Come esportare le email da Outlook a Excel

Quando si tratta di client di posta, Outlook è l'ambiente preferito da molte aziende e utenti. È sicuro, versatile, e potente. È possibile archiviare e gestire un grande volume di corrispondenza elettronica e accedere a più account su un server. Tuttavia, ci sono anche alcuni aspetti negativi, ad esempio, alcuni utenti si sentono frustrati quando cercano di esportare le email da MS Outlook.

Sebbene esistano diversi metodi manuali, nessuno di loro è perfetto. Quando ci sono poche informazioni, puoi copiare e incollare email separate in Word o in un altro elaboratore di testo. La formattazione originale potrebbe non essere conservata.

In questo articolo, tratteremo alcuni modi affidabili per trasformare le tue e-mail in fogli di calcolo per Microsoft Excel. Sfortunatamente, non esiste un pulsante magico per esportare automaticamente le e-mail da Outlook a Excel. Potrebbe essere complesso a meno che tu non conosca alcuni trucchi: scoprili di seguito.

Motivi per esportare le email di Outlook

Gli utenti potrebbero voler spostare la propria posta per diversi motivi. Le motivazioni più comuni per esportare le email di Outlook in Microsoft Excel sono le seguenti:

• la necessità di passare a un nuovo server
• la necessità di creare una lista di distribuzione per altre applicazioni
• la necessità di passare da una piattaforma all'altra
• la necessità di condividere le informazioni con un altro utente
• la necessità di un backup.

Quando ti sposti da un sistema all'altro, i dati spesso vengono danneggiati o persi. Il compito di trasferire in Excel non è un gioco da ragazzi, se provi un metodo dubbio, rischi di perdere l'informazione per sempre. Invece di correre rischi inutili, approfitta dei segreti che condividiamo di seguito. Ti mostreremo come copiare e incollare i dati o esportare invece in un file CSV.

Vantaggi dell'importazione in fogli di calcolo

L'esportazione in Microsoft Excel è una delle modalità di trasferimento più affidabili. Il formato del foglio di calcolo ti consente di organizzare le conversazioni in un database. Ti permetterà di trovare vecchi contatti e scambi con parametri diversi come la data del contesto.

Vale la pena considerare anche un foglio di calcolo come opzione di backup. Qualsiasi informazione preziosa da Outlook dovrebbe essere copiata per il richiamo. Presto o tardi, potrebbe essere necessario trovare conversazioni particolari per scopi personali o legali. In caso di guasto del server, se i dati scompaiono (che è uno scenario da incubo!) avrai il file XLS su cui ripiegare.

Come esportare le email di Outlook in Excel

Desideri creare una lista di distribuzione o un rapporto forense?? Ecco il modo migliore per farlo:

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1. Fare clic sul pulsante in alto per scaricare il software Outlook Data Export Kit.
2. Installalo ed eseguilo.
3. Fare clic “Rapporti” e selezionare “Elenco contatti” o “Elenco di indirizzi e-mail dei destinatari” se vuoi generare una lista di distribuzione,
   o
   scegliere “Proprietà e-mail…” se vuoi creare un elenco di email di Outlook all'interno delle loro proprietà.
4. Scegli le opzioni del rapporto ed esegui il rapporto.
5. Apri il file dei risultati in Microsoft Excel o in un altro editor di fogli di calcolo.

Anche Data Extraction Kit per Outlook consente di creare un elenco di account e password di Outlook. Controllalo. Inoltre potresti voler sapere come Importa indirizzi e-mail da Excel a Microsoft Outlook.

Esporta ogni e-mail da una cartella di posta di Outlook in un file Excel/CSV autonomo

Vuoi esportare ogni email da Outlook in un file Excel separato? Bene, il primo modo è aprire manualmente ciascuna email e creare un file Excel corrispondente. Quindi copi ogni email. Questo metodo non richiede alcun software speciale.

Bene, La funzionalità di importazione/esportazione di Outlook non ha la capacità di creare singoli file Excel. Quando esporti, crea un file Excel con tutte le e-mail in un unico posto. Potrebbe essere necessario uno strumento di terze parti in grado di esportare in batch ciascuna email in una cartella di lavoro separata. Includerebbe a “salvataggio in blocco” caratteristica.

Questa funzionalità non è esplicitamente disponibile nel nostro Data Extraction Kit per Outlook. Tuttavia, puoi impostare filtri personalizzati che ti consentono di generare categorie di file specifiche, come “Email con allegati” o “Email senza allegati”. Puoi utilizzare la funzione intervallo di date per ottenere file individuali per ogni giorno, settimana, mese, ecc. È anche possibile generare rapporti forensi utilizzando funzionalità come “contano elementi per la cartella di Outlook”.

Come esportare le email di Outlook in Excel

1. Scarica, installare ed eseguire il software DEKit.
2. Fare clic “Rapporti” pulsante nel pannello superiore.
3. Selezionare “Proprietà email dal profilo Outlook” relazione.
   (In alternativa, è possibile utilizzare invece un secondo report che utilizza il file PST di Outlook).
4. Specificare il percorso e il nome del file Excel in cui si desidera esportare le proprietà di posta elettronica di Outlook.
5. Fare clic “Salva” pulsante.
6. Seleziona il profilo Outlook che desideri utilizzare se il programma te lo richiede.
7. Nella finestra di dialogo successiva seleziona la cartella di Outlook con cui vuoi lavorare.
   Tieni presente che il programma elaborerà anche tutte le cartelle successive se l'opzione corrispondente è abilitata.
8. Fare clic “Fatto” pulsante. Il programma creerà un report.
9. Aprire il file di report creato in Excel per visualizzarne il contenuto.

Come esportare le email in Microsoft Excel utilizzando Outlook

Questa non è scienza missilistica, ma ecco un avvertimento: non aspettarti di mantenere alcuno stile. I dati saranno trasferiti come testo normale con i contatti, e tutti i collegamenti saranno di base. Non ci sono eccezioni o soluzioni alternative qui, né su Windows né su Mac. Se hai davvero bisogno di preservare l'aspetto delle email originali, salvali invece come HTML. Altrimenti, segui questa procedura:

1. Apri l'app Microsoft Outlook.
2. Vai al menu File.
3. Scegli la funzione per l'apertura e l'esportazione.
4. Seleziona "Importa/Esporta" per trovare "Esporta in un file".
   
5. Specifica che devi creare un file per Excel (Csv), non un file PST.
6. Scegli tra le cartelle disponibili in cui è possibile salvare il file.
7. Metti un segno di spunta accanto all'opzione di esportazione "Messaggi di posta".
8. Modifica i campi personalizzati della mappa se necessario.
9. Concludi facendo clic su "Fine".
10. Chiudi il client Outlook.

Dopo aver fatto clic su "Fine", tutti i tuoi messaggi atterreranno nel file appena creato: controlla la cartella per assicurarti. Nota che entrambi i formati Microsoft Excel sono adatti.

Come aprire un file CSV

Nel caso del CSV (valori separati da virgola) formato, puoi migrare a un foglio di calcolo in seguito altrettanto facilmente. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse sul file CSV esportato, e scegli "Apri con..." — Excel nel menu contestuale. Il file si aprirà nel programma, così puoi salvarlo come formato di file XLS.

Il modo diretto per estrarre i dati dalle e-mail di Microsoft Outlook

Puoi spostare tutte le tue email da Outlook 2016 o un'altra versione su Windows o Mac in blocco. Non è necessario esportare prima i dati in un file autonomo. Ecco come eseguire rapidamente il lavoro tramite copia e incolla:

1. Apri Outlook e accedi alla vista Posta.
2. Aprire la cartella il cui contenuto deve essere trasferito.
3. Copia tutte le email con o senza testo (vedi il suggerimento qui sotto).
4. Apri MS Excel.
5. Crea un nuovo foglio di calcolo.
6. Inserisci le email copiate: seleziona la cella A1 e incolla usando lo standard "Ctrl" + V'/'Comando + Comando V' per esportare le email di Outlook.
7. Salva il file. sul tuo dispositivo Windows o Mac.

Come copiare le email per Microsoft Excel (Fare un passo 3)

Esistono due modi per importare le email in qualsiasi versione, incluso Outlook 2013 — con o senza il loro testo. Per preservare i contenuti, segui tutti i passaggi sottostanti. Per esportare senza di loro, inizia dal passo 6.

Fai quanto segue:

1. Disattiva la modalità Riquadro di lettura di Outlook tramite il menu "Visualizza".
   
2. Mentre sei ancora in Vista, fai clic sull'opzione Aggiungi colonne.
3. La nuova casella denominata Mostra colonne ti consente di selezionare colonne da "Tutti i campi di posta". Scegli questa opzione.
4. Nell'elenco "Colonne disponibili", contrassegnare "Messaggio".
5. Finalizza facendo clic su "Aggiungi" e "OK".
6. Evidenzia l'intero contenuto della casella di posta nella cartella aperta.
7. Copia i dati di Outlook usando il "Ctrl" + C' comando.

Esporta email da Outlook a Excel con data e ora

se è necessario conservare i dettagli di data e ora, usa la copia & metodo incolla. Il sistema Outlook ti consentirà di visualizzare le e-mail da un intervallo di dati specifico. Il metodo è simile alla normale copia diretta. Ecco cosa fare:

1. Andare per la barra di ricerca di Outlook 2010 o di qualsiasi altra versione.
2. Inserisci le due date definendo la gamma.
3. Fare clic 'Accedere'.
4. Evidenzia le email con l'intervallo di date (usa il suggerimento per Step 3 sopra).
5. Copia la selezione (Ctrl + C).
6. Aperto MS Excel.
7. Inserisci i dati copiati in un foglio di calcolo vuoto (Ctrl + In).

Complimenti! Ora i messaggi con i parametri temporali specificati sono atterrati nel tuo foglio di calcolo. Non è necessario cercare cartelle sul nostro dispositivo: basta copiare e incollare direttamente! Questo metodo di base viene utilizzato per tipi specifici di lavoro analitico. Nota che non genera un file CSV esportato, invece, salvi i fogli di calcolo dopo aver incollato i dati. Ora sai come esportare le email di Outlook in Excel con data e ora.

Parole finali

Questi sono i modi più comuni per trasferire i dati della posta da Outlook 2019 ed edizioni precedenti in Excel. Se uno o entrambi i sistemi sono su Macintosh, la sequenza è simile. Se hai bisogno di trasferire fisicamente il file CSV su un altro computer, utilizzare qualsiasi memoria esterna o salvarla su un cloud. Puoi anche inviarlo via email al tuo indirizzo per Mac.

Se hai bisogno di backup, puoi anche esportare le email di Outlook in un file PST autonomo. Salvalo in un luogo sicuro. Non conterrà solo i messaggi, ma anche i tuoi contatti, compiti, e incarichi. Puoi anche trasferire le email da altri client di posta direttamente in Outlook con uno speciale convertitore che genera PST. I dati possono essere scaricati in un file separato o inseriti direttamente nel tuo profilo attivo in Outlook.

Domande frequenti

Come posso esportare più e-mail da Outlook a Excel?

Esistono due modi popolari per esportare le e-mail di Outlook. Il primo modo consiste nell'usare la funzione di importazione/esportazione disponibile nell'app desktop di Outlook, poiché la funzione non è disponibile nella versione Web di Outlook. La procedura guidata di esportazione offre suggerimenti durante l'esportazione di un file. Ma prendi nota di due impostazioni principali. Assicurati di selezionare “Esporta in un file” e scegli il formato del file come “Csv” invece di .pst. Quest'ultimo formato viene utilizzato principalmente come file di backup o per caricare e-mail su un altro account Outlook. Piuttosto che usare la funzione integrata, il secondo metodo consiste nell'utilizzare una soluzione di terze parti che può estrarre le email da Outlook in un formato supportato da excel, come .xlsx. Puoi utilizzare il nostro Software del kit di esportazione dei dati in quanto offre un'intuitiva procedura guidata di esportazione e supporta più formati.

Come faccio a copiare e incollare più indirizzi e-mail da Outlook a Excel?

Ci sono diversi modi per farlo. Per gli indirizzi e-mail archiviati in Distribuzione o Gruppi, avvia Outlook e seleziona Contatti. Abilita l'opzione Elenco per vedere i contatti disponibili e tieni premuto il pulsante CTRL e fai clic sulle singole e-mail per copiarle. Copia e incolla i contatti nella cartella di lavoro di Excel. in secondo luogo, puoi esportare manualmente gli indirizzi e-mail di Outlook utilizzando la funzione Importa/Esporta. Quando si esporta come file, scegli Valori separati da virgola e scegli Contatti. In terzo luogo, è possibile utilizzare a kit di estrazione dati software in grado di estrarre automaticamente i contatti dai file PST.

Posso esportare le mie intere e-mail di Outlook?

Sì, se hai intenzione di importare le e-mail di Outlook in un altro account dallo stesso provider di servizi di posta elettronica, puoi usare la funzione Importa/Esporta. Nella procedura guidata di esportazione, scegliere “File di dati di Outlook .pst) come formato. Il passo successivo è abbastanza facile. Seleziona la cartella da cui esportare, per esempio, Posta in arrivo o Posta inviata. L'unico svantaggio di questo metodo è che non offre formati flessibili. Il il modo migliore per salvare le email da Outlook che è più robusto e flessibile è l'utilizzo di uno strumento di estrazione dati.

Posso estrarre i dati da un allegato di Excel?

Sì, è possibile analizzare i dati dai file Excel allegati. Ma dovrai utilizzare un'integrazione di terze parti con una funzione di analisi. Molti utenti utilizzano Power Automate (precedentemente Microsoft Flow). Possono analizzare i dati ed eseguire funzioni automatizzate aggiuntive come l'aggiunta dei dati a un database centrale. Power Automate non è l'unico strumento che offre questa funzione. Ci sono molte altre integrazioni di terze parti.

Posso collegare Outlook a Excel?

Sì, gli utenti possono creare un bridge che consente loro di inviare automaticamente e-mail automatizzate da Outlook a Excel. Tuttavia, non esiste una funzione nativa per farlo. Gli utenti devono trovare soluzioni esterne fornite da Microsoft come Power Automate o altre integrazioni di terze parti da provider come Zaiper, Automate.io, ecc.

Posso convertire un file PST in Excel?

Sì, è possibile convertire PST, un formato utilizzato da Microsoft Outlook per memorizzare le sue informazioni, in un file Excel che supporta righe e colonne. Per questa operazione, è necessario trovare uno strumento di conversione. Ci sono molti strumenti sul mercato di fornitori come Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, e altro ancora. Molti strumenti sono gratuiti o possono avere un periodo di prova gratuito. Ti consigliamo di provare la versione gratuita di Data Extraction Kit per esportare automaticamente gli elementi PST nel file di Microsoft Excel.

Come esportare manualmente un'e-mail di Outlook in Excel?

1. 1. In Outlook fare clic su file quindi selezionare Aperto & Esportazione.
   2. Fare clic Importazione/esportazione, scegliere Esporta in un file e cliccare su Prossimo pulsante.
   3. Scegliere valori separati da virgola fare clic su Prossimo.
   4. Scegli una cartella contenente le email da esportare, digitare un nome file, fare clic su Ok.
   5. Specificare una posizione in cui salvare il file CSV e fare clic Prossimo, quindi fare clic su finire.