problème ne sera pas long.
Pourquoi utiliser Outlook Pour plus d'efficacité?
Comme il a déjà décrit, il y a une variété de choses que l'on peut faire pour réduire le nombre de tâches de routine au travail ou à la maison lors de l'utilisation des perspectives. En dehors de l'établissement des listes simples, on peut également créer la liste de distribution partagée qui sera disponible aux autres membres de votre équipe ou même toute l'entreprise. Ceci est une valeur particulière si tous les membres de l'équipe doivent envoyer des e-mails à toute l'équipe comme un gain de temps pour toute l'équipe sont incroyables.
La question la plus importante est que presque tout ce que vous voulez faire dans Outlook est possible et ne prend pas beaucoup de temps. Il vous suffit de faire un peu de lecture et préparations, et une plus grande efficacité est garantie.
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