Nel mondo degli affari moderno, e-mail serve in parte la funzione di un telefono; essa è parte integrante della comunicazione aziendale tra i dipendenti della società, con i clienti esterni e partner. Invio e ricezione di messaggi di posta elettronica è semplice, ma la funzionalità delle applicazioni di posta elettronica come Microsoft Outlook è molto più ampio di quello di un normale telefono. Sfortunatamente, alcuni utenti non sempre comprendere appieno come applicare correttamente tutte queste funzioni. Alcune delle caratteristiche abusato di Microsoft Office Outlook 2003 e Outlook 2002 sono elencati nella lista qui sotto comoda. Alcuni di loro si riferiscono ad usare cartella personalizzata entità e sfaccettature dei dati categorizzare.
Sommario
- Perché avete bisogno di Crea nuova cartella in Outlook?
- Come utilizzare la cartella funzionalità di Outlook?
- Anteprima diverse linee di messaggi
- Selezionando la casella di posta principale per ricevere e-mail
- Creazione di cartelle di ricerca per interrogare solo i messaggi specifici
- Pulizia cartelle utilizzando criteri predefiniti
Seguendo i suggerimenti di seguito, impiegati e gli utenti di Outlook saranno in grado di lavorare in modo più produttivo con la soluzione. Quindi, se si vuole raggiungere la massima efficienza e la produttività di squadra, allora è il momento per voi sono a conoscenza di come creare una nuova cartella in Outlook e usarlo per i dati di smistamento.
Perché avete bisogno di Crea nuova cartella in Outlook?
La maggior parte degli utenti di Outlook utilizzano attivamente le regole e le cartelle quando si lavora con la posta elettronica. In questo caso, la struttura delle cartelle può essere profonda e ramificata. A seconda delle esigenze e preferenze, Puoi creare e-mail di Outlook con il maggior numero di cartelle di cui hai bisogno e ordinarli fuori il modo in cui funziona meglio per voi. Quando si modifica la cassetta postale, durante lo spostamento e la migrazione ad altri sistemi di posta, la creazione di nuovi profili di Outlook, il tuo nuova cartella la struttura sarà di grande beneficio per voi. Not to mention the simple transfer of the existing folder hierarchy to another level of attachment or to another folder – that’s just a life-saving functionality for the one. Inoltre, quando si utilizzano cassette postali di Exchange Server e le cartelle pubbliche, è possibile impostare le autorizzazioni per ogni cartella.
Nota: le prestazioni di Outlook può essere significativamente ridotta se una delle cartelle Outlook memorizza più di 100,000 messaggi di posta elettronica all'interno. Si consiglia di utilizzare più cartelle per organizzare le email di Outlook.
Come utilizzare la cartella funzionalità di Outlook?
Outlook è il massimo potente strumento di posta elettronica per la gestione della comunicazione online, di eventi, e pianificazione di attività. Se non avete mai utilizzato il servizio, prendere in considerazione la tua mano a questo. Qui ci sono alcune delle possibilità non ovvi di questa soluzione che può essere utile a voi:
1 Messaggi di posta elettronica anteprima
Utilizzare l'anteprima e-mail per vedere vedere l'indirizzo e-mail del mittente, il suo soggetto, e la prima riga del testo del messaggio. L'ultimo parametro di Outlook può essere adattato. Per fare questo, you need to open the “View” tab, find the “Message Preview” button, e selezionare il numero richiesto linee. Se desideri, è anche possibile disattivare la visualizzazione. Outlook will also ask if you would like to apply the setting parameter only to this folder or to all mailboxes – check what suits you best.
2 La casella di posta principale
Se si dispone di più account in Outlook, è possibile per voi di scegliere una particolare e-mail, come quello primario in modo che si apre la cartella corrispondente quando si avvia la posta. Per fare questo, you just need to click “File”, move to “Options” and pick the “Advanced” tab, che è nel riquadro sinistro.
In the section “Outlook start and exit” of Outlook, click on the “Browse..” button. In the “Select a folder” dialog box, find the required account and select “Inbox” or any other folder that suits you best for this purpose.
3 Le cartelle di ricerca
Se spesso la ricerca di lettere in arrivo di Outlook digitando le stesse parole ed espressioni nella stringa di ricerca, è possibile semplificare il vostro compito. Outlook supporta cartelle di ricerca o le cartelle intelligenti. configurarli, e si può dimenticare di cernita manuale della vostra corrispondenza. Click the “Folder” tab and move to the “New Search Folder” section. Nella finestra che si apre, è possibile scegliere la cartella di ricerca dalle opzioni di modello di Outlook e-mail o creare il proprio.
Se non siete soddisfatti con il modulo di modelli di Outlook, you can always double click on “Creare una cartella personalizzata Ricerca” at the bottom of the list. Inserire il nome della cartella, click “Criteria”, e specificare le condizioni per la selezione dei messaggi in esso.
4 Cartelle di pulizia
Questa funzione rimuove automaticamente le voci ridondanti nella cartella selezionata. L'eccesso si riferisce a copie citate delle vostre lettere. Per controllare la funzione in azione, tasto destro del mouse sulla cartella in cui si accumulano le duplicazioni e le copie dei messaggi di posta elettronica, and select “Cartella Up pulito".
È possibile specificare quali messaggi sono considerati ridondanti. Per fare questo, select “File”, click “Options”, then go to “Mail”, and scroll down to “Conversation Clean Up” section. Qui v'è la possibilità di impostare la pulizia in modo che essa non pregiudica importante roba casella di posta di Outlook e selezionare la cartella dove spostare le lettere non necessari per. Per impostazione predefinita, they are sent to the “Deleted Items” folder.
ultima parola
Come potete vedere, v'è un numero illimitato di funzioni di Outlook è possibile beneficiare di quando si sa come usarli. creare diversi tipi di cartelle per risolvere i dati di Outlook e gestire in modo efficiente.
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