Passare a Outlook dal client di posta elettronica corrente può sembrare un'idea stupida, soprattutto se ti senti più o meno a tuo agio con la tua attuale applicazione. Infatti, perché avviare la migrazione se è necessario dedicare molto tempo al trasferimento sicuro dei messaggi di posta elettronica in Outlook, e poi abituarsi a questo client di posta elettronica. Tuttavia, In questo articolo vi offriremo dieci motivi convincenti per passare a Outlook. Leggi insieme per scoprire perché.
La migrazione a Outlook è davvero così complessa?
Esiste una scuola comune di pensiero secondo cui la migrazione da un client di posta elettronica a un altro è un'attività complessa e soggetta a errori. Bene, questo è un mito. Infatti, c'è un rapido modo automatico per trasferire le e-mail dai clienti più popolari tra cui Gmail, Thunderbird o un altro client di posta. Ne parleremo più avanti, ma ora vi presentiamo alcuni argomenti a favore del passaggio a Outlook.
Motivi per eseguire la migrazione a Outlook
1. Migliore organizzazione della posta elettronica
Mentre letteralmente qualsiasi client di posta elettronica sembra gestire correttamente le e-mail, Outlook offre una serie di funzioni estremamente convenienti che semplificano l'uso con grandi volumi di corrispondenza nella posta in arrivo. Per uno, Ci sono cartelle. Sì, sappiamo, Molti client software e di posta elettronica online hanno anche cartelle. Ma a nostro avviso Outlook introduce il modo più naturale per lavorare con loro.
È possibile ordinare i messaggi di posta elettronica tra più cartelle e sottocartelle, Assegnare colori e icone distintivi alle cartelle, e persino filtri di configurazione per facilitare l'organizzazione automatica della posta in arrivo. Ulteriori informazioni sui filtri di seguito.
Un'altra opzione che consente di risparmiare tempo in Outlook è denominata Posta in arrivo focalizzata. Cosa c'è di mirato? Outlook rileva automaticamente i messaggi che sembrano importanti, e ordinarli nella scheda Focalizzato. Tutte le altre e-mail per ad Altri. In questo modo puoi iniziare la giornata dalla scheda Focalizzata, visualizzare e rispondere a e-mail cruciali, e poi passare alla scheda Altro per gestire tutto il resto. O non cambiare, sta a te.
Alcuni client di posta elettronica hanno funzionalità simili, ma Outlook li supera grazie alla praticità e alla semplicità dell'opzione Posta in arrivo focalizzata.
2. Tutti gli strumenti cruciali per il flusso di lavoro in un unico posto
Outlook è più di una semplice applicazione, è l'intero ecosistema, dove hai la tua e-mail, calendario, pianificazione e contatti tutti in un unico posto. Può sembrare un piccolo vantaggio, ma in realtà il passaggio da un'app all'altra o da un servizio all'altro divora in modo invisibile minuto per minuto, con conseguente riduzione della produttività per tutto il giorno.
Con Outlook è tutto organizzato in un unico posto. Immagina una situazione: Si avvia Outlook e si vede nel calendario che è necessario inviare una fattura al contraente oggi stesso. Si fa clic direttamente sull'evento del calendario per aprire i contatti di tale contraente, quindi un altro clic e si inizia a comporre un messaggio al responsabile. pulito. E puoi persino connettere la tua chat di Facebook a Outlook!
Anche, non dimenticare che Outlook funziona su molte piattaforme, dal PC desktop ai dispositivi portatili e agli smartphone, quindi tutti gli strumenti sono a tua disposizione in un dato momento e sono perfettamente sincronizzati su più dispositivi.
3. Integrazione con i sistemi di pianificazione delle camere
Outlook offre funzionalità di integrazione eccezionali anche oltre il desktop. Una delle caratteristiche più apprezzate nell'ambiente aziendale è la capacità di Outlook di integrarsi perfettamente con i sistemi di pianificazione delle camere.
Una pianificazione delle sale consente ai dipendenti di un'azienda di prenotare una sala riunioni o una sala conferenze tramite un'interfaccia software o hardware. Un'interfaccia hardware è in genere un pannello di sensori vicino a quella stanza. Esempi di tali interfacce sono le soluzioni AMX Book o Crestron Room Scheduling.
con Outlook, È possibile pianificare le riunioni nel calendario, e prenotare istantaneamente una stanza quando ne hai bisogno grazie al supporto integrato per i sistemi di pianificazione delle camere.
4. Informazioni di contatto dettagliate
Un contatto in Outlook è più del semplice nome, l'e-mail, e l'indirizzo postale. Una scheda contatto contiene molte altre informazioni. Per esempio, è possibile visualizzare un'immagine del contatto, in modo da correlare facilmente la foto con la persona. Outlook visualizza anche lo stato online di un contatto che consente di entrare in contatto con un collega senza distrarlo dal lavoro corrente.
Per le aziende, campi quali il reparto aziendale e la sede, e l'estensione del numero di telefono consentono di identificare rapidamente un contatto e organizzare una chiamata o una riunione, online o offline.
5. Supporto nativo per Microsoft Exchange
Microsoft Exchange Server è uno standard per i sistemi di posta aziendali. È vero che è possibile far funzionare anche altri client di posta elettronica con MS Exchange, ma Outlook a Microsoft Exchange è come dito in pollice - erano pensati l'uno per l'altro e sono inseparabili.
Cosa significa tale affinità naturale in termini di efficienza aziendale? Un sacco, infatti. Gli utenti possono connettersi facilmente a Exchange con il minimo fastidio. Primo passo: Eseguire Outlook. Passo due:... Oops, non c'è passo due. Anche, tale integrazione senza soluzione di continuità riduce il carico al pubblico IT aziendale e semplifica gli aggiornamenti, Aggiornamenti, manutenzione e quindi riduce al minimo i costi associati alla gestione aziendale della posta elettronica.
6. Outlook e Active Directory collaborano bene
Microsoft Active Directory è un servizio directory per reti di dominio Windows. Insieme a Outlook ed Exchange, comprendono un ecosistema equilibrato progettato per un lavoro fluido e senza sforzo se centinaia e migliaia di utenti in una rete aziendale.
Come se non si può rimuovere una ruota da un'auto e aspettarsi che continui a funzionare come prima, Non è possibile rimuovere Outlook da questo trio. Se vuoi creare una rete Windows aziendale davvero efficiente, Outlook è praticamente l'unica scelta.
7. Collaborazione più semplice
Grazie all'integrazione con Microsoft SharePoint hai diritto a una collaborazione efficiente fin dall'inizio. Cercare i contatti da invitare alla riunione online, inviare inviti e quasi istantaneamente avviare una conferenza. Mentre altre soluzioni di posta elettronica offrono anche alcune funzionalità di collaborazione, è la combinazione Outlook+SharePoint che ha superato 190 milioni di utenti in tutto il mondo.
Se la tua azienda utilizza intensamente la collaborazione nel suo lavoro, È consigliabile passare a Outlook come client di posta principale.
8. Strumenti di categorizzazione per una migliore disposizione delle e-mail
Mentre Gmail si basa principalmente sul suo motore di ricerca, Outlook implementa un, approccio mattone e malta con cartelle, file, e tag del tutto. Questo è molto simile al tuo vero ufficio cartaceo, anche se non sei mai stato in un ufficio in tutta la tua vita. tuttavia, tale organizzazione è davvero conveniente (sostenuto da decine di anni di contabilità cartacea), quindi Outlook è davvero facile da abituare. E non appena lo fai, le cose improvvisamente diventano drasticamente più facili da realizzare. Maggiore produttività, migliore disposizione delle e-mail, lavoro più semplice senza quasi nessuna attività di routine: ecco perché milioni di utenti amano Outlook.
9. Aspetto familiare
Microsoft è di fatto leader nel software per ufficio. Milioni di persone in tutto il mondo usano Microsoft Office o Office 365 prodotti fino in fondo. E Outlook come parte della famiglia Office sembra e si sente molto familiare. Il che a sua volta significa che un utente può iniziare a lavorare con Outlook quasi immediatamente, anche se ha usato un altro client di posta prima. Sicuramente, alcune sfumature e impostazioni possono sembrare un po 'alieno in un primo momento, ma l'esperienza utente complessiva sarà sicuramente liscia e senzahindered.
10. Filtri e regole
Come ultimo motivo per convincerti a passare a Outlook oggi stesso, vogliamo nominare filtri e regole. Outlook offre un modo sorprendentemente potente per ordinare la posta elettronica in arrivo in cartelle. È possibile configurare regole molto avanzate che reindirizzano i messaggi ad altre cassette postali, Alias, e cartelle in base a più criteri, ad esempio il campo Da o A; se ci sono parole specifiche nel Soggetto; nonché regole ancora più complesse con operazioni logiche AND e OR.
Inutile dire che, tale flessibilità consente di avere il controllo della propria produttività. Non sarai sopraffatto dal flusso di e-mail, e può fare meglio il tuo lavoro e sentirsi bene su di esso.
Allora, Come passare facilmente a Outlook?
Abbiamo promesso di mostrarti un modo semplice per migrare a Outlook. Bene, Eccolo: il nostro software Outlook Transfer può aiutarti a eseguire la migrazione a Outlook da una serie di client offline e online più popolari. È possibile controllare lo strumento qui.
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