Sebbene Gmail sia considerato uno dei migliori client di posta elettronica sicuramente per un motivo, gli utenti che sono passati a Gmail dopo Outlook hanno spesso problemi ad abituarsi. Diversi approcci alla visualizzazione dei messaggi, filtri, la ricerca e altri aspetti rendono difficile per un utente di Outlook di lunga data abbracciare completamente Gmail come merita. Ora, questo articolo colma il divario e ti insegna come rendere Gmail più simile a Outlook.
Perché qualcuno dovrebbe voler trasformare Gmail in Outlook??
Possiamo facilmente venire con almeno due ragioni.
- Gli utenti che hanno lavorato con Outlook per anni e poi sono stati costretti a migrare a Gmail spesso trovano l'interfaccia di Gmail e l'approccio alle funzioni controintuitivi. Ovviamente, non è proprio così. Ma insegnare al vecchio cane nuovi trucchi può essere difficile, quindi perché non configurare Gmail in modo che assomigli a Outlook??
- Un'altra possibile ragione è quando un utente utilizza entrambi i client di posta elettronica, ma su computer diversi. Per esempio, Gmail al lavoro e Outlook a casa. In questo modo può essere utile far funzionare allo stesso modo entrambi i client.
10 modi per modificare Gmail per farlo sembrare Outlook
1. Disattiva la visualizzazione per conversazione
Non è una caratteristica unica di Gmail, ma ancora una funzione controversa, la visualizzazione per conversazione è ciò che molti utenti di Outlook trovano scomodo in Gmail. Fortunatamente, puoi facilmente trasformare la visualizzazione dei messaggi in una visualizzazione semplice senza raggruppare le e-mail in conversazioni.
in Gmail, fai clic sull'icona degli ingranaggi nell'angolo in alto a destra:
Il Impostazioni rapide il riquadro si aprirà. Scorri verso il basso e spegni “Visualizzazione conversazione".
Se per qualche motivo non vedi questa impostazione nel pannello Impostazioni rapide, puoi fare clic su "Vedi tutte le impostazioni” nel riquadro Impostazioni rapide per aprire la finestra Impostazioni. Passare alla Generale linguetta, quindi scorri verso il basso fino a Visualizzazione conversazione sezione.
2. Abilita il riquadro di anteprima in stile Outlook
Il riquadro di anteprima o il riquadro di lettura in Outlook consente a un utente di visualizzare rapidamente l'anteprima del testo del messaggio dopo aver selezionato un'e-mail nell'elenco senza effettivamente aprire quel messaggio in una nuova finestra. Il riquadro di lettura in Outlook può essere visualizzato sul lato destro o in basso.
Passare a Gmail lascia disorientati gli utenti di Outlook di lunga data: dov'è il pannello Anteprima?? Perché dovrei fare clic sul pulsante Indietro solo per continuare a leggere il resto della mia Posta in arrivo?? Perché è così complicato??! Non preoccuparti: puoi abilitare il riquadro di anteprima anche in Gmail. Ecco come.
Inizia facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra.
Scorri verso il basso il riquadro Impostazioni rapide fino a visualizzare l'opzione Riquadro di lettura:
Seleziona l'opzione che desideri, ricarica la pagina, ed eccoti qui: Gmail ora assomiglia un po' di più a Outlook.
3. Fai in modo che Gmail apra la finestra di composizione a schermo intero
Anche tu odi questa piccola finestra di risposta nell'angolo? Vuoi farlo apparire così com'è in Outlook - a schermo intero?? Allora segui le istruzioni passo passo!
Fare un passo 1: Fare clic su "ComporrePulsante ".
Fare un passo 2: Nella finestra Nuovo messaggio, fare clic su "Più opzioniPulsante ", quindi selezionare"Predefinito a schermo intero".
Questo è tutto! Ora, ogni volta che componi un nuovo messaggio, l'editor si aprirà a schermo intero.
Ma aspetta! Facendo clic su rispondere fa ancora apparire quella minuscola finestra delle dimensioni di uno gnomo. Aaargh! E ora non c'è l'opzione "Predefinito a schermo intero". Cosa sai fare? Sfortunatamente, Gmail è piuttosto incoerente nel suo comportamento. si scopre, non puoi configurare Gmail per far apparire automaticamente la finestra di risposta a schermo intero. Ma ci sono tre soluzioni alternative:
- Tenere Cambio e fare clic sul rispondere pulsante. Questo fa sì che Gmail apra la finestra del compositore a schermo intero. Funziona anche con i nuovi messaggi: basta fare clic su Comporre pulsante tenendo premuto Cambio.
- Mentre il metodo sopra è più semplice, ce n'è un altro. Rispondi a un'email come al solito, quindi fare clic sulla freccia verso il basso vicino al pulsante "Tipo di risposta":
Sfortunatamente, dovrai fare questi due click ogni volta che rispondi a un messaggio.
- Infine, puoi installare un'estensione di terze parti sul tuo browser che aggiungerà la funzionalità di risposta automatica-pop-out a Gmail.
4. Mostra il messaggio a cui rispondi sotto la tua risposta
Sorprendentemente molte persone rimangono confuse da questo. Se questo è un comportamento previsto di Gmail, o un errore UX, l'e-mail precedente non viene visualizzata nella finestra di risposta a titolo definitivo. presumibilmente, questo viene fatto per ridurre la quantità di "spazzatura" visiva sullo schermo. Non dimenticare: la finestra di risposta predefinita è piuttosto compatta per non dire altro. Ma in alcune situazioni questo potrebbe essere davvero fastidioso.
tuttavia, il testo del messaggio precedente è proprio qui, nella finestra di risposta. È solo nascosto. Guarda quei punti in fondo? Fare clic su di essi.
Ecco! Il messaggio precedente è ora citato come al solito, appena sotto la tua risposta.
5. Aggiungi una firma alle tue e-mail in Gmail come in Outlook
Le firme in Outlook sono sicuramente una grande funzionalità, ma molti utenti si sbagliano pensando che a Gmail manchi questo. Per impostare una firma in Gmail, Segui questi passi:
Fare un passo 1: Fare clic sull'icona Impostazioni.
Fare un passo 2: Fare clic su "Vedi tutte le impostazioni".
Fare un passo 3: Scorri verso il basso fino a "firmesezione " e fare clic su "Creare nuovoPulsante ".
Fare un passo 4: Digita la tua firma e formattala secondo la tua visione.
Puoi creare tutte le firme di cui hai bisogno.
Fare un passo 5: Assegna una firma predefinita ai nuovi messaggi e rispondi/inoltra.
Fare un passo 6: Fare clic su "Salvare le modifiche"nella parte inferiore della pagina Impostazioni.
Per inserire manualmente una firma nel messaggio, fare clic su "Inserisci la firmapulsante "nella parte inferiore della finestra di risposta.
6. Replica la funzionalità Posta in arrivo evidenziata di Outlook in Gmail
Prospettiva 2016 ha introdotto un'eccellente funzionalità ammirata da migliaia di utenti di Outlook: Posta in arrivo focalizzata. Qual è l'accordo? Basato sul tuo tasso di apertura per vari tipi di email e sui tassi di apertura di altri utenti (se si utilizza Outlook.com), Outlook divide i messaggi nella Posta in arrivo in due parti: focalizzata (cioè. importante), e tutti gli altri. Ciò consente all'utente di rivedere rapidamente ciò che sembra vitale e richiede un'attenzione prioritaria, e poi controlla gli altri messaggi a tuo piacimento.
Gmail ha il suo modo di organizzare le email per consentire ai suoi utenti di vedere rapidamente prima i messaggi importanti.
Fare un passo 1: Apri la pagina Impostazioni Settings ( -> "Vedi tutte le impostazioni").
Fare un passo 2: Passare al "Posta in arrivoTab ".
Fare un passo 3: Attiva le categorie in cui desideri che Gmail ordini i messaggi in arrivo.
Gmail rileva automaticamente i messaggi social, promozioni, Aggiornamenti e forum. La categoria Principale contiene messaggi privati ed e-mail non ordinati in altre schede. In altre parole, la scheda Principale è un analogo della sua controparte di Outlook: la Posta in arrivo focalizzata. Non ci sono davvero troppe differenze.
7. Usa le etichette in sostituzione delle cartelle di Outlook
Mentre Outlook si affida alle cartelle come strumento principale per gestire le e-mail, Gmail utilizza un altro approccio. La funzione Etichette consente a un utente di applicare un'etichetta, o un tag, a qualsiasi messaggio e quindi filtrare rapidamente questi tag o cercarli.
Funzionalmente, le etichette sono ancora più potenti delle cartelle, perché un messaggio può trovarsi solo in una cartella alla volta, ma puoi assegnargli un numero qualsiasi di etichette. Tuttavia, questa funzione richiederà un po' di tempo per abituarsi se prima lavoravi solo con le cartelle di Outlook.
Ecco come puoi impostare le etichette in Gmail.
Fare un passo 1: Per creare una nuova etichetta, cliccare su “Crea nuova etichetta"link nel pannello di sinistra.
Fare un passo 2: Inserisci il nome di un'etichetta e fai clic su Creare.
La nuova etichetta viene visualizzata nel etichette scheda del impostazioni pagina. Puoi aprire rapidamente questa scheda facendo clic sul pulsante "Gestisci etichette"link nel pannello di destra".
Fare un passo 3: Per assegnare un'etichetta a un messaggio o a una conversazione, selezionalo, quindi fare clic sul pulsante "Etichette" nella barra in alto. Seleziona le etichette che desideri assegnare a questo messaggio e fai clic su Applicare.
Per mostrare tutti i messaggi con una certa etichetta, fai semplicemente clic sul suo nome nel pannello di destra.
8. Assegna automaticamente le etichette alle e-mail
Ok, le etichette sono fantastiche. Ma Gmail può semplicemente filtrare l'e-mail in arrivo e assegnare automaticamente etichette specifiche?? Sì, puoi configurare Gmail per farlo.
Supponiamo che tu abbia già configurato le etichette di cui hai bisogno. Ora, Segui questi passi:
Fare un passo 1: Fare clic su "Mostra opzioni di ricercapulsante " vicino alla casella di ricerca nella parte superiore della pagina. Questo aprirà il pannello delle impostazioni del filtro.
Fare un passo 2: Nel pannello delle impostazioni del filtro, digitare le condizioni del filtro che dovrebbero attivare l'etichetta, quindi fare clic sul pulsante "Crea filtro".
Nell'esempio sopra, vogliamo etichettare tutti i messaggi del Big Boss che contiene determinate parole chiave come "Progetti".
Fare un passo 3: Seleziona l'etichetta da assegnare se il messaggio corrisponde alle condizioni del filtro. Fare clic su "Crea filtro".
Ora, tutti i nuovi messaggi che ricevi vengono assegnati con l'etichetta e vengono filtrati di conseguenza. Questa funzione funziona in modo molto simile alle regole di Outlook, aiutandoti ad abituarti a Gmail più velocemente.
9. Assegna i colori alle etichette di Gmail
A proposito, lo sapevi che puoi codificare a colori varie etichette per farle risaltare o attirare rapidamente l'attenzione se significano qualcosa di importante?? È semplice.
Fare clic sul pulsante con tre punti appena a sinistra del nome dell'etichetta:
10. Ridefinisci le scorciatoie da tastiera di Gmail
I tasti di scelta rapida sono una di quelle cose semplici che aumentano la produttività multiplo! Ma quando hai appena eseguito la migrazione da Outlook a Gmail, le tue vecchie abitudini non funzionano più. Invia un'e-mail con Ctrl+Invio? Passa a Posta in arrivo con Ctrl+Maiusc+I? All'inizio, sembra che nulla funzioni in Gmail come dovrebbe! Potresti anche pensare a migrazione di nuovo da Gmail a Outlook poi.
Niente panico. Sono scorciatoie da tastiera in Gmail, Naturalmente,. Inoltre, puoi persino personalizzarli e farli corrispondere ai tasti di scelta rapida che usi in Outlook.
Per abilitare i tasti di scelta rapida, dovrai aprire la pagina Impostazioni, seleziona il Generale scheda e trova la sezione "Scorciatoie da tastiera":
Abilita le scorciatoie e Salva le impostazioni. Ora puoi usarli nel tuo lavoro.
Puoi conoscere le combinazioni di tasti predefinite qui. E se vuoi ridefinire alcuni tasti di scelta rapida in modo che corrispondano a quelli di Outlook, per favore leggi oltre.
Per abilitare la personalizzazione dei tasti di scelta rapida, Segui questi passi:
Fare un passo 1: Assicurati che le scorciatoie da tastiera siano abilitate (vedi sopra)
Fare un passo 2: Vai al “Avanzatoscheda "nella pagina Impostazioni Settings. Abilitare "Scorciatoie da tastiera personalizzate".
Fare un passo 3: Dovrebbe apparire una nuova scheda nella pagina Impostazioni. Se non passa a Generale scheda di nuovo, e fare clic su "Salva le impostazioniPulsante ".
Passare al "Tasti rapidi"scheda e configura i tasti di scelta rapida come desideri.
Conclusione
Come potete vedere, Gmail può davvero imitare molte delle migliori funzionalità di Outlook. A volte, lo fa anche meglio. Tuttavia, se preferisci ancora Outlook, non c'è problema. È anche un ottimo client di posta elettronica, e molti utenti trasferire le loro email in Outlook da Gmail, non dall'altra parte.
Trova un client di posta elettronica adatto a te e usalo con piacere!
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