Pièce jointe de publipostage Outlook

Parfois, vous devrez peut-être envoyer un tas d'e-mails identiques. Si le destinataire voit des dizaines d'adresses dans le champ "À:' champ, ton message a l'air froid et impersonnel. La fusion est un moyen simple de masquer le publipostage en masse. Pour l'un des destinataires, il n'y a tout simplement aucun moyen de détecter d'autres contacts. La fonction est plus pratique que les copies aveugles. En outre, il permet Fusion et publipostage Outlook avec pièce jointe. Voici un guide détaillé pour vous aider à démarrer.

Une fusion peut être appliquée à différentes sorties: e-mails, documents séparés, imprimantes, etc. Cet article va zoomer sur les emails pour transmettre les principes généraux. Les autres catégories sont configurées de la même manière que la pièce jointe de publipostage Outlook. L'objectif peut être atteint de différentes manières et par différents moyens. Les outils tiers améliorent la commodité et offrent des options supplémentaires. mais d'abord, parlons des bases.

Fusion et publipostage avec pièces jointes à partir d'Outlook

Ce chemin vers Fusion et publipostage Outlook est le plus simple. Lorsque tous les destinataires sont déjà dans vos contacts, il est naturel d'utiliser cette liste comme source. Dans l'exemple suivant, nous allons vous montrer comment envoyer un message à un groupe de contacts. Notre email leur demandera de confirmer leurs coordonnées.

Précautions nécessaires

Gardez à l'esprit que le publipostage de masse est généralement mal vu, et votre fournisseur d'accès Internet peut devenir suspect. Pour vous assurer que votre tentative est réussie, en savoir plus sur leurs règles. Le nombre de messages que vous pouvez envoyer sur une période (heure / jour) peut être restreint. toutefois, 100 est un seuil commun. Par conséquent, si tu envoies 99, cela peut difficilement poser des problèmes.

En cas de limitations strictes, il existe encore des moyens de les contourner. Les utilitaires de fusion dédiés avec planification divisent votre correspondance en lots plus petits. Ceux-ci restent sous le radar.

Étape 1: Sélection des destinataires

La procédure commence par le marquage des contacts nécessaires. Faire ça:

1. Dirigez-vous vers le dossier les contenant ('Contacts'). Cela peut être invoqué par CTRL + 3).
2. Choisissez les destinataires ou utilisez le filtrage. Pour le faire rapidement, effectuer une recherche, ou trier par catégorie.

Dans le premier cas, vous pouvez rechercher par un détail que tous ces contacts partagent (par exemple,, Nom de la compagnie). La tâche est un jeu d'enfant. Il est même possible d'effectuer des requêtes avancées. Dans le second cas, vous devez effectuer quelques mouvements pour trier le dossier Contacts selon les critères requis (par exemple,, Nom de la compagnie). La procédure dépend de votre version d'Outlook.

Dans le 2007 édition, suivre la séquence Vue > Vue actuelle > Par catégorie. Dans les versions ultérieures (y compris Office 365), la Vue l'onglet contient l'option Change de vue. Utilisez-le pour définir soit Téléphone ou liste vue. Prochaine, du même Vue onglet, choisir arrangement et Catégories. Ainsi, il n'y a aucune différence entre le publipostage avec pièces jointes Outlook 2013 et publipostage avec pièces jointes Outlook 2016.

Étape 2: Invocation de la fenêtre de publipostage

Dans le 2007 édition, accéder immédiatement à la fonction via Outils. Dans toutes les versions ultérieures, dirigez-vous vers le Maison onglet, choisir Actions, et cliquez sur Fusion et publipostage. Une boîte de dialogue intitulée Contacts de publipostage apparaîtra.

Étape 3: Vérification des options de contact

Maintenant, il est nécessaire de s'assurer que les bons destinataires ont été sélectionnés. Si vous avez déjà filtré les données, aller pour Tous les contacts dans la vue actuelle. Si les destinataires ont été sélectionnés manuellement, choisir Seuls les contacts sélectionnés. Il est possible de fusionner tous les champs de contact ou uniquement ceux de la vue actuelle.

Étape 4: Options de fusion

Ceux-ci peuvent être ajustés au bas de la boîte de dialogue. Dans notre exemple, nous préciserons le type de document comme Lettres types Et mettre Messagerie électronique comme destination de fusion. Vous devez également entrer la ligne d'objet. Il peut être modifié ultérieurement si nécessaire. Pour illustration, supposons que le sujet soit <Vérification des informations de contact>. Concluez avec d'accord. Maintenant, le traitement de texte est convoqué.

Étape 5: Utilisation de Word

Par défaut, le traitement de texte affiche une page vide. Sur le ruban, ouvrez l'onglet intitulé Envois. Dans notre exemple, nous enverrons le même message avec quelques variables. Cela garantit que chaque e-mail a l'air d'avoir été conçu individuellement. Ne t'en fais pas: les variables sont plus faciles à insérer que vous ne le pensez.

Entrez votre message d'accueil

Sur la correspondance officielle, la ligne d'ouverture contient toujours un message d'accueil. Cliquez sur le bouton correspondant en haut, et spécifiez les informations souhaitées. Il existe des modèles (par exemple,, 'Chère'), mais vous pouvez aussi les remplacer par vos propres mots (par exemple,, 'Bonjour'). N'oubliez pas d'inclure un espace après le premier élément. Autrement, il fusionnera avec le nom du destinataire.

Il est également nécessaire de programmer des actions appliquées aux noms de destinataires invalides. Si vous avez choisi «Cher Monsieur. X,»Comme salutation, mais un contact ne comprend pas de nom de famille, le système peut utiliser une salutation impersonnelle (par exemple,, 'À qui cela concerne'). Terminez par «OK». La fenêtre se fermera.

Entrez dans le corps

Maintenant, on peut commencer à taper le corps. Appuyez sur la touche Entrée pour commencer. Dans notre exemple, le texte à saisir est "Voudriez-vous vérifier si les informations suivantes sont valides?". appuyez sur la Entrez touchez à nouveau pour commencer une autre ligne. Ici, nous insérerons l'adresse e-mail de chaque destinataire.

Faire cela, cliquer sur Bloc d'adresse. Le destinataire a déjà été accueilli par son nom, il faut donc éviter les répétitions. Décochez la case Insérez le nom du destinataire dans ce format:. Vous pouvez choisir de supprimer ou de conserver le nom de l'entreprise. Concluez avec d'accord.

Presse Entrez pour changer de ligne. Ici, nous insérerons le numéro de bureau de chaque destinataire. Faire ça, utiliser l'option pour insérer des champs de fusion. Sélectionner Téléphone de travail et Insérer. Fermez la fenêtre et appuyez sur Entrez.

Entrez votre clôture

Maintenant, il est temps de taper en terminant notre message. Entrez quelque chose comme "Nous apprécierons votre réponse rapide. Meilleurs vœux, <votre nom>". Presque fini! Il ne reste plus qu'à prévisualiser le résultat (un message) pour vous assurer qu'il ressemble à ce que vous aviez prévu.

Utilisez le bouton correspondant en haut, et les flèches à sa droite. Ils vous permettent de basculer entre les versions pour différents destinataires. Enfin, nous pouvons envoyer nos emails. Ceci est initié via terminer & Fusionner au sommet. Choisir Envoyer des e-mails… et vérifiez les détails dans la nouvelle boîte de dialogue. Confirmer avec d'accord.

Utiliser Outlook comme source

Dans cet exemple, nous enverrons le même email à plusieurs destinataires. La seule différence est que l'action est programmée via le client de messagerie. La boîte de dialogue sera différente, mais les principes de base sont identiques. Lancez le programme et invoquez l'assistant. Pour ce faire, accédez à «Mailing» et lancez la fusion. Convoquer Assistant de publipostage étape par étape et partir de là.

Vous verrez un panneau spécial sur le côté droit de l'interface. Titré Volet des tâches, il permet le réglage des paramètres. Choisir Messages électroniques comme type de document. Cliquez Prochaine une fois que, et à nouveau dans la boîte de dialogue suivante, car nous entrerons le contenu manuellement.

Les informations de contact sont stockées dans Outlook. Par conséquent, opter pour Sélectionnez parmi les contacts Outlook. Choisissez le dossier contenant les détails de vos destinataires. Ceci est réalisé via Choisissez le dossier Contacts. Vous pouvez voir une invite de profil. Attendez que l'opération se termine.

Vous devrez maintenant marquer les contacts à envoyer par e-mail. La fenêtre Destinataires du publipostage a de nombreuses options de filtrage. Sois patient, comme ça peut être lent. Pour accélérer le processus, vous pouvez utiliser le Rechercher des doublons… fonctionnalité.

Prochaine, entrez le message. Le système propose automatiquement des variables. Prévisualisez le message et envoyez-le. Utilisez le Courrier électronique fonction pour définir les options nécessaires (À: et ligne d'objet:). Finaliser avec d'accord et que l'envoi commence.

Utiliser une autre source

Il est possible de lancer la fusion depuis Word, mais récupérer les coordonnées des bases de données Access, Feuilles Excel, ou une autre source reconnue par le processeur. La procédure est similaire à la deuxième approche. La seule différence est une étape supplémentaire qui garantit que les champs de fusion sont correctement mis en correspondance.

Dans ce scénario, vous suivez les étapes initiales jusqu'à ce que l'assistant soit appelé. Puis, programmez-le pour utiliser une liste qui existe déjà dans votre système. Prochaine, spécifier l'emplacement des données de contact. Parfois, vous devrez peut-être saisir des caractères spéciaux qui séparent les règles et les colonnes. Ceux-ci sont appelés délimiteurs.

Sélectionnez la source, filtrer les contacts si nécessaire, et procéder à l'appariement. A cette étape, les champs de la source correspondent aux champs de publipostage. Cela vous permet d'appliquer des fonctionnalités pratiques telles que Ligne d'accueil. Une fois que Match Champs est cliqué, vous verrez une autre boîte de dialogue facilitant le processus. Cliquez d'accord lorsque vous avez terminé.

Utilisation de la boîte à outils de publipostage

Il est possible d'atteindre l'objectif plus rapidement en utilisant des utilitaires tiers. Ils sont particulièrement utiles pour le publipostage par e-mail avec pièces jointes.

Avec automatisation externe, vous obtenez de nombreuses options utiles. Première, il permet une fusion plus polyvalente avec les pièces jointes. Chaque destinataire peut recevoir une pièce jointe individuelle. Il vous permet également de personnaliser la ligne d'objet, et envoyer des copies ordinaires et aveugles.