Come esportare le email da Outlook a Excel

Quando si tratta di client di posta, molte aziende e utenti preferiscono Outlook per la sua sicurezza, versatilità e potenza. Consente agli utenti di archiviare e gestire grandi volumi di corrispondenza e di accedere a più account su un unico server. Tuttavia, ci sono anche alcuni svantaggi, compreso il fatto che alcuni utenti trovano frustrante esportare le email da MS Outlook.

Sebbene siano disponibili diversi metodi manuali, nessuno di loro è perfetto. Una potenziale soluzione è copiare e incollare singole e-mail in un programma di elaborazione testi, anche se ciò potrebbe non sempre preservare la formattazione originale.

In questo articolo, forniremo una serie di metodi affidabili per convertire le e-mail in fogli di calcolo Microsoft Excel. Sfortunatamente, non esiste un modo automatico per esportare le email da Outlook a Excel. Il processo può essere complesso a meno che tu non abbia familiarità con alcuni trucchi, che spiegheremo di seguito.

Vantaggi dell'esportazione delle email di Outlook

Esistono diversi motivi per cui gli utenti potrebbero voler esportare le proprie e-mail di Outlook in Microsoft Excel. Le motivazioni più comuni per farlo sono:

• la necessità di passare a un nuovo server
• la necessità di creare una lista di distribuzione per altre applicazioni
• la necessità di passare da una piattaforma all'altra
• la necessità di condividere le informazioni con un altro utente
• la necessità di un backup.

Quando si passa da un sistema all'altro, i dati spesso vengono danneggiati o persi. Il processo di trasferimento dei dati in Excel può essere impegnativo, e c'è il rischio di perdere informazioni se il metodo non è corretto. Invece di correre rischi, si consiglia di utilizzare i metodi descritti di seguito, che implicano il copiare e incollare dati o l'esportazione in un file CSV.

I vantaggi dell'importazione nei fogli di calcolo sono numerosi

L'esportazione in Microsoft Excel è una delle modalità di trasferimento più affidabili. Il formato del foglio di calcolo consente di organizzare le conversazioni in un database, permettendoti di trovare vecchi contatti e scambi in base a diversi parametri come la data del contesto.

Vale la pena considerare anche un foglio di calcolo come opzione di backup. Qualsiasi informazione preziosa da Outlook dovrebbe essere copiata per il richiamo, poiché ad un certo punto potresti aver bisogno di trovare conversazioni particolari per scopi personali o legali. In caso di guasto del server, il file XLS fornisce una soluzione di backup, mitigando il rischio di perdita di dati.

Come esportare le email di Outlook in Excel

Esaminiamo il processo di esportazione dei messaggi di Outlook in un foglio di lavoro Excel, nonché come creare una lista di distribuzione da indirizzi e-mail o contatti di Outlook. Potresti anche trovare utili i seguenti passaggi durante la creazione di rapporti forensi via email. Fare clic sul pulsante in basso per scaricare il software Outlook Data Export Kit, quindi installarlo ed eseguirlo.

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Per esportare i messaggi di Outlook in Excel:

1. Click on the ‘Reports’ button, che puoi trovare nel menu in alto.
2. Select the ‘Email properties…’ option.
3. Scegli le opzioni del report ed esegui il report.

Per generare una lista di distribuzione:

1. Click “Reports” button and choose “Contacts listing” or “List of recipient email addresses” if you want to generate a distribution list,
2. Scegli le opzioni del rapporto ed esegui il rapporto.
3. Apri il file dei risultati in Microsoft Excel o in un altro editor di fogli di calcolo.

In aggiunta, il Data Extraction Kit per Outlook consente la creazione di un elenco di account e password di Outlook. Ti invitiamo a esplorare questa funzionalità.
Inoltre potresti voler sapere come Importa indirizzi e-mail da Excel a Microsoft Outlook.

Esporta ogni e-mail da una cartella di posta di Outlook in un file Excel/CSV autonomo

Se hai bisogno di esportare email da Outlook a Excel, puoi farlo manualmente aprendo ciascuna email e creando un file Excel corrispondente. Questo metodo non richiede alcun software speciale. Tuttavia, va notato che la funzionalità di importazione/esportazione di Outlook non consente la creazione di singoli file Excel. Quando esporti, crea un file Excel contenente tutte le e-mail.

Se hai bisogno di esportare le email in modo più organizzato, potresti trovare utile uno strumento di terze parti in grado di esportare in batch ciascuna email in una cartella di lavoro separata. These tools generally include a “bulk save” feature. Il nostro kit di estrazione dati per Outlook non dispone di questa funzionalità, ma puoi impostare filtri personalizzati che ti consentono di generare categorie di file specifiche, such as “Emails with attachments” or “Emails without attachments”. Puoi anche utilizzare la funzione intervallo di date per ottenere singoli file per ogni giorno, settimana, mese, ecc. Forensic reports can also be generated using features such as “Items count per Outlook folder”.

Come esportare le email di Outlook in Excel

1. Scarica, installare ed eseguire il software DEKit.
2. Click the “Reports” button in the top panel.
3. Selezionare "Proprietà email dal profilo Outlook” report.
   (In alternativa, è possibile utilizzare invece un secondo report che utilizza il file PST di Outlook).
4. Specificare il percorso e il nome del file Excel in cui si desidera esportare le proprietà di posta elettronica di Outlook.
5. Fare clic sul pulsante "Salva"..
6. Seleziona il profilo Outlook che desideri utilizzare se il programma te lo richiede.
7. Nella finestra di dialogo successiva seleziona la cartella di Outlook con cui vuoi lavorare.
   Tieni presente che il programma elaborerà anche tutte le cartelle successive se l'opzione corrispondente è abilitata.
8. Click the “Done” button. Il programma creerà un report.
9. Aprire il file di report creato in Excel per visualizzarne il contenuto.

Come esportare le email in Microsoft Excel utilizzando Outlook

Tieni presente che questo processo è relativamente semplice, ci sono alcune considerazioni importanti da tenere a mente. in primo luogo, è fondamentale comprendere che i dati verranno trasferiti in formato testo semplice, inclusi contatti e collegamenti di base. Non ci sono eccezioni a questa regola, indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando un dispositivo Windows o Mac. Se preservare l’aspetto dell’e-mail originale è una priorità, ti consigliamo di salvarlo come HTML. Altrimenti, si prega di seguire la procedura descritta:

1. Apri l'app Microsoft Outlook.
2. Vai al menu File.
3. Scegli la funzione per l'apertura e l'esportazione.
4. Seleziona "Importa/Esporta" per trovare "Esporta in un file".
   
5. Specifica che devi creare un file per Excel (Csv), non un file PST.
6. Scegli tra le cartelle disponibili in cui è possibile salvare il file.
7. Metti un segno di spunta accanto all'opzione di esportazione "Messaggi di posta".
8. Modifica i campi personalizzati della mappa se necessario.
9. Concludi facendo clic su "Fine".
10. Chiudi il client Outlook.

Dopo aver fatto clic su "Fine", tutti i tuoi messaggi atterreranno nel file appena creato: controlla la cartella per assicurarti. Nota che entrambi i formati Microsoft Excel sono adatti.

Come aprire un file CSV

Nel caso del CSV (valori separati da virgola) formato, puoi facilmente migrare a un foglio di calcolo. Fare così, right-click the exported CSV file and select ‘Open with…’ from the context menu. Il file verrà quindi aperto in Excel, dove puoi salvarlo come formato file XLS.

Il modo diretto per estrarre i dati dalle e-mail di Microsoft Outlook

È possibile trasferire tutte le email da Outlook 2016 o qualsiasi altra versione su un computer Windows o Mac in blocco. Non è necessario esportare prima i dati in un file autonomo. Le seguenti istruzioni ti consentiranno di completare rapidamente l'attività tramite copia e incolla:

1. Apri Outlook e accedi alla vista Posta.
2. Aprire la cartella il cui contenuto deve essere trasferito.
3. Copia tutte le email con o senza testo (vedi il suggerimento qui sotto).
4. Apri MS Excel.
5. Crea un nuovo foglio di calcolo.
6. Inserisci le email copiate: seleziona la cella A1 e incolla usando lo standard "Ctrl" + V'/'Comando + Comando V' per esportare le email di Outlook.
7. Salva il file. sul tuo dispositivo Windows o Mac.

Come copiare le email per Microsoft Excel (Fare un passo 3)

Esistono due metodi per importare le email in qualsiasi versione, compreso Outlook 2013, con o senza testo. Per preservare i contenuti, si prega di seguire tutti i passaggi seguenti. Per esportare senza testo, per favore inizia dal passaggio 6.

Fai quanto segue:

1. Disattiva la modalità Riquadro di lettura di Outlook tramite il menu "Visualizza".
   
2. Mentre sei ancora in Vista, fai clic sull'opzione Aggiungi colonne.
3. La nuova casella denominata Mostra colonne ti consente di selezionare colonne da "Tutti i campi di posta". Scegli questa opzione.
4. Nell'elenco "Colonne disponibili", contrassegnare "Messaggio".
5. Finalizza facendo clic su "Aggiungi" e "OK".
6. Evidenzia l'intero contenuto della casella di posta nella cartella aperta.
7. Copia i dati di Outlook usando il "Ctrl" + C' comando.

Esporta email da Outlook a Excel con data e ora

se è necessario conservare i dettagli di data e ora, usa la copia & metodo incolla. Il sistema Outlook ti consentirà di visualizzare le e-mail da un intervallo di dati specifico. Il metodo è simile alla normale copia diretta. Ecco cosa fare:

1. Andare per la barra di ricerca di Outlook 2010 o di qualsiasi altra versione.
2. Inserisci le due date definendo la gamma.
3. Fare clic 'Accedere'.
4. Evidenzia le email con l'intervallo di date (usa il suggerimento per Step 3 sopra).
5. Copia la selezione (Ctrl + C).
6. Aperto MS Excel.
7. Inserisci i dati copiati in un foglio di calcolo vuoto (Ctrl + In).

Complimenti! I messaggi con i parametri temporali specificati sono stati ora aggiunti al tuo foglio di calcolo. Non è necessario cercare alcuna cartella sul nostro dispositivo: basta copiare e incollare direttamente. Questo metodo di base viene utilizzato per tipi specifici di lavoro analitico. Tieni presente che non genera invece un file CSV esportato, salvi i fogli di calcolo dopo aver incollato i dati. Ora sai come esportare le email di Outlook in Excel con data e ora.

Parole finali

I metodi più comuni per trasferire i dati di posta da Outlook 2019 e le edizioni precedenti di Excel sono descritte di seguito. Se uno o entrambi i sistemi sono Macintosh, la sequenza è simile. Se è necessario trasferire fisicamente il file CSV su un altro computer, puoi utilizzare qualsiasi memoria esterna o salvarla su un cloud. Puoi anche inviarlo via email al tuo indirizzo per Mac.

Se hai bisogno di un backup, puoi anche esportare le e-mail di Outlook in un file PST autonomo e salvarlo in un luogo sicuro. Il software conterrà non solo i messaggi, ma anche i tuoi contatti, compiti e incarichi. Puoi anche trasferire le email da altri client di posta direttamente in Outlook utilizzando uno speciale convertitore che genera file PST. I dati possono essere scaricati in un file separato o inseriti direttamente nel tuo profilo attivo in Outlook.

Domande frequenti

Come posso esportare più e-mail da Outlook a Excel?

Esistono due modi popolari per esportare le e-mail di Outlook. Il primo modo consiste nell'usare la funzione di importazione/esportazione disponibile nell'app desktop di Outlook, poiché la funzione non è disponibile nella versione Web di Outlook. La procedura guidata di esportazione offre suggerimenti durante l'esportazione di un file. Ma prendi nota di due impostazioni principali. Make sure to select “Export to a file” and choose the file format as “CSV” instead of .pst. Quest'ultimo formato viene utilizzato principalmente come file di backup o per caricare e-mail su un altro account Outlook. Piuttosto che usare la funzione integrata, il secondo metodo consiste nell'utilizzare una soluzione di terze parti che può estrarre le email da Outlook in un formato supportato da excel, come .xlsx. Puoi utilizzare il nostro Software del kit di esportazione dei dati in quanto offre un'intuitiva procedura guidata di esportazione e supporta più formati.

Come faccio a copiare e incollare più indirizzi e-mail da Outlook a Excel?

Ci sono diversi modi per farlo. Per gli indirizzi e-mail archiviati in Distribuzione o Gruppi, avvia Outlook e seleziona Contatti. Abilita l'opzione Elenco per vedere i contatti disponibili e tieni premuto il pulsante CTRL e fai clic sulle singole e-mail per copiarle. Copia e incolla i contatti nella cartella di lavoro di Excel. in secondo luogo, puoi esportare manualmente gli indirizzi e-mail di Outlook utilizzando la funzione Importa/Esporta. Quando si esporta come file, scegli Valori separati da virgola e scegli Contatti. In terzo luogo, è possibile utilizzare a kit di estrazione dati software in grado di estrarre automaticamente i contatti dai file PST.

Posso esportare le mie intere e-mail di Outlook?

Sì, se hai intenzione di importare le e-mail di Outlook in un altro account dallo stesso provider di servizi di posta elettronica, puoi usare la funzione Importa/Esporta. Nella procedura guidata di esportazione, choose “Outlook Data File .pst) come formato. Il passo successivo è abbastanza facile. Seleziona la cartella da cui esportare, per esempio, Posta in arrivo o Posta inviata. L'unico svantaggio di questo metodo è che non offre formati flessibili. Il il modo migliore per salvare le email da Outlook che è più robusto e flessibile è l'utilizzo di uno strumento di estrazione dati.

Posso estrarre i dati da un allegato di Excel?

Sì, è possibile analizzare i dati dai file Excel allegati. Ma dovrai utilizzare un'integrazione di terze parti con una funzione di analisi. Molti utenti utilizzano Power Automate (precedentemente Microsoft Flow). Possono analizzare i dati ed eseguire funzioni automatizzate aggiuntive come l'aggiunta dei dati a un database centrale. Power Automate non è l'unico strumento che offre questa funzione. Ci sono molte altre integrazioni di terze parti.

Posso collegare Outlook a Excel?

Sì, gli utenti possono creare un bridge che consente loro di inviare automaticamente e-mail automatizzate da Outlook a Excel. Tuttavia, non esiste una funzione nativa per farlo. Gli utenti devono trovare soluzioni esterne fornite da Microsoft come Power Automate o altre integrazioni di terze parti da provider come Zaiper, Automate.io, ecc.

Posso convertire un file PST in Excel?

Sì, è possibile convertire PST, un formato utilizzato da Microsoft Outlook per memorizzare le sue informazioni, in un file Excel che supporta righe e colonne. Per questa operazione, è necessario trovare uno strumento di conversione. Ci sono molti strumenti sul mercato di fornitori come Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, e altro ancora. Molti strumenti sono gratuiti o possono avere un periodo di prova gratuito. Ti consigliamo di provare la versione gratuita di Data Extraction Kit per esportare automaticamente gli elementi PST nel file di Microsoft Excel.

Come esportare manualmente un'e-mail di Outlook in Excel?

1. 1. In Outlook fare clic su file quindi selezionare Aperto & Esportazione.
   2. Fare clic Importazione/esportazione, scegliere Esporta in un file e cliccare su Prossimo pulsante.
   3. Scegliere valori separati da virgola fare clic su Prossimo.
   4. Scegli una cartella contenente le email da esportare, digitare un nome file, fare clic su Ok.
   5. Specificare una posizione in cui salvare il file CSV e fare clic Prossimo, quindi fare clic su finire.