Come trovare vecchie email in Outlook: La guida completa

Prospettiva, uno dei client di posta elettronica più popolari, è ampiamente utilizzato da privati ​​e aziende per gestire le proprie comunicazioni e-mail. Col tempo, l'enorme volume di e-mail ricevute e inviate può diventare travolgente, rendendo difficile individuare le vecchie email.

Se usi Microsoft Outlook per gestire la tua posta elettronica, potrebbe essere necessario trovare vecchi messaggi di posta elettronica. Questo può essere difficile se non sai dove cercare o quali criteri di ricerca utilizzare. Può anche essere una sfida se elimini regolarmente le tue email. Fortunatamente, Outlook offre diverse funzionalità e tecniche che possono aiutare gli utenti a trovare i vecchi messaggi di posta elettronica in modo rapido ed efficiente. In questo articolo, esploreremo vari metodi per aiutarti a individuare le email più vecchie e come trovare le vecchie email in Outlook e Office 365 utilizzando metodi diversi.

Perché non riesco a trovare le mie vecchie email in Outlook?

Se sei un ufficio 365 utente, ci sono buone probabilità che tu stia utilizzando l'app desktop di Outlook. E se stai usando Outlook, è probabile che tu non veda tutte le tue email.

Questo perché la visualizzazione predefinita per Outlook mostra solo le e-mail delle ultime due settimane. Per vedere la vecchia posta, dovrai modificare le impostazioni di visualizzazione.

Ci sono molti altri motivi per cui potresti non essere in grado di trovare le tue vecchie email in Outlook. Una possibilità è che tu li abbia cancellati accidentalmente. Per verificare se questo è il caso, vai alla cartella Posta eliminata e controlla se sono presenti. Se sono, puoi spostarli di nuovo nella Posta in arrivo.

Un'altra possibilità è che tu l'abbia archiviato le tue vecchie email. Outlook archivia automaticamente le e-mail oltre una certa età, e puoi archiviare manualmente le email da solo.

Per verificare se le tue email sono state archiviate, vai alla cartella Archivio e vedi se sono lì. Se sono, puoi spostarli di nuovo nella Posta in arrivo.

Come trovare vecchie e-mail nel client di posta elettronica di Outlook

Metodi per trovare vecchie email in Outlook

1. • Utilizzando la funzione di ricerca: Il modo più rapido e conveniente per trovare vecchie email in Outlook è utilizzare la funzione di ricerca integrata. Per accedere a questa funzionalità, fare clic sulla casella di ricerca situata nella parte superiore della finestra di Outlook. Puoi inserire parole chiave correlate all'email che stai cercando, come il nome del mittente, soggetto, o contenuti specifici. Outlook visualizzerà un elenco di email corrispondenti in base ai criteri di ricerca, consentendo di individuare facilmente il messaggio desiderato.
   • Utilizzo dei filtri: Outlook include opzioni di filtro avanzate che consentono agli utenti di restringere i risultati della ricerca in base a parametri specifici. Per accedere a questi filtri, fare clic sulla casella di ricerca come menzionato in precedenza, e quindi fare clic su “Ricerca” scheda visualizzata nella barra multifunzione. Qui, puoi filtrare le email in base a criteri come la data, mittente, soggetto, o allegati. Specificando i rispettivi parametri, puoi affinare la ricerca e trovare rapidamente le vecchie email richieste.
   • Ordinamento delle email per data: Ordinare le email per data può essere un modo efficace per individuare le email più vecchie in Outlook. Per impostazione predefinita, Outlook visualizza i messaggi di posta elettronica nell'ordine in cui sono stati ricevuti o inviati, con le email più recenti in alto. Per invertire l'ordine e visualizzare prima le email più vecchie, clicca sul “Ricevuto” o “Inviato” intestazione di colonna. Questo riordino semplifica l'individuazione delle e-mail da un particolare periodo di tempo o intervallo di date.
   • Utilizzo di cartelle e sottocartelle: Organizzare le email in cartelle e sottocartelle è un altro metodo utile per trovare vecchie email. Creando cartelle basate su categorie o progetti specifici, puoi ordinare e archiviare le email pertinenti di conseguenza. Per creare una nuova cartella, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tua casella di posta o su una cartella esistente, selezionare “Nuova cartella,” e fornirgli un nome. Una volta create le cartelle, puoi spostare manualmente le email nelle rispettive cartelle. Da questa parte, puoi navigare rapidamente nella posizione desiderata e recuperare le email più vecchie quando necessario.
   • Archiviazione delle email: Archiviare le email è un modo efficace per mettere ordine nella tua casella di posta pur mantenendo l'accesso ai messaggi più vecchi. Outlook fornisce una funzionalità di archiviazione automatica che sposta automaticamente i messaggi di posta elettronica più vecchi in una cartella di archivio in base a criteri specifici definiti dall'utente. Per abilitare l'archiviazione automatica, Vai a “file,” poi “Opzioni,” seguito da “Avanzate.” Qui, è possibile impostare le preferenze di archiviazione, compreso il periodo di archiviazione. Una volta configurato, Outlook sposterà le email più vecchie dalla tua casella di posta nella cartella Archivio.

Utilizzo delle cartelle di ricerca

Se stai utilizzando Outlook sul tuo computer Windows, puoi cercare le email precedenti nella versione installata di Microsoft Outlook configurata per inviare e ricevere Office 365 e-mail. Questo metodo funziona se non hai già eliminato la vecchia posta e i dati che devi individuare.

Per individuare le email di cui hai bisogno, primo, vai al “Cartella” scheda del menu e fare clic “Cartella Nuova ricerca”. Nelle moderne versioni di Outlook è sufficiente fare clic “Cartelle di ricerca” e poi “Cartella Nuova ricerca…” articolo.

Nel “Cartella Nuova ricerca” finestra, scorri verso il basso fino a “Organizzare la posta” sezione e fare clic “Vecchia posta”.

Una volta che hai fatto questo, sarai in grado di scegliere fino a che punto desideri localizzare i dati (es, due settimane, un mese, tre mesi, sei mesi, o un anno).

Dopo aver effettuato la selezione, clic “Ok”, e la ricerca avrà inizio.

Poi, torna alla finestra principale (che eri acceso prima di aprire il “Cartella Nuova ricerca” opzione) per visualizzare i tuoi risultati, che verrà visualizzato in una cartella separata.

Da li, puoi trascinare e rilasciare i messaggi di posta elettronica nella Posta in arrivo (o ovunque tu voglia conservarli).

Puoi anche salvare questa ricerca come visualizzazione personalizzata che potrai utilizzare di nuovo in futuro facendo clic su “Salva come” pulsante.

Come abbiamo accennato, questo non è un metodo per trovare i messaggi di posta elettronica che sono stati eliminati in modo permanente. Se desideri recuperare gli elementi eliminati, dovrai imparare come trovare vecchie email cancellate in Outlook.

Utilizzo dell'opzione Ricerca avanzata degli strumenti di ricerca

Outlook dotato di una funzione di ricerca avanzata multicriterio. Questa funzionalità era nell'accesso rapido nelle versioni precedenti di Outlook, tuttavia, potrebbe essere necessario abilitarlo di proposito se non è presente alcuna scheda Cerca nella barra multifunzione di Outlook. Ecco come farlo:

1. 1. Fare clic con il tasto destro sulla barra multifunzione di Outlook e scegliere “Personalizza il nastro” nell'elenco delle opzioni.
      * – in alternativa puoi usare il menu File > Opzioni
   2. Nel “Scegli il comando da:” elenco scegli il “Schede degli strumenti” articolo.
   3. Individuare il “Strumenti di ricerca” intestazione sotto e fare clic “Ricerca” articolo.
   4. Fare clic “Aggiungere” pulsante.
   5. Infine clicca “Ok” pulsante per salvare le modifiche.

Ora potresti vedere il “Ricerca” scheda nella barra multifunzione di Outlook. Fare clic per visualizzare le opzioni di ricerca disponibili.

È possibile utilizzare l'opzione Strumenti di ricerca per avviare il file “Ricerca avanzata” motore in cui è possibile cercare le e-mail di Outlook in base a più criteri.

In alternativa è possibile utilizzare l'helper di Outlook (il campo di ricerca “Dimmi cosa vuoi fare”) per un rapido accesso al Strumenti di ricerca o per lanciare il Ricerca avanzata.
Fare clic nel campo helper o premere Alt+Q scorciatoia e digitare il nome dell'opzione desiderata, quindi fai clic per avviarlo.

Come recuperare vecchie email da Microsoft Exchange Server

I servizi di posta elettronica di Microsoft Exchange sono un popolare server di posta utilizzato dalle aziende. Se sei un utente di Exchange Server, potresti essere in grado di recuperare vecchie email dal server stesso.

Per trovare le vecchie email di Outlook in questo modo, i passi sono come segue:

1. Apri Microsoft Outlook e fai clic su “file” linguetta.
2. Poi, selezionare “Impostazioni dell'account”.
3. Prossimo, fai doppio clic sul tuo account Exchange per aprire il “Cambia account” finestra.
4. Nel “Cambia account” finestra, andare al “Più configurazioni” scheda e fare clic su “Avanzato” pulsante. Questo aprirà il “Ricerca avanzata” finestra.
5. Puoi cercare le vecchie email per data, mittente, destinatario, soggetto, o altri criteri.
6. Una volta trovate le email che stai cercando, puoi spostarli nella tua Posta in arrivo (o ovunque tu voglia conservarli).

Potresti anche esporta la cassetta postale di Exchange in un file PST.

Controlla la modalità di scambio della cache

La modalità Cache Exchange è una funzionalità di Outlook che archivia una copia della cassetta postale di Exchange sul computer. Questo può essere utile se vuoi accedere alle tue e-mail offline o se vuoi migliorare le prestazioni.

Tuttavia, la modalità Cache Exchange può anche impedirti di vedere le tue email più recenti. Per verificare se questo è il caso, andare al “file” scheda e fare clic su “Impostazioni dell'account.”

Poi, fai doppio clic sul tuo account Exchange per aprire il “Cambia account” finestra o seleziona il nome del tuo account e fai clic “Modificare…”

Nel “Cambia account” finestra, andare al “Avanzato” scheda e cerca il “Impostazioni dei file delle cartelle offline” sezione.

Per conti Exchange, è possibile modificare i parametri per la modalità cache, che sono disponibili solo in quel caso. Per impostazione predefinita, i client Outlook su Windows conservano i messaggi di posta elettronica su un computer per un anno utilizzando l'archiviazione locale.

Dopo di che, l'archiviazione del client Outlook locale viene cancellata dai messaggi precedenti. Far scorrere il quadrante verso destra da 1 anno a tutti. Quindi segui le istruzioni visualizzate per completare la configurazione e il riavvio di Outlook, dopodiché le modifiche dovrebbero avere effetto.

Dopo di che, le tue vecchie email non dovrebbero essere cancellate dal tuo computer per tre o dodici mesi.

Come recuperare vecchi messaggi di posta elettronica in Outlook Web Client

Se usi l'app Web di Outlook con Office 365, puoi trovare i tuoi vecchi messaggi di posta elettronica in diversi modi.

Poiché parte della tua vecchia posta verrà automaticamente archiviata, è meglio iniziare controllando il “Archivio” cartella. Per fare questo, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra e seleziona “Posta.”

Poi, clicca su “Opzioni” e selezionare “Vedi tutte le opzioni.” Prossimo, andare al “Posta” sezione e fare clic su “Impostazioni di archiviazione automatica.”

Da li, puoi modificare la frequenza con cui desideri che Outlook archivi automaticamente le tue e-mail.

Puoi anche archiviare manualmente le tue e-mail selezionando le e-mail che desideri archiviare e facendo clic su “Archivio” pulsante.

Se non sono nel “Archivio” cartella, c'è la possibilità che tu li abbia cancellati. È meglio controllare il “Posta eliminata” cartella successiva.

Se li hai eliminati e sono in questa cartella, è possibile selezionare le email e fare clic su “Recupera elementi selezionati” pulsante.

Puoi anche trovare vecchie email cercandole. Per fare questo, clicca sulla barra di ricerca e inserisci quello che stai cercando.

Cambia i criteri di conservazione

I criteri di conservazione vengono utilizzati per determinare per quanto tempo devono essere conservate le e-mail prima che vengano eliminate.

Puoi modificare la politica di conservazione se desideri conservare la tua vecchia posta più a lungo.

Primo, apri il Pannello di controllo di Exchange andando su “Gestione della conformità.”

Poi, clicca su “Politiche di conservazione.” Da li, puoi creare un nuovo criterio di conservazione o modificarne uno esistente.

Per configurare la nuova politica, seleziona il “Non eliminare gli elementi finché non sono più vecchi di” opzione e inserisci il numero di giorni in cui desideri conservare le email.

Puoi anche scegliere di eliminare le email dopo un certo numero di giorni o settimane. Oppure impara come impedire a Outlook di eliminare le e-mail nel nostro precedente post sul blog.

Una volta apportate le modifiche, clicca sul “Salva” pulsante.

Recupero di vecchie email da un backup

Se hai eseguito un backup del tuo Office 365 dati prima che le email venissero cancellate, puoi usare quel backup per recuperare le tue vecchie email.

Per fare questo, aprire la “file” scheda e fare clic su “Aperto & Esportare.”

Poi, clicca su “Importa/Esporta.”

Nella finestra successiva, seleziona il “Importa dati da altri programmi o file” opzione e fare clic su “Prossimo” pulsante.

Poi, seleziona il “File di dati di Outlook (.PST (ora standard del Pacifico)” opzione e fare clic su “Prossimo” pulsante.

Nella finestra successiva, seleziona il file di backup che desideri utilizzare e fai clic su “Aperto” pulsante.

Poi, seleziona la casella di posta che desideri importare dal file di backup e fai clic su “finire” pulsante.

Potresti anche eseguire un Kernel Office 365 di riserva. Per fare questo, scarica e installa Kernel Office 365 Backup & Strumento di ripristino.

Una volta installato, apri lo strumento e seleziona il “Backup” opzione.

Nella finestra successiva, seleziona la casella di posta di cui desideri eseguire il backup e fai clic su “Aggiungere” pulsante.

Poi, seleziona la posizione in cui desideri salvare il file di backup e fai clic su “Ok” pulsante.

Scegliere “Elenca tutte le caselle di posta” per eseguire il backup di tutte le cassette postali nel tuo Office 365 conto.

Utilizza i filtri desiderati per filtrare gli elementi della casella di posta in base alle tue esigenze e fai clic sul processo guidato

Il processo di backup inizierà ora. Una volta finito, avrai un file PST che puoi usare per recuperare le tue vecchie email.

Esempio, come trovare la posta dell'anno corrente

Outlook ora visualizzerà tutte le email ricevute nell'anno corrente.

Conclusione

Esistono diversi modi per trovare le vecchie email in Office 365. Le possibilità sono, la tua vecchia posta è stata archiviata o eliminata di recente.

Tuttavia, se non riesci a trovare le tue vecchie email, puoi provare a modificare la politica di conservazione o riparare i messaggi eliminati utilizzando software di recupero o recuperandoli da un backup.

Domande frequenti

Outlook elimina le vecchie e-mail?

Sia Ufficio 365 elimina la vecchia posta o meno dipende da come hai configurato Outlook. Per impostazione predefinita, Outlook non elimina le vecchie email, ma ha un'opzione per archiviare automaticamente le e-mail dopo un certo periodo. Se hai questa opzione abilitata, le tue vecchie email verranno spostate in una cartella di archivio e non appariranno più nella tua casella di posta. Puoi comunque accedervi se necessario, ma non ingombrano più la tua casella di posta. In definitiva, se Outlook elimini o meno le vecchie e-mail dipende da te.

Per quanto tempo Outlook conserva le email?

Questo dipende da come hai configurato Outlook. Per impostazione predefinita, Outlook non elimina le vecchie email, ma ha un'opzione per archiviare automaticamente le e-mail dopo un certo periodo. Se questa opzione è abilitata, le tue vecchie email verranno spostate in una cartella di archivio e non appariranno più nella tua casella di posta. È possibile selezionare qualsiasi intervallo di tempo per l'archiviazione delle e-mail.

Come trovo le vecchie email in Outlook per data?

Per trovare le vecchie email in Outlook per data, aprire la “Ricerca” scheda e fare clic su “Ricerca avanzata” opzione. Poi, seleziona la casella di posta in cui desideri eseguire la ricerca e inserisci l'intervallo di date che desideri cercare. Clicca sul “Ricerca” pulsante, e appariranno tutte le email di quell'intervallo di date. Puoi quindi scorrere i risultati e trovare l'e-mail che stai cercando.

Come posso ottenere che Outlook mostri tutte le mie e-mail?

Se non vedi tutte le tue email in Outlook, è probabile perché vengono filtrati in qualche modo. Per risolvere questo problema, aprire la “Vista” scheda e fare clic su “Mostra come conversazioni” opzione. Questo mostrerà tutte le tue email in un elenco, indipendentemente dal fatto che facciano o meno parte di una conversazione. Se non vedi ancora tutte le tue email, un filtro potrebbe nasconderli. Per risolvere questo problema, aprire la “Vista” scheda e fare clic su “Cambia punto di vista” opzione. Poi, seleziona il “Tutti i messaggi” opzione dall'elenco delle viste disponibili. Questo mostrerà tutte le tue email, anche quelli nascosti da un filtro.